Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Mô tả công việc chi tiết

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là người chịu trách nhiệm về tất cả chứng từ, văn bản liên quan đến xuất nhập khẩu trong doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Vị trí công việc này còn chia ra thành nhiều mảng và tại mỗi mảng sẽ tương ứng với mô tả công việc chi tiết của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu sẽ khác nhau. Một số mảng chính bào gồm: chứng từ hàng sea xuất/nhập; chứng từ khai báo, thủ tục hải quan; chứng từ hàng air xuất/nhập; chứng từ thanh toán quốc tế; chứng từ cước – logistics.

Xem thêm :

• Nhân viên xuất nhập khẩu là gì? 5 kỹ năng quan trọng cần có
• Ý nghĩa và nội dung của PO là gì?

Mô tả công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Công việc của một Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Ngay dưới đây là các nhiệm vụ chính của vị trí này:

Làm việc với khách hàng

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu sẽ tư vấn thủ tục xuất nhập khẩu cho khách nắm rõ rồi tiếp tục đàm phán, thuyết phục họ đồng ý ký kết hợp đồng. Nếu khách hàng có thắc mắc thì phải hãy giải đáp tận tình để làm họ hài lòng. Công việc này yêu cầu bạn phải chu đáo, nhiệt tình để tạo dựng lòng tin cho khách hàng.

Làm việc với doanh nghiệp

Khi đảm nhận vị trí này, bạn sẽ chủ động thu nhận, quản lý đơn hàng, hợp đồng của công ty. Đồng thời, kết hợp với bộ phận khác để hoàn thành thông tin nhằm đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của toàn bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Bạn cũng phải báo cáo những vấn đề sai sót, chỉnh sửa giấy tờ chứng từ với cấp trên để thay đổi nhanh chóng.

Làm việc với đơn vị hải quan

Liên hệ đến cơ quan nhà nước để hoàn thiện hồ sơ nhập xuất các loại hàng hóa theo đúng quy định, bao gồm: con dấu, chữ ký, giấy xác nhận,… Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cũng liên hệ với kho bãi nhằm đảm bảo quy trình nhập sản phẩm luôn diễn ra suôn sẻ, an toàn.

Nhân viên xuất nhập khẩu làm việc với đơn vị hải quan đảm bảo quy trình nhập sản phẩm luôn diễn ra suôn sẻ, an toàn

Làm việc với đơn vị vận chuyển

Liên hệ với đơn vị kinh doanh vận tải đường bộ, thủy, hàng không để tiến hành thống kê, theo dõi tình trạng hàng hóa. Đồng thời, sắp xếp, theo dõi phương tiện vận chuyển hàng hóa phù hợp với chi phí và yêu cầu khách hàng.

Làm việc với ngân hàng

Thực hiện thủ tục thanh toán với ngân hàng. Phối hợp với bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh để thống nhất ngân sách và giấy tờ nộp cho ngân hàng. Linh hoạt phương thức thanh toán và nhận, chuyển chứng từ.

Làm việc với nhà cung cấp

Luôn giữ liên lạc với nhà cung cấp để cập nhật tình trạng hàng hóa, tổng hợp lại thông tin để báo cáo cho công ty. Lên đề xuất, gửi cho bộ phận kinh doanh để bộ phận này lên phương án xuất nhập khẩu thích hợp.

Những kỹ năng và tố chất nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Chứng từ xuất nhập khẩu là công việc không hề dễ thực hiện. Do đó, điều kiện trở thành Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Ứng viên ứng tuyển việc làm này cần đáp ứng rất nhiều yếu tố như dưới đây:

Hiểu rõ quy trình xuất, nhập khẩu

Trên thực tế, đã có một số trường hợp hàng hóa nhập ở bến cảng, sân bay bị trả về do không phù hợp danh mục xuất khẩu. Vì thế, ứng viên ứng tuyển vị trí này cần có kiến thức chính sách hàng hóa dịch vụ cho phép xuất nhập khẩu và nắm vững quy trình xuất nhập khẩu để làm việc suôn sẻ với bên kiểm soát, nắm rõ thời gian, hành trình hàng hóa xuất nhập khẩu. Thông qua đó, bạn cũng dễ dàng theo dõi và báo cáo cho bên mua và công ty.

Có kiến thức về các phương tiện vận tải

Các công ty xuất nhập khẩu luôn cần phương tiện vận chuyển thích hợp lý ra bến cảng, cửa khẩu quốc tế. Bạn phải hiểu rõ điều này, các chi phí liên quan và biết đâu là đơn vị vận tải uy tín, cần làm chứng từ gì để hoàn thành thủ tục, hợp đồng,… Những vấn đề này rất quan trọng giúp bạn giải quyết công việc dễ dàng hơn và tránh những sai sót trong khâu vận chuyển hàng hóa.

Hiểu về các phương thức thanh toán thông dụng

Quá trình giao dịch thương mại quốc tế đang ngày càng trở nên thông dụng, dễ dàng hơn. Mặc dù thế, vấn đề thanh toán vẫn được các công ty logistics chú trọng, cả bên mua và nhận đều phải thỏa thuận, thống nhất phương thức thanh toán với nhau. Để hạn chế tối đa rắc rối và rủi ro giữa hai bên khi, bạn cần nắm rõ cách thức thanh toán như chuyển tiền điện tử, thanh toán tín dụng chứng từ,…

Có kiến thức về các thủ tục hải quan

Đặc thù công việc Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Đó là liên quan nhiều đến thủ tục hải quan, xuất nhập khẩu nên bạn phải nắm rõ kiến thức này để đảm bảo mọi công việc diễn ra suôn sẻ. Và ngược lại, nếu không hiểu một quy định nào đó trong thủ tục hải quan thì bạn rất dễ bị công ty phạt, thậm chí là gặp rắc rối, mất thời gian khi phải giải quyết sự cố xảy ra.

Kỹ năng giao tiếp tốt

Vì phải làm việc trực tiếp với đối tác, khách hàng nên bạn cũng cần rèn luyện kỹ năng giao tiếp. Với khả năng giao tiếp tốt, bạn sẽ cảm thấy tự tin, gây thiện cảm với đối tác, khách hàng. Đặc biệt hơn, với những lời lẽ rành mạch sẽ giúp khâu đàm phán diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.

Kỹ năng tin học văn phòng

Đây là điều kiện bắt buộc khi bạn đảm nhận vị trí Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu. Bạn cần thành thạo những công cụ phổ biến như Microsoft, tool, phần mềm xuất dữ liệu, trao đổi, liên hệ với khách hàng,…

Khả năng ngoại ngữ tốt

Dĩ nhiên, làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu sẽ yêu cầu bạn phải có khả năng ngoại ngữ để giao tiếp dễ dàng với khách hàng và bộ phận hải quan. Một số ngôn ngữ quan trọng đối với Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Bạn nên rèn luyện là tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Nhật,… Có lợi thế về ngoại ngữ sẽ giúp bạn nâng cao cơ hội trúng tuyển hơn so với ứng viên khác.

Mức lương của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Chúng tôi đưa ra mức lương theo kinh nghiệm của Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cho bạn tham khảo.

• Mức lương cho ứng viên chưa có nhiều kinh nghiệm: Từ 4 – 7 triệu đồng/tháng.
• Mức lương cho người có kinh nghiệm từ 1 – 3 năm: Từ 7 – 10 triệu đồng/tháng.
• Mức lương cho cấp chuyên viên có trên 3 năm kinh nghiệm: Từ 10 – 20 triệu đồng/tháng.
• Mức lương cho cấp quản lý, giám đốc: Trên 20 triệu đồng/tháng.

Tuy nhiên, mức lương còn thay đổi tùy theo năng lực làm việc, kinh nghiệm, địa điểm làm việc, quy mô công ty,….

Tìm việc làm nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu ở đâu?

Nếu bạn đang tìm kiếm việc làm Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, hãy truy cập ngay danh mục việc làm của Vietnamworks.com. Tại đây, tin tuyển dụng luôn được sàng lọc chặt chẽ và được cập nhật nhanh chóng nên bạn không phải mất nhiều thời gian tìm kiếm.

Bên cạnh đó, tại WowCV của VietnamWorks còn hỗ trợ cho ứng viên tạo CV trực tuyến chuyên nghiệp và ấn tượng. Với giao diện dễ nhìn, thiết kế khoa học, chắc chắn bạn sẽ có được trải nghiệm tốt nhất khi tìm việc tại trang tuyển dụng VietnamWorks.

Bên cạnh đó, VietnamWorks còn chia sẻ nhiều kinh nghiệm quý báu, bí quyết tuyển dụng, tips phỏng vấn,… rất hữu ích cho nhà tuyển dụng và ứng viên tìm việc. Tất cả thông tin chia sẻ đều đến từ chuyên gia nhân sự hàng đầu, được tổng hợp trên danh mục HR Insider của website Vietnamworks.com.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì cũng công việc chi tiết, mức lương của việc làm này. HR Insider chúc bạn gặt hái được nhiều thành công và thăng tiến trong ngành xuất nhập khẩu!

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam