Ngoài những yếu tố khách quan thì việc làm mãi không hết việc một phần còn do chính bạn.
1. Thói quen trì hoãn
Người ta thường “nước đến chân mới nhảy”, nhưng riêng bạn nước đến cổ rồi mới chịu vẫy vùng. Khi nhận một dự án nào đó, bạn thường không bắt tay vào làm ngay mà ngâm việc từ ngày này sang tháng khác. Mãi đến khi deadline đã “dí sát”, bạn mới gấp rút lôi những công việc này ra phủ bụi và xử lí. Đến lúc ấy, bạn phải “đầu tắt mặt tối” thường xuyên là chuyện hiển nhiên.
2. Rối trí khi việc quá tải
Một dấu hiệu khác khiến công việc của bạn mãi chẳng thể nào xong đó là tâm lý khủng hoảng mỗi khi bạn gặp phải áp lực hay nhiều việc ập đến dồn dập. Bạn thường cảm thấy bản thân đang ôm đồm quá nhiều thứ và dường như không biết nên bắt đầu từ đâu.
Chính bởi sự rối loạn trong suy nghĩ này đã dẫn đến sự hỗn loạn trong cách bạn sắp xếp thứ tự công việc. Từ đó, bạn sẽ rất dễ hoang mang khi bản thân không có bất kỳ kế hoạch làm việc cụ thể nào.
3. Cả thèm chóng chán
Bạn có thói quen xấu này khi làm việc? Bạn bắt tay vào xử lí trước một công việc gấp gáp nhưng làm được một nửa, bạn lại muốn chuyển sang thử sức với công việc số 2, số 3, số 4,…
Mỗi thứ bạn chỉ làm một chút để giữ cho bản thân không quá chán nản và mệt mỏi khi phải tập trung giải quyết một vấn đề. Hoặc khi bạn tập trung hết sức nhưng vẫn không tìm ra cách xử lí công việc trọn vẹn, bạn quyết định gạt nó sang một bên và làm điều gì đó mới mẻ hơn. Cuối cùng, bạn lại quên mất cần phải quay trở về với công việc còn dang dở.
4. Làm việc theo cảm hứng
Tương tự như “cả thèm chóng chán”, bạn là tuýp người không thể trụ được lâu với một thứ, khi không có cảm hứng hay đam mê duy trì. Nếu bạn yêu thích và có hứng thú với công việc này, bạn sẽ dồn hết 100% sức lực cho nó.
Nhưng nếu xui xẻo đó lại là công việc bạn chán ghét hoặc cảm thấy nhạt nhẽo, bạn thường có xu hướng tạm thời quên đi công việc này đến khi nào có hứng lại làm tiếp. Thế nhưng, khi bạn bắt đầu có hứng thú trở lại cũng là lúc bạn đang ôm phải một núi công việc chất chồng.
5. Ưa thích phong cách thủ công
Bạn thích tự tay soạn email và gửi đi đúng giờ thay vì lên lịch sẵn cho mọi email trong ngày? Bạn thích tự mình tra cứu thay vì Google hay dạo quanh internet? Bạn thích làm việc bằng đôi bàn tay và trí óc của mình hơn là các công cụ tự động đầy rẫy hiện nay? Đó chính là nguyên nhân bạn làm hoài mà việc chẳng xong nổi.
Nếu biết cách áp dụng công nghệ hoặc các phương pháp mới, sáng tạo và quy trình làm việc, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và hoàn thành mọi việc theo cách hiệu quả.
6. Làm việc với tâm lí mệt mỏi, áp lực
Mỗi khi phải gồng gánh quá nhiều việc cùng lúc, bạn thường sinh ra tâm lí chán nản và mệt mỏi. Bạn buộc bản thân phải ép mình vào khuôn khổ để làm việc như một cái máy.
Điều này tạo ra thêm gánh nặng về mặt tinh thần, khiến bạn không hoàn toàn thoải mái đón nhận mọi việc. Khi làm việc dưới áp lực cao nhưng bạn lại chưa thể thích nghi được, bạn sẽ rất dễ khủng hoảng và điều này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ công việc của bạn.
Hãy xây dựng thói quen loại bỏ những dấu hiệu trên đây và thay đổi bằng những hành động tích cực hơn. Chẳng hạn, bạn có thể lên kế hoạch và thời gian biểu cụ thể trước khi bắt tay vào bất kỳ một công việc nào.
Thiết lập các mục tiêu bạn cần đạt được và khoảng thời gian cần thiết để làm những điều này. Hãy tạm thời nghỉ ngơi một khoảng thời gian ngắn để lấy lại năng lượng nếu bạn có biểu hiện rối loạn hay mệt mỏi.
Sau đó, đừng tiếp tục trì hoãn mà trở lại ngay với guồng quay công việc, tránh khiến bản thân “sa đà” vào chuyện nghỉ dưỡng.
Cuối cùng, hãy thử ứng dụng phương pháp phân loại “công việc thực/công việc ảo”:
“Công việc thực” để mô tả các dự án lớn có thể giúp bạn đạt được mục tiêu. Còn “công việc ảo” là thuật ngữ dành cho các công việc như viết email, sắp xếp các cuộc điện thoại và lên kế hoạch việc cần làm. “Công việc ảo” là công việc mà bất kỳ chuyên gia nào cũng phải làm để duy trì “công việc thật”, nhưng hiếm khi tạo ra kết quả trực tiếp. Đây là khái niệm được chuyên gia quản lý thời gian Laura Vanderkam phát minh, nhằm hướng đến tạo ra một văn hoá công sở cân bằng và hiệu quả cho mọi người.
Laura Vanderkam không phải là một người tham công tiếc việc và cô cũng không tới văn phòng sớm. Có ba loại “công việc ảo” mà chuyên gia quản lý thời gian Laura Vanderkam chuyển sang chủ nhật.
1. Trả lời email
Thường xuyên quét hộp thư đến và nếu có điều gì đó khẩn cấp thì sẽ trả lời ngay. Trong tuần nếu nhận được mail không quan trọng và không cần phải trả lời ngay thì hãy để đến cuối tuần giải quyết.
Một vài lưu ý: Laura Vanderkam thường sử dụng một plugin Gmail gọi là Boomerang để lập lịch email chỉ được gửi đi vào sáng thứ hai. “Tôi không muốn làm hỏng ngày cuối tuần của người khác. Ngoài ra, tôi trả lời tin nhắn trong tuần. Vì vậy, nếu biên tập viên của tôi hoặc một đồng nghiệp khác cần liên lạc với tôi, tôi sẽ không để người đó đợi cả ngày”, Laura Vanderkam cho biết.
2. Động não
Laura Vanderkam nói thêm: “Nếu tôi đưa ra một ý tưởng tuyệt vời trong suốt tuần làm việc, và muốn suy nghĩ sâu hơn về nó, tôi sẽ đưa nó vào danh sách và để dành nó cho chủ nhật. Tương tự như vậy khi sếp của tôi có một ý tưởng và yêu cầu tôi thực hiện – trừ khi cô ấy nói rằng đó là việc cấp bách. Thì tôi cũng thực hiện nó vào ngày cuối tuần, khi đã xa rời bốn bức tường tôi sẽ có nhiều không gian để sáng tạo và làm tốt hơn”.
3. Lập danh sách
Có hai danh sách chính mà Laura Vanderkam phải làm mỗi ngày chủ nhật: “Các bài viết tôi dự định viết trong tuần này và những điều cần thảo luận với người biên tập của mình”. Công việc này rất quan trọng, nhưng không tốn nhiều năng lượng tinh thần vì vậy Laura Vanderkam cảm thấy lãng phí thời gian để làm việc đó vào buổi sáng thứ hai.
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
