Burn out do họp quá nhiều
Nhiều nghiên cứu cho thấy tình trạng quá tải cuộc họp khiến không ít người rơi vào tình trạng kiệt sức. Do đó, 30 phút trở thành xu hướng thời gian mặc định cho nhiều cuộc họp. Người quản lý thường khởi đầu buổi họp bằng những thông tin nâng cao tinh thần nhân viên và sau đó nhanh chóng cập nhật vấn đề công việc kinh doanh.
Ngược lại, những cuộc họp kéo dài quá lâu có thể dẫn đến sự mệt mỏi trong ngày làm việc, chiếm lịch trình và làm gián đoạn công việc đang tiến triển. Một cuộc nghiên cứu trên 2.000 nhân viên tại Mỹ của công ty phân tích thị trường CivicScience đã chỉ ra rằng hơn 3/4 người lao động cho biết cuộc họp ngắn gọn sẽ hiệu quả hơn, và 1/3 người thậm chí ngừng chú ý đến nội dung cuộc họp sau 15 phút đầu tiên.
Cuộc họp có độ dài khoảng 15 phút không chỉ là một cách quản lý thời gian mà còn là một giải pháp hiệu quả giúp giảm căng thẳng và mệt mỏi cho những người mới gia nhập vào môi trường làm việc, bởi nó sẽ giúp họ:
Thứ nhất, những cuộc họp ngắn giúp duy trì sự tập trung cao từ phía Newbie, giảm áp lực thông tin và làm cho quá trình tiếp thu thông tin trở nên dễ dàng hơn.
Thứ hai, thời lượng ngắn của cuộc họp tạo điều kiện thuận lợi để khuyến khích sự tương tác và thảo luận. Mọi người, đặc biệt là những người mới, cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ ý kiến và đóng góp ý kiến của mình. Điều này không chỉ tăng cường tinh thần đồng đội mà còn giúp Newbie cảm thấy ý kiến của họ được trọng dụng.
Thứ ba, cuộc họp ngắn giảm bớt căng thẳng thời gian và giúp Newbie quản lý thời gian hiệu quả. Việc duy trì cuộc sống làm việc cân bằng giữa thời gian họp và công việc cá nhân trở nên dễ dàng hơn, giúp họ không bị mệt mỏi và duy trì sự tươi tắn trong công việc hàng ngày.
Cuối cùng, thói quen tổ chức cuộc họp ngắn sẽ giúp Newbie xây dựng kỹ năng quản lý thời gian ngay từ giai đoạn đầu của sự nghiệp. Những cuộc họp ngắn và súc tích không chỉ mang lại lợi ích hiệu suất mà còn giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và khám phá tối đa tiềm năng của nhân viên mới.
Quy tắc cho cuộc họp 15 phút
Quy tắc cuộc họp 15 phút là một phương pháp hiệu quả để quản lý thời gian và tăng cường hiệu suất cuộc họp. Dưới đây là một số nguyên tắc quan trọng giúp thực hiện cuộc họp trong khoảng thời gian ngắn một cách hiệu quả:
- Lập Kế Hoạch Trước:
– Chuẩn bị kế hoạch rõ ràng cho cuộc họp trước đó, bao gồm các chủ đề cần thảo luận và mục tiêu cụ thể của cuộc họp.
- Chỉ Chọn Chủ Đề Quan Trọng:
– Tập trung vào những chủ đề quan trọng nhất để giảm bớt thời gian rơi vào các cuộc thảo luận không cần thiết.
- Phân Chia Thời Gian Cho Mỗi Chủ Đề:
– Gán một khoảng thời gian cố định cho mỗi chủ đề, giữ cho cuộc họp diễn ra theo đúng kịch bản và tránh việc lạc hướng.
- Sử Dụng Công Cụ Hỗ Trợ:
– Sử dụng công cụ hỗ trợ như bảng trắng hoặc phần mềm quản lý cuộc họp để ghi chú và theo dõi tiến độ.
- Rút Ngắn Thời Gian Phát Biểu:
– Mỗi người tham gia cuộc họp nên rút ngắn thời gian phát biểu để giữ cho thông tin chính được truyền đạt một cách nhanh chóng.
- Hạn Chế Số Lượng Người Tham Gia:
– Giữ số lượng người tham gia hợp lý để đảm bảo mọi người có cơ hội thảo luận mà không làm chậm quá trình.
- Khuyến Khích Sự Tương Tác:
– Khích lệ sự tương tác và thảo luận tích cực để giữ cho cuộc họp sinh động mà không làm gián đoạn quá nhiều.
- Đặt Mục Tiêu Rõ Ràng:
– Xác định mục tiêu cuộc họp một cách rõ ràng và đảm bảo mọi người đều hiểu được mục đích của cuộc họp.
- Giữ Cho Cuộc Họp Được Chủ Động:
– Tránh những cuộc họp chủ động quá mức bằng cách đặt ra những câu hỏi cụ thể và tập trung vào giải quyết vấn đề.
- Tạo Kế Hoạch Hành Động:
– Kết luận cuộc họp bằng việc tạo kế hoạch hành động cụ thể và phân công nhiệm vụ cho mỗi người.
Bằng cách áp dụng những nguyên tắc này, cuộc họp 15 phút không chỉ giúp quản lý thời gian mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực và tăng cường sự hiệu quả trong giao tiếp nhóm.
Xem thêm: 5 quy định cần nắm rõ về hợp đồng thử việc và thủ tục nghỉ việc trước khi muốn “dứt áo ra đi”
— HR Insider—
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
