PO là gì? Quy trình sử dụng và cách để quản lý PO hiệu quả

PO là gì?

PO là gì? PO chính là chữ viết tắt của từ Purchase Order, được hiểu là đơn đặt hàng, là chứng từ được ủy quyền cho người bản để thực hiện các yêu cầu của người mua được sử dụng đồng ý của người bán trong giao dịch quốc tế.

Chứng từ này được hiểu là giúp xác nhận việc mua bán hàng hóa/dịch vụ cho người mua. Khi đó đủ chữ ký của hai bên thì được xem là hợp đồng mua bán và có sự ràng buộc pháp lý hai bên.

PO đã ký kết được xem là tài liệu có thể kiểm tra thông tin được đề cập trên đó theo lượng hàng hóa, chất lượng và thời gian của các giao dịch mua bán.

Nhiều đơn đặt hàng chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn đặt hàng nên được đánh số duy nhất để việc theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai dễ dàng hơn và khớp với hồ sơ vận chuyển.

Xem thêm :

• Nhân viên xuất nhập khẩu là gì? 5 kỹ năng quan trọng cần có
• Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Mô tả công việc chi tiết

Nội dung cần nắm của PO 

Mỗi PO thường chứa đầy đủ thông tin có liên quan đến mô tả chi tiết về hàng hóa như: số lượng hàng, đơn gia, điều kiện giao hàng, bao bì, thanh toán, thời hạn, cam kết các bên…. Mỗi đơn đặt hàng sẽ có những thông tin được trình bày khác nhau, tùy theo ý chí của người bán và người mua, từng doanh nghiệp hay tổ chức.

Các nội dung cơ bản thường gặp trên các PO sẽ bao gồm:

• Number and date: số và ngày
• Seller/Buyer: Name, contact, Tel/fax: thông tin người mua, người bán
• Goods description/Commodity/Product: Mô tả hàng hóa
• Quantity: số lượng
• Specifications/Quality: phẩm cấp, thông số kỹ thuật
• Unit price: đơn giá
• Total amount: giá trị hợp đồng
• Payment terms: điều kiện thanh toán
• Incorterms: điều kiện giao hàng
• Special instruction: discount, FOC…
• Signature: chữ ký của bên mua và bên bán.

Mục đích sử dụng PO là gì?

Vậy lý do các công ty/doanh nghiệp sử dụng PO là gì? Có thể liệt kê những lý do chính sau:

• Đơn đặt hàng là chứng từ giúp truyền tải mong muốn của người mua có liên quan đến hàng hoá,dịch vụ đến người bán.
• PO giúp người mua có thể quản lý được các hoạt động mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ mà bên ngoài cung cấp cho quy trình kinh doanh, sản xuất. Đặc biệt là giúp quản lý nhà cung cấp, quản lý tài chính đối với các khoản công nợ phải trả cho người bán.
• PO được xem là cơ sở pháp lý quan trọng trong trường hợp bên bán không cung cấp đủ/ đúng theo nội dung trong đơn hàng, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, sản xuất bên mua.
• PO đã được ký kết sẽ giúp bảo vệ người bán nếu người mua không trả tiền cho hàng hoá, dịch vụ mà bên bán đã cung cấp.
• PO giúp quy chuẩn hóa quy trình mua hàng hợp pháp giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn.

Phân biệt PO với Invoice

Invoice hay còn được hiểu là hóa đơn. Đây được biết đến là loại chứng từ được xuất khi mua, bán hàng hóa. Nhiều ý kiến cho rằng PO cũng chính là một dạng hóa đơn. Tuy nhiên, trên thực tế 2 khái niệm này lại không giống nhau và chúng được nhận định rõ ràng qua một số vấn đề như sau:

• PO – Đơn đặt hàng sẽ được bên mua hàng chuẩn bị khi đặt hàng về các loại hàng hóa, dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn lại được tạo nên bởi bên bán hàng với mục đích là giúp lưu trữ giao dịch mua/bán đã diễn ra và yêu cầu thanh toán khi hàng hóa đã được xuất kho.
• Đơn đặt hàng thì sẽ được gửi cho bên bán, còn hóa đơn thì sẽ được gửi lại cho bên mua.
• PO sẽ chỉ được tạo khi bên mua có nhu cầu đặt hàng. Hóa đơn sẽ được tạo khi bên mua đã thực hiện thành công hoạt động mua hàng và hóa đơn sẽ được xuất tự động, dùng để quản lý công nợ trên các phần mềm quản lý hóa đơn.
• PO (Đơn đặt hàng) thường sẽ có yêu cầu rõ về các thông tin bắt buộc trong hợp đồng mua/bán sản phẩm, dịch vụ. Trong khi hóa đơn thường chỉ dùng để xác nhận quá trình bán hàng và lưu trữ chứng từ để phục vụ quá trình kế toán.

Quy trình sử dụng PO

Như vậy chúng ta đã hiểu được về PO là gì, bao gồm những nội dung nào và cách phân biệt rõ với hóa đơn. Vậy thì quy trình sử dụng PO ra sao? Sẽ tùy vào từng loại hình kinh doanh khác nhau mà quy trình mua hàng bằng PO cũng sẽ có khác nhau. Tuy nhiên, thường thì các bước sử dụng và tạo PO sẽ được diễn ra theo quy trình cụ thể như sau:

• Bước 1: Bên mua tìm hiểu và quyết định mua sản phẩm/dịch vụ.
• Bước 2: Bên mua hàng sẽ xuất PO cho bên bán và bắt đầu thực hiện quá trình mua hàng.
• Bước 3: Bên bán hàng sẽ nhận PO và xác nhận với bên mua hàng là có thể đáp ứng được những điều kiện để đặt hàng hay không. Nếu bên bán không thể thực hiện được yêu cầu của bên mua thì đơn mua hàng -PO sẽ bị hủy.
• Bước 4: Nếu bên bán xác nhận sẽ thực hiện giao dịch thì bên mua cần chuẩn bị các PO – đơn hàng dựa trên lượng hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để có thể đảm bảo việc cung cấp đầy đủ số hàng theo tiến độ đã yêu cầu.
• Bước 5: Sau khi đã có hoặc sản xuất đủ số lượng đơn hàng, bên bán sẽ có thể nhờ một đơn vị chuyên về vận tải – logistic cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng PO mà bên mua hàng đã gửi đến.
• Bước 6: Bên bán hàng sẽ lập hóa đơn cho bên đặt hàng và sử dụng số PO mà bên mua gửi nhằm đảm bảo tính chính xác khi thực hiện kiểm tra chéo thông tin giao hàng nhanh nhất.
• Bước 7: Bên mua hàng sau khi đã kiểm tra hàng hóa kỹ sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng cho bên bán đã thỏa thuận.

Cách quản lý PO hiệu quả

PO là chứng từ cực kỳ quan trong với các doanh nghiệp. Vì thế việc quản lý PO đúng cách là điều được quan tâm và rất quan trọng, nhằm giúp hạn chế tối đa rủi ro xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp. Sau đây là một số cách quản lý PO hiệu quả bạn có thể tham khảo:

•  Quản lý các nhà cung cấp mà doanh nghiệp bạn đã từng đặt hàng trước đó. Hồ sơ nhà cung cấp cần rõ ràng, dễ tiếp cận, hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Điều này giúp việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác nhất.
• Tạo dựng những hạn chế về các chi phí có sự liên quan đến ngân sách bằng việc phân loại sản phẩm/dịch vụ cần thiết để có thể bổ sung hàng tồn kho hay tách các khoản mua thành nhiều danh mục.
• Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng nhằm giúp kiểm soát vấn đề chi phí cũng như ngăn ngừa việc quản lý tài chính yếu kém. Triển khai quy trình phê duyệt đúng cách, giúp ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu, đặc biệt là trong những trường hợp đơn đặt hàng trùng lặp (được đặt cho cùng một sản phẩm).
• Đưa ra những đề mục cần kiểm tra để đánh giá cũng như đảm bảo chất lượng, giúp duy trì dữ liệu chính xác của các đơn đặt hàng. Từ đó, giúp giảm thiểu sai sót, đảm bảo tất cả các chi tiết chính xác, bao gồm cả những thông tin quan trọng như: số lượng, giá cả, chi tiết vận chuyển, các khoản thuế đánh vào hàng hóa,…
• Quản lý hồ sơ và tài liệu tốt để đảm bảo trong quá trình thực hiện kiểm toán. Hồ sơ cần được lưu trữ đầy đủ, đúng cách, hạn chế thất thoát, nhầm lẫn. Đặc biệt là cần đảm bảo được tính bảo mật cho các chứng từ.
• Quy trình hủy đơn hàng cần phải rõ ràng, chi tiết. Khi PO bị hủy thì cần có văn bản chính thức gồm các thông tin liên quan và có chữ ký phê duyệt. PO bị hủy cần được lưu trữ cùng với các tài liệu liên quan.

Trên đây chính là những thông tin chính mà bạn cần nắm về PO là gì, ý cũng như ý nghĩa, nội dung, quy trình thực hiện và kiểm tra. HR Insider hy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi có thể giúp bạn nâng cao được hiệu quả khi triển khai PO và quản lý dễ dàng hơn.

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam