Tất cả họ đều bị khiển trách vì những hành vi không đúng mực, khiến cho mọi thứ ở văn phòng trở nên vô cùng lộn xộn. Không một ai trong số họ bị đuổi việc, mặc dù họ đã vi phạm nghiêm trọng quy định, chính sách và cả những mong đợi của công ty cho hành vi ứng xử của mình. Vậy nhà quản lý cần làm gì để trở thành người “cầm cương” trong những tình huống oái ăm này?
Bỏ qua những hành vi xấu
Cơn phẫn nộ, tâm trạng xấu, tính cách bất thường hay thậm chí là những vấn đề về mặt tâm lý như trầm cảm đều là nguyên nhân khiến nhân viên hành xử theo cảm tính; gây nhiều thiệt hại cho công việc, đồng nghiệp và cả một tổ chức công ty. Có những người ít khi hành xử như vậy, nhưng cũng có những người mức độ biểu hiện lại rất thường xuyên.
Những hành vi không đúng mực của họ dù là xảy ra thường xuyên và gây ra nhiều thiệt hại, họ cũng có khả năng không bị khiển trách. Vì sao ư? Sự khác biệt chính là nằm ở biểu hiện trong công việc của chính họ.
Khi nào nhà quản lý có thể bỏ qua những nhân viên sai phạm?
Muốn quản lý tốt các cuộc mâu thuẫn, yêu cầu bạn cần phải thật kiên nhẫn và biết cách đưa ra những chỉ dẫn rõ ràng, minh bạch. Ngoài ra, bạn cần phải có óc phán đoán tinh tường khi đánh giá mức độ biểu hiện trong công việc của một cá nhân nào đó.
Những nhân viên được đề cập ở trên không bị trách phạt vì họ mang lại nhiều giá trị cho công ty. Mỗi người trong số họ đều làm việc chăm chỉ, có năng suất làm việc cao hơn mức trung bình. Hoặc là họ có các mối quan hệ tốt, đem lại nhiều giá trị khác cho công ty nhờ vào các thành tích của mình.
Đó là lí do tại sao họ không bị truy cứu trách nhiệm. Nhưng sẽ không có lần sau. Và nếu cứ tái diễn, có thể các nhà lãnh đạo sẽ không còn quá dễ dàng mà bỏ qua như trước nữa.
Nếu nhân viên vẫn còn giúp ích được cho công ty…
Nếu một nhân viên đem lại nhiều lợi nhuận cho công ty cao hơn mức phí tổn, những sai phạm của họ sẽ được tha thứ. Nhưng khi các hành vi xấu trở nên quá thường xuyên, phí tổn lúc này lại cao hơn lợi nhuận. Vào thời điểm đó, đã đến lúc các nhà quản lý nên quyết định xem liệu có nên cho nhân viên một cơ hội cuối cùng không, hay phải nói lời tạm biệt.
Việc xử trí những mâu thuẫn sẽ dựa trên loại tổn thất nào đang tồn tại. Một nhân viên phòng khách hàng luôn tỏ ra thiếu thân thiện với đồng nghiệp nhưng luôn đứng đầu trong trong các chỉ tiêu bán hàng – một bài toán khó cho các nhà quản lý liệu có nên sa thải người này hay không.
Một nhân viên kế toán có khả năng hoàn thành rất tốt các báo cáo tài chính, nhưng lại luôn tranh cãi với các đồng nghiệp khác – đây cũng là một trường hợp vô cùng khó khăn cho các nhà quản lý khi đưa ra quyết định của mình.
Tất cả các ví dụ trên đều đi đến một kết luận. Trong nhiều trường hợp, thành tích trong công việc của nhân viên quan trọng hơn rất nhiều đối với công ty, cho dù là họ đang có biểu hiện hành vi xấu như thế nào.
Bài học cho các nhà quản lý
Nếu các chuỗi sự kiện không hay xảy ra với mức độ đặc biệt nghiêm trọng, một nhà lãnh đạo giỏi sẽ biết cách đưa ra nhiều lời cảnh báo hay lời khuyên cho những cá nhân nào đang gặp rắc rối.
Dưới đây là các phương pháp mà các tập đoàn lớn đã áp dụng khi xử lí các loại tình huống như trên. Tuy các phương pháp này chỉ mang tính liệt kê, nhưng bạn phải biết cách xử trí sao cho hợp tình hợp lí dựa vào mức độ nghiêm trọng của từng trường hợp khác nhau nhé!
- Tình huống rủi ro lần đầu xảy ra: Cảnh báo đơn giản bằng lời nói.
- Lần thứ hai: Cảnh báo bằng lời, cộng với lưu ý rằng nếu có lần sau sẽ được cảnh cáo bằng văn bản giấy tờ.
- Lần thứ ba: Cảnh báo bằng văn bản về kiểu hành vi và có đề cập đến lời cảnh báo từ trước trong hồ sơ cá nhân của nhân viên.
- Lần thứ tư: Cảnh báo bằng văn bản rằng nếu tái diễn sẽ dẫn đến thôi việc.
- Lần thứ năm: Cho nhân viên thôi việc.
Khi nào bộ phận nhân sự được can thiệp?
Hãy để bộ phận nhân sự can thiệp vào chậm nhất là bước thứ ba. Hãy chắc rằng bên nhân sự nhận được một bản copy giấy cảnh báo để tiến hành kiểm tra theo pháp luật. Nếu công ty muốn đề nghị tư vấn từ dịch vụ bên ngoài nhằm đảm bảo lợi ích, hãy hỏi xem nếu nhân viên đồng ý đăng ký tham dự hay không.
Đối với hầu hết những nhân viên nỗ lực, thì chỉ cần nhắc nhở bằng lời là đã đủ rồi. Một người quản lý giỏi nên chú trọng vào hành vi ứng xử của người nhân viên ấy, nhằm giúp cho cuộc trò chuyện trở nên khả quan hơn. Dù vậy, theo tự nhiên họ sẽ vẫn rất phòng thủ hay hành động theo theo chủ nghĩa duy lý. Nếu họ vẫn cứ khăng khăng tranh cãi sau khi đã bị nhắc nhở bằng lời từ hai đến ba lần, thì đã đến lúc bạn nên truyền đạt ý kiến của mình qua một văn bản giấy tờ hẳn hoi rồi đấy!
Và nếu họ vẫn một mực chống đối sau tờ cảnh báo, thì lúc này có lẽ họ không còn xứng đáng để bạn phải hao tốn công sức nữa. Các nhà quản lý dành ra nhiều thời giờ và nỗ lực cứu giúp chỉ khi nào nhân viên tự kiểm điểm bản thân mình và đóng góp giá trị cho công ty hoặc tổ chức. Một khi sự quản lý mâu thuẫn gây ra quá nhiều phí tổn, vượt cả mức lợi nhuận – thì đã đến lúc bạn nên có những hành động dứt khoát hơn!
Bài học cho nhân viên
Toàn bộ quá trình của những lời khiển trách chính thức được đưa ra, chính là phép thử cho tính cách của nhân viên. Nó sẽ tiết lộ mức độ lý tính, khả năng phòng vệ, tư tưởng cởi mở hay thái độ thiếu thân thiện đối với bộ máy quản lý của công ty.
Những nhân viên nào có phản ứng tồi tệ nhất sẽ bị loại bỏ ra khỏi “cuộc chơi” mà thôi.
Các nhà quản lý sẽ không tốn quá nhiều thời gian và công sức cho quá trình khuyên nhủ được diễn ra mà không đem lại lợi ích gì cho công ty. Dù cho bạn – với tư cách là nhân viên, có nói rằng quản lý đang hoàn toàn sai lầm, thì cũng chỉ vô ích mà thôi. Vì thế, đừng cố chống đối lại khi được nhắc nhở hay khiển trách vì những việc mình làm.
Cách để nhân viên giành lại quyết tâm
Một cách thông minh nhằm tiếp cận nhân viên đang gặp rắc rối, đó là biết thể hiện sự quan tâm và trò chuyện có chừng mực với càng ít ngôn từ càng tốt. Tuy nhiên, bạn vẫn phải tỏ ra không đồng ý với bất kì lỗi lầm nào thiếu cơ sở thực tế – đi kèm với một phong thái bình tĩnh và vô cùng tôn trọng đối phương. Sau đó, quay trở lại công việc với quyết tâm theo đuổi những thành tích cao và hành vi ứng xử đẹp mắt nhất.
Các nhà quản lý thường sẽ tha thứ và quên đi lỗi lầm mà nhân viên tốt đã từng gây ra. Nhân viên tận tụy cũng nhận ra rằng không ai là hoàn hảo cả. Họ cũng sẽ tha thứ và “làm mới” bản thân giống như cách mà các nhà quản lý làm vậy. Vì cuối cùng, dù là nhân viên cấp trên hay cấp dưới, ai cũng là con người, và cũng đều có ưu khuyết điểm của bản thân mình mà thôi.
>>Xem thêm bài viết: Suốt 20 năm tuyển dụng người tài, tôi loại ngay những bản CV có chứa mục lỗi thời này, tuy nhiên nó dường như quá phổ biến!
— HR Insider/Theo Medium—
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
