1. Kế hoạch truyền thông là gì?

Lập kế hoạch truyền thông là quy trình mà nhà quảng cáo thực hiện trước khi mua và tung ra quảng cáo để đo lường hiệu quả và tối đa hóa ROI (lợi tức đầu tư) của chiến dịch quảng cáo. Kết quả hữu hình của quá trình lập kế hoạch truyền thông là một tài liệu kế hoạch truyền thông được thiết kế để hướng dẫn chiến dịch quảng cáo của bạn.

Lập kế hoạch truyền thông có một số lợi ích, bao gồm:

• Theo dõi được ngân sách chiến dịch của mình.
• Duy trì và nâng cao chiến dịch quảng cáo 
• Hiểu rõ hơn các đối tượng khách hàng, từ đó nhắm mục tiêu và phân khúc khách hàng hiệu quả hơn.
• Có một tiêu chuẩn để so sánh các chiến dịch quảng cáo trong tương lai.

2. Các bước lập kế hoạch truyền thông hiệu quả

• Bước 1: Phân tích tổng quan theo mô hình SWOT

Bước này giúp chúng ta định vị được mình đang ở đâu và đang phải đối mặt với những điều gì, không hiểu được tổng thể thì khó lập ra được một kế hoạch truyền thông một cách hoàn toàn hiệu quả. Việc xác định rõ đối thủ trên thị trường của bạn giúp bạn biết mình có những điểm mạnh, điểm yếu nào để chống chọi lại với đối thủ cạnh tranh.

Phân tích SWOT là yếu tố quan trọng để tạo chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Về cơ bản, phân tích SWOT tức là phân tích 4 yếu tố: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội), Threats (Thách thức) giúp bạn xác định mục tiêu chiến lược, hướng đi cho doanh nghiệp.

• Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông

Mục tiêu truyền thông phải có đặc điểm là được đo lường cụ thể và đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Bạn phải có một cái nhìn tổng quan về bối cảnh. Vì vậy giờ là lúc để xác định mục tiêu rõ ràng để đánh trúng vào khách hàng mục tiêu.

Mô hình SMART là mô hình thiết lập mục tiêu hiệu quả dựa trên 5 tiêu chí: Specific (Cụ thể), Measurable (Có thể đo lường được), Actionable (Tính khả thi), Relevant (Sự liên quan), Time-Bound (Thời hạn đạt mục tiêu). Đây là nguyên tắc thông minh và được ứng dụng nhiều nhất để xây dựng mục tiêu một cách hiệu quả.

• Bước 3: Xác định công chúng mục tiêu

Việc xác định đúng công chúng mục tiêu trong việc xây dựng kế hoạch truyền thông là điều đầu tiên mà doanh nghiệp nên làm. Dựa trên thông điệp doanh nghiệp muốn đưa tới, kết hợp với việc xác định đúng đối tượng mục tiêu, công ty sẽ đưa ra được nội dung và hình thức thể hiện phù hợp nhất. Khi xác định được đối tượng công chúng mục tiêu, việc tiếp cận cũng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

• Bước 4: Xác định thông điệp cần truyền tải

Truyền thông là quá trình mang tính chiến lược khi doanh nghiệp tích hợp hiệu quả các công cụ để hướng tới thay đổi, duy trì và phát triển nhận thức, cảm xúc, hành vi của công chúng nhận tin mục tiêu. Một trong những điều quan trọng và thiết yếu trong quá trình truyền thông là truyền tải thông điệp của doanh nghiệp tới khách hàng.

Các thông điệp sẽ ngắm toàn bộ quá trình truyền thông của bạn, nó sẽ là điều chiếm nhiều sự quan tâm không kém bên cạnh sản phẩm. Thông điệp của nhãn hàng là những gì bạn muốn nói với mọi người, một thông điệp hay sẽ giúp thương hiệu của bạn được ghi nhớ lâu trong tâm trí của khách hàng.

• Bước 5: Xác định kênh truyền thông hợp lý

Lựa chọn kênh truyền thông trong mỗi loại hình, mỗi loại kế hoạch là hoàn toàn khác nhau. Chính vì lý do đó mà bạn nên cân nhắc lựa chọn phương thức truyền thông một cách kỹ càng và phù hợp để làm truyền thông hiệu quả. Bạn có thể lựa chọn một số kênh như báo chí, truyền hình, mạng xã hội,..

• Bước 6: Lên chiến thuật truyền thông chi tiết và ngân sách

Bước này cần mô tả và giải thích các hoạt động chi tiết về kế hoạch bạn sắp thực hiện. Nó phải được mô tả rõ ràng khi nào sản phẩm sẽ được tung ra trong một khung thời gian hợp lý và ngân sách sẽ chi tiết như thế nào. Doanh nghiệp cần phải cẩn thận để đảm bảo kế hoạch và chi phí  hợp lý và hiệu quả. Dựa trên các bước ở trên để uy tín xem môi trường tốt nhất và các phương pháp hay nhất để giảm thiểu rủi ro.

• Bước 7: Đo lường và báo cáo

Là một bước vô cùng quan trọng, doanh nghiệp cần phải  thực hiện đo lường hiệu suất và báo cáo lại để có thể thấy được lượng công việc thực tế trong kế hoạch đã hoàn thành.Dựa vào đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra đánh giá mức độ hiệu quả của kế hoạch và đưa ra đề xuất, biện pháp để điều chỉnh và xử lý chiến lược sao cho phù hợp bởi không phải kế hoạch nào cũng có khả năng mang lại được hiệu quả theo như mong đợi của bạn.

Các bước ở trên là các bước để tạo và lập kế hoạch truyền thông chuyên nghiệp cho doanh nghiệp một cách hiệu quả. Lập một kế hoạch truyền thông không chỉ là một kỹ năng rất quan trọng mà nó còn đòi hỏi rất nhiều công sức, sự  kiên trì và chịu khó. Nhưng nếu bạn đặt ra một kế hoạch phù hợp, bạn sẽ nhanh chóng gặt hái được thành công. Hi vọng những thông tin trên sẽ giúp  bạn lập được kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp của mình đi đúng hướng và đạt hiệu quả cao.

>> Xem thêm: 5 điều tạo động lực cho nhân viên làm việc hết mình

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam