Đại học Stanford từng công bố một nghiên cứu gây “shock” về mối tương quan giữa thời gian làm việc và hiệu suất công việc. Số liệu chỉ ra rằng, những người làm việc 70 giờ/tuần hoặc thậm chí nhiều hơn nhưng năng suất đạt được cũng chỉ bằng với những người làm việc 55 giờ/tuần. Các nhà khoa học đã phát hiện một điểm thú vị trong nghiên cứu đó là năng suất của con người sẽ giảm mạnh nếu làm việc quá 50 giờ mỗi tuần. Thậm chí, nếu làm việc quá 55 giờ/tuần họ sẽ cảm thấy không còn hứng thú với công việc nữa. Bạn có là một trong số hai trường hợp trên?
Thước đo của thành công không nằm ở khối lượng thời gian bạn đầu tư cho công việc, mà nằm ở cách bạn bố trí và sắp xếp việc cần làm hiệu quả như thế nào. Dưới đây là một số nguyên nhân chính làm bạn lúc nào cũng “đầu tắt mặt tối” mà kết quả không như mong muốn:
1. Ôm đồm nhiều việc cùng lúc
Bạn có thể giảm thiểu khối lượng công việc của mình nếu bạn biết cách từ bỏ hoặc phân chia bớt các nhiệm vụ cần phải làm cho phù hợp với thời gian biểu. Bạn thường lo lắng việc giao lại nhiệm vụ cho một người khác sẽ không đảm bảo hiệu quả như bạn mong muốn. Nhưng chính vì tâm lí bất an này, bạn sẽ ôm hết toàn bộ công việc vào người và tự mình “cân” hết mọi thứ. Hãy lựa chọn những việc quan trọng để giải quyết, còn lại bạn có thể sắp xếp thời gian hợp lí hoặc phân chia cho cấp dưới đảm nhận. Mọi thứ sẽ “dễ thở” và trơn tru hơn nhiều.
2. Không thiết lập thứ tự ưu tiên
Bạn có biết? Việc bạn bỏ thời gian trả lời từng email, đánh máy văn bản, gửi lịch họp tốn của bạn nhiều thời gian hơn bạn nghĩ? Nhưng điều tệ hại là gần như 90% những công việc đơn giản này lại chẳng đem lại dấu hiệu thành công nào cho bạn. Hãy liệt kê và sắp xếp lại những việc cần làm trong ngày theo thứ tự ưu tiên. Việc nào cần được đánh dấu quan trọng và ảnh hưởng đến sự nghiệp của bạn, hãy chú tâm xử lí trước tiên thay vì dành thời gian cho những thao tác lặt vặt hàng ngày.
3. Không có mục tiêu cụ thể
Bạn có xác định được vì sao mình phải làm những việc mình đang làm? Và kết quả của chúng sẽ giúp gì được cho bạn? Nếu ai giao gì làm nấy như một chiếc máy mà không có phương hướng cụ thể, sự nghiệp của bạn cũng sẽ mất thăng bằng theo. Hãy cố gắng xác định các mục tiêu bạn cần phải đạt được trong tháng hoặc trong năm. Sau đó, phân loại những việc cần làm theo mục tiêu bạn xây dựng để dễ dàng theo dõi sự tiến bộ của bản thân bạn.
4. Không có thời gian làm việc lí tưởng
Có những người chỉ tốn khoảng 3 – 5 giờ mỗi ngày để xử lí xong công việc, trong khi bạn lại bỏ ra đến 9 – 10 tiếng liền. Tại sao lại có sự khác nhau này? Đó là do họ biết lựa chọn thời gian lí tưởng giúp họ tập trung cao độ và năng suất nhất trong ngày thay vì trải dài lượng công việc suốt cả một ngày khiến bản thân ì ạch và mệt mỏi. Bạn hãy xem đâu là khung giờ “vàng” khi tinh thần của bạn đạt mức tập trung cao nhất để bắt tay xử lí việc trong khoảng thời gian này. Bạn sẽ thấy hiệu quả công việc khác biệt khi đưa bản thân vào một khung thời gian cụ thể.
5. Nghỉ ngơi không đúng cách
Cơ thể của chúng ta vận hành giống như một cỗ máy. Nếu bạn thúc ép bản thân quá mức, chiếc máy ấy sẽ kiệt quệ và lập tức ngừng hoạt động. Việc thức thâu đêm làm việc hay “chong đèn” đánh máy vào cuối tuần sẽ cắt đi thời gian nghỉ ngơi của bạn, gây rối loạn nhịp sinh học khiến cơ thể mệt mỏi và thức dậy muộn hơn vào hôm sau. Đó là lí do hiệu suất công việc của bạn sẽ kém hơn so với ngày hôm trước, cho dù bạn làm việc trong cùng một khoảng thời gian như nhau.
6. Không làm mới công việc của mình
Bạn có thể làm nhiều việc nếu bạn muốn, nhưng đừng lặp đi lặp lại cùng một quy trình mỗi ngày. Điều này sẽ làm bạn mất đi hứng thú và đam mê trong công việc. Hãy thử biến tấu công việc thường ngày theo những cách khác nhau, ví dụ như tìm kiếm các công cụ trên Internet giúp bạn rút ngắn thời gian và tối ưu công việc, hay thiết lập các hội nhóm làm việc để tạo không khí vui vẻ và hợp tác trong văn phòng, hoặc những phần thưởng nhỏ cho bản thân sau khi hoàn thành việc chẳng hạn. Những hoạt động kích thích và thú vị sẽ không chỉ khiến bạn vui vẻ trong ngày mà còn có thể cải thiện tâm trạng tích cực trong suốt cả tuần.
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
