Cách viết Email tiếng Nhật chuẩn chỉnh

Cấu trúc một mẫu email tiếng Nhật

Một mẫu email tiếng Nhật được viết đúng cách sẽ bao gồm 7 phần, và trong các tình huống thân thiết, bạn có thể loại bỏ một số phần. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc loại bỏ quá nhiều có thể làm giảm tính trang trọng của thư.

• 宛名 (Atena: Người Nhận): Đầu tiên, viết tên người nhận ở dòng đầu tiên của thư.
• ABC 株式会社 (Tên công ty hoặc tổ chức): Không nên bỏ tên công ty và loại hình công ty như cổ phần, hữu hạn.
• 代表取締役 (Chức vụ): Nếu là nhân viên, có thể bỏ qua phần này.
• 平野友朗様 (Tên đầy đủ): Tên đầy đủ cộng với “様” tạo ấn tượng tốt hơn.
• 挨拶 (Aisatsu: Chào hỏi): Sử dụng các câu chào hỏi phù hợp với mức độ quen thuộc giữa hai bên.
• 名乗り (Nanori: Xưng tên): Viết tên công ty, chức vụ và tên của người gửi để người nhận có thông tin rõ ràng.
• 要旨 (Youshi: Nội dung cốt lõi): Trình bày khái lược về nội dung chính của thư.

Các câu ví dụ về nội dung cốt lõi:

• 「打ち合わせの日程について、ご相談いたします。」 – Tôi muốn thảo luận về lịch trình cuộc họp.
• 「先日のお礼を申し上げたく、メールをお送りしました。」 – Tôi viết thư này để bày tỏ lòng cảm ơn về sự giúp đỡ gần đây.
• 「…についてお詫びを申し上げたく、ご連絡いたしました。」 – Tôi liên lạc để xin lỗi về vấn đề…
• 「お見積内容のご確認のために、ご連絡いたしました。」 – Tôi liên lạc để xác nhận thông tin báo giá.

Cuối cùng, nếu cần câu trả lời, thêm các câu như:

• 「お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします。」 – Thật phiền, nhưng mong anh/chị kiểm tra giúp.
• 「お返事をお待ちしております。」 – Tôi đang chờ hồi âm từ anh/chị.

Xem thêm >> Tạo Email trên điện thoại một cách nhanh chóng, dễ dàng

Những mẫu email tiếng Nhật trong công việc

Mẫu email xin việc bằng tiếng Nhật

Cách viết email xin việc bằng tiếng Nhật cần sự mạch lạc và đầy đủ thông tin như sau:

• Người nhận: Ghi rõ tên và chức vụ của người nhận.
• Họ và tên ứng viên: Nêu rõ họ tên của ứng viên.
• Yêu cầu: Đặt ra yêu cầu một cách lịch sự và rõ ràng.
• Lời kết: Kết thúc thư bằng lời kết lịch sự và tri ân.
• Ký tên: Đính kèm tên của bạn để tạo sự chính xác và chuyên nghiệp.
• Số điện thoại và Địa chỉ email: Cung cấp thông tin liên hệ để người nhận dễ dàng liên lạc lại.

Lưu ý: Đính kèm file theo định dạng [ngày tháng][tên file][tên ứng viên].

Mẫu email chào hỏi bằng tiếng Nhật trao đổi lịch trình

Cách viết email bằng tiếng Nhật để sắp xếp lịch trình với một công ty đối tác cụ thể có thể được thực hiện như sau:

• 件名: お打ち合わせ日程のご相談 /kenmei : uchiawase nittei no go soudan/ Thảo luận về lịch trình cuộc họp…
• 株式会社○○○○/kabushiki kaisha …/ Công ty Cổ phần
• 尊敬的鈴木様 /sonkei-teki suzuki sama/ Ngài Suzuki,
• お世話になっております。/osewa ni natte orimasu/ Xin được gửi lời tri ân tới Ngài vì sự giúp đỡ.
• 私は…高橋です。/…no takahashi desu/ Tôi là Takahashi, thuộc phòng ban… của công ty.
• このたびは弊社の新サービス「◇◇」について お問い合わせいただきありがとうございます。/kono tabi ha hesha no shin sa-bisu … ni tsuite otoiawase itadaki arigatou gozaimasu./ Trân trọng cảm ơn Ngài đã liên hệ để thảo luận về dịch vụ mới của chúng tôi “◇◇”…
• 早速ですが、お打ち合わせに伺います。/sassoku desuga, ouchiawase ni ukagaimau / Ngay bây giờ, tôi xin được đề xuất cuộc gặp để thảo luận nhanh chóng.
• サービスの詳細および導入効果について、ご説明の機会を頂戴できればと存じます。/sa-bisu no shousai oyobi dounyu kouka nitsuite, gosetsumei no kikai wo choudai dekireba to sonjimasu/ Chúng tôi mong muốn có cơ hội được giới thiệu chi tiết về dịch vụ và hiệu quả khi triển khai.
• 今月中ですと以下の日程のご都合はいかがでしょうか。/kongetsu chuu desuto ika no nittei no gotsugou ha ikaga deshouka?/ Trong tháng này, Ngài có thể sắp xếp thời gian theo những ngày dưới đây được không ạ?

Ngày giờ (jitsuji):

• 2月20日（火）11時～15時
• 2月22日（木）13時～18時
• 2月26日（月）10時～16時

お時間は1時間ほど頂戴できれば幸いです。/ojikanha ichijikan hodo choudai dekiraba saiwaidesu/ Nếu có thể, chúng tôi mong muốn thảo luận trong khoảng 1 giờ.

こちらの日程でご都合が悪い場合は調整いたしますので、ご都合のよい候補日を複数いただけますでしょうか。/kochira no nittei de gotsugo ga warui baai ha chousei itashimasu node, gotsugou no yoi kouhobi wo fukusuu itadakemasu deshouka/ Nếu lịch trình của chúng tôi không phù hợp, chúng tôi sẽ linh hoạt điều chỉnh. Mong Ngài có thể gửi cho chúng tôi một số ngày phụ khác phù hợp.

Địa điểm (basho):

• 貴社へ伺います。/kisha he ukagaimasu/ Chúng tôi sẽ đến thăm công ty của Ngài.

Ngày họp (toujitsu):

• 当日、弊社からは私が1名で伺います。/toujitsu, heisha kara ha watashi ga ichimei de ukagaimasu/ Trong buổi họp, tôi sẽ đại diện cho công ty của chúng tôi.

よろしくお願いいたします。/yoroshiku onegai itashimasu/ Rất mong được sự hợp tác của Ngài.

Tên (shomei shouryaku):

• Tên của bạn (giản lược)

Những trường hợp không nên sử dụng email tiếng Nhật

Những tình huống không thích hợp để sử dụng mẫu email tiếng Nhật:

• Công việc quan trọng cần thảo luận trực tiếp: Trong những trường hợp công việc quan trọng, đặc biệt là những nhiệm vụ liên quan đến quy trình phức tạp, việc trao đổi trực tiếp với đối tác là cần thiết để đảm bảo thông tin được truyền đạt rõ ràng.
• Có vấn đề lớn cần thảo luận với cấp trên hoặc đồng nghiệp: Khi phát sinh sai lầm lớn, quan trọng là không nên sử dụng email để thông báo. Thay vào đó, bạn cần liên hệ trực tiếp với cấp trên hoặc đồng nghiệp để trao đổi thông tin và đưa ra giải pháp.
• Đi làm muộn hoặc xin phép nghỉ đột xuất: Trong trường hợp bạn đến muộn hoặc cần xin phép nghỉ, việc viết email không phải là lựa chọn tốt nhất. Thay vào đó, hãy sử dụng cuộc gọi điện thoại để thông báo trực tiếp với cấp trên, giúp họ hiểu rõ tình hình và có thể đưa ra quyết định nhanh chóng.

Lưu ý: Việc trao đổi thông tin quan trọng và giải quyết vấn đề nên được thực hiện thông qua các phương tiện trực tiếp như cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc họp, giúp tạo ra sự hiểu biết chính xác và hiệu quả.

Trên đây là mẫu email tiếng Nhật mà HR Insider chia sẻ đến bạn. Hi vọng với nội dung này sẽ giúp bạn nắm được cách viết email bằng tiếng Nhật cũng như có thể tự viết cho mình 1 bức email giao dịch bằng tiếng Nhật hoàn chỉnh và chuyên nghiệp.

Xem thêm >> Tổng hợp 101 mẫu và cách viết Email bằng tiếng Anh mới nhất

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam