Bạn đã bao giờ trải qua tình trạng này? Ngày nào bạn cũng có một danh sách dài những việc cần làm, cắm mặt vào màn hình từ 9h sáng đến quá giờ tan làm nhưng vẫn không thể nào xong việc. Mỗi khi xắn tay áo làm việc, bạn lại thở ngắn than dài vì không biết phải bắt đầu mọi thứ từ đâu. Vậy nguyên nhân của việc quá tải này đến từ đâu? Từ bản thân công ty, cấp trên đang “dồn ép” quá nhiều việc cho bạn hay từ chính bản thân bạn?
Bên cạnh vấn đề từ yếu tố bên ngoài như cấp trên đẩy việc cho bạn quá nhiều, đội ngũ đang thiếu nhân lực trầm trọng, công ty nhận về quá nhiều dự án nhưng lực lượng lại mỏng manh, đôi khi câu chuyện quá tải công việc vẫn có thể đến từ nguyên nhân chủ quan là do…chính bạn! Đừng vội than thân trách phận làm gì, hãy xem thử bạn có đang tiềm tàng những dấu hiệu bên dưới hay không. Nếu có, hãy thay đổi cách làm việc từ bây giờ để không còn gánh nặng công việc trên vai mỗi ngày.
Việc nhiều nhưng hiệu quả không cao
Khi bạn ôm đồm quá nhiều việc vào người, bạn sẽ không thể hoàn thành mọi thứ trong tình trạng tốt nhất. Bạn sẽ có tâm lý đối phó, làm việc qua loa chỉ để xong việc theo số lượng thay vì chú trọng đến chất lượng. Mỗi ngày bạn đều cố gắng hoàn tất mọi thứ nhưng kết quả cuối ngày lại không như bạn mong đợi. Đôi khi, bạn còn bị cấp trên phản ánh vì nộp cho sếp một bản báo cáo sơ sài, cẩu thả. Một dự án bạn đảm nhận “rớt” KPIs chỉ vì bạn phải gặp tình trạng quá tải trong công việc, ba dự án vào người. Đừng quên rằng những gì cấp trên nhìn nhận ở bạn là chất lượng và hiệu quả công việc bạn mang lại, không phải bạn đang cố gắng làm hết được bao nhiêu việc.
Bạn luôn bắt đầu mọi việc cùng một lúc
Không phải ai cũng có kĩ năng “multi-tasking” một cách hiệu quả. Ngay cả các nhà lãnh đạo thành công cũng phải học cách sắp xếp và ưu tiên thứ tự những việc họ cần làm trong ngày. Bạn không thể vừa soạn mail vừa viết báo cáo, vừa họp với nhân viên lại vừa viết kế hoạch cho dự án mới. Suy nghĩ của bạn rất dễ bị phân luồng và bạn không thể kiểm soát hay tập trung tối ưu cho bất kỳ một vấn đề nào. Hoặc đôi khi, bạn đang làm việc A nhưng lại nhảy sang việc B sau đó lại quay trở lại với A. Liệu bạn có chắc rằng bạn vẫn có thể bắt kịp luồng suy nghĩ của bản thân cho từng công việc và không gặp tình trạng quá tải?
Bạn luôn cảm thấy mệt mỏi và áp lực
Làm việc quá tải thường dẫn tới cảm giác kiệt sức và mệt mỏi bởi căng thẳng đè lên cả cơ thể và trí óc. Dấu hiệu của việc mệt mỏi do quá tải thường thấy đó là bạn bắt đầu ngày mới một cách uể oải, mất động lực đến công ty và phải dựa vào “Caffein” để sống sót suốt cả ngày làm việc. Điều này thậm chí còn ảnh hưởng đến các vấn đề thể chất khác như bạn thường xuyên đau đầu, cảm vặt, đau gáy, nhức mỏi cơ thể. Không chỉ vậy, cảm xúc và các mối quan hệ xung quanh của bạn cũng sẽ bị ảnh hưởng ít nhiều nếu như bạn không thật sự chú ý đến điều này.
Bạn không còn thời gian cho việc khác
Có phải bạn không thể sắp xếp được thời gian cho những cuộc hẹn ngoài giờ làm? Bao lâu rồi bạn không gặp gỡ bạn bè, người thân? Hoặc đơn giản là một buổi tối thư giãn của riêng bạn? Hay những gì bạn trải qua dạo gần đây là những lần “OT” liên tiếp, những đêm chong đèn cặm cụi vì mang việc về nhà? Mỗi người luôn có 24h như nhau. Đã khi nào bạn tự hỏi tại sao cùng một khối lượng công việc nhiều như thế, nhưng “cấp trên” của bạn vẫn ung dung thong thả xếp lịch hẹn ăn tối cùng mọi người còn bạn thì bó tay? Có thể nguyên nhân không đến từ số lượng công việc mà ở cách bạn sắp xếp thời gian cho những gì bạn đang làm.
Bạn không an tâm khi giao việc cho người khác
Bạn đã là lãnh đạo của một đội ngũ nhỏ trong công ty. Thế nhưng, dường như bạn đang đóng cả hai vai – nhân viên và lãnh đạo nhóm. Trong khi cấp dưới chẳng có gì để làm còn bạn thì ôm đồm quá nhiều thứ trên vai. Nguyên nhân nằm ở việc bạn không thể an tâm khi giao việc cho bất kỳ một ai khác. Bạn thà làm tất cả mọi thứ từ A đến Z để đảm bảo mọi việc diễn ra đúng như kế hoạch của bạn. Đây vừa là một “căn bệnh” vừa khiến bạn phải gánh nhiều việc hơn, vừa khiến cấp dưới cảm thấy chán nản khi họ không thể có được sự tin tưởng từ bạn.
Nếu như bạn có đầy đủ tất cả các triệu chứng trên, có lẽ đã đến lúc bạn nên xem lại cách làm việc của mình. Khối lượng công việc nhiều hay ít là thứ bạn không thể kiểm soát nhưng nếu biết cách để điều chỉnh và xử lí chúng, bạn vẫn sẽ luôn cảm thấy nhẹ nhàng và thoải mái mỗi ngày. Dưới đây là những mẹo nhỏ dành cho bạn:
1. Sắp xếp kế hoạch phân bổ công việc
Thay vì đụng đâu làm đấy và dẫn đến việc quá tải, bạn nên ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc của mình theo thời gian và mức độ quan trọng của mỗi nhiệm vụ. Đây là cách hiệu quả để đảm bảo rằng bạn luôn hoàn thành bất kỳ “deadline” nào. Nếu nhiệm vụ này chưa quan trọng, bạn có thể dời qua hôm sau để tập trung làm những gì gấp gáp hoặc trọng yếu nhất. Việc lên danh sách những việc bạn cần làm trong ngày sẽ không bao giờ là thừa. Khi làm như thế, bạn sẽ luôn biết những gì bạn phải làm và luôn đảm bảo một ngày của bạn không bao giờ “chệch đường ray” chỉ vì công việc phát sinh hoặc tồn đọng.
2. Tập trung vào công việc quan trọng
Nếu bạn dành đến 60% thời gian trong ngày chỉ để soạn và trả lời mail, điện thoại với khách hàng, photo giấy tờ, giải quyết những chuyện lặt vặt thì bạn sẽ đào đâu ra thời gian để xử lí những nhiệm vụ quan trọng hơn? Dù bạn có hoàn thành tốt hoặc nhanh chóng những việc vặt này, nhưng sếp lại không thể khen thưởng bạn chỉ vì bạn hoàn thành chúng. Những việc vặt không thể mang lại cho bạn lợi ích lớn lao. Thay vào đó, bạn nên học cách chọn lựa ngay top 3 việc quan trọng nhất cần xử lí trong ngày, và cố gắng hoàn thành từ trên xuống để không tồn đọng qua hôm sau.
2. Thư giãn khi cần thiết
So với một người làm tù tì từ sáng đến tối, một người kết hợp giữa nghỉ ngơi và làm việc xen kẽ sẽ có nhiều năng lượng để bắt đầu ngày mới hiệu quả hơn. Sức khỏe là vàng. Do đó, đừng bao giờ chủ quan và xây dựng tâm lý “cố làm nốt cho xong” mỗi ngày. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sức khỏe của bạn nếu tích tụ lâu dài. Dành ra khoảng 10 phút tản bộ ngoài văn phòng, order đồ ăn vặt cùng đồng nghiệp, một giấc ngủ ngắn khaorng 10 phút hoặc thư giãn đầu óc với một bản nhạc nhẹ sẽ giúp bạn cảm thấy sảng khoái, minh mẫn hơn để bắt tay vào khung giờ làm việc buổi chiều.
3. Chủ động phân chia công việc hợp lí
Thay vì dồn mọi công việc vào bản thân, bạn nên học cách phân chia khối lượng công việc cho cấp dưới hoặc tìm kiếm sự giúp đỡ từ các đồng nghiệp. Tất nhiên sẽ chẳng có ai từ chối khi họ thấy bạn đang gánh một khối lượng lớn công việc. Đây cũng là một cách giúp bạn nâng cao hiệu quả làm việc và phối hợp nhịp nhàng với mọi người xung quanh. Hãy dành thời gian suy nghĩ xem bạn có thể làm tốt việc gì, những việc nào bạn cần hỗ trợ hoặc ai sẽ là lựa chọn xuất sắc cho nhiệm vụ này. Khi biết cách chia nhỏ khối lượng công việc, bạn sẽ có nhiều thời gian để tập trung hơn vào những gì trọng yếu.
4. Trò chuyện với sếp nếu cần
Nếu như bạn đã áp dụng mọi biện pháp nhưng bất thành, có lẽ đã đến lúc bạn nên có một buổi nói chuyện nghiêm túc với cấp trên của mình. Hãy trao đổi thẳng thắn với sếp vấn đề bạn đang gặp phải và tìm kiếm sự hỗ trợ từ sếp. Tuy nhiên, đừng vội tiếp cận sếp của bạn với những lời than vãn và chỉ trích vì công việc quá nhiều. Hãy nhẹ nhàng chỉ ra lí do vì sao bạn không thể “cân” hết mọi việc, điều này ảnh hưởng đến hiệu suất chung như thế nào, và quan trọng hết, hãy luôn đi kèm với giải pháp. Bạn có thể yêu cầu sếp tìm cho bạn một nhân viên hoặc cộng sự để cùng bạn đảm nhận công việc, hoặc phân chia việc bớt cho những đội nhóm khác. Khi bạn đưa ra vấn đề kèm giải pháp, cấp trên sẽ lắng nghe và xử lí tình huống của bạn nhanh gọn hơn rất nhiều.
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
