Tips xử lý thông minh khi có nhiều việc cùng một lúc

Lượt Xem 2 K

Copylink

Nội Dung Bài Viết

1. Lập thời gian biểu rõ ràng

Trước khi bắt tay vào làm việc, bạn hãy lập sẵn “to-do-list” (những việc cần hoàn thành). “To-do-list” sẽ nhắc bạn cần phải làm gì và nên phân bổ thời gian như thế nào cho từng việc sao cho hợp lý. Từ đó, bạn lần lượt hoàn thành những việc này để từng bước đạt được các mục tiêu từ công việc hằng ngày đến những kế hoạch trong tương lai đấy.

2. Sắp xếp công việc hàng ngày dựa trên tầm quan trọng và tính khẩn cấp

Một trong những bí kíp tận dụng thời gian thành công chính là quyết định phân bổ thời gian sao cho hiệu quả dựa trên mức độ ưu tiên của công việc. Bạn có thể phân bổ công việc dựa trên Nguyên tắc Khẩn cấp/Quan trọng của Eisenhower như sau:

Quan trọng và khẩn cấp – đây là những việc cần làm ngay. Ví dụ: trả lời các email công việc ảnh hưởng đến tiến độ dự án, hay làm báo cáo cho cuộc họp sắp tới với sếp.
Quan trọng, nhưng không khẩn cấp – những việc này có thể để dành vào buổi tối, sau giờ làm. Ví dụ: đọc một chương sách chuyên ngành hay tập thể dục.
Khẩn cấp nhưng không quan trọng – bạn cần tìm hiểu xem việc này có thể sắp xếp lại thời gian hoặc uỷ nhiệm cho người khác. Nhóm việc này bao gồm những việc bên ngoài nhiệm vụ chính hoặc ngoài chuyên môn của bạn trong phòng ban.
Không quan trọng, không khẩn cấp – thường là những việc giải trí, không ảnh hưởng lớn đến chặng đường phát triển cá nhân và sự nghiệp của bạn. Ví dụ: xem bộ phim mới ra, nghiên cứu mua điện thoại mới.

3. Thực hiện những việc quan trọng vào buổi sáng

Buổi sáng thường là lúc chúng ta nhiều năng lượng nhất với đầu óc minh mẫn và tinh thần sảng khoái nhất. Vì vậy hãy dành những giờ đầu tiên trong ngày để hoàn thành các công việc quan trọng nhằm đạt kết quả tốt nhất. Các công việc bạn nên làm vào buổi sáng là sắp xếp các cuộc họp thảo luận ý tưởng với đồng nghiệp, đàm phán hay thỏa thuận với đối tác, lên ngân sách dự trù cho dự án sắp tới…

4. Tìm ra khung “giờ vàng” của bản thân

Mỗi người sẽ có một khung thời gian làm việc hiệu quả hơn hẳn các khung giờ khác. Có người tập trung tốt nhất vào buổi sáng, có người là tầm 3-4 giờ chiều; lại có người thấy mình tỉnh táo nhất khi làm việc vào giờ ăn trưa trong văn phòng yên tĩnh. Hãy quan sát hiệu quả làm việc của bản thân vào từng khung giờ khác nhau trong ngày để tìm ra “giờ vàng” của mình. Sau đó bạn hãy cố gắng sắp xếp làm những việc cần sự tập trung, tỉnh táo, sáng tạo nhất vào khung giờ này.

5. Không dành dù chỉ 1 phút để đọc thông báo từ mạng xã hội

Lúc làm việc thì nên tắt mạng xã hội (trừ khi đó là một phần của công việc). Chuyện kiểm tra lượt thích hay bình luận của bạn bè sẽ gây ảnh hưởng đến công việc, bạn chỉ nên thực hiện điều này vào giờ nghỉ. Bạn chắc chắn sẽ không thể nào tập trung làm việc khi mà Facebook, Instagram liên tục gửi thông báo mời gọi sự chú ý của bạn.

6. Lên lịch trả lời email

Việc trả lời email ngay tức khắc sẽ ngắt mạch suy nghĩ khi bạn đang làm dở bản báo cáo hay suy nghĩ ý tưởng cho bài viết. Mỗi ngày làm việc, bạn chỉ nên kiểm tra và trả lời email khoảng 4-6 lần. Bạn có thể đặt ra thời gian trả lời mail cố định (9 giờ sáng, 11 giờ sáng, 3 giờ chiều, 5 giờ chiều) hoặc trả lời email mỗi hai tiếng một lần. Sau khi bạn giải quyết xong các email đó, hãy thoát khỏi hộp thư để không bị email mới làm phiền trong lúc tập trung làm các việc khác. Nếu đồng nghiệp hay đối tác có việc gấp cần sự hỗ trợ của bạn thì họ sẽ nhắn tin hay gọi điện thoại.

7. Tập thể dục hoặc thiền

Tập thể dục hay thiền không chỉ tốt cho sức khỏe và trí não, mà còn là cách để bạn tăng khả năng tập trung của mình. Nếu có thể thì bạn nên sắp xếp rèn luyện vào buổi sáng để khởi động ngày mới. Còn nếu thời gian biểu không cho phép, bạn có thể tập vào chiều tối và cuối tuần. Chỉ cần tối thiểu 30 phút mỗi ngày, bạn sẽ cảm thấy tinh thần tỉnh táo và sảng khoái hơn rất nhiều, nhờ đó giảm bớt tình trạng căng thẳng kéo dài.

8. Tìm kiếm nguồn cảm hứng cho những lúc cạn kiệt ý tưởng

Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, cứ mỗi 52 phút tập trung, bạn sẽ cần khoảng 17 phút để nghỉ ngơi và lấy lại năng lượng. Tất nhiên, trong thực tế chẳng phải ai cũng có thể thảnh thơi và tự do như vậy, nhưng bạn vẫn nên sắp xếp để xả hơi một quãng ngắn sau khi hoàn thành một phần nhỏ công việc. Cơ thể và trí não chúng ta giống như một cái máy, nếu bạn cứ làm việc mà không nghỉ ngơi hợp lý sẽ dẫn đến việc quá tải và giảm năng suất làm việc.

Khi cảm thấy đầu óc trống trơn, thay vì ép bản thân phải tiếp tục, bạn nên dành 10 đến 15 phút nghe nhạc thư giãn, đọc vài trang sách, hoặc lên YouTube tìm kiếm các video về đề tài liên quan đến công việc hoặc sở thích để tìm cảm hứng. Những giây phút nghỉ ngơi này sẽ kích thích trí sáng tạo của bạn, giúp tăng hiệu quả công việc.

9. Sắp xếp gọn gàng góc làm việc

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng một bàn làm việc bề bộn sẽ dễ làm cho chúng ta xao nhãng, mất tập trung. Và khi mất tập trung thì chúng ta sẽ tiêu hao nhiều thời gian hơn để hoàn thành một công việc, hoặc tệ hơn là chúng ta sẽ không thể làm xong việc. Vì vậy, hãy xắn tay áo lên và sắp xếp lại góc làm việc của bạn: Dọn dẹp các ngăn kéo, xem món đồ hay giấy tờ nào không cần thiết thì huỷ đi, phân loại các tập hồ sơ và cất gọn vào tủ, dọn trống mặt bàn và thanh lý ngay những món đồ trang trí rườm rà không cần thiết.

Việc phải xử lý nhiều công việc trong cùng một thời điểm không phải là tình trạng hiếm gặp, nhất là trong giai đoạn cuối năm. Để không bị bối rối dẫn đến trễ thời hạn hay giảm hiệu quả công việc, bạn hãy thử thực hiện những cách kể trên nhé.