Giữa những dự định ấp ủ bấy lâu cùng hàng tá công việc phải hoàn thành, kỹ năng lập kế hoạch tốt là vị cứu tinh tuyệt vời giúp bạn vừa có thể vừa cân bằng cuộc sống, vừa đảm bảo công việc và các kế hoạch được thực hiện đầy đủ và đúng hạn. Trong bài viết dưới đây, mời bạn đọc cùng HR Insider bí quyết nâng tầm kỹ năng lập kế hoạch nhé!
Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng tạo ra một kế hoạch chi tiết và có tính khả thi để đạt được một mục tiêu hoặc giải quyết một vấn đề nào đó. Nó đòi hỏi khả năng tư duy logic, sự tỉ mỉ và cẩn thận trong việc sắp xếp các bước cần thực hiện, đánh giá tài nguyên cần thiết, đánh giá thời gian và xác định các mốc kiểm tra để đảm bảo rằng kế hoạch được thực hiện đúng tiến độ.
Kỹ năng lập kế hoạch là rất quan trọng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm công việc, học tập, kinh doanh, và cuộc sống cá nhân. Nó giúp cho chúng ta có thể quản lý thời gian, tài nguyên và công việc một cách hiệu quả, đạt được mục tiêu một cách chặt chẽ và có thể giải quyết các vấn đề phức tạp một cách hợp lý.
Kỹ năng lập kế hoạch cũng giúp tăng tính tổ chức, sự định hướng và sự chuẩn bị cho các tình huống khó khăn hoặc bất ngờ. Nó giúp người sử dụng kỹ năng này có thể tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và không bị chìm trong sự bỡ ngỡ hay mất kiểm soát.
Lợi ích của kỹ năng lập kế hoạch
Tăng tính tổ chức
Kỹ năng lập kế hoạch giúp người sử dụng có thể tổ chức công việc, tài nguyên và thời gian một cách hiệu quả hơn. Việc lập kế hoạch giúp họ biết được những gì cần làm, khi nào cần làm và như thế nào để làm được.
Nâng cao năng suất
Khi sử dụng kỹ năng lập kế hoạch, người sử dụng có thể tập trung vào công việc quan trọng và ưu tiên chúng. Điều này giúp tăng năng suất và tiết kiệm thời gian.
Đạt được mục tiêu
Kỹ năng lập kế hoạch giúp người sử dụng đặt ra mục tiêu cụ thể và tạo ra một kế hoạch để đạt được chúng. Điều này giúp họ tập trung nỗ lực vào những việc quan trọng nhất để đạt được mục tiêu của mình.
Giảm stress
Lập kế hoạch giúp giảm stress bằng cách giảm thiểu sự bỡ ngỡ và cảm giác mất kiểm soát. Nó cung cấp cho người sử dụng một bộ khung để tiếp cận các công việc và giải quyết các vấn đề phức tạp.
Tăng tính linh hoạt
Khi lập kế hoạch, người sử dụng có thể thiết lập các mốc kiểm tra để đảm bảo rằng kế hoạch đang được thực hiện đúng tiến độ. Điều này giúp họ điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết và tăng tính linh hoạt trong việc giải quyết các vấn đề.
Giúp định hướng
Lập kế hoạch giúp người sử dụng có một cái nhìn trong tương lai và định hướng cho tương lai. Nó giúp họ tạo ra một kế hoạch để đạt được mục tiêu của mình.
Tăng tính cẩn trọng
Khi lập kế hoạch, người sử dụng cần phải xác định các rủi ro và đưa ra các phương án để giảm thiểu chúng. Việc này giúp họ trở nên cẩn trọng hơn trong việc đưa ra quyết định và tránh các sai lầm không cần thiết.
Tăng sự tự tin
Khi người sử dụng có một kế hoạch chi tiết và khả thi, họ sẽ tự tin hơn trong việc giải quyết các vấn đề và đạt được mục tiêu của mình. Nó giúp họ tăng sự tự tin và tinh thần để đối mặt với các thử thách.
Các bước lập kế hoạch hiệu quả
Lên kế hoạch theo ngày/ tuần/ tháng/ năm
Xác định thời gian để lập kế hoạch và quyết định phạm vi kế hoạch. Lên kế hoạch theo ngày, tuần, tháng hoặc năm tùy thuộc vào mục đích của kế hoạch.
Xác định mục tiêu
Đặt ra các mục tiêu cụ thể và đo lường được để đánh giá thành công của kế hoạch. Mục tiêu nên được đặt ra theo cách thông minh (SMART), tức là đặt ra mục tiêu cụ thể, đo lường được, khả thi, có tính khả dụng, và có thời hạn.
Lập danh sách những việc cần làm
Tạo ra danh sách công việc đầy đủ và chi tiết để đạt được mục tiêu đã đặt ra. Danh sách công việc nên được ghi chép một cách rõ ràng và đầy đủ nhất có thể.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Xác định những công việc quan trọng nhất và ưu tiên thực hiện chúng trước. Các công việc khác có thể được đánh giá theo mức độ ưu tiên khác nhau và được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
Phân chia nguồn lực nhân sự
Xác định nguồn lực nhân sự cần thiết để thực hiện các công việc. Điều này bao gồm xác định người phù hợp để thực hiện các công việc và xác định lịch trình làm việc của họ.
Tập trung triển khai theo kế hoạch đã đề ra
Bắt đầu thực hiện các công việc đã được lên kế hoạch một cách thận trọng và có tính hợp lý. Thực hiện theo đúng lịch trình và đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện đúng theo kế hoạch.
Linh hoạt ứng biến trong khi thực hiện kế hoạch
Đôi khi có những thay đổi hoặc tình huống bất ngờ xảy ra. Khi đó, cần có tính linh hoạt để thích nghi và điều chỉnh kế hoạch một cách phù hợp.
Kiểm tra, đánh giá năng lực sau mỗi tuần
Kiểm tra tiến độ và đánh giá kết quả đạt được sau mỗi tuần để đảm bảo rằng kế hoạch đang được thực hiện đúng tiến độ. Nếu cần, điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo rằng mọi việc đều được thực hiện một cách hiệu quả.
Nâng cao kỹ năng lập kế hoạch với phương pháp 5W1H2C5M
Phương pháp 5W1H2C5M là một phương pháp giúp nâng cao kỹ năng lập kế hoạch một cách hiệu quả. Đây là một phương pháp đơn giản và dễ sử dụng, giúp bạn đặt ra các câu hỏi cần thiết để tìm ra thông tin cần thiết và lên kế hoạch một cách cụ thể. Dưới đây là ý nghĩa của mỗi từ trong phương pháp 5W1H2C5M:
- Why (Tại sao): Xác định mục đích và lý do của kế hoạch. Tại sao bạn đang lập kế hoạch này? Nó sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu gì?
- What (Cái gì): Xác định nội dung cần lập kế hoạch. Cái gì cần được thực hiện? Nó là một dự án, hoạt động, hay công việc cụ thể nào?
- Who (Ai): Xác định những người liên quan và trách nhiệm của họ. Ai sẽ thực hiện công việc? Ai sẽ đóng góp vào kế hoạch và làm gì trong quá trình thực hiện?
- When (Khi nào): Xác định thời gian cần thiết để thực hiện kế hoạch. Khi nào cần bắt đầu và hoàn thành công việc? Có những mốc thời gian cụ thể nào cần phải đạt được?
- Where (Ở đâu): Xác định vị trí và nơi thực hiện kế hoạch. Ở đâu công việc sẽ được thực hiện? Có những yêu cầu đặc biệt về vị trí và điều kiện làm việc không?
- How (Làm thế nào): Xác định phương pháp và cách thực hiện công việc. Làm thế nào để thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất? Cần phải sử dụng những công cụ và phương pháp gì?
- How much (Bao nhiêu): Xác định ngân sách và tài nguyên cần thiết để thực hiện kế hoạch. Cần bao nhiêu ngân sách và tài nguyên để thực hiện công việc? Có thể điều chỉnh ngân sách và tài nguyên nếu cần thiết không?
- Measure (Đánh giá): Xác định các tiêu chí đánh giá và đo lường kết quả. Làm thế nào để đo lường thành công của kế hoạch? Các tiêu chí đánh giá và đo lường kết quả nào cần được xác định?
Sai lầm cần tránh khi rèn luyện kỹ năng xây dựng kế hoạch
Kế hoạch không thực tế
Khi lập kế hoạch, cần đảm bảo rằng kế hoạch là thực tế và khả thi. Nếu kế hoạch của bạn quá khó để thực hiện hoặc không có đủ nguồn lực để thực hiện, nó sẽ không được áp dụng và sẽ không có giá trị.
Đặt mục tiêu mơ hồ
Một mục tiêu mơ hồ sẽ không thể đạt được. Điều này làm cho kế hoạch của bạn không rõ ràng và không có hướng đi cụ thể. Khi đặt mục tiêu, cần đảm bảo rằng chúng là cụ thể và có thể đo lường được.
Lập kế hoạch quá chung chung
Kế hoạch quá chung chung và không cụ thể sẽ không hiệu quả. Kế hoạch của bạn cần phải rõ ràng và chi tiết để đạt được mục tiêu.
Xem nhẹ quá trình, chỉ hướng đến kết quả
Một kế hoạch hiệu quả không chỉ tập trung vào kết quả, mà còn phải bao gồm cả quá trình thực hiện. Nếu bạn chỉ tập trung vào kết quả, bạn có thể bỏ qua các vấn đề quan trọng trong quá trình thực hiện kế hoạch.
Không chuẩn bị các phương án dự phòng
Trong quá trình thực hiện kế hoạch, có thể xảy ra những trở ngại và thách thức không mong muốn. Khi không chuẩn bị các phương án dự phòng, bạn sẽ không biết phải làm gì khi gặp phải các vấn đề này. Do đó, cần phải chuẩn bị các phương án dự phòng để đảm bảo rằng kế hoạch của bạn luôn có thể tiếp tục được thực hiện một cách suôn sẻ.
Sự thành công ngày mai sẽ nằm trong sự chuẩn bị của ngày hôm nay. Hãy rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch để có thể lên cho mình những kế hoạch ngắn hạn và dài hạn cho các dự định và công việc nhé!
Xem thêm: Nắm giữ 7 tuyệt chiêu trở thành bậc thầy trong đàm phá
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
