Nhân viên văn phòng là gì?
Nhân viên văn phòng là một trong những bộ phận quan trọng trong đội ngũ nhân sự của một công ty hoặc doanh nghiệp. Đây là những người chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện các công tác liên quan đến hành chính nhân sự.
Nhân viên văn phòng là người chịu trách nhiệm công tác hành chính nhân sự.
Mỗi khi nhắc đến vị trí nhân viên văn phòng, có rất nhiều người nghĩ rằng đây là một công việc đơn giản, an nhàn, không mất nhiều công sức. Nhưng trên thực tế, mỗi công việc đều đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và nghề nhân viên văn phòng cũng cần đảm trách nhiều nhiệm vụ khó khăn. Ví dụ như nhân viên kế toán, nhân viên văn thư, nhân viên pháp chế, nhân viên marketing, nhân viên tổ chức sự kiện.
Xem thêm:
- Nhân viên thu mua là gì? Chi tiết mức thu nhập
- Nhân viên điều phối là gì? Công việc và 6 kỹ năng cần có
- Trợ lý là gì? Top 5 Vị trí trợ lý tốt nhất lương khủng hiện nay
- Nhân viên thống kê là gì? 5 Kỹ năng và mức lương hiện tại
- Nhân viên phát triển thị trường là gì? 5 Yếu tố và kỹ năng
Vai trò của nhân viên văn phòng
Để hiểu rõ hơn về vị trí công việc trong văn phòng, bạn có thể tham khảo thêm về vai trò của nhân viên văn phòng là gì. Tuỳ vào trình độ chuyên môn, họ sẽ có những vai trò cũng như là chức năng riêng biệt. Thế nhưng, nhìn chung vai trò của người nhân viên làm việc tại văn phòng sẽ có những vai trò sau:
- Đảm nhiệm vai trò, chức năng chuyên môn, áp dụng những kiến thức nghiệp vụ chuyên môn của mình để giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh chung và góp phần phát triển doanh nghiệp.
Nhân viên văn phòng góp phần quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp
- Nhân viên văn phòng có chức năng tham mưu công việc cho ban lãnh đạo, ban giám đốc để có thể giúp cho doanh nghiệp hoạt động trơn tru, đạt được mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
- Đảm nhiệm vai trò kết nối với bộ phận chuyên môn của mình với bộ phận chuyên môn khác để đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ riêng và mục tiêu chung của tập thể.
Những công việc của nhân viên văn phòng
Một số vị trí của nhân viên văn phòng như:
Trực quầy lễ tân văn phòng
Nhiệm vụ chính của nhân viên trực quầy lễ tân văn phòng gồm có:
- Trả lời điện thoại của khách hàng khi họ liên hệ công việc hoặc yêu cầu gì đó đến công ty
- Đón tiếp khách hàng hoặc đối tác ghé thăm công ty, đến làm việc thay ban giám đốc
- Xử lý thông tin sơ bộ và hướng dẫn khách hàng đến những phòng, ban hay bộ phận chức năng để liên hệ công việc
- Hỗ trợ sắp xếp phòng hợp và các cuộc họp diễn ra tại công ty
- Tổ chức thực hiện hội thảo, lớp học của công ty nếu có
Công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ
- Tiếp nhận các hồ sơ, chứng từ, văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến các phòng, ban, bộ phận chức năng
- Xử lý công văn, giấy mời, tài liệu, văn bản gửi ra bên ngoài đối tác, cơ quan hoặc khách hàng theo yêu cầu của cấp trên
- Tiếp nhận, bảo quản và lưu trữ giấy tờ, công văn, văn bản nhận được trên hệ của công ty
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp của lãnh đạo, các phòng ban trong công ty
- Sắp xếp giấy tờ, photo in ấn khi cần thiết
Quản lý nhân sự
- Thực hiện công tác theo dõi chuyên cần, quy định làm việc của nhân viên, chấm công cho nhân viên công ty
Quản lý nhân sự là người quản trị tất cả nhân viên trong công ty
- Quản lý hồ sơ, theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội của nhân viên
- Trực tiếp giải đáp thắc mắc hoặc chịu trách nhiệm cầu nối liên hệ với bộ phận liên quan đến thắc mắc hay yêu cầu về quyền lợi của nhân viên
Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng.
- Chịu trách nhiệm quản lý trang thiết bị, tài sản của công ty như đặt mua văn phòng phẩm khi cần thiết.
- Là người đứng ra mua sắm những vật dụng, văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên.
- Quản lý văn phòng phẩm như báo, tạp chí, bút, sách, giấy, tài sản chung của công ty tại văn phòng làm việc.
Hỗ trợ dự án của công ty
Đối với những công ty có nhiều dự án lớn sẽ cần sự góp sức của nhân viên văn phòng đảm nhiệm hỗ trợ dự án của công ty. Chức năng của họ như sau:
- Chuẩn bị tài liệu, in tài liệu, giấy tờ, hồ sơ, xin chữ ký, xin dấu của người chịu trách nhiệm của dự án
- Chuẩn bị phương tiện di chuyển, nơi nghỉ ngơi và chế độ ăn uống cho nhân viên thực hiện dự án
- Chuẩn bị trang thiết bị để dự án diễn ra suôn sẻ nhất
Các công việc hành chính khác.
- Nhân viên pháp lý
- Thanh toán các khoản chi phí của công ty
- Phối hợp với các phòng ban khác nhau để tổ chức các sự kiện nội bộ, truyền thông
- Thư ký giám đốc
Nhân viên văn phòng cần có 5 kỹ năng và tố chất này
1. Chuyên môn nghiệp vụ văn phòng
Để trở thành một nhân viên văn phòng đạt chuẩn, chắc chắn bạn phải biết và nắm rõ những yêu cầu cơ bản đối với công việc được giao phó.
Nhân viên phòng văn là người có kỹ năng sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy tính, các phần mềm tin học cơ bản như Excel, Powerpoint, Word… máy in, máy scan. Ngoài ra còn có một số công cụ khác phục vụ cho quá trình thực hiện công việc.
2. Kỹ năng giao tiếp, ứng xử
Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng cực kỳ quan trọng không những đối với nhân viên văn phòng mà trong bất kỳ ngành nghề nào. Đối với nhân viên văn phòng, việc trang bị kỹ năng giao tiếp, ứng xử tốt giúp bạn có lợi thế hơn khi trao đổi công việc với đồng nghiệp, truyền đạt thông tin tốt hơn với đối tác, khách hàng công ty một cách mạch lạc và tạo thiện cảm tốt nhất.
Nhân viên văn phòng cần có kỹ năng giao tiếp và ứng xử tốt
Ngoài khả năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe cũng quan trọng không kém. Điều này giúp bạn tiếp nhận thông tin cũng như các ý kiến từ đồng khác, xây dựng niềm tin và giúp người đối việc có cảm giác được tôn trọng khi tiếp xúc với bạn.
Việc lắng nghe và tiếp thu ý kiến từ tập thể sẽ giúp ích cho bạn như tạo cơ hội nhìn nhận, đánh giá và sàng lọc ý kiến, nâng cao kiến thức và kinh nghiệm làm việc cho chính bản thân bạn.
3. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Khả năng giải quyết vấn đề linh hoạt, sáng tạo đối với từng trường hợp, từng thời điểm và hoàn cảnh khác nhau. Nhân viên văn phòng khi đứng trước một vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc, bạn cần tìm ra hướng giải quyết khoa học, hợp lý để giảm thiểu tối đa ảnh hưởng của nó đến hiệu quả công việc của bạn.
Đặc biệt, sự đoàn kết trong nội bộ có thể bị chia rẽ nếu bạn không biết cách giải quyết tốt vấn đề.
4. Chủ động, nhanh nhẹn
Với vai trò gương mặt đại diện của công ty, là người chịu trách nhiệm làm việc cho sự phát triển của doanh nghiệp. Đòi hỏi một người nhân viên văn phòng cần có sự chủ động và nhanh nhẹn trong việc xử lý thông tin, tiếp nhận, giải quyết các vấn đề phát sinh tại văn phòng.
Điều này giúp bạn được đồng nghiệp, đối tác cũng như là lãnh đạo đánh giá cao.
5. Cẩn thẩn, tỉ mỉ
Trong việc lưu trữ chứng từ, in ấn và chuyển giao văn bản, đòi hỏi sự cẩn trọng cao độ của nhân viên văn phòng. Bạn là người chịu trách nhiệm hoàn toàn trong công tác truyền tải thông tin khắp các phòng ban hoặc đối tác liên quan.
Vì thế, mỗi việc dù nhỏ nhất cũng cần sự tỉ mỉ từng chi tiết để hạn chế rủi ro nhầm lẫn và mất mát chứng từ.
Mức lương của nhân viên văn phòng
Tuỳ vào vị trí công việc và cấp bậc mà mức lương của nhân viên văn phòng có sự chênh lệch khác nhau như sau:
Mức lương cấp bậc nhân viên
Theo thống kê tại Salaryexplorer, mức lương của cấp bậc nhân viên tại Việt Nam sẽ ở mức trung bình, dao động từ 5 đến 12 triệu đồng/tháng. Thu nhập này dành cho các vị trí như công tác hành chính nhân sự, nhân viên lễ tân là chủ yếu.
Mức lương của một nhân viên văn phòng sẽ là bao nhiêu?
Mức lương cấp bậc thư ký, trợ lý
Theo Salaryexplorer, tại vị trí bậc thư ký, trợ lý mức lương của một nhân viên văn phòng có thể nhận được là khoảng 4 đến 13 triệu đồng/tháng. Mới mức lương cao hơn sẽ có thêm nhiều yêu cầu về kỹ năng, trình độ. kinh nghiệm tương xứng, đòi hỏi bạn phải là người biết cách sắp xếp công việc hợp lý.
Mức lương cấp bậc quản lý
Nhân viên văn phòng ở vai trò quản lý sẽ nhận được mức lương hậu hĩnh, dao động từ 15 đến 50 triệu đồng/tháng (theo Salaryexplorer). Tuy nhiên, vị trí này rất nhiều áp lực, đòi hỏi chuyên môn cao, hiểu biết sâu rộng ở mọi lĩnh vực. Ngoài ra, bạn còn phải tốt nghiệp chuyên ngành như Quản trị hành chính nhân sự, quản trị kinh doanh,… Đồng thời, phải có nhiều kinh nghiệm cũng như khả năng ngoại ngữ tốt.
Muốn trở thành nhân viên văn phòng nên học ngành gì?
Quản trị kinh doanh
Ngành quản trị kinh doanh là một trong những sự lựa chọn hàng đầu mang đến nhiều cơ hội cho sinh viên trẻ có mong muốn trở thành một nhân viên văn phòng. Những bạn trẻ này cần có khả năng bao quát tốt và vốn kiến thức sâu rộng.
Bởi chương trình đào tạo đa dạng từ kiến thức quản trị nền tảng, kiến thức chuyên ngành về quản trị điều hành, nhân sự, marketing, tài chính,…
Điều này mang lại lợi thế là bạn có thể linh hoạt đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau trong công ty.
Quản trị kinh doanh là ngành học phổ biến của nhân viên văn phòng
Quản trị văn phòng
Đây là ngành học liên quan đến thực hiện giám sát và đánh giá. ngành học này cung cấp kiến thức cơ bản về nghiệp vụ trong công tác vưn thư lưu trữ, hành chính văn phòng tại cơ quan, doanh nghiệp,…
Quản trị nhân lực
Quản trị nhân lực là ngành trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cơ bản về quản lý nhân sự trong công ty. Giúp học viên có thêm kỹ năng quản lý, điều hành và quản trị con người. Đồng thời giúp họ biết cách đánh giá và đào tạo nhân sự.
Kế toán
Đây là công việc cần kiến thức chuyên môn cao, cung cấp nhân lực cho vị trí kế toán – kiểm toán. Bạn sẽ được cung cấp kiến thức về thu thập, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin về hiệu quả hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính thông qua các nghiệp vụ kế toán. Tính toán chi phí, lập dự toán, quản lý doanh thu, phân bổ ngân sách theo kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp,…
Bài viết trên chúng tôi đã cung cấp tất tần tật những thông tin cần thiết cho câu hỏi nhân viên văn phòng là gì. Hy vọng với những thông tin trên bạn đã thể hiểu hơn phần nào về công việc của một nhân viên văn phòng. Nếu bạn đang tìm kiếm một công việc nhân viên văn phòng thì hãy kết nối với VietnamWorks để dễ dàng tìm được công việc như ý nhé!
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
