Làm sao để kết thúc email một cách chuyên nghiệp?

Dưới đây là một số gợi ý cách kết thúc email đúng cách — đặc biệt là trong các ngữ cảnh trang trọng.

Các yếu tố cần có khi kết thúc một email

• Câu kết: Chuyển trực tiếp từ nội dung chính của email đến kết ý có thể gây chói tai, đặc biệt là đối với các thư dài. Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi bằng một dòng kết thư thể hiện lòng biết ơn hoặc lời chúc tốt đẹp. 
• Từ kết:  Đây là từ hoặc cụm từ nằm ngay phía trên tên của bạn. Ví dụ: “Trân trọng”, “Cảm ơn” hoặc đại loại như “Chúc một ngày cuối tuần tuyệt vời!” Bạn cần một từ kết / cụm từ kết chuyên nghiệp cho email của mình, trừ khi người nhận là một mối liên hệ rất thân thiết với bạn. 
• Tên: Nếu đây là email đầu tiên bạn gửi cho ai đó, thông thường bạn nên đính kèm với tên đầy đủ của mình (họ và tên hoặc tên thường gọi) theo sau là chữ ký email mặc định có tên đầy đủ của bạn trong đó . Đối với những cuộc trò chuyện với những người bạn đã biết, tên của bạn thường là đủ.
• Chức danh và tên công ty: Bạn có thể bao gồm một hoặc cả hai điều này như một phần kết thúc email, tùy thuộc vào người bạn đang liên hệ và lý do liên hệ. Nếu bạn đang gửi email cho ai đó bên ngoài tổ chức bạn làm việc, đính kèm chức danh và tên công ty sẽ cho người nhận biết bạn làm gì và bạn làm việc ở đâu. Nếu bạn đang gửi email cho đồng nghiệp (đặc biệt là từ địa chỉ email của công ty), bạn có thể bỏ nó đi, nhưng nếu bạn chưa tương tác với người đó trước đây, thì vị trí của bạn có thể hữu ích neus được đính kèm . 
• Thông tin liên hệ: Người bạn đang gửi email đã có địa chỉ email của bạn nhưng bạn có thể đính kèm các phương thức liên lạc khác như cơ quan hoặc số điện thoại di động. 

Nếu bạn đang tạo chữ ký email mặc định, hãy xem xét thêm mọi thứ trong danh sách này từ “tên” xuống, Lưu ý rằng “Đã gửi từ iPhone của tôi” không phải là một cách kết thúc email chuyên nghiệp. Hãy xóa nó trước khi bạn nhấn gửi và chắc chắn hãy xóa nó khỏi bất kỳ email xin việc nào.

Ví dụ về Từ kết trong Email

Dưới đây là danh sách các cách kết thúc email có thể giúp bạn thay đổi cục diện. Hãy cân nhắc lựa chọn phần kết phù hợp với người nhận và lí do liên hệ.

Các email trang trọng

Hãy nghĩ đến thư xin việc, tìm kiếm việc làm, các email liên quan đến việc đăng ký (đặc biệt nếu đây là lần đầu tiên bạn gửi email cho người này) và các tin nhắn tới những người mà bạn không biết hoặc không biết rõ. Nếu bạn không chắc kiểu kết thúc nào là phù hợp nhất cho một tình huống nhất định, tốt nhất bạn nên cân nhắc về mặt hình thức.

• All my best,
• Best,
• Best regards,
• Best wishes,
• Looking forward to hearing from you,
• Regards,
• Respectfully,
• Sincerely,
• Speak with you soon,
• Take care,

Các email thân mật

Những cách kết email này hiệu quả khi bạn tương tác với một người mà bạn biết rõ hoặc khi bạn trao đổi sâu trong một chuỗi email. Sử dụng chúng với đồng nghiệp hoặc bất kỳ ai khác mà bạn có mối quan hệ thân thiết.

• Cheers,
• Enjoy your [day of the week]/week/weekend,
• Good luck,
• Great catching up with you,
• Happy [day of the week],
• Happy holidays,
• Have a good one,
• Have a great day,
• Here’s to a great [day of the week],
• Hope this helps,

Các email cảm ơn

Có thể người nhận email đã giúp bạn trong một tuần đặc biệt bận rộn hoặc kết nối bạn với ai đó trong mạng lưới của họ. Hoặc có lẽ bạn chỉ đang cảm ơn ai đó đã dành thời gian cho bạn.

• All my thanks,
• I can’t thank you enough,
• I owe you,
• Many thanks,
• Much appreciated,
• Thank you,
• Thank you for everything,
• Thank you in advance,
• Thanks,
• Thanks a million,

Những từ kết cần tránh

Những cách kết thúc email sau không thể xuất hiện trong một email chuyên nghiệp. Chỉ dành chúng để trao đổi với bạn bè và những người thân yêu.

• Have a blessed day, 
• Love,
• Peace out! 
• Thx 
• Yours truly

>> Xem thêm: Top những kỹ năng viết email chuyên nghiệp bạn cần phải biết

— HR Insider—
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam