BRD là gì?
BRD là gì? BRD chính là viết tắt của cụm Business Requirement Document, là thuật ngữ để chỉ một loại tài liệu mô tả những yêu cầu về nghiệp vụ các bên liên quan trong quá trình kinh doanh. Là tài liệu phổ biến và gần gũi với những bạn học kinh doanh hoặc làm việc trong lĩnh vực kinh doanh.
BRD là tài liệu đầu tiên và rất quan trọng trong quy trình phát triển của các tổ chức. Thông qua tài liệu này chúng ta có thể hiểu được chiến lược mà doanh nghiệp đang cố gắng để có thể đạt được trong tương lai đối với sản phẩm/dịch vụ của mình.
BRD bao gồm các mối quan tâm/ nhu cầu của các bên có liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm/ dịch vụ cuối cùng của doanh nghiệp. Vì thế việc lập nên của BRD được cho là nghiệp vụ trong kinh doanh mà các nhà quản lý đã thực hiện quá trình phân tích khi gặp và trao đổi với khách hàng.
BRD là tài liệu không đi sâu về kỹ thuật mà dừng lại ở dạng tài liệu cơ bản và dễ đọc. Nhờ đó những bên liên quan như người quản lý dự án, khách hàng, nhà đầu tư có thể dễ dàng hiểu được những nội dung trong đó là gì.
Cấu trúc chi tiết của tài liệu BRD
Như vậy chúng ta đã hiểu hơn về BRD là gì? Vậy tài liệu BRD có cấu trúc chi tiết như thế nào?
Một bản tài liệu BRD thường sẽ có cấu trúc như sau:
- Tổng quan về doanh nghiệp: Gồm các thông tin sứ mệnh, tầm nhìn, sản phẩm, dịch vụ…
- Phạm vi dự án: Xác định các mục tiêu kinh doanh rõ ràng và các kết quả mà dự án sẽ đạt được.
- Mục tiêu kinh doanh: Bao gồm các mục tiêu, kế hoạch kinh doanh của các dự án cần được lập rõ ràng để gắn kết các bên liên quan của dự án, giúp cho dự án có thể đạt được kết quả cao.
- Yêu cầu chức năng và phi chức năng: Các yêu cầu mô tả các tính năng thiết yếu mà dự án “phải có” để đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan.
- Lộ trình dự án: Gồm các mốc quan trọng của dự án cùng các cuộc họp của các bên liên và mốc thời gian ước tính.
- Tham vấn các bên liên quan đến dự án: Cuộc họp tham vấn giữa các bên liên quan sẽ bao gồm nội dung cần được thảo luận với nhà cung cấp, giải pháp sau khi dự án khởi động thành công.
- Rủi ro dự án: Đề cập đến những rủi ro trong chiến lược và chiến thuật mà người quản lý cấp cao sẽ chịu trách nhiệm trong quá trình thực hiện dự án.
- Yêu cầu về cơ sở hạ tầng: Đối với các dự án Công nghệ thông tin và chuyển đổi kỹ thuật số,các yêu cầu về cơ sở hạ tầng có thể được đưa vào phần kỹ thuật.
- Ngân sách: Gồm các thông tin về lịch trình thanh toán theo từng giai đoạn hoặc theo mốc thời gian cùng với số tiền giải ngân.
Xem thêm >>
- SWOT là gì? Cách phân tích mô hình SWOT hiệu quả
- Sales Admin là gì? Thu nhập và tố chất của Sales Admin
- Sales manager là gì? Công việc, lương và các kỹ năng cần có
- Sales Executive là gì? Mô tả công việc, kỹ năng và cơ hội việc làm
Tầm quan trọng của BRD là gì?
Tài liệu BRD đóng vai trò cực kỳ quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ dự án nào. Dưới đây là những vai trò chủ đạo của tài liệu này:
- Tạo mối liên kết giữa BA và các bên liên quan: Để có được tài liệu này cần phải làm việc trực tiếp với bên liên quan. Mỗi người đọc tài liệu sẽ có một góc nhìn khác nhau, vì vậy cần phải hiểu rõ người xem của mình là ai, từ đó giúp xây dựng tài liệu phù hợp. Sẽ vô nghĩa nếu như bạn đưa tài liệu cho một người không thể hiểu những gì ở trong đó và nguy hiểm hơn nếu họ hiểu sai về mặt nội dung.
- Xây dựng sự nhất quán giữa các bên liên quan: Mỗi loại tài liệu sẽ đóng một vai trò riêng trong dự án, thế nhưng mục tiêu chung là để mọi thành viên có thể đạt được sự đồng thuận dù họ ở đội ngũ kinh doanh hay kỹ thuật.
- Giảm thiểu tài nguyên dự án: Khi tài liệu được thống nhất, các yêu cầu được mô tả và thể hiện qua tài liệu hóa, các bên liên quan sẽ có được sự đồng thuận. Từ đó, giúp giảm thiểu những thay đổi không cần thiết như: tiết kiệm thời gian, tiền bạc, nhân sự,…
- Tạo nguồn tài liệu quản lý dự án thống nhất: Các phiên bản tài liệu BRD được xem là một loại tài liệu lưu trữ từng phiên bản của dự án, để hỗ giúp trợ việc phát triển dự án sau này.
Lợi ích mà BRD mang lại trong phân tích kinh doanh
Vậy thì lợi ích của tài liệu BRD là gì? BRD mang đến nhiều lợi ích trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, những lợi ích được thể hiện chi tiết cụ thể như sau:
- Giúp doanh nghiệp nắm rõ yêu cầu kinh doanh: Thông qua các yêu cầu cụ thể đã được ghi nhận giữa các bên thực hiện dự án, từ đó giúp dự án giảm sự mơ hồ và không chắc chắn trong quá trình thực hiện
- Cải thiện khả năng linh hoạt và độ tin cậy: Các rủi ro khi thực hiện dự án sẽ được giảm thiểu đáng kể, nhờ đó mà dự án có thể đạt được kết quả cao hơn trong quá trình thực hiện.
- Tiết kiệm chi phí: Các yêu cầu được trao cho nhà cung cấp từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp, nhờ đó giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa chi phí và giúp thương lượng giá cả dễ dàng hơn.
- Đảm bảo tính minh bạch: BRD giúp thúc đẩy tính minh bạch từ đó giúp cải thiện thông tin liên lạc giữa các cộng tác viên và các bên liên quan của dự án.
- Hạn chế lỗi khi thực hiện: Các yêu cầu của dự án được ghi lại từ trước, nhờ đó mà những sự hiểu lầm cũng sẽ được gỡ bỏ trong quá trình thực hiện dự án.
- Giảm sự phụ thuộc: Tài liệu BRD giúp giảm sự phụ thuộc vào các bên liên quan bên ngoài và bên trong khi thực hiện tham vấn cho dự án.
Các bước chi tiết để tạo tài liệu BRD
Có vai trò quan trọng và mang lại nhiều lợi ích là thế, tuy nhiên để có thể có được một bản tài liệu đầy đủ thì sẽ cần thực hiện qua nhiều bước chi tiết mới có thể đạt được điều đó. Dưới đây sẽ là các bước chi tiết để có thể tạo ra tài liệu BRD:
Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
Đây chính là bước đầu tiên trong quá trình tạo tài liệu BRD. Bước này giúp doanh nghiệp có thể phát triển định nghĩa rõ ràng hơn về BRD cũng như nắm rõ về những thách thức mà doanh nghiệp sẽ phải đối mặt.
Tài liệu BRD cần giải thích một cách rõ ràng và ngắn gọn các vấn đề cũng như tình huống mà doanh nghiệp cần khắc phục, nhằm giúp tất cả mọi người có liên quan đều có thể hiểu được.
Xác định các mục tiêu
Sau khi đã xác định rõ rành về nhu cầu của doanh nghiệp thì bước tiếp theo cần làm chính là xác định rõ mục tiêu mà tài liệu BRD đang muốn hướng đến. Điều này nhằm mang lại những lợi ích như:
- Cung cấp đầu vào cho giai đoạn sau dự án.
- Tạo nền tảng để có thể xác định các giải pháp phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp và khách hàng đưa ra.
- Đạt được sự đồng thuận giữa các bên liên quan.
- Mô tả được những gì cần làm và thực hiện ra sao để có thể đạt được mục tiêu.
Điều quan trọng chính là thiết lập được phạm vi yêu cầu cho các giai đoạn của dự án. Phạm vi này sẽ bao gồm những gì được yêu cầu và mong đợi của các giai đoạn dự án này.
Cập nhật thông tin đầy đủ, chính xác
Để chắc chắn những chi tiết cần thiết được đưa vào tài liệu thì bạn nên tham khảo thêm ý kiến đóng góp từ các bên có liên quan. Sau đó, các ý kiến sẽ được nhìn nhận và thống nhất từ các khía cạnh khác nhau. Điều này có thể thúc đẩy những ý tưởng mới và đưa ra các giải pháp thực sự hiệu quả mà doanh nghiệp thực hiện.
Xác định các bước trong dự án
Các dự án đều sẽ có những yêu cầu hoặc đầu vào và kết quả hoặc đầu ra mong đợi. Ví như cần xác định được yêu cầu và làm thế nào để có thể hoàn thành những công việc đó. Tài liệu BRD cần thể hiện rõ được các chức năng rõ ràng và đưa ra những kết quả cụ thể để hoàn thành dự án.
Đưa ra tiêu chuẩn
Ở mỗi giai đoạn sẽ có công việc cụ thể để có thể thực hiện. Vì thế, điều quan trọng là thiết lập được các tiêu chuẩn đạt được công việc đó. Những tiêu chuẩn sẽ giúp chi phối chất lượng và số lượng công việc. Từ đó góp phần hoàn thành những yêu cầu giúp đảm bảo dự án tiến triển đúng tiến độ.
Xây dựng lịch trình và quy trình đo lường
Các cột mốc quan trọng cần được thiết lập rõ ràng với lịch trình làm việc chi tiết. Quá trình thực hiện cần đúng lộ trình và hoàn thành từng cột mốc quan trọng. Điều này đảm bảo dự án được đi đúng hướng với các sản phẩm được thực hiện đúng hạn.
Việc xây dựng lịch trình và quy trình đo lường hiệu quả là điều thực sự quan trọng và cần được đưa vào khi thiết lập tài liệu BRD.
Sử dụng template phù hợp
Khi các thông tin đã được thu thập, hãy sử dụng mẫu tài liệu thích hợp để trình bày các yêu cầu. Nên sử dụng mẫu trình bày đơn giản, dễ hiểu và đảm bảo các thông tin rõ ràng, chi tiết và đầy đủ.
Với những chia sẻ trên đây, bạn đã hiểu thêm về BRD là gì? Đồng thời, giúp bạn hiểu được vai trò của nó trong kinh doanh quan trọng như thế nào. Hy vọng với những thông tin hữu ích trên sẽ giúp ích cho bạn cũng như giải đáp những thắc mắc của bạn về tài liệu BRD. Theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích nhé!
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
