Mỗi ngày, chúng ta chỉ có quỹ thời gian là 24 giờ cho mọi sinh hoạt và công việc. Áp lực công việc không ngừng tăng lên, trong khi năng lực của mỗi người đều có giới hạn. Việc vật lộn với mớ công việc như vậy khiến cho bạn kiệt sức, căng thẳng, giảm năng suất và cuộc sống trở nên mệt mỏi. Vì vậy, chúng ta cần có kế hoạch quản lý công việc một cách hiệu quả.
Bạn có biết, khi làm nhiều việc một lúc thì trung bình chúng ta mất đi 40% nỗ lực cho việc chuyển giao qua lại giữa các công việc. Con số này sẽ tăng lên nếu số lượng công việc ngày càng nhiều hơn. Nếu làm việc mà không có kế hoạch thì thông thường 80% nỗ lực của bạn chỉ mang lại 20% kết quả có giá trị.
Bạn thường mất nhiều thời gian cho việc nghĩ xem sẽ phải làm gì tiếp theo. Hay có quá nhiều việc bạn làm mà thiếu tập trung, thiếu hiệu quả.
Dưới đây là 5 cách bạn nên áp dụng để quản lý công việc một cách hiệu quả:
1/ Trực quan hóa công việc trong quản lý công việc
Trực quan hóa công việc có nghĩa là chúng ta ghi ra hết tất cả các công việc bạn cần làm. Việc này sẽ giúp bạn giải phóng đầu óc bạn khi phải ghi nhớ những việc bạn cần làm. Giúp bạn tập trung hơn vào giải quyết vấn đề.
Ngoài ra, có một danh sách rõ ràng cũng giúp bạn lựa chọn và thực hiện công việc nào trước công việc nào sau. Từ đó, nâng cao được hiệu quả làm việc.
2/ Hoàn thành công việc đúng lúc
Bạn đã từng ước: “Mình chỉ cần thêm một chút thời gian là hoàn thành được dự án”? Bạn đã bao giờ suy xét xin gia hạn nộp báo cáo?
Nhưng như bạn đã biết, thời gian chính là thứ xa xỉ bậc nhất mà chúng ta từng biết. Chẳng có ai có thể mua nổi thời gian dù có bao nhiêu tiền đi chăng nữa.
Có ai đó đã từng nói: “Nếu bạn muốn làm xong được việc gì, hãy giao nó cho một người biết quản lý thời gian”. Bởi người biết quản lý thời gian sẽ biết cách sắp xếp và quản lý công việc của mình. Họ biết công việc nào nên ưu tiên làm trước. Đó chính là phương thức giúp họ hoàn thành công việc đúng hạn.
Thông thường, những người không biết quản lý công việc thường đặt mình vào trạng thái: “Việc này chưa xong việc khác đã tới”. Ngược lại, những người biết cách quản lý thời gian và công việc thì luôn lên kế hoạch trước cho những việc sẽ làm. Và nắm rõ họ sẽ dành bao nhiêu thời gian cho từng công việc.
Bí quyết ở đây đó là bạn hãy trả lời cho bản thân câu hỏi: “Mất bao lâu để hoàn thành công việc này?” Và thực hiện nó một cách nghiêm túc. Bạn sẽ thấy mình làm việc thật sự hiệu quả.
3/ Tạo cho bản thân những thói quen
Con người là nô lệ của thói quen, và thói quen thì có cả thói quen xấu và thói quen tốt. Thói quen tốt là nền tảng của sự thành công, giàu có và đồng thời còn giúp bạn tiết kiệm được một nửa thời gian trong ngày của mình.
Sự khác biệt giữa những người thành công và người bình thường nằm ở chính những thói quen hàng ngày. Nói cách khác, người thành công có rất nhiều thói quen tốt và cực kỳ ít thói xấu. Những thói quen xấu sẽ gây ảnh hưởng khá lớn đến việc quản lý công việc của bạn.
Nếu bạn phải quay trở vào nhà, chỉ vì lỡ quên sạc, điện thoại, chìa khóa xe thì có lẽ đây là lúc bạn nên sắm ngay cho mình một quyển sổ ghi chú nhỏ để checklist mọi thứ.
Người thành đạt luôn biết mình cần làm gì để đảm bảo mọi công việc của họ luôn chuẩn. Và có thể chủ động về thời gian.
4/ Không ôm đồm công việc – quản lý công việc
Bạn có đang bị lầm tưởng rằng mình quá đa di năng. Trong thời buổi khi mà ngày dường như đang ngắn lại mà lượng công việc mỗi lúc một nhiều thêm, có vẻ như dồn hàng đống nhiệm vụ vào một lúc để hoàn thành nghe có vẻ thiết thực. Nhưng khi chiêm nghiệm lại tất cả, cách đó có thật sự giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả và tiết kiệm được thời gian?
Sẽ rất hiếm khi bạn nghe được từ một người biết quản lý công việc những câu đại loại như: “Làm thêm một chút nữa”,… Sự thật của việc ôm đồm quá nhiều việc sẽ khiến bạn đi chệch khỏi quỹ đạo làm việc.
Vì thế hãy hoàn thành công việc này rồi hãy làm tới công việc tiếp theo. Bởi cuối cùng, người quản lý sẽ đánh giá bạn qua chất lượng công việc chứ không phải qua số lượng công việc.
5/ Luôn có thời gian dự phòng cho mỗi công việc
Chúng ta thường dành 8-10 tiếng/ ngày cho công việc, học tập, các hoạt động xã hội và các hoạt động khác. Tuy nhiên, đây chỉ là những con số trên lý thuyết. Trên thực tế, không phải lúc nào bạn cũng sẽ làm đúng thời gian đã đề ra.
Vì thế, hãy dành ra một khoảng thời gian nhỏ để đề phòng trường hợp bạn phải tốn nhiều thời gian hơn so với dự kiến. Sự linh hoạt sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Trên đây là 5 cách giúp bạn quản lý công việc một cách hiệu quả. Chúc bạn luôn thành công trong công việc và cuộc sống.
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
