Nếu bạn ghét việc áp dụng giờ tiết kiệm ánh sáng ban ngày (một kiểu quy ước chỉnh thời gian theo khoảng thời gian thực tế mà trời sáng trong ngày), thì bạn không hề cô đơn đâu. Hàng triệu người đang “nguyền rủa” tục lệ chỉnh đồng hồ sớm hơn một tiếng hàng năm, điều mà đang được thực hiện chỉ một vài tuần trước đây. Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, chỉ cần giờ giấc đi ngủ của bạn bị thay đổi một chút, cũng có thể kéo theo rất nhiều hệ quả – bao gồm khả năng đau tim tăng, đột quỵ, tai nạn xe, và năng suất làm việc xuống dốc.
Một số người cố gắng vượt qua điều này bằng cách đi ngủ sớm, hay uống lượng cà phê tăng lên gấp đôi. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ biết rằng việc tiết kiệm ánh sáng ban ngày thường dẫn đến sự thụt giảm năng suất làm việc – như Lydia Dishman đã viết trên Fast Company trước đó. Tuy nhiên, vẫn có cách để cải thiện năng suất làm việc của nhân viên, mà vẫn đảm bảo kéo dài suốt cả năm, đó chính là: Thiết kế văn phòng làm việc theo một cách khéo léo.
Sự ra đời và thất bại của kiểu văn phòng với những vách ngăn
Vào những năm 1960, công ty nội thất Herman Miller tạo ra văn phòng với những bàn làm việc riêng tiêu chuẩn. Bốn bức tường đóng kín giúp các công ty có thể “nhồi nhét” nhiều nhân viên vào trong cùng một không gian mà không phải tốn chi phí phát sinh. Văn phòng với những vách ngăn còn là biểu tượng của một nơi lạnh lẽo, kiểu văn phòng theo phong cách Dilbert, nơi mà mọi người phải cúi đầu làm việc trong một sự im lặng đến đáng sợ.
Có rất ít tổ chức coi trọng đến việc thiết kế văn phòng tác động ra sao đến với tiện nghi của nhân viên, cho đến gần đây, dường như mọi thứ đang dần thay đổi. Các công ty hiện đại bây giờ như Bumble, Hutch, Dplus Global và Instagram – trụ sở chính của họ mang nhiều màu sắc, không gian thông thoáng với những tiện ích như quầy phục vụ cà phê, phòng thiền, và cả những chuyên gia trị liệu mát-xa tại chỗ nữa.
Một văn phòng làm việc ấn tượng có thể cải thiện việc nhận diện thương hiệu và thu hút những nhân tài sáng giá. Điều quan trọng hơn là, khả năng sáng tạo, năng suất, sự hài lòng và thậm chí cả sức khỏe của nhân viên cũng có thể được gia tăng đáng kể. Hãy tìm hiểu về những nơi làm việc có sức hút bậc nhất hiện nay, và bạn sẽ sớm nhận ra một vài quy tắc chung mà các kiến trúc sư và nhà thiết kế đang áp dụng để tạo ra các văn phòng mang đẳng cấp quốc tế là như thế nào.
Tận dụng ánh sáng mặt trời
Trung bình người Mỹ dành 90% thời gian của họ ở không gian trong phòng. Ánh sáng tự nhiên điều phối đồng hồ cơ thể hay nhịp điệu sinh học hàng ngày của con người. Việc tiếp xúc với ánh nắng cũng giúp ngăn chặn sự phát ra các hooc-môn gây buồn ngủ. Đó là lí do tại sao khi việc phơi mình dưới nắng giúp tăng năng lượng và sức lực, nhưng khi nhìn vào màn hình máy tính trước khi chuẩn bị “say giấc nồng” lại gây ra nhiều rối loạn cho giấc ngủ của bạn.
Ánh sáng tự nhiên giúp làm giảm các triệu chứng rối loạn cơ thể do chênh lệch múi giờ, hay do thay đổi thời gian biểu. Trong môi trường làm việc, nhiều nghiên cứu cho thấy rằng ánh sáng tự nhiên cũng góp phần làm gia tăng năng suất làm việc. Một nghiên cứu bởi giáo sư Alan Hedge từ trường Đại học Cornell University chỉ ra rằng, nhân viên làm việc trong văn phòng với đầy đủ ánh sáng mặt trời giảm 84% các triệu chứng như đau đầu, mỏi mắt và thị lực kém.
Ánh sáng tự nhiên cũng là một thuộc tính được chào đón nồng nhiệt trong các văn phòng hiện nay. Trong một cuộc khảo sát nghiên cứu với hơn 1.600 nhân viên Mỹ, văn phòng có ánh sáng mặt trời hay sở hữu view ngoài trời thì vượt hơn cả những phúc lợi khác như căng-tin, trung tâm tập thể hình, hay dịch vụ trông trẻ vào ban ngày. Cũng trong khảo sát này, 78% nhân viên đồng ý rằng, view ngoài trời và ánh sáng mặt trời giúp cải thiện sức khỏe, trong khi 70% cho rằng những khía cạnh trên giúp nâng cao biểu hiện trong công việc của họ.
Thiết kế văn phòng phù hợp với phong cách làm việc của từng công ty
Không có công ty nào là giống nhau cả. Văn phòng của công ty, bất kể là khi nào, cũng cần phải phản ánh đúng văn hóa, nhu cầu và xu hướng riêng của mình. Để kết hợp được phương thức làm việc mong muốn với không gian vật lý chung, công ty thiết kế và kiến trúc HLW International đã tạo ra một chỉ số đo lường mang tên Sự Hợp Tác và Yên Tĩnh.
Chỉ số này mô tả bảy thành tố khác nhau, bao gồm: địa điểm, khung cảnh xung quanh, không gian bên ngoài, công nghệ, tính chất tạm thời, phối cảnh, và kích thước. Mỗi thành tố vận hành theo một cơ chế môi trường liên tục từ mở cho đến đóng, ví dụ như từ công cộng cho đến riêng tư chẳng hạn.
HLW đã áp dụng hệ thống của họ vào các trụ sở chính của Abode tại New York, nhằm tạo thêm các phương thức dễ dàng hoạt động, trong khi vẫn giữ được các giới hạn không gian để thực hiện các công việc cá nhân riêng. Đối với Yodle, các thiết kế viên đã tạo ra một “buồng yên tĩnh” bán nội ngay trong không gian chính, giúp nhân viên chế tạo sản phẩm có thể làm việc mà không gây ra bất cứ gián đoạn nào.
Tại JotForm, nhân viên làm việc theo cách nhóm nhỏ, liên chức năng bao gồm năm đến sáu người. Mỗi nhóm làm việc trong một văn phòng riêng với cửa đóng. Đó là sự sắp xếp hợp lý đối với JotForm, tuy nhiên vẫn còn nhiều thiếu sót và cần thử nghiệm để sửa chữa.
Tạo môi trường làm việc đa dạng
Trong mười năm vừa qua, nhiều công ty đã đổi kiểu văn phòng với những vách ngăn, sang mô hình không gian làm việc mở. Những bàn làm việc dài cùng hàng dãy nhân viên được trang bị tai nghe – có cảm tưởng như rằng họ đang làm việc trong một “công ty khởi nghiệp về công nghệ” vậy. Không gian mở nghe thì có vẻ rất là “cool ngầu”; nhưng theo nhà tâm lí học tổ chức Matthew Davis, mô hình văn phòng mở có khả năng phân tán mức độ tập trung và tăng sự căng thẳng. Tuy nhiên, vẫn có nhiều công ty tiếp tục lựa chọn sử dụng loại mô hình này.
Để vượt qua những thử thách nói trên, hãy thử phối hợp nhiều loại mô hình làm việc khác nhau. Ví dụ, hãy bắt đầu với mô hình lấy nền tảng là “ngôi nhà” với bàn, ghế, tủ khóa, hay không gian làm việc. Thêm vào một khu vực thư giãn hơn với ghế sô pha; hay một nơi yên tĩnh dùng để đọc sách, viết lách, hay cần tập trung cao độ. Các bốt điện thoại có thể được dùng để gọi điện, trò chuyện trong nhóm nhỏ – và không gian lớn hơn dùng để tổ chức các cuộc họp hay tụ tập đông người.
Chú trọng những chi tiết thiết kế bên ngoài
Đặt thêm những chậu cây cảnh vào văn phòng có thể giúp bạn giảm bớt stress, và cải thiện hiệu năng trong công việc lên nhiều lần. Cũng giống như nhân viên, họ luôn muốn được thoải mái làm việc và phát triển trong một môi trường tràn ngập ánh sáng mặt trời. Các chi tiết thiết kế có hình tròn hay bo góc được cho là tăng khả năng sáng tạo của con người. Những đường nét cong, bo tròn giúp truyền cảm hứng nhằm tạo ra những cuộc trò chuyện hữu ích và hợp tác tốt hơn trong công việc đấy.
Cuối cùng, việc loại bỏ mô hình không gian phân tầng – như kiểu văn phòng nằm riêng trong góc chẳng hạn, có thể khuyến khích mọi người thoải mái chia sẻ và đóng góp cho tổ chức một cách toàn diện nhất. Thay vì phân chia theo cấp bậc, hãy bố trí nhân viên theo chức năng hoặc theo nhóm. Một văn phòng nên bao gồm đủ thành viên với các kỹ năng, độ tuổi và kinh nghiệm khác nhau – sẽ giúp kiến tạo nên một môi trường mà ai ai cũng đều thoải mái và vui vẻ để trải qua một ngày làm việc cùng với nhau đấy!
–HR Insider/Theo Fast Company–
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
