Nhân viên điều phối là gì? Công việc, lương và các kỹ năng cần có

Nhân viên điều phối là gì?

Đối phối là thuật ngữ để chỉ những hành động, việc làm được thực hiện để điều chuyển bộ phận nhân sự, phương tiện, hàng hóa nào đó. Mục đích là giảm tình trạng tồn trọng và ngưng trệ trong suốt hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

Vậy nhân viên điều phối là gì? Họ chính là những người thực hiện việc lên kế hoạch, vận hành, tổ chức và sắp xếp công việc vận hành trong một tổ chức doanh nghiệp. Để thực hiện công việc điều phối, đòi hỏi điều phối viên cần có óc quan sát, khả năng nhìn nhận vấn đề tổng quát, xử lý tình huống tốt.

Cụ thể, mỗi khi có sự việc hay sự kiện đòi hỏi có sự tham gia, phối hợp của nhiều bên thì điều phối viên sẽ đứng ra giữa trọng trách chính, đảm bảo sự kiện/ công việc diễn ra suôn sẻ và thành công. Bằng việc phân chia công việc thành các đầu công việc nhỏ, sau đó sắp xếp và phân công cho các bên tham gia.

Bên cạnh đó, họ cũng chính là người theo sát quá trình thực hiện nhiệm vụ và linh hoạt xử lý các vấn đề sao cho công việc diễn ra chính xác và kịp thời.

Xem thêm:

• Nhân viên kiểm tra chất lượng (QC) là gì? Vị trí quan trọng
• Nhân viên pháp lý là gì? Những kỹ năng cần có để trở thành một nhân viên
• Nhân viên văn phòng là gì? Công việc, lương và 5 kỹ năng cần có
• Nhân viên thu mua là gì? Chi tiết mức thu nhập

Mô tả công việc của nhân viên điều phối

Một nhân viên điều phối sẽ có nhiệm vụ thực hiện các công việc sau:

Đối ngoại

• Chịu hợp tác trong việc xác định mục tiêu công việc, từ đó đưa ra chiến lược phù hợp nhằm đảm bảo công việc đó đạt hiệu quả mà đối tác yêu cầu.
• Cùng phối hợp với điều phối viên đối tác trong quá trình thực hiện công việc, giúp gắn kết đội ngũ hai bên doanh nghiệp với nhau.
• Giúp giữ gìn và phát triển các mối quan hệ với đối tác và khách hàng cùng các bên cung ứng.

Đối nội

• Thực hiện lên kế hoạch cụ thể và dự trù những yêu cầu cần thiết để triển khai kế hoạch nhân sự, chi phí, các thủ tục,… để gửi lên cấp trên và xin ý kiến chỉ đạo kiểm duyệt.
• Phối hợp cùng các bộ phận trong công ty để thực hiện các công tác nội bộ.
• Phân công nhiệm vụ, giải thích công việc và giải đáp thắc mắc cho nhân viên trong quá trình làm việc.
• Theo sát tiến độ công việc đồng thời báo cáo lên cấp trên tiến độ cùng các vấn đề xảy ra. Có trách nhiệm đôn đốc nhân viên tiến hành nhiệm vụ nhanh chóng và hiệu quả.
• Thực hiện vai trò chỉ đạo cùng  triển khai công việc song song.
• Thực hiện công tác điều phối sao cho bộ phận cá nhân và các đầu việc phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả.
• Có trách nhiệm tiếp thu phản hồi từ các bên có liên quan, từ đó tiến hành điều chỉnh và cải thiện hơn trong quá trình làm việc.

Phối hợp cùng các bộ phận trong công ty để thực hiện các công tác nội bộ

3 Quy trình chuẩn của nhân viên điều phối 2023

Với mỗi dự án, doanh nghiệp khác nhau thì sẽ có những yêu cầu cũng như các tiêu chuẩn riêng cho điều phối viên. Và chúng ta có thể đưa ra một quy trình chuẩn và tổng quan cho vị trí này áp dụng khi làm việc như sau đây.

Xác định mục tiêu và lập kế hoạch

Cần xác định mục tiêu bạn sẽ cần hoàn thành là gì? Mức thời gian và tài nguyên thực hiện kế hoạch như: nhân sự, công cụ, thiết bị,… Từ đó, bạn sẽ lên kế hoạch sơ bộ những việc cần làm trong 3 giai đoạn chính: trước khi thực hiện, trong quá trình thực hiện, sau khi thực hiện.

Lên kế hoạch chi tiết

Từ kế hoạch sơ bộ ban đầu, bạn cần tiếp tục triển khai các đầu công việc chi tiết:

• Sắp xếp khoa học sao cho các công việc có thể diễn ra chính xác và kịp thời.
• Đảm bảo việc ghi chú tất cả những yếu tố cần chuẩn bị, mô tả công việc, tiêu chuẩn đánh giá và mốc thời gian rõ ràng.

Việc lên kế hoạch nên diễn ra sau khi có sự tham gia và đóng góp ý kiến từ các bên liên quan, diễn ra một cách khách quan và đạt được sự phối hợp tốt nhất.

Phân công nhiệm vụ và kiểm soát công việc

Sau khi đã lên kế hoạch, bạn hãy tiến hành phân công nhiệm vụ cho các nhân sự tham gia. Cần hướng dẫn rõ ràng để tránh sai lầm không mong muốn.

Hãy đảm bảo bạn luôn kiểm soát chất lượng triển khai cùng với tiến độ để có thể kịp thời xử lý những vấn đề bất ngờ xảy ra.

Cần hướng dẫn rõ ràng công việc để tránh sai lầm không mong muốn.

6 Kỹ năng và tố chất của nhân viên điều phối

1 Kỹ năng lên kế hoạch và quản lý

Kỹ năng lên kế hoạch cũng như quản lý nhân sự rất quan trọng đối với một điều phối viên. Để có thể thể lên kế hoạch chuẩn chỉnh và quản lý dự án chạy tốt thì bạn không chỉ cần trau dồi kỹ năng lập kế hoạch mà cần sự quan sát và khả năng phân tích thông tin cũng như khả năng xử lý vấn đề tốt hơn.

2 Kỹ năng truyền đạt thông tin

Là một điều phối viên bạn phải truyền đạt thông tin đến những người thực hiện kế hoạch đã được lên trước đó một cách rõ ràng và chi tiết nhất.

Sự nhập nhằng và thiếu rõ ràng về truyền đạt thông tin có thể dẫn đến những sai lầm khó xử lý về sau. Chính vì vậy, kỹ năng truyền đạt thông tin thực sự rất quan trọng đối với một điều phối viên.

3 Kỹ năng quản lý quỹ thời gian

Là một điều phối viên thì bạn cần kiểm soát được danh sách các công việc được thực hiện bởi rất nhiều bên. Chính vì vậy, bạn cần đảm bảo được sự phối hợp giữa các bên diễn ra nhịp nhàng, hiệu quả và đúng thời hạn. Hạn chế tối đa tình trạng chậm trễ trong bất kỹ khâu nào. Vì thế, bạn cần có kỹ năng quản lý thời gian cho công việc của chính mình cũng như dự án mà mình thực hiện.

4 Kỹ năng cập nhật về công nghệ

Với một vị trí có khối lượng công việc lớn như điều phối viên sẽ cần sử dụng các ứng dụng công nghệ nhằm hỗ trợ công việc hiệu quả và nhanh chóng hơn. Vì vậy, bạn sử dụng thuần thục các ứng dụng giao tiếp trực tuyến như: Facebook, Zalo, Skype, Google Meet, Zoom,…giúp kết nối với mọi người và thu thập thông tin nhanh chóng, tiện lợi.

Bên cạnh đó, bạn cần tìm hiểu và sử dụng các phần mềm về quản lý, ghi chú sẽ giúp bạn rất nhiều trong công việc của mình.

5 Kỹ năng giao tiếp

Nhân viên điều phối là người luôn phải làm việc, giao tiếp với rất nhiều người với những vị trí, tính cách, chuyên môn khác nhau. Về mặt đối ngoại, bạn cần giao tiếp với tất cả đối tác để nắm được yêu cầu mong muốn của họ để lên kế hoạch. Về mặt đối nội thì bạn cần phối hợp với các phòng ban và cá nhân khác nhau.

Chính vì vậy, sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn rất nhiều trong công việc, tránh đi hiểu lầm không đáng có, đồng thời làm tốt vai trò gắn kết, phân tích, hướng dẫn và giải đáp khi có vướng mắc.

6 Kỹ năng làm việc nhóm

Nhân viên điều phối cũng cần phối hợp với rất nhiều người ở các bộ phận và vị trí khác nhau thì mới có thể hoàn thành dự án được. Chính vì vậy bạn cũng cần có kỹ năng làm việc nhóm tốt để có thể dễ dàng điều phối và phối hợp với các bên để hoàn thành công việc hiệu quả, đúng tiến độ.

Nhân viên điều phối cũng cần phối hợp với rất nhiều người ở các bộ phận

Mức lương của nhân viên điều phối

Hiện nay, vị trí nhân viên điều phối đang rất được săn đón trên thị trường lao động. Bởi nhu cầu tuyển dụng của vị trí này không chỉ giới hạn, mà gần như các công ty và lĩnh vực nào cũng cần. Chính vì vậy, mức lương cho vị trí này khá hấp dẫn.

• Mức lương của điều phối viên khoảng từ 7 – 10 triệu đồng/ tháng.
• Mức lương của chuyên viên điều phối sẽ là từ khoảng 10 – 30 triệu đồng/ tháng hoặc cao hơn.

Mức lương của các vị trí này sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như: tính chất công việc, quy mô công ty, kinh nghiệm,… Hơn nữa, với tính chất công việc của điều phối viên rất giống với quản lý, vì vậy bạn hoàn toàn có thể được thăng tiến lên vị trí này sau khi có đủ kinh nghiệm và kỹ năng.

Một số việc làm nhân viên điều phối HOT trên VietnamWorks

Hiện nay, có nhiều vị trí nhân viên điều phối rất HOT trên VietnamWorks để bạn có thể tham khảo và ứng tuyển để có cho mình những cơ hội việc làm hấp dẫn như sau:

Nhân viên điều phối đơn hàng

Nhân viên điều phối đơn hàng là công việc phổ biến hiện nay, có mức độ phức tạp thấp, phù hợp với các bạn sinh viên năm cuối cũng như chưa có kinh nghiệm và muốn thử sức với công việc này.

Nhiệm vụ của một nhân viên điều phối đơn hàng bao gồm:

• Lên kế hoạch cho việc vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến nên tiêu thụ diễn ra nhanh chóng và chính xác.
• Giải quyết, hạn chế tồn đọng hàng tại kho hay trễ đơn hàng.

Mức lương của nhân viên điều phối đơn hàng sẽ từ 7 – 13 triệu đồng/ tháng. Tùy vào mức độ công việc và quy mô doanh nghiệp.

Nhân viên điều phối vận tải

Nhân viên điều phối vận tải có mức độ khó cao hơn và mức độ vất vả cũng cao hơn. Công việc này thường phù hợp với các bạn nam với nhiệm vụ chính là:

• Tiếp nhận thông tin đơn hàng và tiến hành tìm kiếm xe vận chuyển phù hợp.
• Đảm bảo việc theo sát quá trình vận chuyển đến khi hàng hóa đến nơi an toàn.
• Đảm bảo việc hàng hóa được giao đến nơi theo đúng tiến độ, số lượng và chất lượng.

Mức lương của vị trí này sẽ giao động từ 5 – 8 triệu đồng/ tháng. Tùy bào thâm niên/ kinh nghiệm thì mức lương này có thể lên tới 25 triệu đồng/ tháng.

Nhân viên điều phối sự kiện

Tất cả sự kiện quy mô nhỏ đến quy mô lớn đều cần có một điều phối viên. Đây chính là người quan sát quá trình tổ chức sự kiện từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc, đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

• Mức lương của vị trí nhân viên điều phối viên mới vào nghề là từ 3 – 4 triệu đồng/ tháng.
• Mức lương đối với người có kinh nghiệm từ 1 – 2 năm rơi vào khoảng từ 7 – 10 triệu đồng/ tháng.
• Với những người có kinh nghiệm lâu năm thì mức lương cao hơn và giao động từ 13 – 18 triệu đồng/ tháng/

Bên cạnh tiền lương, điều phối viên sự kiện có thể nhận thêm các khoản thưởng theo sự kiện lên tới 50 – 100% lương hàng tháng.

Nhân viên điều phối kho

Nhân viên điều phối kho là những người sẽ đảm nhận công việc sau:

• Phụ trách số lượng nhập, xuất, giao nhận trong kho
• Giám sát và điều phối nhân viên phụ kho thực hiện các công việc gồm: soạn hàng, sắp xếp, phân loại, vệ sinh, đóng gói, vận chuyển,…
• Thực hiện tạo nhãn mác cho từng khu vực và và thông tin hàng hóa trên mỗi pallet.
• Kiểm tra số lượng tồn kho thực tế, tiến hành báo cá cho thủ kho kiểm tra số liệu mỗi ngày.
• Chịu trách nhiệm sắp xếp và điều động hàng hóa theo thực tế.

Hiện nay, mức lương của nhân viên kho sẽ giao động từ 7 – 15 triệu đồng/ tháng và phụ thuộc vào kinh nghiệm và năng lực.

Nhân viên điều phối dự án

Nhân viên điều phối dự án là người thực hiện các công việc như lên kế hoạch, phân công, kiểm soát tiến độ dự án. Là người sẽ đứng ra giải đáp thắc mắc và xử lý nhanh các tình huống phát sinh trong quá trình triển khai dự án.

Công việc này đòi hỏi bạn cần có kiến thức cũng như kinh nghiệm trong lĩnh vực dự án mà mình tham gia.

Hiện nay, mức lương của một nhân viên điều phối dự án sẽ là từ 8 – 40 triệu đồng, tùy thuộc và kinh nghiệm cũng như năng lực của nhân viên.

Nhân viên điều phối logistic

Nhân viên điều phối logistic là người đảm nhiệm điều phối liên quan đến xuất – nhập khẩu hàng hóa với các đầu việc như:

• Chịu trách nhiệm kiểm soát lịch trình tàu thông quan và giao hàng đến kho cho khách hàng.
• Tiến hành phát hành hóa đơn cho khách hàng khi giao hàng và thực hiện thanh toán.
• Kiểm soát chi phí logistic và tìm giải pháp chi phí hậu cần hoặc kinh doanh.

Với vị trí công việc này sẽ có mức lương khá hấp dẫn từ 8 – 20 triệu đồng/ tháng, tùy theo năng lực làm việc và kinh nghiệm.

Như vậy, qua bài viết bạn đã có thêm nhiều thông tin hữu ích về nhân viên điều phối là gì, các kỹ năng và tố chất cần có của một điều phối viên chuyên nghiệp. Đây thực sự là một vị trí công việc thú vị, có tính thử thách và mức lương vô cùng hấp dẫn. Vì vậy để đạt được thành công, ngay từ bây giờ bạn cần trau dồi kiến thức, trau dồi thêm các kỹ năng để có thể thăng tiến trong công việc và đạt được mức lương đáng mơ ước.