Trong cuộc sống, mỗi người đều có rất nhiều công việc nhưng ai cũng chỉ có 24 giờ một ngày. Vậy làm sao để sắp xếp công việc hiệu quả? Làm sao để không cảm thấy thời gian trôi qua vô nghĩa? Dưới đây là 5 mẹo nhỏ giúp bạn quản lý thời gian và công việc một cách tốt nhất!
1. Liệt kê và sắp xếp công việc
Trong cuộc sống của mỗi người có rất rất nhiều công việc khác nhau. Sẽ có những công việc quan trọng hơn, cấp bách hơn những việc còn lại.
Mình sẽ chia công việc thành 4 loại như sau:
- Công việc không quan trọng, không cấp bách. Thường là những công việc bạn vẫn làm hàng ngày
- Quan trọng, nhưng không cấp bách. Thường là những công việc có trong kế hoạch, phát triển chiến lược
- Quan trọng và cấp bách. Là những công việc xảy ra đột xuất, hoặc do lười biếng nhưng lại sắp tới deadline
- Không quan trọng nhưng cấp bách. Ví dụ như nghe điện thoại, hoặc công việc do người khác nhờ vả,…
Bạn hãy viết ra giấy và phân loại, sắp xếp công việc dựa theo 4 loại trên hoặc dựa vào thời gian mà bạn dành cho công việc. Việc viết ra giấy bạn có thể giảm tải cho não rất nhiều. Bạn có thể đánh số từng công việc theo thứ tự thực hiện công việc.
Hoặc bạn cũng có thể chia công việc theo độ lớn và thời gian giải quyết công việc từ ít tới nhiều, từ nhỏ tới lớn.
Và nên nhớ, hãy đặt deadline cho mỗi công việc trên và thực hiện đúng theo kế hoạch mà bạn đặt ra.
2. Dẹp bỏ những thứ gây xao nhãng
Trước khi bạn bắt đầu một công việc nào đó, hãy dẹp bỏ những đồ dùng có thể khiến bạn không thể tập trung. Ví dụ như điện thoại, máy tính bảng, thậm chí là laptop nếu như công việc của bạn không cần thiết đến chúng,… Hoặc bất cứ thứ gì có thể phát ra âm thanh. Hãy cất chúng vào nơi nào đó.
Đó là những thứ gây phiền toái nhất, nguy hiểm nhất. Chúng giết chết sự tập trung của các bạn. Sở dĩ có những bạn làm việc 8 tiếng – 10 tiếng đồng hồ trong 1 ngày nhưng vẫn cảm thấy không đủ thời gian. Chính là vì các bạn này cứ làm việc khoảng 5 phút check mail, chat facebook, nghe nhạc,…
Khi mà não chúng ta muốn làm việc tốt thì chúng cần một khoảng thời gian đủ dài khoảng trên 10 phút để nó tập trung và đi theo một vấn đề đang cần giải quyết.
Như vậy, nếu như sự tập trung của bạn mới chỉ khởi động mà đã bị xao nhãng bởi những thứ xung quanh. Thì thật vô ích và tốn thời gian.
Vì vậy, hãy cách ly những thứ gây sao nhãng. Bạn sẽ chẳng làm được gì nếu như bị ảnh hưởng quá nhiều bởi những thứ xung quanh. Và chắc chắn khi bạn có thể tập trung làm việc thì hiệu suất làm việc của bạn cực kỳ cao.
3. Nói không với những điều không cần thiết
Đây là điều mà khiến rất nhiều người tốn thời gian và tiền bạc, thậm chí là tinh thần. Nếu như bạn nói đồng ý quá nhiều, thì người khác sẽ liên tục nhờ vả bạn những thứ không cần thiết. Hoặc là những lúc bạn không sẵn sàng có thể giúp đỡ.
Và đương nhiên, ngoài việc nói không với những lời nhờ vả. Thì bạn hãy nói không với những lời tiêu cực khác như những suy nghĩ của người khác về bạn, những comment tiêu cực, những mối quan hệ không tốt,…
Nếu bạn thực sự yêu thương bản thân thì hãy từ chối những thứ không cần thiết và dành thời gian cho những việc có ích và tốt cho bản thân mình.
4. Sử dụng công cụ hỗ trợ sắp xếp công việc
Các bạn hoàn toàn có thể sử dụng một số công cụ hỗ trợ cho việc sắp xếp công việc cũng như quản lý thời gian hàng ngày.
Bạn có thể sử dụng những note nhắc nhở trên điện thoại, trên lịch hay laptop của mình để ghi lại những công việc cần thực hiện. Hãy chia thời gian đủ để thực hiện công việc một cách nhanh nhất.
Bạn cần phải làm việc khoa học và thông minh hơn. Hãy sắp xếp chúng theo một trình tự thực hiện thay vì không bao giờ thay đổi cách làm việc kém hiệu quả của mình.
5. Kỷ luật bản thân
Nếu muốn quản lý thời gian một cách hiệu quả thì không có một cách nào có thể thay thế việc đưa bản thân vào kỷ luật. Không có một bí mật nào hay là cánh cửa đi tắt nào có thể đưa bạn tới thành công.
Bạn có thể biết được tất cả những phương pháp sắp xếp công việc và quản lý thời gian hiệu quả. Nhưng nếu bạn không thể kỷ luật bản thân thì mọi thứ đều trở nên vô nghĩa.
Việc đưa bản thân vào kỷ luật là việc mà tất cả mọi người đều phải thực hiện nếu muốn làm việc hiệu quả. Nhưng cần làm từng bước một và đó là một quá trình rèn luyện khá dài thì bạn mới có thể làm quen được. Nhưng hãy cố gắng và hướng đến mục tiêu bạn thật sự mong muốn đạt được.
Bài viết đã đưa ra một số cách giúp bạn quản lý thời gian và sắp xếp công việc một cách hiệu quả. Hy vọng có thể giúp ích bạn trong cuộc sống!
— HR Insider —
VietnamWorks.com – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
