Bảng tính Excel của Microsoft Office là một công cụ mạnh mẽ, sở hữu đầy đủ tính năng để làm việc với các bảng tính, thống kê, theo dõi, báo cáo phức tạp. Với số lượng câu lệnh, tính năng khổng lồ bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để có thể sử dụng thành thạo, nhưng nếu nắm được một số mẹo tiết kiệm thời gian khi dùng Microsoft Excel dưới đây sẽ giúp giảm đáng kể thời gian khi làm việc trên Excel. Tham khảo ngay!

Mẹo tiết kiệm thời gian khi dùng Microsoft Excel

1. Cố Định Hàng Và Cột

Mẹo tiết kiệm thời gian khi dùng Microsoft Excel đầu tiên trong danh sách tổng hợp này mà chúng tôi muốn gửi đến bạn chính là Cố định hàng và cột. Nếu có một bảng dài chứa hàng tấn dữ liệu, bạn có thể phải cuộn chuột xuống hoặc lên rất lâu để có thể tìm đến vùng mình cần, nhưng khi tìm được dữ liệu lại không biết nó là cái gì, do dòng tiêu đề không thể nhìn thấy. Điều này rất mất thời gian khi phải kéo lên kéo xuống liên tục chỉ để xem tiêu đề của dữ liệu. Tuy nhiên, nếu đóng băng các hàng và cột thì những tiêu đề vẫn sẽ được giữ nguyên khi di chuyển chuột trong bảng tính.

Vào tab View > Freeze Panes trên dải Ribbon. Trong menu thả xuống của Freeze Panes, chọn Freezze Panes (đóng băng cả hàng trên cùng và cột đầu tiên), Freeze Top Row (đóng băng hàng trên cùng của bảng tính), Freeze First Column (đóng băng cột đầu tiên của bảng tính).

Cố định hàng và cột

2. Sử Dụng Fill Handle

Fill Handle là một dấu chấm đen xuất hiện ở góc dưới bên phải khi chọn một hoặc một nhóm các ô trong một cột. Biết cách sử dụng Fill Handle sẽ giúp bạn tiết kiệm được hàng tấn thời gian khi cần phải điền dữ liệu như số thứ tự, ngày, tháng, năm liên tục vào nhiều ô. Có vài cách để sử dụng Fill Handle.

Đầu tiên, có thể nhanh chóng tạo ra danh sách các số đếm bằng cách nhập 1 vào ô đầu tiên, 2 vào ô bên dưới nó, rồi chọn cả hai ô, Fill Handle xuất hiện, kéo xuống các ô bên dưới cho đến khi đạt đến số mong muốn. Không nhất thiết phải điền từ 1, bạn có thể làm từ bất cứ số nào như 15, 20, nhưng nó chỉ có thể tạo ra một dãy số tiến, liên tục. Nghĩa là nếu điền 15, bạn sẽ tạo đc danh sách từ 15, 16, 17, 18,…

Sử dụng Fill Handle

3. Sử Dụng Templates Có Sẵn

Một trong những mẹo tiết kiệm thời gian khi dùng Microsoft Excel tốt nhất cho hầu hết mọi tác vụ là sử dụng các mẫu – template. Bạn có thể dùng chúng trong Microsoft Word để phục vụ các chương trình nghị sự, bản tin hay báo cáo. Trong Excel, mẫu lại càng hữu ích. Đối với timeline dự án, lịch, hóa đơn, ngân sách và nhiều hơn nữa, lợi dụng những công cụ định dạng sẵn, lại cực kỳ thuận tiện này chắc chắn sẽ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.

Việc thu thập các mẫu bảng tính cần thiết cũng dễ dàng như khi sử dụng chúng. Trang web của Microsoft cung cấp rất nhiều mẫu Excel khác nhau cho lịch, kế hoạch, công cụ theo dõi, bảng thời gian,…Lựa chọn mẫu thú vị cho lịch, ngân sách, danh sách việc cần làm và bảng cân đối. Một nguồn mẫu Excel khổng lồ cho hóa đơn, hàng tồn kho, form đăng nhập,… là Spreadsheet 123.

Sử dụng mẫu

4. Chuyển Đổi Cột Và Hàng

Nếu bạn có một bảng tính sử dụng các đề mục trong cột hoặc hàng (hoặc cả 2) và nghĩ rằng khi đổi cột cho hàng thì bảng tính sẽ trực quan hơn thì hãy sử dụng mẹo này để thực hiện nhanh chóng và dễ dàng. Nó giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn khi không phải gõ lại các tiêu đề.

Dưới đây là các bước để di chuyển các ô từ hàng tiêu đề sang cột tiêu đề:

• Chọn các ô trong cột chứa tiêu đề
• Nhấp chuột phải, chọn Copy hoặc nhấp vào nút Copy trên tab Home của dải Ribbon
• Chọn ô trong hàng và cột bạn muốn các tiêu đề bắt đầu.
• Nhấp chuột phải và chọn Paste Special hoặc nhấp Paste > Paste Special trên tab Home của dải Ribbon
• Tích vào hộp checkbox Transpose ở góc dưới bên phải
• Nhấn OK và xem kết quả

Chuyển đổi cột và hàng

5. Liên Kết Đến Các Tab Hoặc Ô

Mẹo tiết kiệm thời gian khi dùng Microsoft Excel tiếp theo chính là liên kết các tab hoặc ô. Nếu file Excel của bạn có chứa nhiều bảng tính với dữ liệu được tham chiếu chéo giữa chúng thì việc tạo ra một liên kết trực tiếp sẽ giúp truy cập nhanh hơn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu cần chia sẻ bảng tính với những người khác để họ có thể di chuyển đến dữ liệu được tham chiếu một cách nhanh chóng.

Thực hiện theo các bước đơn giản dưới đây để tạo liên kết:

• Chọn ô có chứa dữ liệu muốn liên kết
• Nhấp chuột phải chọn Hyperlink hoặc đi đến tab Insert, chọn Hyperlink
• Trong cửa sổ pop-up hiện ra, chọn Place in this Document
• Sau đó nhập văn bản để hiển thị trong ô đó, nhập một tham chiếu ô cụ thể nếu muốn và bảng tính trong file Excel với dữ liệu đang liên kết đến
• Nhấn OK

Liên kết đến Tab ô

6. Làm Việc Với AutoSum

Một số người có thể nghĩ rằng làm việc với các công thức trong Excel quá tốn thời gian. Nhưng ngay cả đối với các phương trình đơn giản, các hàm tích hợp này chắc chắn có thể giúp người dùng thao tác nhanh hơn.

Trừ khi bạn đã di chuyển hoặc xóa nó khỏi ribbon, nút AutoSum sẽ nằm trên tab Home. Tính năng tiện dụng này cung cấp cho người dùng các công thức phổ biến nhất với một cú nhấp chuột. Bạn có thể thêm, đếm hoặc tính trung bình cho một nhóm số hay tìm ra số có giá trị lớn nhất (max) hoặc nhỏ nhất (min) trong tập hợp đó. Chỉ cần nhấp vào mũi tên trên nút AutoSum để chọn công thức bạn cần.

Ngoài tính năng AutoSum, tab Formulas còn chứa nhiều tùy chọn hơn. Mỗi công thức được đặt vào một danh mục cụ thể để người dùng dễ tìm kiếm. Bạn có thể chọn từ các hàm liên quan đến tài chính, logic, toán học, thống kê hoặc kỹ thuật.

Nhưng đối với các công thức thường được sử dụng, tính năng AutoSum rất nhanh chóng và tiện lợi.

Làm việc AutoSum

7. Sử Dụng Conditional formatting

Conditional formatting (Định dạng có điều kiện) là một trong những tính năng Excel khác mà nhiều người có thể thấy hơi đáng sợ. Tuy nhiên, đối với dữ liệu những dữ liệu đặc biệt, nó là một công cụ tuyệt vời.

Ví dụ, bạn có một bảng dữ liệu từ một cuộc khảo sát và muốn xem có bao nhiêu câu trả lời Yes và bao nhiêu câu trả lời No ngay lập tức. Hãy áp dụng các bước sau đây:

• 1. Chọn các ô chứa câu trả lời Yes/No.
• 2. Trên tab Home, bấm vào hộp drop-down Conditional Formatting.
• 3. Chọn Highlight Cells Rules và sau đó là Text That Contains.
• 4. Nhập từ Yes trong hộp bên trái và chọn định dạng cho từ hộp bên phải.
• 5. Thực hiện theo các bước tương tự đối với câu trả lời No.

Sau đó, bạn sẽ thấy tất cả các câu trả lời Yes và No được định dạng theo cách đã chọn, do đó rất dễ nhìn.

Nếu có kế hoạch tiếp tục tăng thêm dữ liệu, bạn cũng có thể áp dụng định dạng có điều kiện này cho toàn bộ cột hoặc hàng thay vì chỉ một nhóm các ô. Bằng cách này, dữ liệu trong tương lai sẽ được định dạng tự động ngay khi bạn nhập chúng.

Sử dụng Conditional formatting

8. Chèn Nhanh Biểu Đồ

Tính năng Charts trong Excel là công cụ tuyệt vời để hiển thị dữ liệu một cách trực quan. Và, bạn có thể chọn từ nhiều loại biểu đồ khác nhau như biểu đồ tròn, đường, cột, v.v…

Sử dụng ví dụ về định dạng có điều kiện cho câu trả lời Yes/No ở trên, bạn có thể chèn biểu đồ chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

• 1. Chọn các ô chứa câu trả lời Yes/No.
• 2. Trên tab Insert, nhấp vào Recommended Charts. Với tùy chọn này, Excel sẽ lấy dữ liệu và đưa nó vào loại biểu đồ phù hợp nhất.
• 3. Nếu thích loại biểu đồ Excel tự động chọn, bấm OK và nó sẽ được chèn vào bảng tính.

Đây là cách dễ và nhanh nhất để tạo biểu đồ trong Excel. Quá trình này chỉ mất một phút để hoàn thành. Tuy nhiên, nếu không thích biểu đồ được tạo, bạn có thể nhấp vào tab All Charts trong cửa sổ pop-up và thử nghiệm với các loại biểu đồ khác.

Chèn nhanh biểu đồ

9. Sắp Xếp Theo Bộ Lọc

Nếu có một bảng tính chứa nhiều cột dữ liệu, bạn có thể muốn sắp xếp hoặc lọc tất cả thông tin theo một cột nhất định. Mặc dù có một số cách để thực hiện điều này, nhưng sử dụng bộ lọc vẫn là cách nhanh và an toàn nhất.

• 1. Chọn toàn bộ trang tính bằng cách nhấp vào nút hình tam giác bên cạnh cột đầu tiên ở trên cùng bên trái.
• 2. Trên tab Home, nhấp vào Sort & Filter.
• 3. Chọn Filter.

Bước này sẽ làm một mũi tên xuất hiện ở hàng đầu tiên của mỗi cột. Khi bấm vào các mũi tên, người dùng có thể sắp xếp toàn bộ trang tính theo cách đã chọn để sắp xếp cột đó. Nếu đó là một trường ngày, người dùng có thể sắp xếp từ ngày cũ nhất đến mới nhất và nếu đó là một trường văn bản, có thể sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

Ngoài ra, người dùng có thể lọc dữ liệu để chỉ xem các mục mình muốn. Khi bấm vào một mũi tên, bạn sẽ thấy các hộp kiểm bên cạnh các mục. Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu các hộp này sẽ lọc dữ liệu, giúp bạn thấy chính xác những gì mình cần.

Sắp xếp hoặc lọc tất cả thông tin

10. Sử Dụng Format Painter

Nếu đã sử dụng các ứng dụng Microsoft Office khác như Word, bạn có thể đã quen thuộc với Format Painter. Trong Excel, công cụ tiện lợi này cho phép bạn áp dụng định dạng tương tự từ một hoặc nhiều ô cho các ô khác chỉ bằng một cú nhấp chuột.

1. Chọn ô, nhóm ô, hàng hoặc cột mà bạn muốn sao chép định dạng từ đó.
2. Trên tab Home, nhấp vào Format Painter.
3. Chọn ô, nhóm ô, hàng hoặc cột mà bạn muốn sao chép định dạng.

Đây là một mẹo tiết kiệm thời gian khi dùng Microsoft Excel tuyệt vời để nhanh chóng áp dụng định dạng của các ô này mà không cần thao tác theo cách thủ công.

11. Chuyển Đổi Và Xem Windows

Có khi nào bạn cần làm việc với nhiều cửa sổ Excel cùng một lúc không? Có thể bạn cần xem lại dữ liệu, so sánh nó hoặc thậm chí sao chép dữ liệu từ workbook này sang workbook khác. Với mẹo tiết kiệm thời gian khi dùng Microsoft Excel sau đây sẽ giúp cung cấp một bộ tính năng xem hữu ích để trợ giúp cho việc này. Hãy tìm tới tab View để kiểm tra các tùy chọn này.

• Arrange All: Khi nhấp vào nút này, bạn có thể sắp xếp tất cả các workbook đang mở của mình trên một màn hình. Hãy chọn chế độ xem ngang, dọc hoặc xếp tầng theo ý thích.
• View Side by Side: Tùy chọn này cho phép bạn chọn hai workbook mở để đặt cạnh hoặc chồng lên nhau, rất phù hợp khi cần so sánh.
• Switch Windows: Nhấp vào nút này khi bạn mở nhiều workbook Excel cùng một lúc và muốn chuyển đổi nhanh chóng giữa chúng. Không cần phóng to hoặc thu nhỏ tối đa các cửa sổ với tính năng tuyệt vời này.

Chuyển đổi và xem windows

12. Sử Dụng Phím Tắt

Thường xuyên sử dụng các phím tắt khi thao tác trên Excel chắc chắn là một giải pháp tiết kiệm thời gian hiệu quả.

Dưới đây là một số phím tắt có thể tăng tốc độ công việc một cách đáng kể:

• F4 hoặc Fn + F4 để lặp lại lệnh cuối cùng, bao gồm thay đổi định dạng như màu sắc hoặc phông chữ
• Alt + H, E, A để xóa các nội dung, định dạng và dữ liệu đính kèm khác trong ô được chọn
• Ctrl + W để đóng bảng tính và Ctrl + O để mở bảng mới
• Ctrl + Shift + : (dấu hai chấm) để nhập vào thời gian hiện tại và Ctrl + Shift + ; (dấu chấm phẩy) để nhập vào ngày hiện tại
• Shift + F9 để tính toán các bảng tính đang hoạt động
• Shift + Tab để di chuyển đến ô trước hoặc tùy chọn
• Ctrl + Home để di chuyển đến đầu bảng tính
• Ctrl + Page Down để di chuyển đến bảng tiếp theo trong một file Excel và Ctrl + Page Up để di chuyển đến bảng tính trước đó

14. Sử Dụng Bảng Để Lập Công Thức Tự Động

Mẹo tiết kiệm thời gian khi dùng Microsoft Excel trong việc nhập công thức nhanh hơn chính là chuyển đổi bảng biểu thành bản tính trong Excel. Bởi bất kỳ dữ liệu nào có thể nhiều hơn một cột sẽ được gọi là bảng. Nhưng Excel có một tính năng chính là Table, giúp cung cấp nhiều lợi ích cho người dùng.

Sau khi bạn đã chuyển đổi dữ liệu vào bảng thì toàn bộ công thức nhập vào hàng đầu tiên sẽ tự động được sao chép toàn bộ chiều dài của bản. Hành động này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh việc phát sinh lỗi.

Bên cạnh đó, khi người dùng cập nhật công thức trong bảng thì Excel sẽ cập nhật tất cả công thức trong cùng cột. Các công thức sẽ tự động dùng các tham chiếu công thức. Tuy nhiên, bạn có thể nhập trực tiếp địa chỉ ô và chúng sẽ được giữ nguyên.

15. Cài Đặt Handy Add-Ins

Office add-ins tương tự như tiện ích mở rộng trình duyệt ở chỗ chúng là công cụ để nâng cao trải nghiệm, dữ liệu và hiệu quả cho ứng dụng. Và trong Excel, bạn có nhiều add-in hữu ích để lựa chọn tùy theo nhu cầu.

Chọn tab Insert và bấm Store. Sau đó bạn có thể kiểm tra các công cụ theo danh mục. Chẳng hạn, danh mục Productivity chứa các add-in để tự động hóa tài liệu và thư viện template mẫu. Và danh mục Project Management có các add-in cho biểu đồ Gantt và bộ đếm thời hoạt động.

Một số add-in là miễn phí trong khi những add-in khác yêu cầu phải trả tiền, vì vậy hãy chắc chắn kiểm tra các chi tiết trước khi cài đặt.

Với tất cả mẹo tiết kiệm thời gian khi dùng Microsoft Excel đã tổng hợp trên đây, chúng tôi hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong việc sử dụng ứng dụng này. Đồng thời, giúp bạn tiết kiệm thời gian thao tác và đẩy nhanh tiến độ công việc. Nếu bạn có thêm những thủ thuật hay hơn, hãy cùng chia sẻ với chúng tôi và bạn đọc khác nhé!

— HR Insider / Theo quantrimang.com —

Xem thêm nhiều việc làm hấp dẫn ngành Hành Chính/Thư Ký tại www.vietnamworks.com

Khóa học dành cho bạn:

Làm Chủ Excel Trong 6 Giờ

Nguyễn Thanh Tùng

Khóa học được thiết kế như một cuốn từ điển về Excel với kết cấu đề cương phân chia rành mạch theo các chức năng và các hàm thông dụng để người học dễ dàng tra cứu thông tin. Khóa học đi từ phần kiến thức căn bản, các thao tác cơ bản, các hàm tính toán thường dùng cho đến sử dụng kết hợp các hàm để phân tích số liệu và lập bản báo cáo.