Như nhiều người trong chúng ta đã học được trong hai năm qua, làm việc hiệu quả có thể thực sự khó khăn khi điều bất ngờ xảy ra. Đó là lý do tại sao có một số kỹ năng năng suất cốt lõi cần học lại là rất quan trọng để giúp bạn quản lý tất cả các phần chuyển động của cuộc sống. Với ý nghĩ đó, đây là bốn mẹo tăng khả năng sử dụng thời gian hiệu quả nhất để thực hiện trong năm mới.
Kế hoạch cho những nhiệm vụ lớn và nhỏ
Tất cả chúng ta đều bị mắc kẹt trong một chu kỳ trì hoãn tiêu cực khi phải đối mặt với một nhiệm vụ lớn, khó khăn hoặc tốn nhiều thời gian. Đối mặt với nhiệm vụ trực diện có vẻ quá khó khăn và có thể gây ra cảm giác lo lắng, vì vậy thay vào đó nên tạm dừng nó để làm sau và tập trung vào các hạng mục khác ít cấp bách hơn. Khi thời hạn đến gần, chúng ta càng lo lắng hơn, làm cho sự trì hoãn thêm nữa.
Bên cạnh nhược điểm rõ ràng của việc bỏ lỡ thời hạn, sự trì hoãn còn phải trả giá bằng cách ngăn cản chúng ta sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Một cách để ngăn chặn sự trì hoãn là:
| Xác định giờ làm việc của bạn. Đó là những khoảng thời gian mà bạn làm việc hiệu quả nhất, hãy sắp xếp các công việc nên được ưu tiên hoàn thành trong khoảng thời gian đó. |
Lấy ví dụ từ ông Martin: Cá nhân tôi thấy mình làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng từ 7 giờ đến 9 giờ sáng, trước khi các cuộc họp và email đòi hỏi tôi phải chú ý nhiều hơn. Sau đó, bạn có thể dành thời gian cho các nhiệm vụ nhỏ hơn, đơn giản hơn hoặc cho các cuộc họp tốn ít năng lượng hơn như trò chuyện cà phê với đồng nghiệp.
Một cách tuyệt vời khác để tiết kiệm thời gian là xác định những công việc bạn thường làm nhất và tìm cách thực hiện chúng nhanh hơn. Nhiều người trong chúng ta có thể dành nhiều thời gian cho hộp thư đến và cho các cuộc gọi điện video. Chỉ cần dành vài phút để tìm hiểu cách tối ưu hóa những công việc hàng ngày này có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian về lâu dài.
Lên kế hoạch trước càng nhiều càng tốt
Quản lý thời gian là một kỹ năng cực kỳ hữu ích, nhưng duy trì sự tập trung trong những khoảng thời gian bạn dành ra, có thể nói, thậm chí còn quan trọng hơn. Chúng ta có thể lường trước một số phiền nhiễu bằng cách chấp nhận chúng sẽ xảy ra và học cách quản lý chúng. Một mẹo tập trung được bật mí đó chính là:
| Chỉ mở một tab và tắt tiếng thông báo sẽ làm nên điều kỳ diệu để giảm thiểu sự phân tâm và ngăn chặn sự trì hoãn. |
Martin cũng khuyên bạn nên viết danh sách việc cần làm của bạn vào đêm hôm trước. Biết được những gì phía trước sẽ giúp cho việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc của bạn trở nên suôn sẻ hơn nhiều.
Quản lý trọng tâm cũng có thể giúp bạn đi đúng hướng với các ưu tiên hiện tại. Đồng nghĩa rằng, bạn nên rèn luyện nói ‘có’ với điều được ưu tiên, và thực hành nói “Không” với điều làm chúng ta mất tập trung, hoặc có thể hoàn thành sau đó.
Nâng cấp danh sách việc cần làm của bạn
Khi lập danh sách việc cần làm, bạn nên coi đó như một bản đồ hướng dẫn bạn trong ngày. Tuy nhiên, việc tối ưu hóa danh sách việc cần làm của bạn có thể tạo nên điều kỳ diệu cho năng suất và sức khỏe tinh thần. Martin tiếp tục chia sẻ:
“Như một khuôn khổ hướng dẫn, tôi đã tạo sơ đồ lộ trình Kế hoạch hàng ngày, mà tôi đề xuất cho tất cả đồng nghiệp của mình, bao gồm cả giám đốc điều hành của chúng tôi và đề nghị họ điền vào vào đêm hôm trước để giúp họ tổ chức ngày của mình tốt hơn. Kế hoạch hàng ngày bao gồm cả phần viết ra những khoảnh khắc của lòng biết ơn vì nghiên cứu cho thấy rằng việc thực hành những điều đó có thể giúp bạn duy trì sự tập trung và hợp tác — tất cả đều cần thiết để tránh kiệt sức.”
Làm cho năng suất làm việc cho bạn
Mọi người đều có phong cách làm việc khác nhau và hiểu được điều gì phù hợp với mình (và điều gì không) sẽ giúp bạn tìm ra thói quen năng suất phù hợp với nhu cầu của mình.Hãy dành một chút thời gian để suy ngẫm về các dự án mà bạn đã đạt hiệu quả cao nhất.
- Bạn đang làm gì và làm thế nào để đạt được mục tiêu của mình?
- Làm thế nào để bạn luôn có tổ chức và có động lực?
- Vì sao điều này mình không làm hiệu quả và không đạt năng suất?
- Liệu có điều gì đó đang làm mình phân tâm, hiện tại mình đang ưu tiên điều gì cho dự án này?
Như bạn sẽ thấy, có nhiều chiến lược khác nhau để trở nên hiệu quả hơn và không phải mọi mẹo đều có tác động như nhau đối với tất cả mọi người. Năm vừa qua chắc chắn đã đặt ra nhiều thách thức cho người lao động cũng như người sử dụng lao động, nhưng Google đã cố gắng tạo nên nhiều phương pháp để giảm thiểu số thách thức và đồng thời thiết kế “kim chỉ nam” hướng dẫn nhân viên làm việc hiệu quả hơn, lành mạnh hơn vào năm 2022.
>> Xem thêm: Học hỏi “Nhà Chuột” Disney xây dựng văn hóa làm việc hiệu quả: Khi hành động quan trọng hơn tiếng nói
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
