Virtual Assistant là gì?
Virtual Assistant là gì? Virtual Assistant chính là thuật ngữ để chỉ nhân viên ảo, thường được thuê bởi các doanh nghiệp hoặc cá nhân để thực hiện các nhiệm vụ nhất định. Virtual Assistant thường làm việc với hình thức trực tuyến.
Công việc của Virtual Assistant có thể bao gồm như: quản lý email, trả lời cuộc gọi điện thoại, quản lý tài liệu, thực hiện nghiên cứu, đặt hàng trực tuyến, và các nhiệm vụ hỗ trợ khác. Một số Trợ lý ảo còn có thể làm các công việc đòi hỏi chuyên môn cao hơn như lập chiến dịch Marketing, quản lý nội dung mạng xã hội hoặc sổ sách kế toán,…
Xem thêm :
- Lập trình viên là gì? 10 Bí quyết trở thành lập trình viên giỏi
- Trình hướng đối tượng là gì? 5 ngôn ngữ lập trình phổ biến
- Kỹ sư phần mềm là gì? 8 kỹ năng cần có của kỹ sư phần mềm
Sự phổ biến của Virtual Assistant hiện nay
Hiện nay, công việc Virtual Assistant đã và đang trở nên rất phổ biến và có độ hot nhất định. Điều này được lý giải bởi sự gia tăng của các công nghệ trực tuyến. Đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh trực tuyến, khi nhu cầu sử dụng dịch vụ trực tuyến ngày càng tăng cao.
Việc thuê một Virtual Assistant có thể giúp cho doanh nghiệp, những người kinh doanh hoặc các freelancer có thể tập trung vào những nhiệm vụ và công việc quan trọng khác của mình. Trong khi đó, các nhiệm vụ hành chính hàng ngày sẽ được giải quyết bởi Virtual Assistant. Điều này giúp tăng năng suất công việc cũng như tiết kiệm thời gian và giảm chi phí cho các doanh nghiệp.
Ngoài ra, sự tiện lợi và độ linh hoạt của việc thuê Virtual Assistant cũng chính là một trong những lý do khiến cho công việc này trở nên phổ biến và hot hơn.
Công việc của Virtual Assistant là gì?
Virtual Assistant có thể là một trợ lý điều hành, trợ lý hành chính hoặc trợ lý cá nhân và các vị trí liên quan khác tuỳ thuộc vào mong muốn của khách hàng. Một trợ lý ảo cũng có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.
Vì thế, công việc của một Virtual Assistant có thể là sự kết hợp của những nhiệm vụ sau:
- Sắp xếp và quản lý lịch trình cho sếp
- Sắp xếp và tổ chức hồ sơ, các tài liệu,…
- Quản lý và trả lời email mỗi ngày
- Trả lời và báo cáo các cuộc gọi
- Thực hiện và quản lý các hoạt động thanh toán, kế toán
- Kiểm tra, quản lý khách hàng, dự án, đối tác,…
- Thiết lập và duy trì các mối quan hệ khách hàng, hoạt động truyền thông
- Quản lý email marketing
- Quản lý website, mạng xã hội,…
- Thu thập và tổng hợp dữ liệu
- Nghiên cứu, viết và tối ưu các nội dung
- Các công việc freelance khác.
Tuỳ vào lĩnh vực và yêu cầu của khách hàng thì Virtual Assistant có thể đảm nhận nhiều công việc khác, và công việc này cho phép họ làm việc linh hoạt.
Những kỹ năng cần có của một Virtual Assistant
Vậy để có thể trở thành một trợ lý ảo thực thụ và được nhiều doanh nghiệp chiêu mộ thì những kỹ năng cần có của một Virtual Assistant là gì?
Để trở thành một trợ lý ảo, bạn sẽ cần có các kỹ năng sau:
- Kỹ năng giao tiếp tốt: Đây chính là kỹ năng quan trọng nhất mà một trợ lý ảo cần có. Bạn cần có khả năng giao tiếp trôi chảy bằng tiếng Việt hoặc các ngôn ngữ khác để có thể truyền đạt thông tin rõ ràng và dễ hiểu cho khách hàng và đối tác trong hoặc ngoài nước của bạn. Điều này sẽ giúp cho công việc để có thể thực hiện hiệu quả hơn, tránh sự hiểu lầm và giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc.
- Khả năng tìm kiếm thông tin và giải quyết vấn đề: Trong quá trình làm việc, bạn sẽ cần phải tìm kiếm thông tin và giải quyết các vấn đề phát sinh trong công việc mà khách hàng và đối tác cần. Chính vì vậy kỹ năng tìm kiếm thông tin và sử dụng các công cụ kiếm và phân tích là thực sự quan trọng, giúp bạn có thể giải quyết các vấn đề trong công việc hiệu quả.
- Hiểu biết về các công cụ và phần mềm hỗ trợ: Trợ lý ảo thường phải sử dụng các công cụ và phần mềm hỗ trợ để dễ dàng thực hiện và quản lý công việc. Đặc biệt là trong việc giao tiếp và báo cáo công việc với đối tác hoặc khách hàng. Hiểu biết về các công cụ như Drive, Trello, Slack,…sẽ giúp ích và hỗ trợ cho bạn rất nhiều, tăng hiệu suất công việc hiệu quả.
- Biết cách quản lý thời gian và lập kế hoạch công việc: Trợ lý ảo cần phải tự mình quản lý thời gian cũng như lập kế hoạch công việc một cách hiệu quả. Điều này nhằm giúp đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ. Kỹ năng này bao gồm khả năng sắp xếp và ưu tiên công việc, phân chia thời gian và lập kế hoạch công việc một cách hợp lý.
- Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm: Virtual Assistant không những cần có khả năng làm việc độc lập mà còn có thể làm việc nhóm hiệu quả. Chính vì vậy, bạn cần có khả năng tự lập, làm việc độc lập và cộng tác với các đồng nghiệp khác để có thể đạt được mục tiêu công việc mà khách hàng đề ra.
- Kiến thức cơ bản về lập trình và xử lý dữ liệu: Một số trợ lý ảo cần có kiến thức cơ bản về lập trình cũng như biết cách xử lý dữ liệu để thực hiện các tác vụ kỹ thuật như phân tích dữ liệu, xử lý dữ liệu, tạo và cập nhật các ứng dụng cho khách hàng hoặc đối tác của mình.
Ngoài ra. để có thể đảm nhận nhiều công việc khác nhau cũng như “bán” được nhiều dịch vụ cho khách hàng, một Virtual Assistant sẽ cần phải trang bị nhiều kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm khác nhau. Ví dụ: Một trợ lý ảo cung cấp dịch vụ viết bài chuẩn SEO cần có kỹ năng viết nội dung SEO cũng như kỹ năng về SEO.
Công cụ hỗ trợ cho Virtual Assistant
Virtual Assistant có thể làm việc hiệu quả nhờ vào kỹ năng của bản thân cũng như tăng năng suất lên gấp đôi nếu như biết tận dụng các công cụ có sẵn. Các dịch vụ và công cụ hỗ trợ mà trợ lý ảo làm tốt công việc của mình như:
- Công cụ quản lý nhiệm vụ: Trello, Asana, hay Todoist
- Trình quản lý thời gian: RescueTime, Clockify, hay Toggl
- Công cụ hợp tác: Google Drive, Dropbox, hay Microsoft Teams
- Công cụ ghi chú và lưu trữ thông tin: Evernote, OneNote, hay Notion
- Các công cụ xử lý nội dung: Grammarly, Hemingway, hay Yoast SEO
Mỗi một hạng mục công việc có thể cần sử dụng các công cụ khác nhau để có thể hoàn thành tốt cũng như hiệu quả công việc. Vì vậy, trợ lý ảo cần xem xét và lựa chọn công cụ phù hợp với mình.
Triển vọng công việc của Virtual Assistant
Với sự phát triển của trí tuệ nhân tạo, những việc làm bằng hình thức online ngày càng trở thành phổ biến và được ưa chuộng hơn. Điều này đã mở ra rất nhiều cơ hội cho những bạn muốn thử sức với công việc này. Một Virtual Assistant có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức, cũng như chi phí, do đó ngành nghề này rất có triển vọng trong tương lai. Từ xử lý email, quản lý lịch trình, tìm kiếm thông tin,… tất cả đều có thể được thực hiện một cách nhanh chóng bởi Virtual Assistant.
Chính vì thể triển vọng cũng như cơ hội công việc dành cho Virtual Assistant khá nhiều, mang đến nhiều cơ hội việc làm hấp dẫn cũng như mức thu nhập hấp dẫn cho nhiều người hiện nay.
Tìm việc Virtual Assistant ở đâu?
Bạn có thể tìm kiếm công việc Virtual Assistant trên nhiều trang web hiện nay như: Fiverr, Upwork, Freelancer.com, Remote.co,… Đây là những trang web cung cấp cho bạn nhiều lựa chọn về các công việc Virtual Assistant từ khắp nơi trên thế giới. Bạn có thể tìm kiếm các công việc phù hợp với kỹ năng, chuyên môn của mình và ứng tuyển trực tiếp thông qua các trang web này.
Ngoài ra, tại Việt Nam bạn cũng có thể tìm kiếm tại website tuyển dụng uy tín hàng đầu hiện nay là Vietnamwork. Tại đây, giúp bạn có thể tìm kiếm thông tin về các công việc Virtual Assistant mới nhanh chóng , cũng như liên kết với các chuyên gia trong lĩnh vực này hiệu quả hơn. Tại đây bạn có thể tìm kiếm công việc phù hợp với mức lương, yêu cầu, vị trí địa lý nhanh chóng, đảm bảo uy tín.
Với sự phát triển của công nghệ và internet, công việc Virtual Assistant đã và đang ngày càng trở nên phổ biến và cần thiết hơn bao giờ hết. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một công việc mới hãy cân nhắc đến việc sử dụng Virtual Assistant. Đây có thể là công việc mà bạn đang tìm kiếm và mang đến bạn mức thu nhập lý tưởng bạn hằng mong muốn. Hy vọng bài viết Virtual Assistant là gì? Công việc của Virtual Assistant cần nắm sẽ giúp bạn có thêm động lực để theo đuổi công việc mà mình yêu thích.Đừng quên truy cập ứng dụng Vietnamwork để chớp lấy thời cơ hấp dẫn cho mình. Chúc bạn thành công!
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
