Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thường than phiền rằng, đào tạo nhân sự là một quá trình tiêu tốn rất nhiều chi phí – và đúng là như vậy. Vào năm 2018, theo dữ liệu từ Statista, các công ty Mỹ đã chi trả tổng cộng 87,6 triệu đô cho việc đào tạo nhân sự. Trong khi đó, những tổ chức ưu tiên việc phát triển con người đạt được thu nhập trung bình là 169,100 đô một người; trong khi các công ty không quá đề cao quá trình đào tạo thì đạt được 82,800 đô – theo nghiên cứu từ công ty cố vấn Cornerstone On Demand vào năm 2015.
Nhân viên cũng có xu hướng tìm kiếm các công ty ủng hộ sự phát triển nghề nghiệp của họ. Trong một cuộc khảo sát gần đây, PwC Global đã hỏi các bạn thuộc thế hệ Millenial rằng họ mong đợi điều gì từ người lãnh đạo của mình. “Cơ hội để phát triển nghề nghiệp” chính là câu trả lời số một, theo sau đó là tiền lương và khích lệ về mặt tài chính. Các chương trình phát triển và đào tạo tốt xếp thứ ba trên danh sách.
Ngạc nhiên thay, những kết quả như trên lại cho ta thấy một sự thiếu kết nối. Chúng ta đều biết rằng quy trình đào tạo là một bước không thể thiếu; tuy nhiên khi ngân sách eo hẹp, đó lại là bước đầu tiên mà các công ty cắt giảm. Tôi chưa từng nghĩ đến điều này 13 năm trước đây khi tôi thành lập công ty của mình, JotForm, nhưng dần dần tôi đã nghiệm ra một điều rằng: việc nuôi dưỡng một môi trường văn hóa mang tính học hỏi và truyền đạt kinh nghiệm là một điều vô cùng thiết yếu.
Một bộ phận nhân sự vững mạnh, kết hợp với việc hướng dẫn tại chỗ hiệu quả – sẽ giúp cho quy trình đào tạo trở nên bớt cứng nhắc và ít tốn thời gian hơn. Không phải lúc nào cũng cần các buổi hội nghị chuyên đề hay các khóa học đào tạo mang tính trang trọng. Và nếu quy trình đào tạo tiếp cận đúng nhu cầu của nhân sự, thì chi phí bỏ ra sẽ giảm đi được rất nhiều. Dưới đây là một vài cách giúp cho nhân viên của bạn học hỏi được tốt hơn, và kiến thức được lan tỏa một cách hữu ích hơn mà không cần phải tiêu tốn quá nhiều tiền của.
Tuyển dụng nhân sự chậm nhưng chắc
Các công ty có vốn đầu tư lớn mạnh thường tuyển dụng nhân sự rất nhiều nhằm gia tăng tốc độ tăng trưởng. Nhưng nếu có thể, thì bạn cứ từ từ mà làm. Hãy tìm những người có cùng giá trị với bạn. Tìm kiếm những nhân tố giàu kiến thức, ham học hỏi và tốt bụng – cho dù họ không hề sở hữu những kỹ năng cứng như bạn mong muốn. Hãy chọn những người có thái độ tốt, sau đó tổ chức các chương trình nội bộ nhằm nuôi dưỡng nhân tài cũng như bổ sung vào các khiếm khuyết của họ.
Ví dụ, tất cả các nhân sự mới của công ty chúng tôi cần trả lời ít nhất 100 câu hỗ trợ khách hàng trong tháng đầu tiên làm việc của họ. Bằng cách này, nhân viên sẽ hiểu hơn về khách hàng của mình, nhu cầu của khách hàng là gì, họ đang gặp phải vấn đề gì, và cách chúng ta phục vụ họ ra sao. Quy trình đào tạo tại chỗ như vậy sẽ giúp nhân viên nắm rõ văn hóa doanh nghiệp hơn, đồng thời công ty cũng có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho bất kì vị trí công việc nào.
Khuyến khích hỗ trợ nghề nghiệp nội bộ
Sự cộng tác lẫn nhau có thể đem lại nhiều kết quả khả quan. Theo nghiên cứu từ UNC Kenan-Flagler Business School, các tổ chức có sự tương trợ một cách bao quát – với các cấp độ, và quan điểm đa chức năng – sẽ giúp thúc đẩy năng lượng, sự sáng tạo, và năng suất; dẫn đến việc nhân viên sẽ hạnh phúc hơn, giảm áp lực, đồng thời hứng thú hơn với công việc của mình. Hãy hội tụ các nhân tố từ nhiều nơi khác nhau, để kiến thức không bị khóa trong một cái vòng luẩn quẩn.
Ở một mức độ tài tình hơn, hãy ghép đôi các thành viên mới, trẻ tuổi với nhân sự có thâm niên hơn cho từng dự án và cho từng giai đoạn mỗi tuần. Chúng tôi gọi đây là “cùng đồng hành”. Phương pháp này giúp nhân viên trau dồi thêm nhiều kiến thức để giải quyết vấn đề, cũng như có cơ hội để mài giũa các kỹ năng chuyên môn hiện có.
Bên cạnh đó, cần phải lưu ý rằng chúng ta không nên vắt cạn kiệt sức lực của những nhân tài sáng giá trong tổ chức. Nghiên cứu từ Rob Cross, Reb Rebele, và Adam Grant – các nhà cộng sự từ Harvard Business Review đã tìm ra rằng, 20-35% sự cộng tác nhằm gia tăng giá trị chỉ cần sự đóng góp của 3-5% nhân viên mà thôi.
Hãy chắc rằng bạn hỏi thăm cộng sự của mình thường xuyên, nhằm đảm bảo rằng họ đang không quá bị “chôn vùi” giữa hàng tá công việc mà vẫn có thể xử trí công việc mà họ yêu thích. Bạn cũng cần phải cho họ quyền được nói “không”, hướng dẫn họ tham khảo từ các nguồn thông tin online hay từ đồng nghiệp, và giảm thiểu tối đa các mâu thuẫn không đáng có.
Chính thức hóa sự sẻ chia kiến thức
Ngoài việc học hỏi bộc phát tự do, thì các bước quy trình được tiêu chuẩn hóa cũng có thể giúp gia tăng cơ hội đào tạo. Ví dụ, chúng tôi tuyển dụng tối đa 100 nhân viên tập sự mỗi mùa hè – có nhiều người trong số họ hiểu tường tận về công ty, và từ đó trở thành những ứng cử viên sáng giá.
Chúng tôi cũng cung cấp một chương trình với tên gọi New Grad Training Program (Chương trình Đào tạo Nhân tố Mới), nơi mà với những nhân viên chỉ mới bắt đầu chập chững trên sự nghiệp của mình có thể dành ra bốn ngày một tuần để hỗ trợ trong công việc, và một ngày dành để phối hợp chung với một cộng sự. Những người tham gia chương trình này cũng sẽ có bài tập về nhà, và đưa ra lời nhận xét góp ý khi họ đạt được một kỹ năng thực tế nào đó. Cứ mỗi sáu tháng một lần, họ có thể tham gia phỏng vấn lại cho bất kỳ vị trí nào khác mà họ mong muốn trong công ty của mình.
Không tổ chức nào có cách vận hành hoàn toàn giống nhau. Vì thế bạn cần phải đánh giá đúng quy trình đào tạo của mình, và tìm kiếm những phương pháp sáng tạo khác nhau nhằm hoàn thiện quy trình đó. Một khi bạn bước ra khỏi lối tư duy được cho là “cổ xưa” truyền thống, thì bạn sẽ có thể bắt đầu xây dựng một cấu trúc và hệ thống mới mà không phải lo lắng về con số chi phí khổng lồ nữa.
Đáp ứng các nhu cầu của từng cá nhân
Thay vì chỉ chăm chăm tập trung vào các buổi đào tạo mang quy mô rộng lớn, toàn công ty; thì hãy cân nhắc một phương án có tính chất nhẹ nhàng hơn. Chẳng hạn như những khóa học, phiên họp, hay các sự kiện phù hợp với tính chất công việc. Hãy mời những chuyên viên tham vấn cùng đồng hành và làm việc với một nhóm chủ chốt. Sau đó, hãy mời các thành viên trong nhóm chủ chốt chia sẻ lại về những gì mà họ học hỏi được thông qua thuyết trình, hay cộng tác cùng làm chung trong một dự án cụ thể nào đó. Quy trình đào tạo nên đáp ứng được nhu cầu riêng của từng cá nhân; đồng thời củng cố và làm giàu mạnh hơn một nền văn hóa mà nơi đó, mọi người có thể được học hỏi và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.
“Đào tạo con người thật tốt để họ có thể rời đi, nhưng hãy đối xử với họ thật tốt để ai ai cũng đều chỉ muốn ở lại cả”, theo nhà sáng lập Richard Branson. Đáp ứng nhu cầu của từng cá nhân cũng đồng nghĩa rằng bạn đang tôn trọng nhân viên của mình – đó chính là những thành viên độc nhất vô nhị và đa tài đa năng nhất trong tập thể tổ chức. Cho phép nhân viên linh hoạt trong thời gian làm việc, cung cấp các phúc lợi, hoặc chi trả cho các buổi hội họp cũng là những ví dụ điển hình. Và nếu bạn không chắc nhân viên đang cần gì, hãy tới và hỏi họ!
Làm mẫu (và thực hiện) sự minh bạch
Tại Zulily – một công ty thương mại điện tử tại Mỹ, các cuộc họp toàn công ty được tổ chức hai tuần một lần nhằm đảm bảo rằng tất cả 3.500 nhân viên của họ nắm bắt được những gì đang diễn ra trong mọi ngóc ngách của doanh nghiệp, từ các khoản phải chi trả cho đến quy trình vận hành hậu cần. Các buổi họp này cũng để giải quyết các mối bận tâm từ nhân viên, và giúp cho sứ mệnh của nhân viên và công ty hòa thành làm một.
Các tổ chức dù lớn hay nhỏ, kiến thức được diễn tả ở nhiều dạng khác nhau – và văn hóa trau dồi để học hỏi cùng những kỹ năng thực tiễn chưa bao giờ là dừng lại. Hãy để nhân viên có cơ hội đóng góp ý kiến vào với những quyết định kinh doanh mang tính then chốt, và nhận lấy các ý kiến nhận xét từ họ. Giao tiếp cởi mở, lành mạnh chính là chìa khóa xây dựng niềm tin. Và hãy trao sức mạnh cho nhân viên để họ có thể cống hiến hết mình cho công việc dù là với vai trò là cá nhân hay với cương vị là một phần của tập thể đi chăng nữa!
–HR Insider/Theo Fast Company–
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
