Mẫu bảng chấm công theo giờ chuẩn
Bảng chấm công theo giờ là bảng nhật ký ghi chép lại ngày đi làm, số giờ thực tế mà nhân viên có mặt tại công ty. Bảng chấm công nhân viên theo giờ ghi lại chính xác thời gian mỗi ngày bắt đầu và kết thúc làm việc, đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng cho từng nhân viên khi tính lương cuối tháng. Bảng chấm công này sẽ được bộ phận nhân sự và kế toán đảm nhiệm quản lý.
Giới thiệu về mẫu bảng chấm công theo giờ chuẩn hiện nay
Bảng chấm công theo giờ để làm gì?
Bảng chấm công theo giờ được sắp xếp rõ ràng, thường sẽ được tạo ra trong Excel. Việc tính lương sẽ căn cứ theo ngày làm việc nhằm các mục đích sau:
- Quản lý nhân viên: Ghi nhận liên tục các hoạt động ngày đi làm của nhân viên giúp lưu trữ tệp dữ liệu để tính lương một cách chính xác. Đặc biệt tính lương trừ các ngày nghỉ, ngày phép, ngày đi làm trễ,… để tránh sai sót khi doanh nghiệp chi trả tiền lương cho nhân viên.
- Đảm bảo tính công bằng: Việc ghi nhận thời gian làm việc tại công ty giúp giải đáp các thắc mắc về tiền lương theo giờ của người lao động và doanh nghiệp một cách rõ ràng và minh bạch. Đảm bảo được các quyền lợi của hai bên.
- Lưu trữ dữ liệu: Các bảng chấm công truyền thống thường xảy ra nhiều sai sót trong việc tính giờ và khó lưu trữ. Việc ghi nhận thời gian bằng giấy tờ gây lãng phí và bất tiện. Vì vậy, sử dụng bảng chấm công bằng Excel là giải pháp giúp giải quyết những bất lợi trên, đồng thời lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài.
Lợi ích của bảng chấm công theo giờ
Bảng chấm công theo giờ gồm những thông tin gì?
Bảng chấm công theo giờ yêu cầu cung cấp những thông tin cơ bản sau:
- Tên doanh nghiệp, bộ phận tại doanh nghiệp
- Ngày tháng năm bắt đầu và kết thúc chấm công trong 1 tháng
- Thông tin nhân viên: Tên, ngày sinh, giới tính, mã số nhân viên,…
- Thông tin từng ngày trong 1 tháng
- Thời gian vào làm, kết thúc, thời gian đi trễ (phút, giây)
- Chữ ký của nhân viên, bộ phận hành chính nhân sự và kế toán.
Xem thêm: Mẫu tính lương theo KPI đúng chuẩn dành cho doanh nghiệp
Cách làm bảng chấm công theo giờ bằng excel
Căn cứ theo bảng chấm công excel theo giờ dưới đây, các nhân viên có nhiệm vụ chấm công đi làm theo nhiều cách tùy vào quy định của công ty, ban hành chính nhân sự và kế toán có nhiệm vụ ghi lại và tổng hợp theo hướng dẫn dưới đây:
Cần điền đầy đủ thông tin trên file excel chấm công và tính lương theo giờ
Cột MÃ NV: Công ty sẽ tạo một mã NV nhất định cho mỗi người, mã này là duy nhất, tránh việc trùng lặp khó rà soát.
Cột TÊN NHÂN VIÊN: Điền đầy đủ họ và tên, tránh viết tắt và ghi sai. Tên NV khớp với Mã NV.
Cột GIỚI TÍNH: Ghi theo giấy tờ căn cước công dân.
Cột số thứ tự, ngày tháng, giờ chấm công IN & OUT: Đây là cột quan trọng ghi nhận đầy đủ thời gian đi làm chính xác của nhân viên.
Cột SỐ PHÚT ĐI MUỘN: Tại cột này, công thức đã được định sẵn, bạn không cần phải cộng từng cột lại với nhau, tính chính xác tổng phút đi trễ và trừ trong lương. Cột này giúp đánh giá thái độ khi đi làm, nhằm điều chỉnh, nhắc nhở,… nhân viên
Cột SỐ PHÚT VỀ SỚM: Cột ghi nhận thời gian giống Cột SỐ PHÚT ĐI MUỘN. Ghi nhận thời gian nhân viên có công việc đột xuất, chuyện cá nhân,…
Cách để chấm công theo giờ chính xác nhất
Hiện nay có rất nhiều cách chấm công bằng nhiều hình thức khác nhau. Tùy vào cách quản lý mà doanh nghiệp sử dụng hình thức chấm công phù hợp. VietnamWorks gợi ý một số cách để chấm công theo giờ chính xác nhất:
- Chấm công bằng thẻ: Thẻ từ có chức năng quét vào máy chấm công và ghi nhận chính xác từng thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc của nhân viên. Trên mỗi thẻ từ sẽ ứng với họ và tên, mã NV, bộ phận,… để ghi nhận dữ liệu chấm công và đưa về hệ thống.
- Chấm công bằng khuôn mặt: Quét Face ID không còn quá xa lạ với nhiều doanh nghiệp. Hệ thống sẽ tích hợp thiết lập sẵn với camera nhận dạng chính xác gương mặt nhân viên để chấm công. Tuy nhiên, hình thức chấm công này đòi hỏi chi phí cao.
- Chấm công bằng vân tay: Chấm công bằng hình thức này khá phổ biến, chi phí rẻ. Nhân viên chỉ việc đưa vân tay, quét vào máy chấm công trước và sau khi làm việc.
- Chấm công qua ứng dụng: Hình thức này yêu cầu mỗi nhân viên cần có một tài khoản đăng nhập trong ứng dụng. Cung cấp đầy đủ các thông tin và được công ty duyệt tài khoản. Khi chấm công sẽ yêu cầu chụp hình và định vị tại công ty mỗi ngày.
Một số hình thức chấm công theo giờ chính xác hiện nay
Một số hạn chế của mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel
Bên cạnh những lợi ích thì mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel cũng có những hạn chế như sau:
- Dễ gặp phải các lỗi khi nhập và xuất dữ liệu: Lỗi này thường xảy ra trong công thức hàm của Excel, đòi hỏi người quản lý phải có kỹ năng Excel để khắc phục các lỗi công thức, tránh việc tính lương sai cho nhân viên.
- Quản lý bị giới hạn: Khi có quá nhiều nhân viên, việc quản lý sẽ bị rối và khó kiểm soát. Vì vậy, bạn nên chia nhỏ từng phòng ban, từng thời gian theo tháng để dễ dàng kiểm soát thời gian chấm công cho từng nhân viên.
Việc kiểm soát và quản lý nhân sự là điều không hề dễ dàng. Hy vọng, với bảng chấm công theo giờ mà VietnamWorks giới thiệu, bạn đã có thể tối ưu hóa được công việc trong cách tính lương.
Xem thêm: Tiền lương là gì? Quy định trả lương cho người lao động
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
