Kế toán tiền lương là bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp, mang tính quyết định đến quyền lợi của người lao động đang làm việc tại công ty. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương là ghi chép, tính toán và quản lý quỹ lương của nhân viên công ty, đồng thời phản ánh các điều khoản chưa hợp lệ nếu có.
Kế toán tiền lương đảm nhiệm nhiệm vụ quản lý lương của người lao động
1. Kế toán tiền lương là gì?
Kế toán tiền lương là người đảm nhận nhiệm vụ quản lý, tính toán và hạch toán tiền lương hoặc các khoản trích theo lương theo dữ liệu từ bảng chấm công. Ngoài ra, kế toán tiền lương còn phụ trách quản lý các giấy tờ liên quan đến thu nhập của người lao động để phục vụ cho quá trình lập bảng lương, thanh toán lương cũng như các chế độ bảo hiểm cho nhân viên một cách chính xác nhất.
2. Các chứng từ cần sử dụng để kế toán tiền lương
Trong quá trình thực thi nhiệm vụ, bộ phận kế toán tiền lương cần sử dụng rất nhiều loại giấy tờ, chứng từ để đảm bảo tính minh bạch và chính xác. Theo đó, các chứng từ cần sử dụng bao gồm:
- Bảng chấm công
- Bảng tạm ứng lương công ty
- Phiếu tạm ứng lương nhân viên
- Bảng thanh toán lương và BHXH
- Bảng kê chi tiết phụ cấp
- Phiếu lương nhân viên
- Bảng lương thanh toán qua ngân hàng
- Báo cáo quyết toán thuế TNCN
- Các biểu mẫu báo cáo BHXH
Tùy từng trường hợp, kế toán sẽ cần thêm các giấy tờ liên quan đến quyết định của ban lãnh đạo như giấy cử đi công tác, hóa đơn thanh toán trong quá trình công tác,…
Quá trình hạch toán cần sử dụng rất nhiều loại chứng từ, giấy tờ liên quan
3. Công việc của kế toán tiền lương
Đối với công việc của một kế toán tiền lương sẽ có 3 nhiệm vụ chính: quản lý bảng lương, quản lý tiền tạm ứng lương và quản lý lương chính.
3.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương
Nhiệm vụ của kế toán tiền lương được thực hiện và theo dõi theo ngày, tuần, tháng và quý. Các hoạt động đều được triển khai chi tiết dưới sự kiểm soát từ bộ phận lãnh đạo. Bao gồm:
- Ghi chép và phản ánh kịp thời và đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
- Tính toán chính xác chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
- Xây dựng thang bảng lương để tính lương và nộp cho cơ quan bảo hiểm.
- Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán.
Công việc của kế toán tiền lương phải được thực hiện đúng quy trình
3.2 Quản lý việc tạm ứng lương của người lao động
Trong quá trình làm việc tại công ty, sẽ có một số đầu việc phát sinh chi phí mà nhân viên cần tạm ứng lương. Lúc này, bộ phận kế toán tiền lương sẽ ghi chép và tổng hợp các giấy tờ, chứng từ liên quan đến tạm ứng và tổng hợp theo từng tháng. Các công việc cụ thể sẽ bao gồm:
- Trực tiếp quản lý các đợt tạm ứng lương trong doanh nghiệp.
- Tính toán mức lương tạm ứng cho nhân viên hoặc một bộ phận trong doanh nghiệp
- Thiết kế biểu mẫu tạm ứng thương linh hoạt: ví dụ như trích 10% lương cứng.
3.3 Quản lý kỳ lương chính của người lao động
Nhiệm vụ cuối cùng của kế toán tiền lương là quản lý các kỳ lương chính của người lao động. Thông thường, mỗi bộ phận trong công ty sẽ có mức lương, loại lương và cách tính khác nhau. Việc của kế toán là phải thiết kế các biểu mẫu tính lương một cách chi tiết, đầy đủ trên cơ sở thỏa thuận trước đó của người lao động và công ty. Các công việc sẽ bao gồm:
- Xây dựng kỳ tính lương theo từng loại lương, cách tính giờ làm, ngày bắt đầu và kết thúc kỳ lương.
- Tính các khoản thu nhập hay giảm trừ lương cuối kỳ cho người lao động.
- Đưa bảng tính các đợt tạm ứng lương trong tháng vào bảng lương cuối kỳ để tính ra mức lương thực lĩnh cho từng người lao động.
- Xây dựng bảng lương dựa trên thông tin của người lao động, thông tin kỳ lương và bảng chấm công.
- Tính và khấu trừ vào lương các chỉ tiêu nghĩa vụ phải nộp vào ngân Nhà nước như: thuế TNCN, các khoản bảo hiểm bắt buộc một cách đầy đủ và chính xác.
- Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương để thực hiện quyết toán thuế TNCN cuối năm.
Kế toán tiền lương phải thiết kế các biểu mẫu tính lương một cách chi tiết
4. Những lưu ý khi làm kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương cũng như các bộ phận kế toán khác trong doanh nghiệp, đòi hỏi tính chất công việc có sự chính xác cao, minh bạch và công bằng. Do đó, trong quá trình hạch toán, kế toán cần có một số lưu ý như sau:
- Tìm hiểu chi tiết các thông tin về lương, thưởng, phụ cấp của nhân viên, cũng như các nhân tố khác có ảnh hưởng trực tiếp đến phụ cấp.
- Đặc biệt chú ý đến chính sách lương của những lao động thời vụ, thử việc, các mức khấu trừ trước khi trả lương.
- Hiểu rõ cách tính và khai báo các khoản phụ cấp, khấu trừ.
- Tham khảo thêm thông tin về các khoản thu nhập chịu thuế, giảm trừ
- Tìm hiểu về tỷ lệ trích các khoản lương mới nhất
- Lưu ý các thủ tục đăng ký bảo hiểm cho nhân viên
- Các yếu tố có ảnh hưởng đến nghiệp vụ nhân sự khác.
5. Quy trình làm việc của kế toán tiền lương như thế nào?
Để quá trình theo dõi, lập báo cáo và quyết toán diễn ra thuận lợi, tiết kiệm thời gian nhất, bộ phận kế toán tiền lương cần thực hiện các đầu việc theo đúng quy trình với 6 bước cơ bản như sau:
- Bước 1: Bộ phận chấm công theo dõi quá trình chấm công của nhân viên hàng ngày.
- Bước 2: Bộ phận kế toán tính tiền lương dựa trên báo cáo từ bảng chấm công.
- Bước 3: Kế toán lương lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng, các khoản phải nộp khác, sau đó lập báo cáo cho kế toán trưởng kiểm tra. Với trường hợp được duyệt, bảng lương sẽ được chuyển cho Giám đốc xét duyệt và ký (bước 4). Ngược lại, trường hợp không được duyệt sẽ chuyển trả lại cho bộ phận kế toán lương để xem xét lại.
- Bước 4: Giám đốc xem xét, duyệt và ký vào bảng lương sau đó chuyển lại cho kế toán trưởng, sau đó chuyển ngược trở lại cho kế toán lương.
- Bước 5: Dựa vào bảng lương đã được ký duyệt, kế toán tiền lương tiến hành thanh toán cho người lao động.
- Bước 6: Người lao động nhận lương và ký nhận.
6. Tài khoản chính dùng để kế toán tiền lương
Hiện nay, để kế toán tiền lương cần sử dụng hai dạng tài khoản chính là “tài khoản 334” và “tài khoản 338”.
6.1 Hạch toán lương – Tài khoản 334 Phải trả người lao động
Tài khoản 334 được sử dụng để phản ánh các khoản phải trả cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản này của doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản 334 bao gồm nội dung phản ánh của hai bên như sau:
| Bên nợ |
|
| Bên có |
|
6.2 Hạch toán các khoản trích theo lương – Tài khoản 338 Phải trả phải nộp khác
Tài khoản 338 được sử dụng để phản ánh tình hình thanh toán của doanh nghiệp đối với các khoản phải trả, phải nộp cho các tổ chức xã hội như kinh phí công đoàn, các khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội. Kết cấu của tài khoản 338 bao gồm bên nợ và bên có, trong đó nội dung phản ánh của hai bên như sau:
| Bên nợ |
|
| Bên có |
|
- Số dư bên nợ: Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa thanh toán.
- Số dư bên có: Số tiền còn phải trả, phải nộp, giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
7. Hướng dẫn hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo TT200 và TT133
7.1. Hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động
Để hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động, kế toán tiền lương cần thực hiện các phép tính sau:
- Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
- Nợ TK 154, 642 (Theo TT 133)
- Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642
- Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348).
7.2. Hạch toán các khoản Bảo hiểm trích theo lương
Đối với hạch toán các khoản bảo hiểm trích theo lương, quá trình tính toán sẽ phân ra các trình tự như sau:
| Trình tự | Phép tính |
| Bước 1: Trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào chi phí của doanh nghiệp, kế toán viên ghi |
|
| Bước 2: Trích khoản Bảo hiểm trừ vào lương của nhân viên |
|
| Bước 3: Khi doanh nghiệp nộp tiền bảo hiểm vào cơ quan nhà nước có thẩm quyền |
|
| Trường hợp khi doanh nghiệp trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương của người lao động |
|
| Khi doanh nghiệp nộp tiền thuế TNCN |
|
Kế toán tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi của người lao động, đồng thời cân đối với các khoản chi phí của doanh nghiệp. Người làm kế toán đòi hỏi phải có khả năng tính toán tốt, tỉ mỉ để đảm bảo quy trình được thực hiện một cách nhanh chóng, tiết kiệm nhất.
Xem thêm: Cách hạch toán tiền lương và các khoản trích tiền lương theo Thông tư 133 và 200 mới nhất
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
