ATTN là gì?
ATTN là viết tắt của từ “Attention,” có ý nghĩa là “Chú ý.” ATTN thường được dùng để nhấn mạnh thông tin quan trọng hoặc yêu cầu sự xử lý nhanh chóng trong việc truyền đạt thông điệp. Khi sử dụng ATTN, bạn đang đề nghị người đọc dành riêng sự chú ý cho phần nội dung bạn muốn truyền đạt. Việc sử dụng ATTN có thể áp dụng vào nhiều loại văn bản, như email, thư truyền thống, đơn xin việc, báo cáo, biên bản, hóa đơn, phiếu thanh toán, và nhiều loại tài liệu khác.
Ví dụ, giả sử bạn cần gửi một email cho đồng nghiệp tên John Smith để nhắc nhở anh về hạn cuối của một dự án quan trọng. Bạn có thể sử dụng ATTN như sau:
Chủ đề: ATTN: John Smith – Hạn cuối cho Dự án X
Chào John,
Tôi hy vọng bạn đang trong tình trạng tốt. Tôi viết email này để nhắc nhở bạn rằng hạn cuối cho Dự án X là ngày mai, ngày 4 tháng 9 năm 2023. Vui lòng đảm bảo rằng bạn đã hoàn thành tất cả các công việc được giao và nộp báo cáo cho tôi trước 17 giờ.
Dự án này có ý nghĩa rất lớn đối với công ty chúng ta, và chúng ta không thể chấp nhận bất kỳ sự trễ hạn hoặc sai sót nào. Tôi rất đánh giá công việc và sự hợp tác của bạn.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc lo ngại nào, xin vui lòng liên hệ với tôi.
Cảm ơn bạn.
Trân trọng,
Tên của bạn
Ở ví dụ trên, bạn đã sử dụng ATTN để tập trung sự chú ý của John Smith vào email và thông báo về hạn cuối của dự án. Bằng cách này, bạn đã gia tăng khả năng John Smith sẽ đọc và phản hồi email của bạn đúng thời hạn.
Xem thêm :
- Truyền cảm hứng là gì? Vai trò của truyền cảm hứng ở nhà lãnh đạo
- Tìm hiểu rõ về kỹ năng ra quyết định là gì?
- Bạn đã biết năng lực nghề nghiệp là gì chưa?
- Đàm phán là gì? Cách đàm phán dẫn đến thành công
Hướng dẫn cách sử dụng ATTN
Sử dụng ATTN trong email
Hiện nay, email là một phương tiện giao tiếp phổ biến. Nó giúp bạn kết nối với bạn bè, gia đình, đồng nghiệp, khách hàng, đối tác, và nhiều đối tượng khác. Tuy nhiên, để viết một email chuyên nghiệp và chính xác, bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản, trong đó việc sử dụng ATTN là một điểm quan trọng.
Khi bạn sử dụng ATTN trong email, bạn đang muốn đặt sự nhấn mạnh vào một thông điệp quan trọng hoặc yêu cầu hành động cụ thể từ người nhận. Ví dụ, bạn có thể sử dụng ATTN để thông báo về một hạn chót, một thay đổi quan trọng, một lời nhắc, hoặc một lời cảm ơn. Bằng cách này, bạn làm tăng khả năng người đọc sẽ chú ý và phản hồi email của bạn.
Để sử dụng ATTN trong email, bạn cần tuân theo các quy tắc sau:
- Viết hoa toàn bộ chữ ATTN và đặt nó ở đầu dòng hoặc tiêu đề email. Điều này giúp người nhận nhận ra rằng email của bạn chứa thông tin quan trọng hoặc yêu cầu sự chú ý đặc biệt.
- Theo sau ATTN là dấu hai chấm (:) và tên người nhận hoặc nhóm người nhận. Điều này giúp người nhận biết rằng email của bạn dành riêng cho họ hoặc cho một nhóm cụ thể.
- Nêu rõ nội dung mà bạn muốn chú ý sau tên người nhận. Điều này giúp người nhận hiểu rõ bạn muốn gì từ họ hoặc bạn muốn thông báo điều gì cho họ.
- Tránh lạm dụng ATTN trong email để tránh làm mất đi tính hiệu quả. Sử dụng ATTN chỉ khi thực sự cần thiết và khi thông tin của bạn có tính chất quan trọng hoặc cấp bách.
Dưới đây là một số ví dụ về cách sử dụng ATTN trong email:
Ví dụ 1: Bạn muốn thông báo cho khách hàng về việc giao hàng bị trễ do thiên tai.
Subject: ATTN: Ông Trần Văn An – Thông báo trễ giao hàng do bão
Kính gửi Ông Trần,
Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng đơn hàng của Ông gồm 10 hộp sách sẽ bị trễ giao do bão đã tấn công vào kho hàng của chúng tôi ngày hôm qua. Bão đã gây ra nhiều thiệt hại nghiêm trọng đối với hàng tồn kho và hệ thống vận chuyển của chúng tôi.
Chúng tôi đang nỗ lực khắc phục tình hình và sẽ giao hàng cho Ông càng sớm càng tốt. Chúng tôi dự kiến sẽ giao hàng vào thứ Hai tuần sau, ngày 11 tháng 9 năm 2023. Chúng tôi xin lỗi về sự bất tiện này.
Chúng tôi rất trân trọng sự kiên nhẫn và sự hiểu biết của Ông. Nếu Ông có bất kỳ câu hỏi hoặc lo ngại nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0123456789 hoặc email@address.com.
Cảm ơn Ông đã luôn ủng hộ và tin tưởng chúng tôi.
Trân trọng,
Tên của bạn
Sử dụng ATTN trong thư truyền thống
Thư truyền thống là một phương tiện giao tiếp truyền thống và có tính chính thức cao. Bạn có thể sử dụng thư truyền thống để viết thư cho các tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan hoặc cá nhân có liên quan đến công việc, học tập, hoặc cuộc sống của bạn. Tuy nhiên, để viết một thư truyền thống chuyên nghiệp và chính xác, bạn cũng cần tuân theo một số nguyên tắc cơ bản, trong đó việc sử dụng ATTN là một điểm quan trọng.
Khi bạn sử dụng ATTN trong thư truyền thống, bạn muốn đảm bảo rằng thư của bạn được gửi đến đúng người nhận hoặc bộ phận liên quan. Ví dụ, bạn muốn viết một thư khiếu nại về sản phẩm của một công ty. Bạn có thể sử dụng ATTN như sau:
ATTN: Bộ phận Dịch vụ Khách hàng Công ty XYZ 123 Đường Thành phố, Tỉnh, Mã bưu điện
Kính gửi Quý Ông/Quý Bà,
Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng của mình đối với sản phẩm mà tôi đã mua từ công ty của Quý Ông/Quý Bà vào ngày 15 tháng 8 năm 2023. Sản phẩm là một máy xay thực phẩm mẫu ABC đi kèm với bảo hành một năm.
Sản phẩm của tôi đã bị hỏng và không hoạt động đúng cách khi nhận được. Tôi đã liên hệ với số điện thoại dịch vụ khách hàng của Quý Ông/Quý Bà nhiều lần nhưng không nhận được bất kỳ phản hồi hoặc giải pháp hài lòng nào. Tôi đã yêu cầu hoàn tiền hoặc đổi sản phẩm mới nhưng bị từ chối.
Tôi cảm thấy rất thất vọng và tức giận về sản phẩm và dịch vụ của Quý Ông/Quý Bà. Tôi cảm thấy mình đã bị lừa dối và được đối xử không công bằng. Tôi đòi hỏi Quý Ông/Quý Bà thực hiện biện pháp xử lý ngay lập tức để giải quyết vấn đề này. Vui lòng hoàn trả tiền hoặc cung cấp sản phẩm máy xay mới cho tôi trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận được thư này.
Nếu Quý Ông/Quý Bà không thực hiện, tôi sẽ không có lựa chọn nào khác ngoài việc đệ đơn khiếu nại tới Hiệp hội Quản lý Kinh doanh Tốt hơn và xem xét các biện pháp pháp lý.
Vui lòng phản hồi thư này càng sớm càng tốt và xác nhận rằng Quý Ông/Quý Bà đã nhận được nó.
Cảm ơn Quý Ông/Quý Bà đã dành thời gian và tập trung đọc thư này.
Trân trọng,
Tên của bạn
Trong ví dụ trên, bạn đã sử dụng ATTN để chỉ rõ ràng thư của bạn dành cho bộ phận Dịch vụ Khách hàng của Công ty XYZ. Bằng cách này, bạn đã tăng khả năng thư của bạn sẽ được chuyển đến người phụ trách và xử lý kịp thời.
Để sử dụng ATTN trong thư truyền thống, bạn cần tuân theo các quy tắc sau:
- Viết hoa toàn bộ chữ ATTN và đặt nó ở phần trên cùng của phong bì hoặc trang thư. Điều này giúp người gửi hoặc người nhận biết rằng thư của bạn chứa thông tin quan trọng hoặc khẩn cấp.
- Theo sau ATTN là tên người nhận hoặc bộ phận nhận. Điều này giúp người gửi hoặc người nhận biết rằng thư của bạn dành riêng cho họ hoặc cho một nhóm cụ thể.
- Nếu có nhiều người nhận, có thể liệt kê tên của họ theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo vai trò của họ. Điều này giúp người gửi hoặc người nhận biết rằng thư của bạn liên quan đến nhiều người hoặc nhiều vị trí khác nhau.
- Nếu bạn không biết tên người nhận, có thể sử dụng chức danh hoặc vị trí của họ. Điều này giúp người gửi hoặc người nhận biết rằng thư của bạn liên quan đến một chức danh hoặc vị trí cụ thể.
Sử dụng ATTN trong đơn xin việc
Đơn xin việc là một loại văn bản quan trọng khi bạn muốn ứng tuyển vào một công ty hoặc tổ chức nào đó. Đơn xin việc cho phép bạn giới thiệu bản thân, kinh nghiệm, kỹ năng, trình độ, và mục tiêu nghề nghiệp của mình. Tuy nhiên, để viết một đơn xin việc ấn tượng và chính xác, bạn cần tuân theo một số nguyên tắc cơ bản, trong đó việc sử dụng ATTN là một điểm quan trọng.
Khi bạn sử dụng ATTN trong đơn xin việc, bạn đang muốn để lại ấn tượng với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội được mời phỏng vấn. Ví dụ, bạn muốn ứng tuyển vào vị trí Nhân viên Kinh doanh của một công ty. Bạn có thể viết như sau:
ATTN: Bà Nguyễn Thị Lan, Quản lý Nhân sự: Đơn xin việc vị trí Nhân viên Kinh doanh
Kính gửi Bà Nguyễn,
Tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm của mình đối với vị trí Nhân viên Kinh doanh mà công ty đã đăng tuyển trên trang web vào ngày 1 tháng 9 năm 2023. Tôi gửi kèm theo hồ sơ và thư xin việc để Bà xem xét.
Tôi đã có hơn năm năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh và tiếp thị, làm việc cho các công ty uy tín như ABC và XYZ. Tôi có một lý lịch làm việc ấn tượng với việc đạt được mục tiêu kinh doanh, phát triển khách hàng mới, và duy trì mối quan hệ mạnh mẽ với khách hàng hiện tại. Tôi có kỹ năng giao tiếp, thương lượng và trình bày xuất sắc, cùng với mức độ chuyên nghiệp và đạo đức làm việc cao cấp.
Tôi tin rằng mình có thể là một tài sản quý báu cho công ty và góp phần vào sự phát triển và thành công của nó. Tôi rất mong được biết thêm về công ty và vị trí Nhân viên Kinh doanh. Tôi trân trọng cơ hội thảo luận về kỹ năng và kinh nghiệm của mình với Bà trong cuộc phỏng vấn.
Vui lòng liên hệ với tôi qua số điện thoại 0123456789 hoặc email@address.com để sắp xếp cuộc phỏng vấn vào thời gian thuận tiện.
Cảm ơn Bà đã dành thời gian xem xét đơn xin việc của tôi.
Trân trọng,
Tên của bạn
Trong ví dụ trên, bạn đã sử dụng ATTN để chỉ rõ ràng đơn xin việc của bạn dành cho Bà Nguyễn Thị Lan, Quản lý Nhân sự của công ty, và bạn muốn ứng tuyển vào vị trí Nhân viên Kinh doanh. Bằng cách này, bạn đã tăng cơ hội được chú ý và xem xét bởi người phụ trách tuyển dụng.
Để sử dụng ATTN trong đơn xin việc, bạn cần tuân theo các quy tắc sau:
- Viết hoa toàn bộ chữ ATTN và đặt nó ở đầu đơn xin việc hoặc trong thư xin việc qua email. Điều này giúp nhà tuyển dụng nhận biết rằng đơn xin việc của bạn chứa thông tin quan trọng hoặc yêu cầu sự chú ý đặc biệt.
- Theo sau ATTN là tên người phụ trách tuyển dụng hoặc bộ phận tuyển dụng. Điều này giúp nhà tuyển dụng biết rằng đơn xin việc của bạn dành riêng cho họ hoặc cho một nhóm cụ thể.
- Nếu bạn không biết tên người phụ trách tuyển dụng, có thể sử dụng chức danh hoặc vị trí của họ. Điều này giúp nhà tuyển dụng biết rằng đơn xin việc của bạn liên quan đến một chức danh hoặc vị trí cụ thể.
- Rõ ràng xác định vị trí mà bạn đang ứng tuyển sau tên người phụ trách tuyển dụng. Điều này giúp nhà tuyển dụng biết rõ bạn muốn ứng tuyển vào vị trí nào và có thể so sánh với yêu cầu của công việc.
Nhớ rằng việc sử dụng ATTN trong email, thư truyền thống, hoặc đơn xin việc có thể tùy thuộc vào ngữ cảnh cụ thể và yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, tuân theo các quy tắc này sẽ giúp bạn sử dụng ATTN một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
Những điều cần lưu ý khi sử dụng ATTN
Bạn đã tích lũy một lượng thông tin đáng giá về ATTN và cách áp dụng nó vào nhiều loại văn bản khác nhau. Bạn đã hiểu rõ về khái niệm ATTN, cách sử dụng nó trong email, thư truyền thống và đơn xin việc, cùng với những ý nghĩa quan trọng của nó. Hy vọng rằng bạn đã thấy những kiến thức này hữu ích và thú vị.
Trước khi chúng ta đóng bài viết này, tôi muốn nhắc lại một số quy tắc quan trọng khi sử dụng ATTN trong giao tiếp. Điều này sẽ giúp bạn áp dụng ATTN một cách hiệu quả và lịch sự:
- Tránh sử dụng ATTN quá nhiều hoặc không cần thiết để tránh làm phiền hoặc gây khó chịu cho người nhận. Hãy chỉ sử dụng ATTN khi cần thiết và khi thông tin của bạn thực sự quan trọng hoặc cần xử lý ngay lập tức. Sử dụng ATTN quá nhiều có thể làm cho người nhận bị quá tải hoặc bỏ lỡ thông tin quan trọng.
- Không nên sử dụng ATTN để yêu cầu những điều không liên quan hoặc không hợp lý đối với người nhận. Hãy luôn tôn trọng quyền và lợi ích của họ và không lạm dụng ATTN để ép buộc họ thực hiện những điều mà họ không mong muốn hoặc không thể làm.
- Hãy giữ thái độ thân thiện và tế nhị khi sử dụng ATTN. Không sử dụng nó để chỉ trích, chê bai, đe dọa, xúc phạm hoặc làm nhục người nhận. Điều này giúp duy trì mối quan hệ giao tiếp lành mạnh và lịch sự.
- Luôn kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp khi sử dụng ATTN để tránh gây hiểu nhầm hoặc mất uy tín. Hãy viết ATTN một cách chính xác và rõ ràng, tuân theo các quy tắc cơ bản và kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp của nội dung bạn muốn truyền đạt.
Một số ý nghĩa khác của ATTN mà bạn nên biết
- ATTN là viết tắt của từ Attentional Network Test: Đây là một bài kiểm tra đánh giá khả năng tập trung của não bộ, được phát triển bởi các nhà nghiên cứu tâm lý học. Bài kiểm tra này thiết kế để đo ba mạng lưới chú ý của não bộ, bao gồm chú ý thích ứng (alerting), chú ý chọn lọc (orienting), và chú ý điều khiển (executive). Bằng cách so sánh thời gian phản ứng và độ chính xác của người tham gia trong các nhiệm vụ khác nhau, bài kiểm tra này giúp nhà nghiên cứu hiểu về hiệu suất của hệ thống chú ý của con người.
- ATTN là tên của một công ty truyền thông trên nền tảng video thành lập năm 2014 tại Los Angeles, California bởi 2 nhà sáng lập là Matthew Segal và Jarrett Moreno: Công ty ATTN nổi tiếng với việc sản xuất nội dung video trực quan và hấp dẫn về các vấn đề xã hội, chính trị, và văn hóa, hướng tới sự tập trung và tương tác của khán giả trên các nền tảng truyền thông xã hội.
- ATTN trong tiếng Pháp là “A l’attention de” đồng nghĩa với “Care of” trong tiếng Anh: Cụm từ này thường được sử dụng khi bạn muốn chỉ định rõ rằng một thư hoặc tài liệu nào đó được gửi đến một người hoặc tổ chức cụ thể thông qua một người trung gian.
- ATTN trong y học là liệu pháp chữa trị bệnh AIDS tức thời, có tên gọi đầy đủ là AIDS Therapeutic: Đây là một khái niệm trong lĩnh vực y học liên quan đến cách điều trị và quản lý bệnh AIDS. Liệu pháp ATTN tập trung vào cách giảm dấu hiệu và triệu chứng của bệnh một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Hy vọng bạn đã tìm thấy những thông tin này hữu ích và thú vị. Tôi cũng hy vọng rằng bạn sẽ sử dụng ATTN một cách hiệu quả và tôn trọng trong giao tiếp của mình, giúp bạn tạo ấn tượng tích cực và thu hút sự chú ý của người khác.
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
