Hôm nay, HR Insider sẽ giới thiệu đến các bạn 18 phím tắt Powerpoint hữu hiệu nhất để bạn tiết kiệm thật nhiều thời gian khi làm bài.
Tạo slide mới trong chớp mắt
Trước khi biết mẹo dưới đây, để tạo slide mới, thường bấm chuột phải rồi chọn “New Slide”, rất là mất công. Từ khi biết bí kíp này, không bao giờ đụng đến chuột khi làm thao tác này nữa.
- Ctrl + M: Tạo slide mới
- Ctrl + D: Copy slide sẵn có (duplicate) thành slide mới
Tránh gây xao nhãng khi thuyết trình
Khi thuyết trình, có đôi khi bạn muốn người nghe chỉ chú ý nhìn mình, thay vì nhìn slide trên powerpoint. Để tránh gây xao nhãng cho người nghe trong tình huống này, bạn hãy dùng những phím tắt Powerpoint sau khi đang trình chiếu:
- Phím B: Chuyển màn hình trình chiếu sang màu đen
- Phím W: Chuyển màn hình trình chiếu sang màu trắng
Viết vẽ lên màn hình trình chiếu
Nhiều khi bạn muốn trực tiếp tương tác lên slide thuyết trình bằng cách khoanh tròn những con số quan trọng chẳng hạn, bạn thường hay click chuột phải vô màn hình và chọn “Pointer Option” rồi chọn “Pen” đúng không. Lâu lắm, thử làm những phím tắt sau nhé:
- Ctrl + P: Biến con trỏ thành viết để vẽ lên màn hình chiếu
- Ctrl + E: Biến con trỏ thành cục tẩy để xóa những nét vừa vẽ
Bật màn hình trình chiếu
À quên nữa, nãy giờ chỉ cho bạn những phím tắt khi bạn đã bật màn hình chiếu lên rồi, mà không biết là bạn đã biết cách dùng phím tắt cho việc này hay chưa. Nút trình chiếu có sẵn trên màn hình rồi, nhưng ở góc phải, nhỏ xíu, bạn phải mất công tìm vào rồi click đúng chỗ nó mới lên. Thử những phím sau nhé:
- F5: Bắt đầu màn hình trình chiếu ngay từ đầu
- Shift F5: Bắt đầu màn hình trình chiếu ngay slide đang mở hiện tại
Di chuyển slide một cách nhanh chóng
Các bạn có để ý sau khi xong bài thuyết trình, đến phần hỏi đáp, khán giả thường hỏi ở những slide nào đó bất kỳ. Thế là bạn phải thoát màn hình trình chiếu ra, rồi rê chuột đến slide đó, và mở lên lại. Bạn thử làm cách chuyên nghiệp hơn sau đây thử xem nhé:
- 1 + Enter: Trở lại slide mở đầu
- Số thứ tự slide + Enter: Trở lại slide với số thứ tự tương ứng (với điều kiện bạn phải nhớ slide là slide số bao nhiêu)
Cân chỉnh các ký tự nhanh hơn
Nhiều khi bạn đã chọn kích cỡ chữ (font size) rồi, sau đó mới type ra thì thấy sao mà nhỏ/to quá. Vậy là bạn phải bỏ bàn phím ra, chụp lấy con chuột để chỉnh cỡ chữ trên thanh công cụ.
Hay là nhiều khi bạn chọn type loại chữ viết thường hết, viết xong rồi mới thấy chữ in hoa hết thì đẹp hơn. Vậy là bạn phải xóa hết, xong ấn phím Caps Lock và viết lại từ đầu.
Đừng phí thời gian như vậy nữa. Hãy thực hiện những thao tác sau nhé:
- Ctrl + Shift + >: Tăng kích cỡ chữ
- Ctrl + Shift + <: Giảm kích cỡ chữ
- Shift + F3: Chuyển chữ thường thành chữ in hoa
Canh lề trái phải trong một nốt nhạc
Giờ đây bạn không cần phải rê chuột lên thanh công cụ và chọn cách canh lề phù hợp nữa. Hãy thử những tổ hợp phím sau để tiết kiệm thời gian nhé:
- Ctrl + E: Canh giữa
- Ctrl + L: Canh trái
- Ctrl + R: Canh phải
- Ctrl + J: Canh đều
Phím redo huyền thoại
Phím Ctrl + Z (undo) để quay ngược lại thao tác trước đó đã làm thôi. Xong nhiều khi undo lại rồi mới biết hóa ra cái mới còn đẹp hơn cái cũ. Vậy là phải rê chuột lên thanh công cụ và tìm phím redo. Bạn sẽ không cần phải làm như vậy nữa với phím tắt sau đây:
- Ctrl + Z: Undo
- Ctrl + Y: Redo
Với những phím tắt sau đây, hy vọng bạn sẽ trở thành “anh hùng bàn phím” trong văn phòng nhé.
— HR Insider —
Tìm kiếm ngay các cơ hội việc làm hấp dẫn ngay hôm nay tại vietnamworks.com
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
