Nếu bạn đã lọt qua vòng chọn lọc đơn xin việc của công ty và may mắn nhận được email phỏng vấn từ nhà tuyển dụng thì hãy trân trọng cơ hội này. Đừng để chỉ vì cách trả lời email phỏng vấn kém chuyên nghiệp mà khiến mọi công sức đổ sông đổ biển.
1. Cách xác nhận mail phỏng vấn
Cấu trúc cơ bản của một thư xác nhận lời mời phỏng vấn từ công ty bao gồm: Tiêu đề thư, lời mở đầu, lý do, thông tin xác nhận và đừng quên kèm theo lời cảm ơn và kết thúc.
Phần tiêu đề
Trong các bước của Cách trả lời email phỏng vấn từ nhà tuyển dụng thì tiêu đề là phần quan trọng nhất. Bởi, nó chính là cái đánh dấu thư của bạn không bị lẫn lộn với những email trả lời khác. Đồng thời cách đặt tiêu đề cũng thể hiện phần nào mức độ chuyên nghiệp của bạn.
Ở phần này, bạn nên ghi rõ cụ thể vị trí công việc mà nhà tuyển dụng đề cập đến, tiếp đó là tên của bạn.
Tiêu đề thư cần được viết ngắn gọn và súc tích để nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện bạn là ai và xác nhận thông tin thời gian, địa điểm cụ thể của cả hai bên. Đừng xem thường bước cơ bản này bạn nhé, vì nếu không cẩn thận thì thư của bạn sẽ trở thành spam hoặc bị trôi mất trong email nhà tuyển dụng.
Ví dụ:
Thư xác nhận phỏng vấn vị trí phóng viên tin tức – Huỳnh Thanh Hồng
Lời mở đầu viết như thế nào
Lời mở đầu trong mail xác nhận thư mời phỏng vấn cũng giống như đoạn mở bài của một bài văn. Mở bài có hay thì mới gây được thiện cảm, từ đó người xem mới muốn đọc tiếp hay không.
Tuy vậy, phần trả lời email phỏng vấn này không nên viết quá dài dòng như một đoạn mở bài thật sự. Nó cần được tóm lược rõ ràng và cô đọng ý chính. Thông thường, nội dung của phần này sẽ là:
Ví dụ:
Kính gửi phòng quản lý nhân sự công ty…/Kính gửi anh/chị…trưởng phòng nhân sự công ty…
Viết lý do viết thư như thế nào
Lý do viết thi là phần rất quan trọng. Nó thể hiện ý kiến và mong muốn, cũng như lời cảm ơn chân thành đến nhà tuyển dụng. Đồng thời, phần này cũng là phần để bạn thống nhất địa điểm hẹn phỏng vấn và thời gian, kèm theo những yêu cầu khác của nhà tuyển dụng.
Nếu bạn có khó khăn về mặt thời gian hay vấn đề gì không thể đáp ứng được thì có thể trực tiếp đề cập ở đây để nhà tuyển dụng xem xét thay đổi lịch phỏng vấn.
Ví dụ:
Tôi xin chân thành cảm ơn vì quý công ty đã dành cơ hội tham gia phỏng vấn ở vị trí….Tôi viết thư này nhằm xác nhận rằng mình sẽ ….
Hoặc
Tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty đã dành cơ hội cho tôi được tham gia phỏng vấn ở vị trí…Nhưng vào ngày…tôi có một việc….không thể đến dự buổi phỏng vấn được. Rất mong quý công ty xem xét và cho tôi thêm cơ hội phỏng vấn vào ngày….
Viết kết thư như thế nào
Trả lời email phỏng vấn ở phần kết thư cũng không kém phần quan trọng. Phần này thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng và lịch thiệp của bạn. Hãy chốt mọi thứ một cách hoàn hảo bằng một câu kết cảm ơn thật lịch sự bạn nhé.
Ví dụ:
Xin cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem qua thư của…chúc anh/chị trưởng phòng nhân sự một ngày tốt lành.
2. Cách trả lời xác nhận thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh
Mẫu xác nhận trả lời email phỏng vấn bằng tiếng anh sẽ gồm những nội dung chính sau:
- Mở đầu: Dear…(tên công ty, người gửi thư mời, phỏng quản lý nhân sự)
Một mẹo nhỏ, trong thư gửi mời phỏng vấn sẽ có tên bộ phận gửi thư, bạn chỉ việc viết lại phần đó mà thôi.
- Nội dung mail: Bạn nên sử dụng cấu trúc câu như I would like to thank you for your consideration for my application for the position of…(tên vị trí mà bạn được mời đi phỏng vấn hoặc vị trí bạn ứng tuyển)
I’m very much looking forward to our conversation, scheduled for…(thời gian hẹn phỏng vấn).
If I can provide you with any further information prior to the interview please let me know.
I am looking forward to meeting you and having the employment opportunity discussed at length.
- Lời kết thư: Sincerely
(Tên của bạn)
Cách trả lời email phỏng vấn có nội dung chỉn chu
3. Một vài lưu ý khi trả lời thư mời phỏng vấn
Đảm bảo cấu trúc thư:
Cách trả lời email phỏng vấn đầu tiên cần đảm bảo chính là đúng cấu trúc: tiêu đề, lời mở đầu, nội dung thư, lời kết.
Sử dụng phông chữ dễ đọc
Phông chữ trong email nên dễ đọc và không bị rối mắt, size chữ trung bình và hạn chế sử dụng màu sắc quá lòe loẹt.
Tránh viết sai tên công ty
Hãy đọc kỹ mail được gửi từ nhà tuyển dụng để viết cho đúng tên công ty hay bộ phận tuyển dụng. Đừng để lỗi sai này khiến bạn bị mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
Đọc lại email trước khi gửi đi
Ngay cả khi bạn đảm bảo rằng mình luôn cẩn trọng từng câu chữ thì thỉnh thoảng thư gửi đi vẫn tồn tại những lỗi sai nhỏ nhặt. Vì vậy, để chắc chắn, hãy đọc lại thư trước khi gửi đi bạn nhé.
Với những thông tin về cách trả lời email phỏng vấn ở trên, mong rằng bạn đã có được những kiến thức hữu ích trong việc trả lời thư phỏng vấn từ nhà tuyển dụng. Chúc bạn thành công và sớm được công việc ưng ý.
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
