Nếu công ty được ví là cơ thể sống thì năng suất nhân viên chính là linh hồn của cơ thể đó để giữ cho sự sống luôn tiếp diễn và phát triển. Vì năng suất lao động đóng góp phần quan trọng trong tất cả các doanh nghiệp, các nhà quản trị luôn cố gắng tìm cách quản lý nhân viên để họ nâng cao năng suất. Hãy cùng HR Insider tìm hiểu các cách quản lý nhân viên tăng năng suất đã được các nhà quản trị nhân sự sử dụng và thành công trong việc nâng cao năng suất của nhân viên.
1. Những yếu tố quyết định năng suất làm việc
Để tìm hiểu về cách cách quản lý nhân viên tăng năng suất, chúng ta hãy cùng xem những yếu tố nào có sự ảnh hưởng đến sự năng suất. Năng suất làm việc sẽ có sự khác nhau giữa các nhân viên với nhau hoặc cùng một nhân viên nhưng sẽ có sự chênh lệch giữa tháng này và tháng kia. Sự khác nhau đó chính là do ảnh hưởng bởi sự chi phối từ các yếu tố khách quan lẫn chủ quan. Những yếu tố chính có sự ảnh hưởng đến năng suất làm việc gồm:
- Con người: Yếu tố về con người có sự ảnh hưởng đến năng suất làm việc như: kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm tích lũy được trong quá trình làm việc.
- Cơ sở vật chất: Yếu tố cơ sở vật chất sẽ bao gồm: công cụ, dụng cụ, máy móc, thiết bị nhằm phục vụ người lao động có thể hoàn thành công việc.
- Điều kiện tự nhiên: Điều kiện tự nhiên chính là các yếu tố như: thời tiết, khí hậu, các yếu tố khách quan từ bên ngoài có ảnh hưởng đến năng suất lao động.
- Tài nguyên thiên nhiên: Những ngành nghề lao động chịu ảnh hưởng của yếu tố tài nguyên thiên nhiên là những nhóm ngành có đầu vào sản xuất do tự nhiên cung cấp như: khai thác than, quặng sắt, chế tạo dược phẩm thiên nhiên,…
2. cách quản lý nhân viên tăng năng suất
2.1 Quan tâm đến yếu tố văn hóa công ty trong các chiến lược tuyển dụng
Zappos nổi tiếng với văn hóa tuyển dụng nhân viên như 1 quá trình kết bạn chứ không phải là quy trình tuyển dụng điển hình. Nhân viên tương lai được sàng lọc kỹ càng trước để xác định mức độ phù hợp của họ với giá trị cốt lõi của “đại gia đình” Zappos. Theo Zappos, sàng lọc những nhân viên phù hợp với văn hóa công ty sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho quá trình tuyển dụng và đào tạo.
Hơn nữa, một nhân viên phù hợp với văn hóa công ty của bạn có khả năng tiếp thêm sinh lực cho các nhân viên khác, và điều này sẽ giúp cải thiện động lực và năng suất của cả nhóm.
2.2 Nâng cao năng lực nhân viên bằng các khóa đào tạo
Sau khi được sàng lọc và tuyển dụng thì đào tạo nhân viên là công việc quan trọng tiếp theo cần được thực hiện để đảm bảo năng suất làm việc của nhân viên.
Một nghiên cứu năm 2013 được công bố trên tạp chí Khoa học và Nghiên cứu Quốc tế (International Journal of Science and Research) cho thấy tất cả nhân viên và người quản lý đều được hưởng lợi từ các khóa đào tạo với nhiều cơ hội nâng cao kiến thức và các kỹ năng. Các khóa đào tạo hiệu quả sẽ giúp năng suất làm việc được nâng lên đáng kể.
2.3 Khuyến khích sự tự chủ của nhân viên
Vào tháng 2 năm 2015, Robby Slaughter – một chuyên gia về năng suất lao động đã tiết lộ trong một cuộc phỏng vấn rằng: “Cách tốt nhất để cải thiện năng suất là khuyến khích các cá nhân tự quản lý thời gian và nguồn lực của chính họ”.Để làm được như vậy, các nhà quản lý phải tin tưởng nhân viên để họ có một sự tự do nhất định trong quản lý các hoạt động hàng ngày và cung cấp cho họ những chỉ dẫn cần thiết thay vì phải liên tục giám sát và cầm tay chỉ việc.
Học cách “buông bỏ” và cho phép nhân viên của bạn nắm quyền kiểm soát có thể giúp bạn tránh khỏi một vòng luẩn quẩn phổ biến: các sếp quản lý nhân viên bằng phương thức phàn nàn – nhân viên lo lắng và năng suất giảm – sếp lại tiếp tục phàn nàn.
2.4 Hướng về tương lai với các thông điệp rõ ràng
Giao tiếp là chìa khóa để thành công. Nếu hai bên nhân viên và doanh nghiệp không thể giao tiếp với nhau thì mọi sự việc sẽ trở nên bế tắc thực sự. Do đó, những nhà quản lý hãy đầu tư công sức để truyền đạt hiệu quả kỳ vọng và trách nhiệm rõ ràng cho nhân viên. Kết quả của việc làm này là một lực lượng lao động có năng suất vì họ biết được tầm quan trọng của những việc mình làm.
Hãy cố gắng tập trung vào tương lai — thay vì cố gắng “sửa lỗi” cho những vấn đề trong quá khứ.
2.5 Khuyến khích nhân viên tự chăm sóc bản thân
Có một sự thật hiển nhiên rằng nếu nhân viên của bạn bị stress hoặc mệt mỏi quá độ, họ sẽ không thể giúp bạn hoàn thành các công việc một cách hiệu quả.
Vì vậy, hãy khuyến khích nhân viên ở tất cả các cấp chăm sóc sức khỏe thể chất và tinh thân của chính họ. Công ty sẽ hỗ trợ nhân viên thực hiện điều đó bằng việc cố gắng xây dựng văn hóa lành mạnh, cởi mở và chuyên nghiệp:
- Lắng nghe nhân viên
- Cho nhân viên những góp ý mang tính xây dựng
- Tạo cho nhân viên những công việc thách thức để giúp họ thể hiện và nâng cao năng lực
- Thiết lập hệ thống đánh giá với những thông số rõ ràng
2.6 Cho phép nhân viên làm việc từ xa
Những nghiên cứu chuyên sâu về vấn đề này đã chỉ ra rất nhiều kết quả thú vị. Người lao động được tạo cơ hội làm việc từ xa hiệu quả hơn, họ dành nhiều thời gian hơn cho công việc, nghỉ ít ốm hơn, thực hiện tốt hơn và nói chung tham gia nhiều hơn vào công việc. Tất cả điều này dẫn đến tiết kiệm chi phí đáng kể cho các doanh nghiệp.
Từ năm 2012 đến năm 2016, Gallup báo cáo số lượng nhân viên làm việc từ xa đã tăng từ 39% lên 43%. Và một cuộc khảo sát về Global Workplace Analytics cho thấy tổng số công việc được hoàn thành từ xa đã tăng 103% chỉ riêng đối với các nhân viên có hợp đồng chính thức với doanh nghiệp.
2.7 Đừng chặn nhân viên truy cập vào mạng xã hội
Nhân viên sử dụng mạng xã hội vì nhiều lý do. Với một số người đó là cách để họ xả stress nhưng cũng có những người khác sử dụng các công cụ này để như một phương tiện giao tiếp chuyên nghiệp với các đối tượng mục tiêu. Dù nhân viên sử dụng mạng xã hội với mục đích gì đi chăng nữa thì việc chặn các kết nối cũng sẽ là một hành vi làm ảnh hưởng xấu đến tinh thần họ. Thông điệp “ngầm” của hành động này là sự thiếu tin tưởng vào nhân viên.
Một nghiên cứu của Evolv phát hiện ra rằng các trang mạng xã hội giúp người dùng trở nên đa nhiệm hơn, đem đến năng suất tổng thể hiệu quả hơn và hạnh phúc hơn trong công việc của họ. Và nhân viên hạnh phúc sẽ có năng suất làm việc cao hơn.
2.8 Tăng sự hài lòng của nhân viên với các đặc quyền tuyệt vời
Những “gã khổng lồ” làng công nghệ như Google và Facebook luôn hiểu tầm quan trọng của sự hài lòng của nhân viên với công việc. Các công ty này nổi tiếng với các dịch vụ như phòng mát-xa, khoang ngủ và salon tóc cho nhân viên để đảm bảo nhân viên luôn hài lòng với môi trường làm việc và công ty.
Bạn không cần phải là một “cường quốc” ở Thung lũng Silicon để cung cấp cung cấp những đặc quyền độc đáo giúp gia tăng sự hài lòng của nhân viên. Tùy theo ngân sách công ty, hãy nghĩ đến những chi tiết đơn giản nhưng hiệu quả như các công ty dưới đây:
- Twillo cung cấp cho nhân viên một Kindle và một khoản trợ cấp hàng tháng để mua sách
- Burton cung cấp thẻ trượt tuyết miễn phí
- REI cung cấp cho nhân viên hai ngày nghỉ để làm những điều yêu thích của họ bên ngoài
- Nhân viên Tesla tiết kiệm tới 35% cho vé xem phim
- NutraClick trợ cấp nhân viên với chi phí phòng tập thể dục
2.9 Luôn có chế độ khen thưởng, động viên người lao động
Khen thưởng và động viên kịp thời chính là sự ghi nhận đối với nhân viên, điều này thật sự quan trọng trong việc tạo sự tích cực cho nhân viên trong quá trình làm việc của mình. Khi khả năng và sự cống hiến của nhân viên được ghi nhận thì họ sẽ cố gắng nhiều hơn nữa để có thể nâng cao năng suất làm việc. Đó cũng chính là động lực để cho những người chưa đạt được thành quả sẽ nỗ lực hơn, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh trong doanh nghiệp.
2.10 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ hiện đại vào công việc
Sự hiện đại của công nghệ đã giúp thay thế cho sức người và chắc chắn sẽ tạo ra hiệu quả cao hơn trong công việc đó. Công nghệ tiên tiến cần được áp dụng vào hỗ trợ công việc trong các doanh nghiệp bao gồm các máy móc, trang thiết bị hiện đại nhằm phục vụ sản xuất, các ứng dụng phần mềm chuyên nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian công sức trong quản lý.
3. Cách tăng năng suất đối với bản thân từng nhân viên
Ý thức, thái độ và sự đầu tư cho công việc của những người lao động sẽ chính là một trong các nhân tố chính quyết định đến năng suất làm việc của họ. Hãy áp dụng ngay 7 cách sau đây để giúp tăng năng suất làm việc đối với bản thân người lao động:
3.1 Biết nhìn nhận năng lực bản thân
Mỗi chúng ta đều cần hiểu rõ bản thân mình sở hữu những yếu tố nào và có được những gì để phục vụ cho công việc và đang cần thay đổi những gì. Cố gắng học hỏi để có thể hoàn thiện hơn với môi trường công việc của mình. Phải biết không ngừng nỗ lực để có thể đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc được giao.
3.2 Tự đặt deadline trong công việc
Tự giới hạn cho mình một mốc hoàn thành công việc cụ thể chính là cách để giúp chúng ta tạo thêm động lực cho chính mình. Làm việc có trách nhiệm và đúng deadline sẽ giúp tăng năng suất công việc lên rất nhiều.
3.3 Tập trung cao độ khi làm việc
Bất kỳ một công việc nào cũng sẽ cần có sự đầu tư thời gian, công sức và tập trung khi làm việc thì mới có thể mang lại hiệu suất cao. Các nhà khoa học cũng đã nghiên cứu và chỉ ra rằng não bộ của chúng ta sẽ tập trung cao nhất trong khoảng thời gian làm việc 90 phút. Sau 90 phút này hiệu quả sẽ giảm, khi đó chúng ta cần phải được thư giãn để tiếp tục.
3.4 Không trì hoãn công việc
Trì hoãn là một thói quen không hề tốt và làm tiêu tốn rất nhiều thời gian khi làm việc. Đặc biệt, đối với những việc có thể giải quyết nhanh chóng chỉ trong khoảng 2- 10 phút thì cần xử lý ngay để tránh sự quá tải trong công việc.
3.5 Nghỉ ngơi và ngủ đủ giấc
Nghỉ ngơi và ngủ đủ giấc chính là bí quyết giúp lấy lại tinh thần và tạo sự phấn chấn hơn trong công việc cho mỗi người. Sức khỏe là một yếu tố vô cùng quan trọng tạo nên chất lượng làm việc. Khi cơ thể chúng ta quá mệt mỏi, đầu óc sẽ trở nên căng thẳng khi làm việc, khi đó nên dừng lại ít phút để thư giãn rồi tiếp tục quay trở lại công việc của mình.
Trong bài viết, HR Insider đã chia sẻ đến bạn những cách quản lý nhân viên tăng năng suất lao động trong quá trình làm việc, có thể áp dụng cho các doanh nghiệp/ công ty. Hy vọng với những gợi ý trên, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn nhân sự, đồng thời đẩy mạnh sự phát triển về năng lực cũng như hiệu suất lao động, giúp doanh nghiệp đạt kết quả cao trong quá trình hoạt động và ngày càng phát triển hơn.
Xem thêm: Cách quản lý nhân viên cứng đầu bất cứ nhà quản lý nào cũng cần
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
