Cách khen ngợi nhân viên hiệu quả

Những lời khen tán dương nhân viên có năng suất là một cách tuyệt vời để khuyến khích và tăng cường sự tập trung của họ trong công việc. Tuy nhiên, để có được một cách khen ngợi nhân viên hiệu quả, phải biết chọn đúng người và thời điểm thích hợp, điều này không phải là điều dễ dàng. Hãy đồng hành cùng HR Insider để có cái nhìn chi tiết hơn về chủ đề này trong bài viết dưới đây.

1. Tại sao nên khen ngợi nhân viên

Khen ngợi nhân viên đúng cách là rất quan trọng vì nó giúp nhân viên hài lòng và gắn bó với công việc. Nghiên cứu cho thấy nhiều nhân viên sẵn sàng giảm lương để làm công việc lý tưởng. Lời khen cũng giúp tạo sự kết nối giữa quản lý và nhân viên, thúc đẩy động lực làm việc và tăng năng suất. Các công ty có mức độ tương tác giữa quản lý và nhân viên cao hơn sẽ có lợi nhuận cao hơn và năng suất cũng sẽ được cải thiện. Đồng thời lời khen cũng giúp xây dựng văn hoá làm việc tích cực tại công ty.

2. Tiêu chí để đánh giá khen thưởng nhân viên

2.1 Tính kịp thời

Để khen thưởng nhân viên đúng cách, việc thực hiện nó kịp thời là rất quan trọng. Không nên để nhân viên đạt thành tích xuất sắc từ năm 2020 mà đến gần cuối năm 2021 mới được khen thưởng. Thay vào đó, việc khen thưởng nên được thực hiện theo tiến độ công việc nhân viên thực hiện, theo thời gian thực hiện. Bạn cùng nhân viên nên thiết lập các mục tiêu trong ngắn hạn và giám sát việc triển khai công việc, khen thưởng và ghi nhận nhân viên theo tiến độ triển khai công việc. Nhân viên cần sự ghi nhận, khen thưởng đúng thời điểm, theo tiến độ công việc để gia tăng động lực và cải thiện hiệu suất công việc. Nếu khen thưởng quá chậm, tác dụng thúc đẩy công việc tại thời điểm cần thiết sẽ bị suy giảm hoặc thậm chí không còn nữa.

2.2 Tính chính xác

Để đảm bảo tính chính xác trong việc khen thưởng, nhà quản lý cần phải khen thưởng đúng người, đúng việc, đúng nguyên tắc và quy định của tổ chức. Nếu không, những so sánh, thắc mắc hay mâu thuẫn nội bộ có thể phát sinh và gây ra sự thiếu chính xác và công bằng trong việc khen thưởng.

2.3 Mục tiêu

Khi thiết lập và thực hiện kế hoạch khen thưởng cho nhân viên, rất quan trọng để nắm rõ mục tiêu của việc khen thưởng hướng tới là gì. Mục tiêu khen thưởng giống như một đích đến rõ ràng. Chỉ khi bạn có đích đến rõ ràng, bạn mới có thể lên được kế hoạch hành động cụ thể để đạt được mục tiêu khen thưởng đó.

Nếu bạn tiến hành khen thưởng mà không rõ mục tiêu để làm gì, hướng đến điều gì, trong quá trình triển khai thực hiện, bạn rất dễ bị chệch hướng hoặc không đạt được hiệu quả gì sau khen thưởng. Nó giống như bịt mắt dò đường, bạn không thể biết được đường đi của mình và không thể đạt được đích đến mong muốn.

3. Nguyên tắc khen ngợi nhân viên

Nguyên tắc 1: Khen ngợi sự nỗ lực, không phải kỹ năng

Đây là nguyên tắc quan trọng nhất. Ví dụ: Với một người có kỹ năng thuyết trình tốt, nói với họ “Bạn là một người diễn thuyết giỏi” không phải là cách khen hiệu quả.

Đã có rất nhiều nghiên cứu về việc này. Các nhà nghiên cứu thấy rằng, khi kỹ năng được khen ngợi, người ta bắt đầu tin mình có tài năng. Như ở ví dụ trên, người được khen sẽ cảm thấy ngạc nhiên – ngạc nhiên vì họ là nhà diễn thuyết giỏi.

Và kết quả là họ sẽ ít tâm huyết với những bài thuyết trình sau hơn, bởi bản thân tự cho rằng mình có khả năng thiên phú, rằng họ vẫn có thể làm tốt bài thuyết trình của mình trong những buổi họp sau bằng khả năng đó. Dần dần, khả năng “thiên phú” đó dần bị phai mờ đi.

Vẫn dựa vào ví dụ trên, cách khen ngợi nhân viên đúng là khen ngợi nỗ lực họ đã bỏ ra. Bạn có thể nói những câu như: “Tôi biết bạn đã đầu tư rất nhiều cho bài thuyết trình này và bạn đã thể hiện tốt” Kết quả là, nhân viên sẽ tiếp tục cố gắng nỗ lực hơn trong bài thuyết trình tới. Vì họ tin rằng, thành công là do việc họ cố gắng như thế nào chứ không nằm ở khả năng mà họ có được.

Nguyên tắc 2: Tiền bạc không phải là tất cả

Quintiles đã rất khôn ngoan khi không dùng tiền thưởng trực tiếp để khích lệ nhân viên của họ. Trong khi HP – tập đoàn công nghệ thông tin lớn nhất thế giới đã làm ngược lại. 

Trong suốt những năm 1990, HP áp dụng mô hình quản trị hiệu suất cho nhân viên, mỗi nhân viên nhận được mức thưởng tương ứng với hiệu suất mà họ đạt được. Tất cả những nhân viên nhận được số thưởng cao nhất đều rơi vào tình trạng tương tự nhau: ban đầu họ rất yêu thích nó, sau họ cạnh tranh quyết liệt để đạt được nó, sau cùng họ từ bỏ trong vòng 3 năm. Hệ quả là tinh thần đồng đội bị phá vỡ, số lượng phàn nàn tăng cao, những nhà quản lý chỉ chăm lo hệ thống khen thưởng mà quên đi công việc quản lý nhân viên của họ. Sau khi mô hình quản trị hiệu suất chấm dứt, tinh thần nhân viên đã nhanh chóng được cải thiện đáng kể. 

Tiền bạc không là thứ duy nhất đem lại hạnh phúc và động lực làm việc cho nhân viên. Một mô hình quản trị hiệu suất được xây dựng dựa trên mức thưởng chỉ khiến nhân viên mất dần đi niềm vui mà công việc mang lại.

Nguyên tắc 3: Có khen, có phê bình

Công nhận nhân viên không chỉ dừng lại ở việc khen ngợi họ. Nếu như tất cả nhân viên đều nhận được lời khen trong một thời gian dài, nó sẽ trở nên vô tác dụng. Thay vào đó, bạn nên có những nhận xét chân thực và thẳng thắn với nhân viên của mình, theo nguyên tắc “Khen ở đám đông, chê trong phòng kín”.

Vậy thế nào để phê bình nhân viên hiệu quả? Đầu tiên, bạn phải chắc rằng lời phê bình đó có tính đóng góp xây dựng và liên quan đến công việc, không phải liên quan đến việc cá nhân (như “Nên cười nhiều hơn nữa”). Lời phê bình phải có tính định hướng để nhân viên có thể dựa vào đấy khắc phục sai sót của họ.

Ví dụ, nhân viên của bạn mắc nhiều lỗi trong bài báo cáo, lý do là vì họ đang gấp rút để được thông qua. Là một người lãnh đạo, đầu tiên, bạn thảo luận vấn đề với nhân viên đó, đưa ra cho họ giải pháp tạm thời và nói rõ với họ rằng phải kiểm tra kĩ lưỡng từng nội dung trong báo cáo cho đến khi mọi thứ được khắc phục hoàn chỉnh. 

Sau đó, khen ngợi những nỗ lực (nếu có thực) mà họ đã dành ra để sửa chữa sai sót. Đến khi nhân viên chứng minh được năng lực, bạn hãy nói rằng bạn rất tin tưởng họ. Dần về sau, bạn sẽ không cần phải kiểm tra lỗi trong những bài báo cáo sau này nữa. Đồng thời, nhân viên của bạn cũng sẽ thấy tự hào với thành tựu đó.

Sức mạnh của lời khen rất lớn, nhưng chỉ khen mà không gắn liền với phê bình thì chỉ là vô ích. Công nhận một nhân viên là chỉ ra được cho họ một cái nhìn trung thực, khách quan chứ không phải chỉ là sự thổi phồng không thực tế.

4. Cách khen ngợi nhân viên hiệu quả

4.1 Lời cảm ơn viết tay

Trong khi các hình thức kết nối online và email trở nên phổ biến hơn, một lá thư tay cảm ơn trở nên đặc biệt hơn bao giờ hết. Một lá thư tay mang giá trị biểu tượng, thể hiện sự quan tâm và trân trọng mà bạn dành cho nhân viên của mình.

Nhân viên có thể sẽ chỉ đọc qua email cảm ơn một hoặc hai lần, nhưng một lá thư tay từ người quản lý thể hiện sự trân trọng, có thể được lưu trữ như một kỷ niệm đẹp tại nơi làm việc. Khi nhân viên nghĩ về nơi làm việc của mình, một lá thư tay từ quản lý sẽ có vị trí đặc biệt, ghi dấu ấn đặc biệt trong tâm trí của nhân viên.

Khi viết thư tay cảm ơn, nhà quản lý nên lưu ý:

• Viết thư một cách gần gũi, thân thiện, không quá cách xa.
• Có thể viết thư tay cảm ơn cho nhân viên và thậm chí cả vợ (hoặc chồng) của họ trong những dịp phù hợp.
• Thư tay cảm ơn nên được gửi cho nhân viên kịp thời, ví dụ như sau khi nhân viên hoàn thành một dự án khó khăn.

4.2 Tuyên dương trước tập thể

Một trong những nguyên tắc quan trọng khi khen thưởng là nên khen công khai và chê riêng tư. Tuy nhiên, hoàn cảnh và cách khen ngợi cũng ảnh hưởng đến hiệu quả của khen thưởng.

Nhân viên sẽ cảm thấy vinh dự, hạnh phúc hơn nếu thành tích của họ được khen ngợi công khai trước tập thể. Nếu việc khen thưởng công khai không gây ảnh hưởng tiêu cực gì, bạn nên ưu tiên tuyên dương nhân viên trước tập thể. Khen thưởng công khai còn góp phần tạo nên phong trào thi đua, cạnh tranh lành mạnh, hướng tới kết quả công việc cao hơn trong team. Nhân viên sẽ nhận được vị trí của họ trong tập thể và nỗ lực cải thiện vai trò và kết quả công việc của mình để đáp ứng kỳ vọng của tổ chức.

Để tổ chức buổi tuyên dương nhân viên trước tập thể, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Trước khi tổ chức buổi tuyên dương, hãy trao đổi với nhân viên được khen thưởng về thời gian và cách thức tổ chức để họ nắm được các thông tin sơ bộ.
• Bước 2: Truyền thông nội bộ rõ ràng, cụ thể về thông tin buổi tuyên dương như thời gian, địa điểm…
• Bước 3: MC chương trình có thể tuyên bố lý do và mời quản lý trực tiếp chia sẻ về kết quả của nhân viên và tiến hành trao thưởng, vinh danh nhân viên.
• Bước 4: Bạn nên sắp xếp lưu lại một vài kiểu ảnh quản lý, lãnh đạo công ty chụp cùng nhân viên hoặc các thành viên phòng ban chụp cùng nhân viên để lưu trữ như một kỷ niệm đẹp.
• Bước 5: Buổi tuyên dương có thể kết hợp với liên hoan ngọt hoặc mặn tùy thuộc vào từng trường hợp.

4.3 Quà tặng

Món quà tặng sẽ thể hiện sự quan tâm mà nhà quản lý dành cho nhân viên của mình. Cũng là một cách khen ngợi nhân viên hiệu quả. Một món quà ý nghĩa, được tặng đúng lúc, sẽ giúp nhân viên của bạn cảm thấy hài lòng, hạnh phúc hơn và gắn bó hơn với công việc và công ty.

Việc tặng quà không chỉ là cách để thể hiện sự cảm kích đối với nhân viên, mà còn là cách để tạo ra một môi trường làm việc tích cực và động lực cho nhân viên. Một món quà tặng có thể là một phần thưởng cho thành tích xuất sắc của nhân viên, hoặc đơn giản chỉ là một món quà nhỏ để chúc mừng nhân viên trong các dịp đặc biệt như sinh nhật hay kỷ niệm ngày làm việc.

4.4 Tiền thưởng

Tiền thưởng là hình thức khen thưởng phổ biến và dễ áp dụng cho nhiều tình huống khác nhau, như thưởng giữa giai đoạn triển khai công việc hoặc khi kết thúc nhiệm vụ. Đối với team, tiền thưởng là hình thức phù hợp với đa số thành viên. Cách trao tiền thưởng có thể khác nhau tùy công ty, nhưng cần lưu ý trao một cách trân trọng và gần gũi. Điều quan trọng là cả người trao và người nhận đều phải cảm thấy vui mừng và hân hoan. Đây là một cách khen ngợi nhân viên hiệu quả mà các nhà quản lý nên tham khảo và áp dụng.

4.5 Cúp vinh danh nhân viên xuất sắc

Cúp vinh danh, kỷ niệm chương hay bằng khen là hình thức khen thưởng cổ điển nhưng vẫn hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp. Cúp vinh danh giúp nhà quản lý cụ thể hóa sự ghi nhận công ty dành cho nhân viên và tạo động lực cho công việc. Triển khai cúp vinh danh hàng tháng và cúp minh tinh của năm theo từng mảng công việc là cách thức phổ biến. Tuy nhiên, cần kết hợp với trao quà tặng hoặc thưởng tiền để tránh trở thành khen thưởng hình thức và không tạo động lực cho nhân viên.

4.6 Cơ hội thăng tiến

Chỉ có 40% nhân viên thế hệ Z cảm thấy gắn kết với sứ mệnh chung của công ty, điều này có thể giải thích lý do tại sao nhân viên trẻ thường nhảy việc nhiều. Để giải quyết vấn đề này, nhà quản lý có thể khen thưởng bằng cơ hội thăng tiến trong tổ chức, giúp nhân viên cảm nhận sự phát triển của mình đồng hành cùng doanh nghiệp. Việc này giúp nhân viên hiểu rõ hơn nhiệm vụ và sứ mệnh của công ty, tạo động lực và đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp.

4.7 Trao cơ hội cho nhân viên phát triển

Có một cách khen ngợi nhân viên chính là trao cho họ cơ hội đảm nhiệm dự án thú vị và tìm hiểu về khóa huấn luyện kỹ năng, giúp nhân viên phát triển và hoàn thiện kỹ năng chuyên môn. Để trao cơ hội đúng người, nhà quản lý nên tìm hiểu nguyện vọng và nhu cầu phát triển của nhân viên.

4.8 Các đặc quyền ưu tiên

Nhân viên sẽ cảm thấy đặc biệt và đánh giá cao tổ chức nếu nhận được những đặc quyền ưu tiên xây dựng dựa trên nỗ lực và thành tích trong công việc. Khi nỗ lực và đạt được kết quả vượt trội, nhân viên sẽ trở thành một người đặc biệt và được đối xử đặc biệt.

4.9 Thời gian nghỉ phép

Nhân viên cũng cần thời gian nghỉ ngơi để cân bằng tâm trạng và sức khỏe. Đối với những nhân viên vừa trải qua giai đoạn công việc căng thẳng, OT liên tục, bạn có thể tặng cho họ thời gian nghỉ phép phù hợp để họ phục hồi năng lượng cho công việc tiếp theo. Khi được quan tâm đến tình cảm và sức khỏe của mình, nhân viên sẽ cảm thấy tôn trọng và đánh giá cao công ty. Hơn nữa, khi được nghỉ ngơi đầy đủ, nhân viên sẽ đạt được hiệu suất và hiệu quả công việc cao nhất.

4.10 Ăn uống, tiệc mừng

Cách khen ngợi nhân viên bằng cách ăn uống và tổ chức tiệc mừng là hình thức phù hợp cả cho việc khen thưởng cá nhân và khen thưởng đội nhóm. Với buổi tiệc mừng, nhân viên sẽ tạm dừng công việc để tạo mối quan hệ, cùng chia sẻ niềm vui chiến thắng. Tinh thần tích cực từ buổi tiệc sẽ lan tỏa đến từng thành viên trong công ty của bạn.

5. Những lời khen cho nhân viên hiệu quả

5.1 Về một công việc được hoàn thành tốt

Tất cả nhân viên đều mong muốn biết công việc của họ được tổ chức và quản lý đánh giá như thế nào. Nếu nhân viên hoàn thành công việc tốt, bạn có thể dành cho họ những lời khen ngợi như sau:

• Bài thuyết trình của bạn rất xuất sắc.
• Bạn đã đóng góp những ý tưởng tuyệt vời trong cuộc họp hôm nay.
• Tôi biết bạn không thoải mái khi phải nói trước đám đông, nhưng bạn đã làm rất tốt. Bạn còn truyền cảm hứng cho tôi để thử làm điều gì đó ngoài vùng an toàn của mình.
• Tôi thấy rõ những nỗ lực mà bạn đã bỏ ra để đạt được kết quả này. Công việc của bạn thật tuyệt vời!
• Công việc gần đây rất bận rộn, nhưng bạn đã giải quyết mọi thứ một cách linh hoạt và hiệu quả.

5.2 Về kỹ năng

Về kỹ năng của nhân viên, bạn có thể dành những lời khen cho họ như sau:

• Kỹ năng giao tiếp của bạn rất tốt.
• Phong cách làm việc của bạn hiệu quả và thông minh.
• Bạn đã giúp team giải quyết vấn đề một cách sáng tạo và mới mẻ.
• Bạn xử lý các vấn đề với khách hàng rất tốt và giữ cho công việc diễn ra theo nhịp độ cân bằng và hiệu quả.

5.3 Về thái độ với công việc

Một nhân viên có thái độ tích cực trong công việc sẽ không chỉ mang lại hiệu quả cho bản thân mà còn truyền cảm hứng cho toàn đội. Bạn có thể dành những lời khen cho nhân viên như sau:

• Tôi đánh giá cao sự nhiệt tình của bạn trong công việc.
• Sự nhiệt tình của bạn cảm hứng cho tôi và cả đội làm việc.
• Cảm ơn bạn đã luôn giải quyết công việc với tư duy tích cực.
• Bạn đã giúp đội tiến lên phía trước trong những tình huống khó khăn.
• Thái độ làm việc quyết tâm của bạn đã giúp đội trở nên mạnh mẽ và đồng lòng hơn.

5.4 Họ là một đồng đội tốt

Lời khen không chỉ từ phía quản lý dành cho nhân viên mà còn có thể từ phía đồng nghiệp, đồng đội. Đây là một số lời khen bạn có thể tham khảo:

• Tôi rất thoải mái và tin tưởng khi làm việc cùng bạn.
• Bạn là một sự bổ sung quan trọng và tuyệt vời cho đội.
• Kinh nghiệm làm việc của bạn đã gợi mở rất nhiều ý tưởng hữu ích cho đội.
• Những ý tưởng sáng tạo của bạn đã giúp đội có những kế hoạch công việc đột phá hơn.
• Như bạn đã thấy, có vô số cách để dành tặng những lời khen cho nhân viên và đồng nghiệp. Bạn nên lựa chọn những lời khen phù hợp và đúng lúc để thúc đẩy động lực, sự tập trung và năng suất của đội.

Như vậy, với những cách khen ngợi nhân viên mà HR Insider chia sẻ đến cho các nhà quản lý trên đây cũng đã giúp bạn nắm được, cũng như đặt mình vào vị trí của nhân viên để khen thưởng một cách công bằng và đúng lúc. Có như vậy, năng suất làm việc của nhân viên mới đạt được hiệu quả tối đa. Ngoài ra, bạn có thể truy cập HR Insider để có cho mình những thông tin hữu ích bổ ích khác. 

Xem thêm: 10 cách giúp nhân viên phát triển

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam