Đàm phán là một thành phần quan trọng của lãnh đạo. Kỹ năng đàm phán có thể giải quyết những khác biệt về quan điểm, những thách thức ở nơi làm việc hoặc để đi từ bất đồng thành đồng thuận. Trong bài viết này, chúng ta sẽ nói về lý do tại sao kỹ năng đàm phán lại quan trọng trong lãnh đạo.
Kỹ năng đàm phán là gì?
Kỹ năng đàm phán thường được định nghĩa là kỹ năng mềm. Ví dụ về kỹ năng đàm phán bao gồm các khả năng như giao tiếp, thuyết phục, hợp tác, lập kế hoạch và chiến lược. Nếu bạn muốn trở thành một nhà đàm phán mạnh mẽ hơn, trước tiên bạn cần hiểu những kỹ năng này.
Các hình thức đàm phán
- Thương lượng một lần, là một lần hoặc duy nhất. Loại này mang lại thành công tối đa trong thời gian ngắn nhất.
- Đàm phán liên tục, dựa trên mối quan hệ kinh doanh liên tục với các đối tác, nhà cung cấp và khách hàng. Chúng ta có thể mô tả kiểu đàm phán này là kiểu đàm phán bị ảnh hưởng bởi chất lượng của mối quan hệ trong những lần gặp gỡ trước đây.
- Đàm phán trực tiếp, được phân biệt bởi mối liên hệ trực tiếp hiện có giữa các bên liên quan. Liên hệ này ở mức độ cá nhân hơn, có thể là một lợi thế và bất lợi.
- Đàm phán gián tiếp do người đại diện hoặc bên thứ ba thực hiện đàm phán. Thách thức đối với kiểu đàm phán này là lợi ích của bên thứ 3, có thể không phù hợp với các bên khác có liên quan.
Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán
“Thương trường như chiến trường”, do đó các đối thủ luôn cạnh tranh nhau với mực đích bán được nhiều sản phẩm, dịch vụ nhất. Đơn vị nào cung cấp cung cấp dịch vụ chất lượng và đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng sẽ là người chiến thắng. Và sự thành công của một doanh nghiệp không thể thiếu được kỹ năng đàm phán của người lãnh đạo.
Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán trong kinh doanh có thể kể đến như:
- Giúp ký kết hợp đồng và thỏa thuận mua bán với mức giá phù hợp hoặc có thể là thấp.
- Giải quyết tốt các mâu thuẫn trong kinh doanh.
- Kết nối các doanh nghiệp với người tiêu dùng để cùng hiểu rõ bản chất vấn đề.
Các bước đàm phán thương lượng cơ bản
Nghiên cứu, chuẩn bị trước
Để công việc đàm phán diễn ra suôn sẻ và thuận lợi, bước đầu tiên bạn cần làm chính là tìm hiểu về đối tác của mình. Điều này sẽ giúp bạn có thể đưa ra những phương án đàm phán thích hợp dựa trên các yêu cầu cũng như nhu cầu của họ.
Sau khi nghiên cứu và tìm hiểu về đối tác, bạn cần chuẩn bị các thông tin cần thiết để buổi đàm phán diễn ra thành công và có kết quả tốt. Bạn có bao giờ muốn nghe ai đó thuyết phục mình với những lý lẽ sáo rỗng, đôi khi còn gặp phải vấp váp không? Tất nhiên, để những lời nói của bạn trở nên có trọng lượng và nhận được sự tin tưởng tuyệt đối, bạn cần chuẩn bị trước nội dung, thông tin sẽ nói khi gặp đối tác.
Một người có kỹ năng đàm phán sẽ không để mắc phải những sai sót nhỏ trong lúc nói. Mọi thứ nói ra phải thuyết phục, kèm theo dẫn chứng cụ thể và thái độ tự tin. Vì thế, chuẩn bị cho mình một kịch bản nội dung là điều rất cần thiết.
Trong cuộc đàm phán, hãy chú ý quan sát đối tác của bạn, hãy đánh giá và phân tích thử họ thuộc tuýp người nào để có thể ứng biến phù hợp. Chẳng hạn như, có người không thích nghe những lời nói hoa mỹ, nhưng có người lại ghét lời nói lý lẽ, cứng nhắc,…
Điều bạn cần làm là phân tích xem đối tác của mình thuộc kiểu người thế nào thông qua một vài đặc điểm: cách ăn mặc, phong thái, ngôn từ,…Thường thì bạn có thể thu thập thông tin của họ nhờ vào những “vệ tinh” xung quanh.
Trao đổi thông tin
Đàm phán là một cuộc giao dịch được thỏa thuận dựa trên nguyên tắc đảm bảo quyền lợi của đôi bên, cùng nhau phát triển. Thế nên, đừng chỉ nghĩ đến mỗi bên bạn, kỹ năng đàm phán giỏi là kỹ năng chỉ ra được những điểm lợi khi đối tác lựa chọn bạn.
Việc lắng nghe đối tác hay khách hàng nói sẽ giúp bạn có thêm cơ sở thông tin để tối ưu hóa kế hoạch đàm phán. Hãy đặt ra những câu hỏi để hiểu đối phương đang muốn gì và chắc chắn cuộc đàm phán sẽ thành công khi bạn “lấp đúng chỗ trống” của khách hàng.
Để cuộc đàm phán thuận lợi cho cả 2 bên, bạn hãy nói cho đối phương biết dịch vụ của bạn có gì tốt, những gì bạn có thể cung cấp cho họ và làm thế nào bạn có thể giúp được họ. Vì chỉ khi bạn cho họ những gì họ cần, giải quyết giúp họ vấn đề họ không thể giải quyết thì cuộc đàm phán mới có thể thành công.
Và để làm được điều đó, bạn và đối phương cần phải thảo luận và thỏa thuận với nhau chứ không phải khăng khăng đây là cuộc giao dịch bán hàng hay bán dịch vụ.
Đưa ra lựa chọn có lợi cho các bên
“Cuộc đàm phán nên hiểu chúng ta đang giải quyết những vấn đề của mọi người như thế nào và bất lợi nào chúng ta nên tránh”. Điều quan trọng để giúp cuộc đàm phán thành công chính là kỹ năng quản lý rủi ro và tối ưu hóa các mặt lợi.
Đi đến thỏa thuận chung
Khi đàm phán sẽ có thời điểm vàng để đưa ra quyết định, dù là thành công hay dừng đàm phán. Vì thế, bạn cần xem xét và quyết định lựa chọn thời điểm để ra quyết định. Nếu nhận ra kết quả khó chấp nhận và bản thân sẽ gặp nhiều thiệt thòi thì nên dùng thỏa thuận.
Đàm phán là để đặt được mục tiêu mong muốn, vì thế bạn không nên đồng ý với bất kỳ thỏa thuận nào có thể khiến bạn hối hận sau khi quyết định. Thay vào đó hãy tìm ra giải pháp khác để bản thân không hối hận và đi đến thỏa thuận chung giữa 2 bên.
Tuyệt chiêu trở thành bậc thầy trong đàm phán
Điểm khởi đầu
Cách chúng ta nhìn mọi thứ quyết định cách chúng ta sẽ được nhìn nhận trong thực tế. Là một nhà đàm phán hiệu quả, điều quan trọng là giữ cho quan điểm của bạn cởi mở và tránh liên quan đến cái tôi và thành kiến. Nó giúp giữ cho cảm xúc được kiểm soát trong suốt cuộc đàm phán. Chúng đóng một vai trò ảnh hưởng trong mỗi cuộc đối thoại và tương tác. Duy trì cảm xúc ở khía cạnh tích cực có thể nâng cao mối quan hệ kinh doanh. Điều đó chuyển thành các cuộc đàm phán, giải quyết vấn đề và ra quyết định dễ dàng hơn.
Nhấn mạnh vào thời gian
Các cuộc đàm phán có thể và nên bị ràng buộc về thời gian, và bạn cần nhấn mạnh tầm quan trọng của thời gian. Biết điều mình muốn có và khi nào nên có chúng là vô cùng quan trọng. Các nhà đàm phán hiệu quả biết khi nào nên thúc đẩy và khi nào nên kìm lại. Khi mọi thứ phù hợp với cách bạn đã lên kế hoạch và ước tính, đã đến lúc thúc đẩy và đạt được những gì bạn cần. Tuy nhiên, nếu bạn thúc ép quá mạnh, bạn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tuổi thọ của các mối quan hệ kinh doanh. Đừng vội vàng. Thời gian là điều cốt yếu.
Lắng nghe tích cực
Nghe và lắng nghe tích cực là hai việc khác nhau. Nếu bạn không tích cực lắng nghe, tất cả các chiến lược, chiến thuật và sự phát triển của bạn sẽ vô hiệu. Đôi khi, bạn sẽ gặp phải những vấn đề cần được giải quyết. Thông thường, bên kia chỉ muốn ý tưởng của họ được lắng nghe và hiểu.
Rèn luyện kỹ năng đàm phán giống như một quá trình học hỏi. Đôi khi, nó bao gồm những kết quả không mong đợi hoặc vô cùng bất ngờ. Là một người lắng nghe tích cực, hãy kiên nhẫn chú ý và quan sát những hiểu biết sâu sắc, những ý tưởng ngầm đằng sau lời nói, chúng sẽ mang lại tác động tích cực đến kết quả của quá trình đàm phán.
Cam kết danh dự
Kết quả của đàm phán bị ảnh hưởng bởi các cam kết mà hai bên đã thực hiện. Nếu một trong hai bên liên quan không thể thực hiện đúng cam kết của mình, họ đang có nguy cơ mất tính liêm chính. Một khi bạn đã đánh mất niềm tin thì việc lấy lại gần như là không thể. Điều này sẽ dẫn đến kết quả tiêu cực của các cuộc đàm phán trong tương lai và thậm chí là từ chối kinh doanh. Là một nhà đàm phán hiệu quả, chỉ đưa ra những cam kết mà bạn có thể tôn trọng và tuân theo.
Giải pháp thay thế
Đặt kì vọng cao và thực tế về những kì vọng đó là điều đáng khen ngợi. Là một nhà lãnh đạo, bạn nên bắt đầu chuẩn bị cho các giải pháp thay thế của cuộc đàm phán. Điều gì xảy ra nếu kế hoạch ban đầu không thể đạt được thỏa thuận? Bạn có các giải pháp thay thế không? Nếu không, hãy bắt đầu suy nghĩ đến chúng khi chuẩn bị cho các cuộc đàm phán trong tương lai. Điều này sẽ cho phép bạn hợp tác và linh hoạt hơn tùy thuộc vào tình huống.
Nghệ thuật thuyết phục
Lắng nghe tích cực, cam kết và tin tưởng đóng một vai trò quan trọng trong bất kỳ cuộc đàm phán nào. Khi bạn xây dựng một mối quan hệ lành mạnh, cơ hội áp dụng kỹ năng thuyết phục của bạn sẽ tăng lên theo cấp số nhân. Để nâng cao kỹ năng thuyết phục của bạn, hãy sử dụng cách kể chuyện. Nhóm thông tin quan trọng thành ngôn ngữ mô tả sẽ giúp bạn vẽ nên bức tranh tinh thần trong tâm trí đối phương. Điều này sẽ cho phép bạn thuyết phục bằng cách thể hiện thay vì chỉ dùng lời nói.
Điểm kết thúc
Khi kết thúc bất kỳ cuộc thương lượng nào, ngay cả khi bạn chưa đạt được thỏa thuận, hãy tóm tắt nhanh hoặc tóm tắt lại mọi thứ đã được đề cập trong quá trình này. Điều này sẽ cho phép xác nhận nếu mọi người hiểu và đồng ý. Đừng để bất kỳ câu hỏi nào chưa được trả lời cũng đừng cho phép bất kỳ kết thúc lỏng lẻo nào. Trong trường hợp bạn đã đạt được thỏa thuận, sau khi kết thúc, hãy áp dụng quy tắc “chăm sóc 3 bước”. Chăm sóc trước – trong và sau mỗi lượt đàm phán / thương thuyết.
Luôn coi bên kia trong đàm phán là đối tác của bạn hơn là đối thủ. Mục tiêu cuối cùng là kết quả đôi bên cùng có lợi bằng cách đạt được điểm chung giữa các bên liên quan. Hãy nhớ rằng đàm phán là điều bắt buộc, vì đây là một trong những kỹ năng lãnh đạo hiệu quả. Nhận ra tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán và bạn sẽ phát triển bản thân trở thành nhà lãnh đạo cấp cao hơn trong thời gian ngắn
Xem thêm: Bí quyết rèn luyện kỹ năng quản lý cảm xúc hiệu quả
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
