Vậy ma trận EISENHOWER là gì?

Ma trận EISEHOWER hay còn được gọi là ma trận quản lý thời gian, được lấy theo tên người nghiên cứu ra chúng. Ngoài là một Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, Eisenhower còn đảm nhận vị trí Hiệu trưởng Đại học Columbia và Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO. Mặc dù bận trăm công nghìn việc nhưng Eisenhower luôn biết sắp xếp thời gian, cân bằng cuộc sống và công việc của mình.

Đây là phương pháp giúp bạn tối ưu thời gian nhờ sự ưu tiên công việc với 4 cấp độ chính.

Cấp độ 1 (P1): Quan trọng, khẩn cấp

Đây là những việc bạn có thể thể nhận thấy

• Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng, hỏng xe…
• Đoán trước được thời điểm xảy ra: Kỷ niệm của công ty, ngày cưới, sinh nhật…
• Các công việc tồn đọng do thói quen trì hoãn: Lịch gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình…

Nhìn chung đây là những việc cần làm ngay lập tức. Bạn có thể lên kế hoạch từ trước cho mỗi ngày, tuần tháng để có thể thực hiện và dễ kiểm soát. Không nên trì hoãn và tồn đọng công việc.

Cấp độ 2 (P2): Quan trọng, không khẩn cấp

Đây là những công việc quan trọng cần nhiều thời gian để hoàn thành. Bạn cần hoàn thành nó bằng cách chia nhỏ thời gian ra mỗi ngày. Ở cấp độ có các hoạt động như đọc sách, học ngoại ngữ, luyện tập thể dục, trau dồi các kỹ năng cần thiết khác…

Cấp độ 3 (P3): Không quan trọng, khẩn cấp

Đây là những công việc quan trọng mang tính đột xuất, chẳng hạn như tin nhắn của bạn bè lâu ngày…Bạn có thể giải quyết công việc này một cách nhanh hóng nhất, tránh kéo dài thời gian. Hoặc bạn có thể ủy quyền cho người khác thực hiện giúp bạn. Bạn cũng nên chọn lọc và học cách từ chối những việc không quan trọng, không đáng để dành thời gian quá nhiều cho nó.

Cấp độ 4 (P4): Không quan trọng, không khẩn cấp

Đây là những việc gây cho chúng ta sao nhãng những việc quan trọng lại chẳng được lợi ích gì từ nó. Chẳng hạn xem các trang mạng xã hội một cách vô thức không có chủ đích, tám chuyện…

Sau khi phân tích kỹ và chia các công việc theo cấp độ, bạn cần có một kế hoạch và cam kết để thực hiện hiệu quả theo ma trận bằng cách

• Lên danh sách các công việc đang diễn ra trong cuộc sống hằng ngày của bạn.
• Chia các công việc theo từng cấp độ rõ ràng.
• Cam kết hành động và xem sự thay đổi ở mỗi giai đoạn, nếu chưa có kết quả hãy thử phân tích và hành động lại.

Đôi khi bạn đang cảm giác rất bận và có quá nhiều thứ để làm. Hãy tự hỏi mỗi công việc bạn đang làm đã hiệu quả hay chưa. Thay vì làm nhiều việc hãy làm việc một cách thông minh. Việc quan trọng và ưu tiên nên đặt lên hàng đầu. Thời gian là thứ vô cùng quan trọng thế nên hãy học theo phương pháp trên nhé.

Xem thêm: Top kỹ năng “must-have” để tồn tại trong năm 2023 đầy biến động

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam