Hướng dẫn cách chấm công tính lương mới nhất từ A đến Z

Cách chấm công tiền lương là một trong những chủ đề nóng của doanh nghiệp. Bởi lẽ, các kế toán viên hay hành chính nhân sự của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải tuân theo bộ luật lao động. Đồng thời phải tính lương phù hợp với tình hình phát triển doanh nghiệp hay thị trường việc làm theo từng giai đoạn. Thông qua bài viết này, VietnamWorks sẽ hướng dẫn bạn về chủ đề này một cách chi tiết nhất.

Bảng chấm công tính lương 

1. Các nguyên tắc của cách chấm công tính lương

1.1 Những căn cứ để tính lương

• Bảng chấm công: theo giờ hoặc ngày.
• Hợp đồng làm việc.
• Phiếu xác nhận công việc hoàn thành và xác nhận sản phẩm. (nếu tính lương theo doanh số bán sản phẩm, hoa hồng).
• Chế độ lương thưởng, lương tháng 13 của doanh nghiệp.
• Mức lương tối thiểu của khu vực là mức ít nhất mà người sử dụng lao động phải trả cho người lao động.
• Tỷ lệ trích theo lương để xác định số tiền doanh nghiệp hỗ trợ đóng các khoản bảo hiểm cho người lao động.

Hợp đồng lao động của nhân viên

1.2 Các nguyên tắc cơ bản của tính lương, trả lương

Trên thực tế, nếu bạn đang làm trong lĩnh vực kế toán, nhân sự, thậm chí bản thân bạn cũng nên biết các nguyên tắc cơ bản tính lương cho hầu hết các vị trí như sau:

• Tiền lương chế độ cấp bậc: Được tính căn cứ theo chất lượng công việc và cấp bậc của người lao động.
• Hệ số lương: Dựa vào quy định của doanh nghiệp hoặc nhà nước để chi trả theo đúng vị trí cũng như chất lượng lao động của người nhân viên.
• Mức lương: Là đơn vị đại diện cho tiền tệ trong một khoảng thời gian nhất định mà công ty sẽ phải trả cho người lao động. Dựa trên cách thức làm việc mà khoảng thời gian sẽ được đo bằng giờ, ngày, tuần hoặc tháng.
• Thang bảng lương: Trình bày sự giống nhau và khác nhau của số tiền người lao động nhận được trong từng cấp bậc và nhiệm vụ.
• Tiêu chuẩn kỹ thuật dành cho những vị trí yêu cầu về trình độ kỹ thuật chuyên môn của người lao động, nên sẽ có quy định riêng về cách chấm công tính lương. 

Hệ số lương là một nguyên tắc cơ bản của tính lương

Xem thêm >> Bí quyết deal lương khéo léo giúp bạn có được thu nhập như mong muốn

2. Các khoản lương cơ bản

Các khoản lương cơ bản bắt buộc phải tuân thủ theo đúng quy định luật lao động của nhà nước. Vì vậy, dưới đây là điều cơ bản trong cách chấm công tính lương cho người lao động.

• Lương cơ bản hoặc lương cứng: Là mức lương mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động khi mọi công việc diễn ra thuận lợi như bình thường.
• Lương đóng bảo hiểm xã hội: Đây là nghĩa vụ của cả người sử dụng lao động và người lao động và cần phải thực hiện. Mức lương đóng bảo hiểm xã hội sẽ dựa trên mức lương cứng.
• Lương thử việc: Hiện nay, nhà nước ta quy định trong luật lao động, mức lương thử việc bằng 85% mức lương cứng mà doanh nghiệp trả cho nhân viên. Tuy nhiên, tùy vào mỗi doanh nghiệp thì mức lương thử việc này có thể bằng 100%. 
• Lương khoán: Mức lương của nhân viên không ký hợp đồng lao đồng với doanh nghiệp. Họ sẽ làm việc part time nên lương trung bình sẽ cao hơn bình thường nhưng các chế độ khác như bảo hiểm, trợ cấp sẽ bị cắt bỏ.
• Trợ cấp và phụ cấp: Bao gồm các khoản tiền hỗ trợ như xăng xe, ăn trưa, tiền gửi xe… Tuy nhiên, pháp luật Việt Nam hiện nay chưa có quy định bắt buộc cho khoản lương cơ bản  này.

Lương đóng bảo hiểm xã hội mới nhất 2023

3. Chi tiết cách chấm công tính lương công nhân

3.1 Các phương pháp chấm công

Tùy thuộc vào tình hình phát triển và quy định, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các cách chấm công tính lương như sau:

• Phương pháp chấm công theo ngày

Không phải lúc nào nhân viên cũng làm một công việc giống nhau, mà còn sẽ phát sinh thêm một số công việc theo sự phân công của cấp trên hay tình huống bất ngờ. Mỗi ký hiệu sẽ được áp dụng cho từng công việc khác nhau như đi họp, hội nghị, đàm phán,.. để chấm công cho ngày đó.

Lưu ý:

• Nếu cùng một ngày, thời gian tiến hành của 2 công việc bằng nhau thì sẽ chấm công theo ký hiệu của công việc đầu tiên.
• Nếu cùng một ngày, thời gian tiến hành của 2 công việc khác nhau thì sẽ chấm công theo ký hiệu của công việc tốn nhiều thời gian nhất.

• Phương pháp chấm công theo giờ

Trong một ngày, người làm động phụ trách những công việc gì, dành bao nhiêu thời gian để tiến hành nhiệm vụ đó, chấm công thông qua các ký hiệu đã quy định, ghi lại công việc và số giờ thực hiện bên cạnh ký hiệu.

Phương pháp chấm công theo giờ

• Phương pháp chấm công nghỉ bù 

Cách chấm công tính lương này chỉ áp dụng trong tình huống người lao động làm thêm giờ, mức lương phụ thuộc vào thời gian nhưng không thanh toán lương OT. Do đó, để chấm công thì khi nhân viên nghỉ bù, bộ phận hành chính nhân sự sẽ trả lương theo thời gian và ghi ký hiệu NB.

3.2 Các phương pháp tính lương

• Cách tính tiền lương theo thời gian

Theo điều a, Khoản 4, Thông tư số 47 năm 2015 của luật lao động, cách tính lương này được phụ thuộc vào tiền lương cơ bản chia cho số ngày làm việc trong tháng. Doanh nghiệp lựa chọn theo quy định của pháp luật, nhưng không được quá 26 ngày. Căn cứ quy định trên sẽ có hai cách tính lương như sau:

Cách 1:

Lương tháng  = [(Lương cơ bản + Khoản trợ cấp) / Số ngày làm việc theo quy định]* Số ngày đi làm thực tế

Trong đó, Số ngày làm việc theo quy định = Tổng số ngày của tháng –  Số ngày xin nghỉ. Chẳng hạn, Tháng 4/2023 có 30 ngày và có 5 chủ nhật người lao động được nghỉ => Số ngày làm việc theo quy định là 25.

Cách 2:

Cách thứ 2 sẽ đơn giản hơn cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Bộ phận hành chính nhân sự, thay vì tính lương tháng theo diện ngày công tiêu chuẩn, họ sẽ chọn ngày công tiêu chuẩn theo con sô cố định thường là 26 ngày.

Lương tháng = [(Lương cơ bản + Khoản trợ cấp)]/ 26]* Số ngày đi làm thực tế

Với cách tính lương theo thời gian thứ 2 này, sẽ dễ dàng hơn trong việc theo dõi và tính toán tiền lương. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp có một đặc trưng và tiêu chí riêng, kế toán viên sẽ chọn một trong hai cách để tính toán bảng lương.

• Cách tính tiền lương theo sản phẩm

Tiền lương sản phẩm = Đơn giá sản phẩm* Số lượng sản phẩm hoàn thành

Đây là phương pháp tính lương theo sản phẩm dựa trên chất lượng và số lượng khi sản phẩm hoàn thành. Cách này được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp chế tạo và sản xuất sản phẩm. Cách tính tiền lương theo sản phẩm có tác dụng khuyến khích nhân viên nâng cao độ lành nghề, kỹ năng cần thiết, tăng năng suất lao động,…

Mẫu tính tiền lương theo sản phẩm

•  Cách tính lương theo hình thức lương khoán

Dựa trên số lượng, khối lượng và chất lượng công việc hoàn thành mà tính lương khoán thụ hưởng. Cách tính lương theo hình thức lương khoán có thể tùy thuộc vào đơn vị sản phẩm, thời gian hoặc doanh thu,… Ngoài ra, lương khoán còn dựa trên rất nhiều yếu tố, cụ thể như hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu công việc,…

Tuy nhiên, doanh nghiệp phải xác định một đơn giá hoặc tỷ lệ khoán phù hợp. Đồng thời, đặt ra quy định mỗi mức hoàn thành công việc cao hơn sẽ có đơn giá khoán cao hơn. Bên cạnh đó, có thể bổ sung thêm khoản lương thưởng nhằm phát huy tối đa năng lực, kỹ năng và khuyến khích cho những thành tích của người lao động. 

Lương khoán = Mức khoán quy định * Tỷ lệ hoàn thành chất lượng tiến độ công việc

4. Hướng dẫn cách chấm công tính lương cụ thể

4.1 Hướng dẫn lập bảng chấm công

• Cách lập bảng truyền thống

Các nội dung cột cần lưu ý trong bảng chấm công:

• Cột thứ tự, họ và tên từng người lao động trong doanh nghiệp
• Cột chức vụ cho biết cấp bậc hoặc ngạch bậc lương của từng nhân viên
• Cột 1 đến 31: Các ngày tính từ ngày 1 tới ngày cuối cùng trong tháng.
• Cột tổng công hưởng lương sản phẩm từng nhân viên trong tháng
• Cột tổng cộng là tổng số ngày hưởng lương từng nhân viên trong tháng
• Cột ngày nghỉ bao gồm ngày nghỉ không lương, nghỉ lễ theo quy định của luật lao động và ngày nghỉ phép.

Mẫu bảng chấm công tiêu chuẩn truyền thống

Hàng ngày, bộ phận nhân sự sẽ theo dõi và chấm công từng nhân viên theo quy định. Mỗi ngày sẽ được ghi liên tục tương ứng theo các ký hiệu quy định. Cuối tháng, trưởng bộ phận và người phụ trách chấm công sẽ ký xác nhận vào bảng chấm công.

Sau đó, nhân sự sẽ gửi bảng chấm công và các chứng từ, giấy tờ liên quan về bộ phận kế toán để đối chiếu, kiểm tra và xác nhận, từ đó quy ra ngày công tiêu chuẩn, lương thưởng và lương đóng bảo hiểm. Tuy nhiên, ngày công theo quy định là 8 giờ, nên nếu kết quả tổng ngày công bị lẻ giờ, thì ghi số giờ lẻ cạnh ngày công tiêu chuẩn và dấu phẩy ở giữa, chẳng hạn 28 công 5 giờ thì ghi 28,5.

• Cách lập bảng từ máy chấm công

Bước 1: Xuất dữ liệu từ máy chấm công về máy tính, có 2 cách như sau:

• Cách 1: Truy cập vào thiết bị chấm công trên máy tính => Chọn mục chấm công => Chọn tải dữ liệu chấm công về => Tải xuống => Bản ghi chấm công của nhân viên trên máy tính.

Truy cập vào phần mềm chấm công => Chọn mục chấm công => Chọn tải dữ liệu chấm công về => Tải xuống => Bản ghi chấm công của nhân viên trên máy tính.

• Cách 2: Truy cập vào hệ thống => máy chấm công => Chọn thiết bị => Tải dữ liệu điểm danh => Giao diện thông tin lựa chọn để tải dữ liệu: Toàn bộ dữ liệu điểm danh hiện có trên máy chấm công; Dữ liệu điểm danh trong một khoảng thời gian cụ thể; Chọn nơi lưu trữ dữ liệu điểm danh theo đường dẫn hoặc mặc định => Tích vào các mục cần thiết => Nhấn ok để hoàn thành.

Chọn mẫu báo cáo trong giao diện thiết bị

Bước 2: Xuất dữ liệu chấm công về tệp Excel

Mở dữ liệu báo cáo vừa xuất về máy tính, sau đó chọn mục chấm công trên thanh công cụ. Bạn tiếp tục sẽ lựa chọn “biểu mẫu chấm công” => Chọn 1 trong 3 báo cáo phù hợp như báo cáo chi tiết ngày, báo cáo chỉnh sửa dữ liệu hoặc báo cáo tổng hợp tháng. Tuy nhiên, đối với cách tính lương này, cần phải chọn xuất file báo cáo tổng hợp tháng. Cuối cùng, chọn xuất dữ liệu và lưu file Excel về dữ liệu điểm danh.

Chọn xuất dữ liệu và lưu file Excel về dữ liệu điểm danh.

Bước 3: Tính lương từ bảng chấm công

Thông thường, file từ máy chấm công sẽ bao gồm các thông tin cơ bản, cụ thể như danh sách tất cả các nhân viên và báo cáo chi tiết tháng công đi làm của từng người trong doanh nghiệp. Trong đó, mỗi nhân viên sẽ bao gồm các dữ liệu như sau: Số ngày làm việc, ngày nghỉ, thời gian làm thêm giờ và thời gian đi muộn về sớm  trong một tháng của nhân viên.

Các dữ liệu chấm công này sẽ được sử dụng các hàm trong Excel để trực tiếp tính lương cho nhân viên. Các hàm Excel thường sử dụng là để tính lương là hàm AND /OR, lệnh IF, hàm SUM/SUMIF/SUMIFS và hàm LOOKUP hay VLOOKUP. Bộ phận nhân sự hay kế toán viên chỉ cần áp dụng công thức các hàm, excel sẽ tự động tính toán lương của từng nhân viên.

Tính lương từ bảng chấm công bằng excel

4.2 Hướng dẫn cách tính lương, làm bảng lương mới nhất

Các cột nội dung cần chú ý:

• Cột 1 STT, cột 2 Họ và tên: Điền theo danh sách bảng chấm công
• Cột 3 Chức vụ: Điền chức vụ của từng nhân viên
• Cột 4 Lương cơ bản là mức lương cứng thấp nhất để người lao động và doanh nghiệp thỏa thuận.

Bảng mức lương tối thiểu vùng năm 2023

• Cột 5, 6, 7  là các khoản phụ cấp không đóng bảo hiểm như hỗ trợ tăng ca, điện thoại và đi lại.
• Cột 8 là phụ cấp trách nhiệm được phép tính vào lương đóng bảo hiểm.

Tuỳ vào từng doanh nghiệp mà có các khoản khác nữa như là phụ cấp thâm niên, chức danh,… Những người được thừa hưởng khoản này thường là các cấp lãnh đạo như trưởng bộ phận hay ban giám đốc,…

• Cột 9 là tổng thu nhập được tính theo mức lương cơ bản cộng với các khoản phụ cấp không đóng bảo hiểm.
• Cột 10 thể hiện ngày công của nhân viên, tuy nhiên theo quy định tại Điều 115 của Bộ Luật lao động thì nếu trong tháng có các ngày nghỉ lễ tết thì vẫn tính bình thường.
• Cột 11 cho biết tổng lương thực tế của nhân viên bằng tổng thu nhập chia cho số ngày công theo quy định.
• Cột 12 là các khoản đóng bảo hiểm được tính theo công thức, lương cơ bản cộng với các khoản phụ cấp trách nhiệm.
• Cột 13 đến 16 là khoản trích trừ lương của người lao động, bằng lương đóng bảo hiểm nhân với tỷ lệ trích theo lương.
• Cột 17 đến 20 cho biết giảm trừ gia cảnh hoặc giảm trừ khác như quỹ hưu trí tự nguyện, các khoản từ thiện, khuyến học,…
• Cột 21 dựa theo công thức tổng lương thực tế trừ đi các khoản phụ cấp sẽ ra thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
• Cột 22 là thu nhập tính thuế thu nhập cá nhân bằng cách lấy thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân trừ cho các khoản giảm trừ.
• Cột 23 là thuế thu nhập cá nhân.
• Cột 24 là số tiền lương nhân viên đã tạm thời ứng trước trong tháng.
• Cột 25 là số tiền thực lĩnh mà doanh nghiệp phải trả cho nhân viên.
• Cột 26 là cột chữ ký xác nhận, bắt buộc phải có ký nhận của trưởng bộ phận thì bảng lương mới được xem là hợp pháp.

Bảng thanh toán tiền lương 

Hy vọng thông qua bài viết trên đây của VietnamWorks, các bạn đã có cái nhìn tổng quan về  các cách chấm công tính lương cho doanh nghiệp và chính bản thân bạn. Hãy tiếp tục theo dõi các bài viết của VietnamWorks, chúng tôi hứa hẹn sẽ đem đến những thông tin hữu ích nhất dành cho bạn.

Xem thêm: Hướng dẫn làm bảng tính lương nhân viên Excel

 

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam