Phương pháp ‘Làm việc đa nhiệm hiệu quả’ được phân loại là một phép nghịch hợp. Theo Art Markman – nhà tâm lý học nhận thức và tác giả của cuốn sách Smart Thinking (Perigee, 2012), “Não bộ của con người không thể làm nhiều việc cùng một lúc được. Cái mà não bộ làm được, theo cách mà tôi gọi, chính là phân bổ thời gian”. Phân bổ thời gian vận hành như thế này: Não của bạn chỉ có thể nghĩ về một hoạt động duy nhất, vì thế nó giúp bạn tập trung. Sau đó hoạt động tiếp theo mới bắt đầu diễn ra. Sự chuyển đổi này diễn ra nhanh đến nỗi bạn không thể nhận ra rằng mình chỉ đang làm một việc mà thôi. Bạn có cảm giác rằng mình đang làm nhiều việc cùng một lúc, nhưng thực ra bạn chỉ đang phân bổ thời gian mà thôi.
Nhiều người cho rằng họ rất giỏi multi-tasking, nhưng thật ra là không phải như vậy. Theo Markman, “Bạn rất tệ trong việc xem xem mình là một người đa nhiệm như thế nào?”. Đó là bởi vì những vùng tương tự nhau trên não có nhiệm vụ quan sát hiệu năng làm việc của bạn, và cũng chính những vùng này được kích hoạt bởi tính đa nhiệm. Đơn giản là bạn không có đủ khả năng để tự đánh giá hiệu năng làm việc của mình mà thôi. Để giúp bản thân làm việc năng suất hơn trong một môi trường đầy bận rộn, bạn cần “luyện” não bộ của mình sao cho có thể xoay xở mọi tình huống cùng một lúc. Một vài chiến lược làm việc đa nhiệm sau đây có thể sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn đấy!
Kết hợp làm những công việc có liên quan với nhau
Khi làm một công việc, não bộ sẽ kích hoạt tất cả các vi mạch và nơ-ron có liên quan đến việc đó. Khi bạn chuyển sang một việc khác, não bộ cũng sẽ chuyển đổi theo. Sự chuyển giao này tuy diễn ra rất nhanh, nhưng nó sẽ gây tổn hại đến trí nhớ, khả năng tập trung cũng như hiệu năng làm việc của bạn. Cũng theo Markman: “Bạn thay đổi công việc càng nhiều, tình trạng của não bộ cũng thay đổi càng nhiều theo. Và vì thế, bạn sẽ càng tiêu tốn nhiều thời gian”.
Nếu bạn muốn làm việc đa nhiệm, hãy giảm thiểu thời gian chuyển đổi bằng cách kết hợp làm những nhiệm vụ có tính tương tự với nhau. Các nhiệm vụ càng có liên quan, thì bạn sẽ càng dễ dàng làm việc một cách trơn tru hơn đấy.
Có một danh sách làm việc cụ thể
Nếu bạn làm trong một môi trường bận rộn, hãy thiết kế cho mình một to-do list sao cho những nhiệm vụ quan trọng hay các dự án dài hạn không vô tình bị bỏ qua. Theo Markman: “Trong một môi trường làm việc đa nhiệm, dòng chảy công việc sẽ được điều khiển bởi yếu tố ngoại cảnh chứ không tự thân vận động mà có. Nói một cách dễ hiểu hơn, bạn phải khiến mọi thứ hiện hữu trước mắt thì mới có thể biết mà hoàn thành được”.
Để làm việc một cách hiệu quả, việc luôn nhắc nhở bản thân về những điều dự định làm thì luôn luôn cần thiết. Hãy dán to-do list của bạn ở một nơi bắt mắt, và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Bên cạnh đó, hãy tô highlight hoặc ghi chú cho các nhiệm vụ mang tính quan trọng, đồng thời thiết lập thời gian hợp lí để có thể hoàn thành được chúng nhé.
Sử dụng “thời gian chết” để xem lại các thông tin mới
Một trong những tác hại của làm việc đa nhiệm, đó là nó sẽ gây trở ngại và chắn ngang luồng trí nhớ của não bộ. Theo chia sẻ từ Markman: “Khi bạn lĩnh hội một thông tin mới, bạn sẽ cố nhớ lại những gì mình đã học hỏi được trong quá khứ – và lúc này, có khả năng bạn sẽ bị rơi vào trạng thái trống rỗng, không nhớ gì cả”.
Khi bạn có một tài liệu rất quan trọng cần phải đọc trong một ngày làm việc bận rộn, thì hãy để nó sang một bên và xem xét nó sau. Bạn có thể đọc tài liệu đó khi bạn đang trên đường đến buổi họp hay trên đường về nhà – và tự giải thích cho chính mình để chắc rằng bạn hiểu rõ những gì mà tài liệu đó viết. Theo Markman: “Chính những khoảng thời gian dư thừa này sẽ giúp bạn củng cố thông tin tốt hơn trong trí nhớ của mình đấy!”.
–HR Insider/Theo Entrepreneur.com–
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
