Gửi thư mời phỏng vấn là một trong những bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp. Một thư mời phỏng vấn lịch sự vừa tạo ấn tượng với ứng viên vừa minh chứng tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Vậy viết thư mời phỏng vấn thế nào cho ấn tượng? Cùng theo dõi bài chia sẻ dưới đây nhé!
1. Thư mời phỏng vấn là gì?
Thư mời phỏng vấn là lá thư mà nhà tuyển dụng dùng để hẹn lịch ứng viên tới tham dự buổi phỏng vấn ứng tuyển việc làm. Lá thư được gửi đi từ bộ phận nhân sự, cung cấp cho ứng viên đầy đủ các thông tin như: địa điểm, ngày, giờ diễn ra buổi phỏng vấn xin việc.
Thư mời phỏng vấn sẽ được viết bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng và doanh nghiệp.
2. Những phần cơ bản của thư mời phỏng vấn
Thư mời phỏng vấn cần ngắn gọn, súc tích nhưng đảm bảo đủ ý, đủ thông tin được trình bày theo văn phong lịch sự để thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Về cơ bản, thư mời phỏng vấn qua email sẽ bao gồm các phần sau:
Tiêu đề mail
Tiêu đề email gửi thư mời phỏng vấn đến ứng viên cần ngắn gọn và đúng trọng tâm. Bạn có thể chọn một trong hai cấu trúc tiêu đề sau: “Thư mời phỏng vấn_Tên đơn vị tuyển dụng” hoặc ““Tên đơn vị tuyển dụng_Thư mời phỏng vấn”.
Nội dung mail
Ở nội dung email thư mời phỏng vấn, bạn cần trình bày được các thông tin sau:
- Lời cảm ơn: Ngay sau lời chào, bạn nên có lời cảm ơn đến ứng viên vì đã quan tâm đến doanh nghiệp và vị trí tuyển dụng.
- Thông tin cuộc phỏng vấn: Phần này bạn cần cung cấp đầy đủ các thông tin về thời gian, địa điểm phỏng vấn, thông tin liên hệ khi ứng viên gặp sự cố. Trong trường hợp phỏng vấn online, bạn cần cung cấp cho ứng viên tài khoản ứng dụng hoặc đường link phòng họp và password.
- Thông tin về công ty: Một vài lời giới thiệu ngắn gọn về doanh nghiệp kèm theo website và fanpage giúp tăng độ nhận diện và thể hiện sự chuyên nghiệp.
Phần kết mail
Gửi lại lời cảm ơn và bày tỏ mong muốn sẽ chào đón, gặp ứng viên ở buổi phỏng vấn. Và cuối cùng là chữ ký cuối email kèm chức vụ để ứng viên cảm thấy rằng họ được coi trọng.
3. Một số điều cần lưu ý khi gửi thư mời phỏng vấn
Cụ thể về thời gian và địa điểm phỏng vấn
Thời gian và địa điểm phỏng vấn bạn cần nêu rõ ràng, chi tiết và cụ thể trong nội dung thư mời phỏng vấn. Nếu địa điểm phỏng vấn nằm ở vị trí khó tìm, bạn cần có chỉ dẫn ngắn gọn để ứng viên tìm được dễ dàng hơn.
Ngôn từ thân thiện và chuyên nghiệp
Nội dung thư mời phỏng vấn sẽ phần nào thể hiện được sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng. Vì thế, bạn nên dùng ngôn từ lịch sự, thân thiện và chuyên nghiệp để ứng viên không cảm thấy quá áp lực trước buổi phỏng vấn.
Chỉ dẫn chi tiết
Như đã nói ở trên, bạn nên có những chỉ dẫn chi tiết cho ứng viên về địa điểm phỏng vấn. Đặc biệt là khi địa điểm phỏng vấn ở trung tâm thương mại hoặc các tòa nhà lớn, việc gửi xe và đường đi lên văn phòng mất khá nhiều thời gian. Nếu chỉ dẫn chi tiết sẽ giúp ứng viên tiết kiệm thời gian và có tâm trạng tốt hơn khi tham gia phỏng vấn.
Gọi xác nhận lại sau khi gửi mail
Sau khi gửi mail, bạn nên gọi điện lại xác nhận với ứng viên. Có nhiều ứng viên có thể quên check mail hoặc thư mời bị chuyển vào spam. Bên cạnh đó có nhiều ứng viên không đi phỏng vấn nhưng vẫn không trả lời lại. Vì thế, việc gọi điện xác nhận sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho cả hai.
4. Gợi ý 10 mẫu thư mời phỏng vấn qua mail tiếng Việt và tiếng Anh
Mẫu số 1
Chào Hoàng Anh,
Lời đầu tiên, chúng tôi xin cảm ơn vì bạn đã quan tâm đến vị trí ứng tuyển của công ty MTV. Thông qua CV mà bạn đã gửi về, chúng tôi nhận thấy bạn có kiến thức chuyên môn, kỹ năng phù hợp với vị trí kế toán mà chúng tôi đang tuyển dụng.
Chúng tôi trân trọng kính mời bạn đến tham dự buổi phỏng vấn của công ty chúng tôi tại:
Thời gian: 10 AM, ngày 06/06/2023
Địa điểm: Số 5 Lê Quý Đôn, Phường 6, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh.
Để buổi phỏng vấn diễn ra thuận lợi, bạn vui lòng phản hồi lại email này trong 24h sau khi nhận được. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua: 090 747 55 55 – mtvgroup@gmail.com
MTV chúc bạn sẽ có một buổi phỏng vấn thành công.
Trân trọng,
MTV Group
Mẫu số 2
Tiêu đề email: Thư mời tham dự phỏng vấn – ACD Group
Kính gửi anh Hoàng Anh
Công ty thông báo: Anh đã đạt kết quả tốt trong vòng xét duyệt CV. Chúng tôi xin trân trọng kính mời Anh đến tham gia phỏng vấn trực tiếp tại công ty chúng tôi với nội dung như sau:
Vị trí tuyển dụng: Chuyên viên nhân sự
Thời gian: 10AM, 07/06/2023
Địa điểm: Số 5 Lê Quý Đôn, Phường 6, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
Mọi chi tiết, anh vui lòng liên hệ:
Số điện thoại: 090 747 55 55
Email: acdgroup@gmail.com
Rất mong Anh thu xếp thời gian tham gia buổi phỏng vấn. Trường hợp Anh không thể thu xếp được thời gian, xin vui lòng xác nhận lại với chúng tôi. Trân trọng kính chào!
Mẫu số 3
Dear Lê Hoàng,
Cảm ơn bạn đã dành thời gian tìm hiểu về công ty ABC và gửi CV ứng tuyển cho vị trí nhân viên kinh doanh. Chúng tôi rất mong muốn được gặp mặt trực tiếp để trao đổi với bạn chi tiết hơn về công việc này, cũng như để hiểu rõ hơn về bạn.
Buổi phỏng vấn cho vị trí nhân viên kinh doanh sẽ được bắt đầu vào:
Thời gian: 10AM, 07/06/2023
Địa điểm: Số 5 Lê Quý Đôn, Phường 6, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
Hy vọng rằng bạn sẽ có mặt đúng giờ để buổi phỏng vấn được diễn ra một cách thuận lợi nhất. Bạn vui lòng xác nhận lại thông tin phỏng vấn để chúng tôi chuẩn bị tiếp đón bạn một cách chu đáo nhất.
Bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua 090 747 55 55 nếu như có bất cứ thắc mắc gì. Rất mong được gặp bạn ở buổi phỏng vấn sắp tới.
Trân trọng,
ABC Group
Mẫu số 4
Tiêu đề email: Thư mời tham dự phỏng vấn – B2S Group
Kính gửi: chị Tuyết Nhung
B2S Group xin gửi tới chị lời chúc sức khỏe, an khang và thành đạt.
B2S Group xin thông báo: CV xin việc của chị đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện và yêu cầu với vị trí nhân viên SEO mà B2S Group đang tuyển dụng.
B2S Groupxin trân trọng kính mời chị đến tham gia buổi phỏng vấn:
– Địa điểm: Số nhà 20, đường Chu Văn An, phường 12, quận Bình Thạnh, TPHCM.
– Thời gian: vào lúc 9 giờ 30 phút, ngày 08 tháng 06 năm 2023.
Rất mong chị tham gia buổi phỏng vấn đúng giờ. Trong trường hợp có lý do đột xuất hoặc có bất kỳ thắc mắc, chị vui lòng liên hệ với B2S theo thông tin bên dưới.
[BỘ PHẬN NHÂN SỰ/PHÒNG NHÂN SỰ]
Số điện thoại: 0978987678
Email: b2sgroup@gmail.com
Xin chân thành cảm ơn và trân trọng kính chào!
Mẫu số 5
Tiêu đề email: Thư mời phỏng vấn qua Google Meet với B2S Group cho vị trí SEO Leader
Hồng Nhung thân mến,
Trước hết, B2S Group rất cảm ơn sự quan tâm bạn đã dành cho B2S Group
Qua CV của bạn, B2S Group nhận thấy bạn có những tiềm năng để trở thành một phần của công ty chúng tôi. B2S Group rất hy vọng có thể trao đổi thêm với bạn trong một buổi phỏng vấn ngắn qua Google Meet.
Thời gian: vào lúc 9 giờ 30 phút, ngày 08 tháng 06 năm 2023.
Đường link tham gia: https://meet.google.com/
Đây là một bước cần thiết trong quá trình tuyển dụng để B2S Group có thể hiểu hơn về bạn cũng như được chia sẻ với bạn nhiều hơn về B2S Group.
Bạn vui lòng trả lời lại email này trước 15h, ngày 07 tháng 06 năm 2023 để xác nhận khả năng tham gia buổi phỏng vấn. Nếu có thắc mắc, bạn có thể liên hệ qua:
Số điện thoại: 0978987678
Email: b2sgroup@gmail.com
B2S Group rất mong sớm được gặp và trò chuyện với bạn. Trân trọng.
Mẫu số 6
Hi Hoang Anh,
First of all, we would like to thank you for your interest in the position of MTV Company. Through the CV that you have sent, we see that you have professional knowledge and skills suitable for the accounting position that we are recruiting.
We cordially invite you to attend our company interview at:
Time: 10 AM, June 6, 2023
Location: No. 5 Le Quy Don, Ward 6, District 3, Ho Chi Minh City.
In order for the interview to go smoothly, please reply to this email within 24 hours after receiving it. If you have any questions, please contact us via: 090 747 55 55– mtvgroup@gmail.com
MTV wishes you a successful interview.
Best regards,
MTV Group
Mẫu số 7
Email subject: Invitation letter for interview – ACD Group
Dear Mr. Hoang Anh
The company announced: You have achieved good results in the CV review round. We cordially invite you to participate in a direct interview at our company with the following content:
Vacancy: HR Specialist
Time: 07/06/2023
Location: No. 5 Le Quy Don, Ward 6, District 3, Ho Chi Minh City
For more details, please contact:
Phone number: 090 747 55 55
Email: acdgroup@gmail.com
We hope you find time to attend the interview. If you cannot arrange a time, please confirm with us. Best regards!
Mẫu số 8
Dear Le Hoang,
Thank you for taking the time to learn about ABC company and send your CV to apply for the position of sales staff. We look forward to meeting in person to discuss this work with you in more detail, as well as get to know you better.
Interviews for sales staff positions will begin on:
Time: 10AM, 07/06/2023
Location: No. 5 Le Quy Don, Ward 6, District 3, Ho Chi Minh City
Hopefully you will be on time for the interview to take place in the most favorable way. Please confirm the interview information so that we can prepare to welcome you in the most thoughtful way.
You can contact us on 090 747 55 55 if you have any questions. Looking forward to seeing you at the next interview
Best regards,
ABC Group
Mẫu số 9
Email subject: Invitation to interview – B2S Group
Dear: Ms. Tuyet Nhung
B2S Group would like to send you best wishes for health, happiness and success.
B2S Group would like to inform: Your CV has fully met the conditions and requirements for the position of SEO staff that B2S Group is recruiting.
B2S Group would like to invite you to participate in the interview:
– Location: House number 20, Chu Van An street, ward 12, Binh Thanh district, HCMC.
– Time: at 9:30 a.m., June 8, 2023.
I hope you attend the interview on time. In case of unexpected reasons or any questions, please contact B2S using the information below.
[HR Department/HR Department]
Phone number: 0978987678
Email: b2sgroup@gmail.com
Thank you very much and best regards!
Mẫu số 10
Email subject: Invitation letter to interview via Google Meet with B2S Group for SEO Leader position
Dear Hong Nhung,
First of all, B2S Group would like to thank you for your interest in B2S Group
Through your CV, B2S Group realizes that you have the potential to become a part of our company. B2S Group hopes to talk more with you in a short interview via Google Meet.
Time: at 9:30 a.m., June 8, 2023.
Link to join: https://meet.google.com/
This is a necessary step in the recruitment process so that B2S Group can understand more about you and share more with you about B2S Group.
Please reply to this email before 3:00 pm, June 7, 2023 to confirm your ability to participate in the interview. If you have any questions, you can contact:
Phone number: 0978987678
Email: b2sgroup@gmail.com
B2S Group is looking forward to meeting and chatting with you soon. Best regards.
Trên đây là cách viết cùng các mẫu thư mời phỏng vấn phổ biến. Hy vọng chúng hữu ích với bạn trong việc thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh tế đối với ứng viên.
Xem thêm: Cách viết thư cảm ơn sau phỏng vấn bằng tiếng Anh tạo được ấn tượng
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
