Xuất nhập khẩu là ngành nghề có môi trường làm việc năng động và nhiều cơ hội thăng tiến. Thế nhưng, đặt cạnh những ưu điểm lớn đó thì ngành này vẫn tồn tại rất nhiều thách thức về tỷ lệ cạnh tranh cao. Vậy nên, để có thể làm tốt ở vị trí nhân viên xuất nhập khẩu, ngoài kiến thức chuyên môn ra, bạn cần phải rèn luyện thêm nhiều kỹ năng mềm khác.

1/ Nhân viên xuất nhập khẩu cần có kỹ năng xây dựng chiến lược

Kỹ năng xây dựng chiến lược là một trong những kỹ năng quan trọng mà nhân viên xuất nhập khẩu cần có. Họ phải biết cách giải quyết những bài toán sao cho tiết kiệm được chi phí sản xuất, vận chuyển mà không làm ảnh hưởng đến số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa. Và đặc biệt là phải đảm bảo hàng hóa luôn được giao đúng hẹn.

Để rèn luyện được khả năng xây dựng chiến lược, trước hết bạn cần là một người thận trọng trong từng con số và nhìn nhận vấn đề dưới nhiều góc độ. Từ đó mới có thể đưa ra những phán đoán chính xác nhất.

2/ Kỹ năng tổ chức là yếu tố cần thiết của một nhân viên xuất nhập khẩu

Nhiệm vụ cơ bản của một nhân viên xuất nhập khẩu chính là quản lý các chuỗi cung ứng và vận hành nó một cách logic và hiệu quả.

Do đó, để có thể chủ động sắp xếp và quản lý tốt chuỗi cung ứng, bạn cần là một người có khả năng tổ chức. Khả năng tổ chức thường thể hiện ở việc sắp xếp, theo dõi thời gian, phân bổ địa điểm, cách thức vận chuyển và sản xuất hàng hóa.

Ngoài ra, để có thể tổ chức tốt nhất các chuỗi cung ứng, bạn còn cần sử dụng thành thạo các phần mềm vi tính (đây là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc tổ chức). Một số phần mềm cơ bản: excel, word,…

Những phần mềm này sẽ giúp bạn cập nhật được số lượng hàng hóa vận chuyển theo đơn vị thời gian cụ thể. Đồng thời nó còn là sổ ghi chép thông minh, hỗ trợ bạn quản lý hiệu quả công việc. Vì thế, bạn nên học cách sử dụng các phần mềm này ngay từ bây giờ.

3/ Kỹ năng giao tiếp quyết định thành công của nhân viên xuất nhập khẩu

Công việc thường ngày của nhân viên xuất nhập khẩu là phải tiếp xúc với rất nhiều người: hải quan, khách hàng, quản lý kho, người vận chuyển,…Chính vì vậy, kỹ năng giao tiếp là điều kiện cần nếu bạn muốn thành công.

Để có thể giao tiếp tốt và tạo lập được những mối quan hệ tốt với đối tác, bạn cần ghi nhớ những nguyên tắc sau:

• Niềm nở và chân thành với mọi người
• Học cách lắng nghe 
• Nói những điều nên nói
• Sử dụng ngôn ngữ cơ thể (ánh mắt hướng về người đối diện, gật đầu, lắc đầu, mỉm cười,…)

Hãy tận dụng kỹ năng giao tiếp của bản thân để có thể hòa nhập vào môi trường làm việc năng động của ngành xuất nhập khẩu.

4/ Kỹ năng đàm phán khi mua hàng

Ngoài những kỹ năng cần thiết ở trên, bạn còn cần rèn luyện thêm kỹ năng mua hàng. Nói chính xác hơn đây là kỹ năng đàm phán. Bạn cần là một người biết đàm phán, thỏa thuận và đưa ra mức giá tối ưu cho cả hai bên, sao cho vừa có thể mua được nguồn hàng với giá tốt, vừa đảm bảo đáp ứng được nhu cầu hiện tại.

Ngoài ra, khi mua hàng, bạn nên cẩn trọng trong khâu kiểm soát chất lượng hàng hóa và theo dõi từng khâu mua và nhận hàng để tránh xảy ra sai sót đáng tiếc.

5/ Kỹ năng ứng xử thông minh

Một ngày làm việc của nhân viên xuất nhập khẩu sẽ tiếp xúc với không ít người lạ. Điều này cũng đồng nghĩa với việc bạn sẽ gặp phải vô số tình huống giao tiếp khác nhau. Và tất nhiên, sẽ rất khó để tránh khỏi những tình huống giao tiếp “khó đỡ”.

Hãy rèn luyện cho bản thân khả năng ứng biến, ứng xử chuyên nghiệp và thông minh. Bạn nên nhớ rằng, cách giải quyết tốt nhất là giải quyết bằng lời nói trong sự êm đẹp chứ không phải là vũ lực. Nếu gặp phải những khách hàng hoặc đối tượng khó chịu thì hãy bình tĩnh ứng biến. 

Bạn có thể rèn luyện khả năng ứng biến này bằng những cách sau:

• Hít thở thật sâu khi gặp phải vấn đề khó giải quyết 
• Nhìn vào người đối diện và lắng nghe họ nói, chú ý quan sát ngôn ngữ cơ thể của họ 
• Sử dụng phương án câu giờ (lặp lại câu hỏi, nói về những định nghĩa cơ bản,…)
• Nhờ sự trợ giúp từ người khác
• Bám sát những thông tin mà người đối diện đang nói.

Với những kỹ năng then chốt quyết định thành công của nhân viên xuất nhập khẩu trên, mong rằng bạn đã có được thông tin hữu ích cho mình. Đừng quên nắm vững kiến thức chuyên môn trước khi học các kỹ năng này bạn nhé. Chúc bạn thành công với sự lựa chọn của bản thân.

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam