1. Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?
Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem Solving Skill) là khả năng tiếp nhận, thích ứng và xử lý tình huống bất ngờ xảy đến và đưa ra quyết định đúng đắn, chính xác ngay thời điểm đó. Đây là kỹ năng đóng vai trò quan trọng trong học tập, công việc cũng như sinh hoạt hàng ngày của bạn.
Trong công việc, những vấn đề phát sinh phổ biến như nội bộ mâu thuẫn, hợp đồng có nhiều sai số, vấn đề trục trặc với dịch vụ cung cấp cho khách hàng,… Việc giải quyết các vấn đề đó góp phần giúp hoạt động doanh nghiệp trơn tru, suôn sẻ và chuyên nghiệp hơn, nhằm cải thiện những khuyết điểm, thiếu sót và đúc rút bài học kinh nghiệm.
Khi một tình huống bất ngờ nảy sinh, việc chúng ta cần làm là bình tĩnh đón nhận và tỉnh táo để xử lý một cách khôn ngoan, khoa học nhất. Không sở hữu kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ gây khó khăn cho bạn, khiến bạn lúng túng, chênh vênh và vô định hướng, dẫn đến những quyết định thiếu toàn diện, ảnh hưởng đến kết quả nhiệm vụ hay hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?
2. Tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề
Cuộc sống quanh ta luôn là những ẩn số bí ẩn, trong mọi hoàn cảnh luôn có những vấn đề phát sinh cần phải giải quyết. Việc rèn luyện cho bản thân kỹ năng giải quyết vấn đề là hết sức quan trọng, nó giúp bạn vượt qua được những khó khăn và giảm thiểu những rủi ro.
Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp bạn xử lý tình huống nhanh hơn, linh hoạt trong việc đưa ra các phương án giải quyết, tự tin và bình tĩnh đối mặt khó khăn hơn. Khả năng phân tích và suy luận cũng tốt hơn nhiều. Thông qua nhiều lần giải quyết vấn đề, bạn sẽ tự rút ra những kinh nghiệm quý báu và tự làm chủ tình huống.
Tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề
Xem thêm:
- Kỹ năng là gì? 6 Cách giúp rèn luyện kỹ năng hiệu quả
- Kỹ năng Sales: Bạn đã nắm rõ 3 điều quan trọng trong bán hàng?
- Kỹ năng cứng là gì? 13 kỹ năng cứng quan trọng
3. Những kỹ năng giải quyết vấn đề cần có
Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe
Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe luôn song hành cùng nhau. Giao tiếp là phương thức giúp bạn kết nối và tương tác với mọi người, từ đó dễ dàng gắn kết nhau trong một tổ chức, đội nhóm. Giao tiếp để tìm hiểu sâu hơn về một vấn đề, khai thác các yếu tố khác nhau thông qua việc trao đổi.
Kỹ năng lắng nghe giúp bạn có nhiều góc nhìn mới, từ tiêu cực đến tích cực. Việc lắng nghe giúp bạn thấu hiểu, tìm được gốc rễ vấn đề, từ đó đưa ra những giải pháp giải quyết vấn đề một cách hợp lý.
Xem thêm: Kỹ năng lắng nghe – những nguyên tắc cơ bản bạn nên biết trong giao tiếp
Kỹ năng nghiên cứu
Nghiên cứu là phương pháp hiệu quả trước khi đưa ra giải pháp cuối cùng. Việc nghiên cứu giúp bạn xác định rõ được vấn đề, suy nghĩ đến nhiều phương án có lợi nhằm đưa ra cách giải quyết tốt nhất.
Kỹ năng phân tích
Kỹ năng này giúp bạn xác định từng vấn đề cùng các nguyên nhân gây nên vấn đề. Kỹ năng phân tích đưa ra những hình dung rõ ràng trong các vấn đề phức tạp và đơn giản, từ đó, đưa ra được những quyết định phù hợp với các vấn đề.
Kỹ năng ra quyết định
Sau khi nghiên cứu và phân tích nhiều phương án, đây là bước cuối cùng giúp giải quyết vấn đề. Kỹ năng ra quyết định giúp giải quyết vấn đề một cách tốt nhất, giảm thiểu rủi ro. Không phải quyết định nào cũng là tốt nhất nhưng đó là phương án tốt nhất để giải quyết vấn đề hiện tại.
Kỹ năng sáng tạo
Sáng tạo là những ý tưởng mới, những hướng đi giải quyết vấn đề mới mà hợp lý. Kỹ năng sáng tạo chứng tỏ được năng lực của bạn trong việc giải quyết tình huống. Điều này thể hiện được sự thông minh, khác biệt và giá trị của bạn.
Kỹ năng quản lý rủi ro
Mọi tình huống đều cần có những bước xác định rủi ro trước nhằm giảm thiểu thiệt hại từ những rủi ro không đáng có. Kỹ năng quản lý rủi ro cần phải có tầm nhìn rộng và bao quát trong mọi vấn đề, từ đó đưa ra kế hoạch dự phòng cho những trường hợp xấu. Vì vậy, quản lý rủi ro là một trong những kỹ năng không kém phần quan trọng.
Các kỹ năng trong giải quyết vấn đề
4. Quy trình 6 bước giúp giải quyết vấn đề hiệu quả
Bước 1: Đánh giá và nhìn nhận các vấn đề qua nhiều góc nhìn
Trước khi đưa ra những phương án giải quyết vấn đề, việc nhìn nhận và đánh giá một vấn đề qua nhiều góc nhìn giúp bạn hiểu rõ được tình huống. Bước đầu giải quyết vấn đề rất quan trọng và ảnh hưởng đến các dự án, công việc của bạn. Vì vậy, chúng ta cần xem xét thật kỹ vấn đề, tìm hiểu lý do vấn đề xảy ra.
Khi đánh giá mức độ nghiêm trọng của vấn đề, nếu đây là vấn đề nghiêm trọng và cần xử lý gấp thì phải giải quyết ngay lập tức. Nếu ngược lại, bạn có thể từ từ giải quyết một cách nhẹ nhàng và hợp lý nhất.
Bước 2: Tìm hiểu và phân tích nguyên nhân một cách khách quan
Nghiên cứu và tìm hiểu rõ về nguyên nhân xảy ra vấn đề, xuất hiện từ lúc nào, đã tồn tại bao lâu. Sau đó, hãy tiến hành phân tích khách quan và bao quát nhất nhằm đưa ra những kết quả chính xác nhất.
Việc tìm hiểu và phân tích khách quan giúp bạn thấy được nhiều nguyên nhân tác động tạo ra vấn đề, từ đó dễ dàng gỡ bỏ từng vấn đề xung quanh và loại bỏ hoàn toàn được nguyên nhân gốc rễ.
Bước 3: Xác định đối tượng chịu trách nhiệm
Việc xác định đối tượng chịu trách nhiệm giúp xử lý công việc một cách chính xác nhất. Tránh việc đổ lỗi cho người khác, gây hoang mang và gây ra những mâu thuẫn không đáng có trong một tập thể. Ngoài ra, cần tránh giảm thiểu được các sự cố nghiêm trọng.
Bước 4: Đánh giá và đưa ra phương án phù hợp
Liệt kê chi tiết từng vấn đề và phương án đi kèm, điều này giúp bạn đánh giá mức độ thành công cho từng phương án giải quyết, từ đó tìm ra được phương án phù hợp nhất. Đây là bước quan trọng trong xử lý và giải quyết vấn đề.
Bước 5: Đưa ra quyết định và hành động
Sau khi tổng hợp và chọn ra phương án tốt nhất, việc tiếp theo là giải quyết các vấn đề. Bước này vô cùng quan trọng, giúp giải quyết các vấn đề gây tổn hại. Thực hiện theo đúng phương án giúp giảm thiểu các rủi ro không đáng có.
Bước 6: Đánh giá kết quả hành động
Đưa ra các đánh giá trong quá trình thực hiện giải quyết vấn đề. Nếu giải quyết thành công, bạn dễ dàng tránh được các vấn đề xảy ra lần sau. Nhưng nếu giải quyết thất bại, bạn cần nhanh chóng đưa ra phương án khác khắc phục vấn đề kịp thời.
Các bước trong xử lý vấn đề
5. Mẹo cải thiện kỹ năng giải quyết vấn
- Luyện tập giải quyết vấn đề giả định: Giúp bạn dự phòng những tình huống sẽ xảy ra trong tương lai. Luyện tập các cách giải quyết, từ đó rút ra kinh nghiệm, giúp bạn ứng dụng trong thực tế một cách nhanh chóng và xử lý tốt nhất.
- Ghi nhớ trình tự giải quyết vấn đề: Các trình tự giải quyết vấn đề giúp bạn bình tĩnh đối mặt tình huống, dễ dàng đưa ra những phương án thích hợp nhất mà không đi sai hướng giải quyết.
- Học hỏi từ người đi trước: Quan sát và học hỏi từ người đi trước giúp bạn tìm ra được những phương án thực tế và hợp lý nhất.
Các mẹo hay trong giải quyết vấn đề
6. Một số kỹ thuật có thể áp dụng khi giải quyết vấn đề
Sơ đồ Mindmap
Đây là sơ đồ tư duy thông minh áp dụng trong mọi lĩnh vực học tập, giải quyết công việc. Sơ đồ Mindmap là công cụ hỗ trợ thực hành giải quyết vấn đề, giúp tối ưu thời gian, dễ ghi nhớ và dễ liệt kê các phương án. Sơ đồ kích thích nhiều cách sáng tạo trong giải quyết vấn đề thông qua cách thể hiện dữ liệu trên sơ đồ, bằng cách sử dụng các ký tự, hình ảnh, màu sắc,… đơn giản, dễ nhìn.
Sơ đồ Mindmap
Kỹ thuật Brainstorming
Đây là phương pháp tổng hợp nhiều các ý tưởng từ một nhóm người, tất cả cùng nhau họp đưa ra nhiều hướng giải quyết nhất. Từ đó thống nhất và lựa chọn một phương án giải quyết phù hợp. Kỹ thuật Brainstorming không áp đặt suy nghĩ, không phủ nhận, không chỉ trích hoặc chê bai.
Kỹ thuật này giúp mỗi cá nhân học được kỹ năng giao tiếp và lắng nghe, kỹ năng nghiên cứu và phân tích trong giải quyết vấn đề.
Kỹ thuật Brainstorming
Nguyên tắc IDEAL
Nguyên tắc được viết tắt của Identify, Define, Explore, Action, Look & Learn.
- Nhận thức vấn đề (Identify): Đánh giá và nhìn nhận vấn đề qua nhiều khía cạnh khác nhau, tìm hiểu vấn đề một cách kỹ lưỡng và khách quan nhất.
- Xác định nguyên nhân (Define): Tìm hiểu và xác định nguyên nhân gốc rễ, từ đó dễ dàng đề ra những cách giải quyết hợp lý.
- Tìm kiếm giải pháp (Explore): Tìm ra phương án và chiến lược khả thi nhất
- Hành động (Action): Đây là bước hành động bắt tay vào giải quyết vấn đề theo phương án đưa ra.
- Đánh giá và rút kinh nghiệm (Look & Learn): Đánh giá các phương án thực thi và học hỏi rút ra kinh nghiệm.
Nguyên tắc IDEAL
7. Thể hiện khả năng giải quyết vấn đề khi đi phỏng vấn như thế nào?
Tùy vào từng buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ đặt ra vấn đề và yêu cầu ứng viên đưa ra những cách giải quyết. Bạn nên tự tin và bình tĩnh trình bày theo từng thứ tự. Tìm ra nguyên nhân vấn đề, các cách giải quyết sau khi phân tích, đưa ra các cách giải quyết tương ứng. Dựa vào kinh nghiệm của bản thân, bạn có thể đặt ra những câu hỏi nhỏ để tìm hiểu rõ vấn đề..
Bạn có thể áp dụng nguyên tắc STAR để giải quyết vấn đề. Trong đó, STAR là Tình huống (Situation), nhiệm vụ (Task), hành động (Action), kết quả (Result). STAR giúp bạn tìm hiểu câu chuyện vấn đề, các nguyên nhân và hướng giải quyết, cuối cùng là đánh giá kết quả sau khi giải quyết vấn đề.
Sau câu trả lời, bạn có thể kể các cách giải quyết vấn đề từng gặp phải, chú ý không nên kể quá dài dòng, trình bày đơn giản ngắn gọn và dễ hiểu nhất.
Ứng dụng kỹ năng giải quyết vấn đề trong phỏng vấn
Mong rằng bài viết về kỹ năng giải quyết vấn đề của VietnamWorks đã giúp bạn tìm ra được những cách rèn luyện kỹ năng mềm này. Chúng tôi rất vui khi được đồng hành cùng bạn. Chúc bạn thành công trong công việc và cuộc sống. Hãy đón chờ chúng tôi trong những bài viết tiếp theo nhé!
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
