Trong các cuộc hội thảo và các chương trình đào tạo, có ba vấn đề mà các nhà quản lý thường mô tả là khó giải quyết, bao gồm:
- Làm thế nào để đưa ra những góp ý và phản hồi mang tính xây dựng, tích cực và hiệu quả
- Làm thế nào để thúc đẩy, khuyến khích nhân viên cố gắng
- Làm thế nào để đối phó với những nhân viên “cá biệt”
Bài viết này đưa ra ý tưởng cho “thách thức” thứ ba được nêu ở trên: 6 bước để đối phó với những nhân viên “khó khăn”.
1. Tìm bằng chứng
Lùi lại một bước và tự hỏi “Điều gì đang xảy ra đã khiến mình gắn mác nhân viên này là “cá biệt” hay “khó giải quyết”?” Có thể do hoạt động kém (ví dụ như doanh số bán hàng giảm) hoặc một số vấn đề về hành vi (ví dụ như ngủ gật trong một cuộc họp). Tập hợp tất cả dữ liệu bạn có thể từ nhiều nguồn khác nhau. Nó giống như công việc thám tử – bạn thu thập bằng chứng để có thể thuyết phục mình trước, sau đó là nhân viên.
Sau đó, bạn hãy viết ra sơ lược về những gì bạn muốn nói với nhân viên đó và cách bạn muốn diễn đạt. Bạn có thể nhờ bộ phận Nhân sự tư vấn và hỗ trợ thêm. Bước tiếp theo, hãy lên lịch một cuộc họp trong khoảng một giờ. Cuộc họp nên diễn ra ở một nơi riêng tư, kín đáo để bắt đầu trao đổi thân mật hơn với nhân viên đó. Cuối cùng, hãy xác nhận lại lần nữa mục tiêu của bạn trong cuộc họp này, chính là để thực sự giúp đỡ nhân viên chứ không phải để trừng phạt họ.
2. Giải thích về cái “khó khăn” (vấn đề về hành vi hay sự thể hiện trong công việc)
Bằng giọng điệu bình tĩnh và thấu hiểu, hãy giải thích cho nhân viên ấy vấn đề về hành vi hoặc sự thể hiện trong công việc của họ, để cho họ thấy tại sao bạn lại quan tâm đặc biệt về chuyện này. Có một vài mô hình mà các nhà tuyển dụng có thể tham khảo để làm điều này như:
- Tình huống – Hành vi – Kết quả: “Trong cuộc họp của nhóm chúng ta tuần này, bạn đã ngủ quên. Tôi đã phải đánh thức bạn dậy và điều đó khiến bạn xấu hổ trước những đồng nghiệp của bạn.”
- Hành vi – Cảm giác – Hiệu quả: “Khi bạn ngủ thiếp đi trong cuộc họp vừa rồi, tôi cảm thấy như bạn không quan tâm đến những gì tôi đã nói. Đó là một ví dụ đáng buồn cho phần còn lại của đội.”
Bằng cách làm điều đó, về cơ bản bạn sẽ giúp nhân viên hiểu chính xác bạn quan tâm đến điều gì, họ đang mắc phải những lỗi nào và từ đó có thể tìm ra phương án giải quyết.
3. Hãy yêu cầu được biết lý do và lắng nghe
Đây là bước bạn cho nhân viên một cơ hội để trình bày ý kiến của họ về vấn đề được đặt ra. Hãy đặt những câu hỏi mở để họ trình bày – không “thẩm vấn”.
Mấu chốt ở đây là việc bạn thực sự lắng nghe – nghe họ nói ra sự thật lẫn cảm xúc của bản thân. Có thể có một số lý do chính đáng cho vấn đề đó, ít nhất là từ quan điểm của nhân viên, thế nên việc thấu hiểu được nguyên nhân sâu xa thực sự sẽ giúp bạn và nhân viên dễ dàng tìm ra cách thức giải quyết vấn đề.
4. Giải quyết vấn đề
Đây là một cuộc thảo luận mang tính hợp tác. Trên thực tế, tốt nhất là bạn nên yêu cầu nhân viên đó tự đề xuất những ý tưởng giải quyết vấn đề trước. Có thể ý tưởng của nhân viên không tốt như của bạn, nhưng họ sẽ có nhiều khả năng sở hữu nó và thành công thực hiện nó. Nếu bạn không tin tưởng ý tưởng của nhân viên, bạn luôn có thể thêm ý tưởng của riêng bạn như là một ý tưởng bổ sung. Đây cũng là cơ hội huấn luyện cho nhân viên để học hỏi và phát triển.
5. Yêu cầu cam kết và đặt ra một ngày hẹn tiếp theo
Bạn hãy tóm tắt lại kế hoạch hành động và yêu cầu cam kết của nhân viên. Sau đó, cả hai hãy chắc chắn đồng ý chọn ra một ngày hẹn tiếp theo để kiểm tra tiến độ. Bằng cách đó, nếu các ý tưởng ban đầu không hoạt động, bạn có thể đưa ra những ý tưởng khác bổ sung.
6. Thể hiện sự tin tưởng của bạn (cùng với những hậu quả có thể xảy ra)
Nếu đây chỉ là cuộc thảo luận đầu tiên, và không phải là một hành động vi phạm nghiêm trọng thì bạn cũng không cần phải đề cập đến hậu quả. Ngược lại, bạn cần chắc chắn rằng bạn mô tả rõ ràng những gì sẽ xảy ra nếu không có sự cải thiện. Dù bằng cách nào, bạn hãy kết thúc cuộc trao đổi bằng cách tích cực nhất – bày tỏ sự tin tưởng của bạn rằng các giải pháp mà bạn vừa đưa ra sẽ có hiệu quả. Sau cuộc họp, bạn nên ghi lại tóm tắt nội dung các cuộc thảo luận và giữ nó trong hồ sơ của nhân viên ấy. Sau đó, hãy luôn theo dõi sát sao để đảm bảo rằng nhân viên ấy có sự thay đổi.
Quy trình 6 bước đơn giản này chính là “bí kíp” giúp bạn thu phục nhân viên của mình. Chúng tôi mong rằng kết thúc 6 bước này, nhân viên “cá biệt” của bạn sẽ chính thức quay lại đường đua trước khi vấn đề đi quá xa.
— HR Insider —
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
