• .
adsads
shutterstock 1832008444
Lượt Xem 3 K

Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng nhau đi qua các kỹ năng văn phòng được yêu cầu nhiều nhất từ các nhà tuyển dụng, nhằm giúp bạn có cái nhìn tổng quát và chuẩn bị tốt hơn cho cuộc phỏng vấn tiếp theo.

Trước tiên, hiểu sao cho đúng về “kỹ năng văn phòng”?

Nôm na, kỹ năng văn phòng là kỹ năng hành chính cơ bản giúp một văn phòng hoạt động trơn tru. Các nhà tuyển dụng thường mong đợi các quản trị viên phải có kinh nghiệm hoặc kiến thức về các kỹ năng văn phòng cơ bản trước khi thuê họ. Những kỹ năng này cho phép quản trị viên sắp xếp các cuộc hẹn, chào hỏi khách hàng, duy trì các hoạt động văn phòng diễn ra bình thường, đồng thời đảm bảo được các nguồn lực hành chính thích hợp.

Bằng cách sử dụng những kỹ năng này, quản trị viên sẽ chuẩn bị tốt hơn trong việc đáp ứng các nhu cầu của người giám sát hoặc nhà tuyển dụng. Họ cũng có thể đảm bảo cung cấp sự hiện diện thân thiện đến với mọi khách hàng và giữ cho các hoạt động văn phòng luôn diễn ra suôn sẻ.

Thế, tại sao các kỹ năng này lại quan trọng?

Môi trường làm việc chốn văn phòng đang rất cần những quản trị viên có kỹ năng văn phòng vững chắc. Quản trị viên sẽ là người chịu trách nhiệm về lịch trình, tổ chức và quan hệ khách hàng của cả một tổ chức. Họ thường có thể chính là bộ mặt của công ty, và là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng. Đây là lý do tại sao các kỹ năng văn phòng phù hợp là điều cần thiết để đảm bảo quản trị viên văn phòng trở nên chuyên nghiệp, dễ thương và dễ tiếp cận khách hàng thông qua email hoặc các cuộc gọi.

Với một quản trị viên văn phòng chuyên nghiệp, người sẽ hoàn thành tất cả các nhiệm vụ một cách hiệu quả bằng cách sử dụng các kỹ năng văn phòng, sẽ góp phần nâng cao hiệu suất tổng thể của công ty.

Vậy, đâu là các kỹ năng văn phòng mà ai cũng cần có?

Khi các nhà tuyển dụng tìm kiếm các quản trị viên văn phòng tiềm năng, họ đang tìm kiếm các kỹ năng cụ thể để giúp tổ chức phát triển mạnh và hoạt động trơn tru hơn. Dưới đây là một số kỹ năng quan trọng mà nhà tuyển dụng mong đợi các ứng viên quản trị văn phòng phải có:

    • Kỹ năng tin học cơ bản
    • Kỹ năng tổ chức
    • Kỹ năng lập kế hoạch và lập chiến lược
    • Kỹ năng quản lý thời gian
    • Kỹ năng giao tiếp
    • Kỹ năng tư duy phản biện
    • Kỹ năng học hỏi nhanh
    • Kỹ năng tập trung vào chi tiết

Kỹ năng tin học cơ bản

Phần lớn vị trí của quản trị viên văn phòng liên quan đến làm việc trên máy tính. Họ thường sẽ cần kiến ​​thức về Microsoft Excel hoặc Google Sheets để nhập dữ liệu và thông tin văn thư khác nhau. Điều này có thể bao gồm thông tin khách hàng, dữ liệu hiệu suất của công ty và hàng tồn kho… Microsoft Word hoặc Google Docs cũng có thể cần thiết cho quản trị viên vì họ có thể cần viết báo cáo, soạn thảo các ghi chú quan trọng và ghi lại biên bản từ các cuộc họp.

Quản trị viên văn phòng cũng có thể được yêu cầu thực hiện các công việc như kế toán, do đó, việc thành thạo phần mềm theo dõi tài chính như QuickBooks là rất quan trọng.

Kỹ năng tổ chức

Các nhà quản trị văn phòng chịu trách nhiệm về nhiều tài liệu có tính chất bí mật. Để đạt được điều này, việc sở hữu các kỹ năng tổ chức quản lý cơ bản để lập hồ sơ, lưu trữ và bảo mật nguồn dữ liệu là rất quan trọng. Hơn nữa, họ cũng thường chịu trách nhiệm lưu trữ và đặt hàng các vật dụng văn phòng như kim bấm, giấy máy in và cặp hồ sơ đòi hỏi kỹ năng tổ chức và quản lý phải vững chắc.

Kỹ năng lập kế hoạch và chiến lược

Để một văn phòng hoặc công ty hoạt động đúng quỹ đạo, ai đó phải có trách nhiệm lập kế hoạch chiến lược, cũng như lịch trình hoạt động. Quản trị viên văn phòng sẽ phải lên lịch các cuộc họp, sự kiện và cuộc hẹn với khách hàng cho cấp trên của họ. Điều này đòi hỏi kỹ năng lập kế hoạch chiến lược, phân bổ thời gian phải xuất sắc để đảm bảo lịch trình phù hợp và không làm ngắt đoạn các hoạt động của những người tham gia.

Kỹ năng quản lý thời gian

Quản trị viên văn phòng có thể được giao phó một số nhiệm vụ cố định và thường xuyên. Một trong số đó khiến họ phải thường được lên kế hoạch, nhưng thường bị gián đoạn bởi nhiệm vụ khác nằm ngoài dự kiến. Có thể có trường hợp quản trị viên văn phòng phải hoàn thành một số nhiệm vụ trong một thời hạn nghiêm ngặt. Kỹ năng quản lý thời gian ở đây là sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những công việc này.

Thông qua việc sử dụng các kỹ năng quản lý thời gian của mình, họ có thể lập ra được danh sách thông tin họ cần nộp, dữ liệu cần nhập và tài liệu hoặc báo cáo cần gửi. Với vai trò này, bạn nên trang bị cho mình kỹ năng xử lý sự cố và tính linh hoạt trong mọi tình huống.

Kỹ năng giao tiếp

Quản trị viên văn phòng thường cầu nối đầu tiên của khách hàng và cũng là bộ mặt của tổ chức. Họ trả lời điện thoại, chào hỏi khách hàng, giải quyết các câu hỏi và sắp xếp các cuộc hẹn. Các ứng viên quan tâm đến những vai trò này cần phải có kỹ năng giao tiếp xuất sắc, thái độ tích cực và cách cư xử thân thiện với khách hàng. Họ phải đảm bảo rằng sau khi tiếp xúc, thì khách hàng phải cảm nhận được sự chuyên nghiệp cũng như hứa hẹn sẽ hợp tác lâu dài với công ty hay tổ chức đó.

[Thủ thuật văn phòng] Những kỹ năng cốt lõi trong công việc hành chính

Kỹ năng tư duy phản biện

Văn phòng là nơi rất dễ xảy ra những điều bất ngờ. Quản trị viên văn phòng có kỹ năng tư duy phản biện và kỹ năng giải quyết vấn đề để vượt qua từng thách thức có thể xảy ra. Chẳng hạn, nếu máy in bị hỏng,  văn phòng không sạch hoặc thiếu hụt thức ăn trong căn bếp, quản trị viên văn phòng phải là người tìm ra giải pháp. Họ phụ trách gọi thợ sửa, bảo trì, giám sát và điều hướng các vấn đề trên. Nếu một vấn đề xảy ra không thể tìm ra giải pháp, nhiệm vụ của họ là phải tạo ra, phát triển triển một hướng giải quyết mới cho vấn đề này.

Kỹ năng học hỏi nhanh

Nếu văn phòng chuyển sang một hệ thống lập trình mới hoặc người giám sát của họ cần một dự án được hoàn thành bằng một phần mềm mới, quản trị viên văn phòng phải học và thích nghi với phương pháp mới này nhanh nhất có thể. Quản trị viên văn phòng là những người học hỏi nhanh, dễ dàng phát triển các định hướng để tăng năng suất, đồng thời linh hoạt và thích ứng với môi trường thay đổi liên tục hiện nay.

Kỹ năng tập trung vào các chi tiết

Sai lầm là điều thường xuyên xảy ra. Quản trị viên thường được giao trách nhiệm phát hiện bất kỳ vấn đề nào và khắc phục chúng trước khi khách hàng nhìn thấy. Họ nên được định hướng chi tiết trong việc kiểm tra các sự kiện, ngữ pháp và giọng điệu trong công việc của họ. Khả năng tập trung vào các chi tiết nhỏ giúp họ dễ dàng đón đầu được các rủi ro và ngăn chặn kịp thời trước khi nó lây lan. Điều này là rất cần thiết, đặc biệt đối với môi trường làm việc đòi hỏi sự tỉ mỉ ngày nay.

Trên đây là cái nhìn tổng quát nhất về tầm quan trọng của các kỹ năng văn phòng cần thiết, cũng như liệt kê những kỹ năng tối thiểu mà một người quản trị viên văn phòng cần phải có. Qua bài viết, HR Insider mong có thể giúp các bạn nhìn ra được những điều mà bản thân còn thắc mắc cũng như chuẩn bị tốt nhất cho các kỳ tuyển dụng hay công việc sắp tới.

>>Xem thêm: 5 tuyệt chiêu Mircrosoft Word giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

adsads

Bài Viết Liên Quan

shutterstock 2118081437

Cần kỹ năng gì để trở thành nhân viên Truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là việc doanh nghiệp đưa các nội dung và thông điệp đến nhân viên vào đúng thời điểm. Nội dung truyền thông nội bộ là tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi với mục tiêu chính là định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hóa của doanh nghiệp. Kênh truyền thông nội bộ được xem là “điểm chạm” giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên. Vì thế, nhân viên truyền thông nội bộ là vị trí quan trọng, được nhiều doanh nghiệp chú trọng trong khâu tuyển dụng. Do đó, việc trang bị kiến thức và kỹ năng truyền thông nội bộ là điều cần thiết, không chỉ giúp bạn tạo được ấn tượng với nhà tuyển dụng mà còn giúp bạn làm chủ công việc của mình và cải thiện hiệu suất tốt hơn trong tương lai.

New Project 2

Vượt qua nỗi sợ mang tên thuyết trình trước đám đông

Nếu bạn đang sợ thuyết trình trước đám đông, hãy nhớ rằng bạn không phải là người duy nhất có nỗi sợ này. Theo kết quả cuộc nhiều cuộc khảo sát, có đến 75% người được hỏi thừa nhận rằng mình mang nỗi sợ này. Tuy nhiên, trong công việc hay cuộc sống đều cần đến kỹ năng thuyết trình. Kỹ năng thuyết trình trước đám đông tốt là điều mấu chốt giúp bạn thu phục nhân tâm, đồng thời tạo động lực cho những người xung quanh.

shutterstock 1787334818

Kỹ năng diễn đạt là gì? Tuyệt chiêu nâng cao kỹ năng diễn đạt

Thông thường, khi ai đó nghĩ về kỹ năng diễn đạt, họ nghĩ về việc có mặt trước máy quay, hoặc tưởng tượng bản thân đang "một mình chịu trận" tại một hội nghị hoặc cuộc họp khác. Trên thực tế, bạn thường xuyên phải diễn đạt - trong các cuộc họp, phỏng vấn và trong cuộc sống hàng ngày. Rèn luyện kỹ năng diễn đạt có thể giúp thăng tiến sự nghiệp và giúp bạn có được công việc mà bạn hằng mong muốn.

shutterstock 1312231271 hri 1

Nắm giữ 7 tuyệt chiêu trở thành bậc thầy trong đàm phán

Đàm phán là một thành phần quan trọng của lãnh đạo. Đàm phán có thể giải quyết những khác biệt về quan điểm, những thách thức ở nơi làm việc hoặc để đi từ bất đồng thành đồng thuận. Trong bài viết này, chúng ta sẽ nói về lý do tại sao đàm phán lại quan trọng trong lãnh đạo.

1200x900 7

Các ứng dụng thiết kế powerpoint giúp bạn dễ dàng ghi điểm trong mắt sếp

Kĩ năng thuyết trình luôn là ưu thế trong bất kì ngành nghề nào. Kĩ năng thuyết trình không chỉ là khéo ăn khéo nói, trình bày logic mà còn cả yếu tố nòng cốt là hình ảnh truyền tải. Bất kì những gì bạn đưa ra điều được cô động lại bằng những keyword và hình ảnh minh hoạ đi kèm, có thế nội dung mới sống động giữ được mạch lạc trong suốt thời gian hội họp.

Bài Viết Liên Quan

shutterstock 2118081437

Cần kỹ năng gì để trở thành nhân viên Truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là việc doanh nghiệp đưa các nội dung và thông điệp đến nhân viên vào đúng thời điểm. Nội dung truyền thông nội bộ là tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi với mục tiêu chính là định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hóa của doanh nghiệp. Kênh truyền thông nội bộ được xem là “điểm chạm” giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên. Vì thế, nhân viên truyền thông nội bộ là vị trí quan trọng, được nhiều doanh nghiệp chú trọng trong khâu tuyển dụng. Do đó, việc trang bị kiến thức và kỹ năng truyền thông nội bộ là điều cần thiết, không chỉ giúp bạn tạo được ấn tượng với nhà tuyển dụng mà còn giúp bạn làm chủ công việc của mình và cải thiện hiệu suất tốt hơn trong tương lai.

New Project 2

Vượt qua nỗi sợ mang tên thuyết trình trước đám đông

Nếu bạn đang sợ thuyết trình trước đám đông, hãy nhớ rằng bạn không phải là người duy nhất có nỗi sợ này. Theo kết quả cuộc nhiều cuộc khảo sát, có đến 75% người được hỏi thừa nhận rằng mình mang nỗi sợ này. Tuy nhiên, trong công việc hay cuộc sống đều cần đến kỹ năng thuyết trình. Kỹ năng thuyết trình trước đám đông tốt là điều mấu chốt giúp bạn thu phục nhân tâm, đồng thời tạo động lực cho những người xung quanh.

shutterstock 1787334818

Kỹ năng diễn đạt là gì? Tuyệt chiêu nâng cao kỹ năng diễn đạt

Thông thường, khi ai đó nghĩ về kỹ năng diễn đạt, họ nghĩ về việc có mặt trước máy quay, hoặc tưởng tượng bản thân đang "một mình chịu trận" tại một hội nghị hoặc cuộc họp khác. Trên thực tế, bạn thường xuyên phải diễn đạt - trong các cuộc họp, phỏng vấn và trong cuộc sống hàng ngày. Rèn luyện kỹ năng diễn đạt có thể giúp thăng tiến sự nghiệp và giúp bạn có được công việc mà bạn hằng mong muốn.

shutterstock 1312231271 hri 1

Nắm giữ 7 tuyệt chiêu trở thành bậc thầy trong đàm phán

Đàm phán là một thành phần quan trọng của lãnh đạo. Đàm phán có thể giải quyết những khác biệt về quan điểm, những thách thức ở nơi làm việc hoặc để đi từ bất đồng thành đồng thuận. Trong bài viết này, chúng ta sẽ nói về lý do tại sao đàm phán lại quan trọng trong lãnh đạo.

1200x900 7

Các ứng dụng thiết kế powerpoint giúp bạn dễ dàng ghi điểm trong mắt sếp

Kĩ năng thuyết trình luôn là ưu thế trong bất kì ngành nghề nào. Kĩ năng thuyết trình không chỉ là khéo ăn khéo nói, trình bày logic mà còn cả yếu tố nòng cốt là hình ảnh truyền tải. Bất kì những gì bạn đưa ra điều được cô động lại bằng những keyword và hình ảnh minh hoạ đi kèm, có thế nội dung mới sống động giữ được mạch lạc trong suốt thời gian hội họp.

Nhận bài viết qua email cùng
HR Insider – VietnamWorks.email subscribers