Operation là gì?
Operations là gì? Operations là vận hành hoạt động. Trong lĩnh vực kinh doanh, Operation là tên của bộ phận trong doanh nghiệp, có nhiệm vụ lập kế hoạch và thực hiện hoạt động liên quan đến sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó.
Bộ phận Operation có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, là nơi tạo ra kế hoạch, chiến lược và định hướng phát triển kinh doanh ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp. Việc triển khai kinh doanh chính là nguồn lợi nhuận của doanh nghiệp và khi không có hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp không thể tồn tại, phát triển tốt được.
Bộ phận Operation chịu trách nhiệm quản lý hoạt động nội bộ doanh nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Dù doanh nghiệp sản xuất, thương mại hay cung cấp dịch vụ, việc chú trọng hoạt động của doanh nghiệp là điều cần làm. Còn hoạt động đó diễn ra chi tiết như thế nào thì phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, từng thời điểm kinh doanh.
Xem thêm:
- KCS là gì? Mô tả công việc và mức lương của KCS bao nhiêu?
- QA QC là gì? Sự khác nhau giữa QA và QC
- Nhân viên quản lý sản xuất là gì? 4 Yếu tố, kỹ năng, công việc
- Nhân viên kho là gì? Mức lương & 10 Kỹ năng quan trọng nhất
Nhiệm vụ của bộ phận Operation
Bạn đã biết nhiệm vụ của Operations là gì chưa? Vì giữ một vai trò khá quan trọng với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên bộ phận Operation sẽ đảm nhận các nhiệm vụ quan trọng dưới đây:
Lên kế hoạch kinh doanh
Chịu trách nhiệm lập kế hoạch kinh doanh hàng năm, kế hoạch kinh doanh ngắn, trung, dài hạn của doanh nghiệp. Những kế hoạch đó phải đảm bảo thích hợp với mục tiêu kinh doanh của tổ chức trong từng thời kỳ.
Tổ chức thực hiện kế hoạch
Bên cạnh việc lập kế hoạch kinh doanh, Operation cũng đảm nhận việc tổ chức tiến hành kế hoạch kinh doanh được phê duyệt. Đồng thời, chỉ đạo và giám sát quá trình tiến hành kế hoạch và đánh giá kết quả của kế hoạch.
Tổ chức tiếp thị và tìm kiếm thị trường
Nhiệm vụ tiếp theo của Operations là gì? Để đảm bảo kết quả kinh doanh cho doanh nghiệp, Operation phải đẩy mạnh hoạt động tiếp thị, tìm kiếm thị trường, phát triển các sản phẩm mới. Những hoạt động này sẽ đảm bảo hiệu quả kinh doanh và giúp doanh nghiệp mở rộng, phát triển.
Xây dựng kế hoạch đào tạo cho nhân sự trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì phải quan tâm đến việc phát triển nguồn nhân lực. Vì thế, bộ phận Operation phải đề xuất và xây dựng kế hoạch đào tạo cho đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. Ngoài ra Operation còn thực hiện nhiệm vụ khác theo sự chỉ đạo của cấp trên.
Các vị trí trong bộ phận vận hành
Từ phần khái niệm Operations là gì và nhiệm vụ của Operation, chúng ta tiếp tục tìm hiểu các vị trí trong bộ phận này.
Operation Executive
Operation Executive thuộc một phần trong bộ phận Operation của doanh nghiệp. Operation Executive chịu trách nhiệm quản lý, thực hiện hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo sự hiệu quả và tuân thủ quy trình, quy định của doanh nghiệp.
Một số nhiệm vụ chính của Operation Executive là:
- Quản lý, giám sát quá trình sắp xếp hàng, dỡ hàng, đóng hàng hóa trong kho.
- Giám sát và điều chỉnh quy trình sản xuất nhằm đảm bảo chất lượng của sản phẩm, giảm lỗi, tối ưu hóa quy trình sản xuất.
- Giải quyết những vấn đề, sự cố xảy ra trong quá trình sản xuất bằng cách cung cấp dịch vụ, tìm ra nguyên nhân, đưa ra giải pháp khắc phục.
- Giải quyết chứng từ để đảm bảo đưa đến khách hàng theo đúng thời hạn như đã thỏa thuận.
- Đánh giá, tổng kết, thực hiện báo cáo tình hình hoạt động với cấp trên.
Product Operation Executive
Product Operation Executive phụ trách thực hiện hoạt động liên quan tới sản phẩm, từ khởi tạo, triển khai cho đến quản lý vòng đời sản phẩm.
Các nhiệm vụ cơ bản của Product Operation Executive bao gồm:
- Lên kế hoạch, điều phối, giám sát công việc và đảm bảo hoạt động của phòng ban khác thuộc khối sản phẩm luôn được vận hành suôn sẻ và đạt hiệu quả.
- Tham gia xử lý những vấn đề khi xảy ra sự cố vận hành từ bộ phận thuộc khối sản phẩm.
- Phối hợp làm việc với bên liên quan để cải tiến quy trình và quy định làm việc của bộ phận thuộc khối sản phẩm.
- Theo dõi, đo lường, đánh giá hiệu quả quá trình làm việc của phòng ban thuộc khối sản phẩm.
- Phối hợp làm việc với bên liên quan để giải quyết tình huống phát sinh chi phí nằm ngoài ngân sách dự trù và kế hoạch đã lên trước đó.
- Thực hiện công việc khác theo sự chỉ đạo của quản lý.
E-commerce Operations Executive
E-commerce Operations Executive chuyên phụ trách quản lý, giám sát hoạt động kinh doanh thương mại điện tử của công ty
- Xây dựng, vận hành và quản lý cửa hàng trên sàn thương mại điện tử Lazada, Shopee,…
- Xử lý vấn đề liên quan tới sàn thương mại điện tử cho công ty.
- Quản lý hàng tồn kho, giá sản phẩm, cập nhật kịp thời.
- Tư vấn và hỗ trợ chăm sóc khách hàng trên sàn thương mại điện tử của công ty.
- Thảo luận, đưa ra chương trình ưu đãi khuyến mại trên sàn thương mại điện tử và thực hiện triển khai nếu được quản lý phê duyệt và đảm bảo mục tiêu kinh doanh bán hàng.
- Tổng hợp và thống kê số liệu bán hàng để báo cáo lên quản lý cấp trên theo quý, tuần, tháng.
- Thực hiện công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
Operation Manager – Operation Support
Operation Manager thuộc bộ phận Operation chịu trách nhiệm quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của tổ chức. Công việc của Operation Manager như sau:
- Quản lý, phân bố nguồn lực như nhân sự, thiết bị, ngân sách,… một cách chặt chẽ, thích hợp với tình hình sản xuất và kinh doanh của công ty.
- Điều hành và giám sát quy trình sản xuất, cung ứng, vấn đề hàng tồn kho,… nhằm đảm bảo hoạt động luôn diễn ra hiệu quả, tiết kiệm chi phí.
- Đảm bảo tuân thủ quy định, tiêu chuẩn an toàn và bảo vệ môi trường, đạo đức kinh doanh.
- Báo cáo hoạt động, phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định chiến lược, kế hoạch tương lai trong tổ chức.
Operation Support
Operation support đóng vai trò rất quan trọng trong việc hỗ trợ, duy trì hoạt động của công ty. Operation support sẽ đảm nhận những nhiệm vụ sau:
- Cung cấp hỗ trợ, giải đáp vấn đề kỹ thuật cho nhân viên, khách hàng. Giải quyết các sự cố, sửa lỗi, cung cấp cách sử dụng cho sản phẩm, dịch vụ.
- Đảm bảo hệ thống, công nghệ của công ty luôn hoạt động ổn định và đạt hiệu quả. Theo dõi hiệu suất, bảo mật, đảm bảo hệ thống đáp ứng được yêu cầu quy định đưa ra.
- Theo dõi, giám sát hoạt động, quy trình, hệ thống và đảm bảo mọi thứ luôn diễn ra suôn sẻ, đáng tin cậy. Kiểm tra, phân tích dữ liệu, đưa ra báo cáo, đề xuất cải tiến hoặc thay đổi nếu cần.
- Thực hiện hoạt động bảo trì, sửa chữa lúc cần thiết nhằm duy trì hoạt động của hệ thống và thiết bị.
- Cung cấp hỗ trợ, tư vấn cho khách hàng trong việc dùng sản phẩm, dịch vụ và giải đáp thắc mắc, xử lý khiếu nại, đảm bảo về sự hài lòng từ phía khách hàng..
Mức lương của bộ phận Operation
Từ phần khái niệm Operations là gì và mô tả công việc, chúng ta có thể thấy bộ phận Operation phải thực hiện khá nhiều công việc quan trọng, phức tạp. Do đó, mức lương dành cho Operation khá cao.
Tuỳ vào từng doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động và cấp bậc mà vị trí công việc Operation sẽ có mức lương khác nhau. Cụ thể, vị trí Nhân viên vận hành nhận được 6 – 8 triệu đồng/tháng, lương cao nhất lên đến 15 triệu đồng/tháng. Trưởng phòng vận hành có mức lương từ 15 – 25 triệu đồng/tháng, cao hơn có thể lên đến 30 – 50 triệu đồng/tháng.
Yêu cầu đối với Operation
Yêu cầu để ứng tuyển Operations là gì? Để hoàn thành tốt công việc được giao, bạn cần đáp ứng được các yêu cầu sau đây khi đảm nhận vị trí Operations:
Chuyên môn
Để làm việc trong bộ phận Operation, bạn cần đáp ứng được yêu cầu về trình độ chuyên môn của nhà tuyển dụng. Tuỳ vào cấp bậc, công việc mà bạn ứng tuyển, yêu cầu về bằng cấp có sự khác nhau. Với vị trí nhân viên thì nhà tuyển dụng chỉ yêu cầu bạn tốt nghiệp Trung học phổ thông, còn đối với vị trí quản lý thì nhà tuyển dụng yêu cầu người ứng tuyển phải có trình độ Đại học trở lên thuộc những chuyên ngành liên quan.
Kinh nghiệm
Với vị trí quản lý thì nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên có 3 – 5 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành nghề đó và phải từng đảm nhận vị trí trưởng nhóm, quản lý. Trong khi đó, nhân viên vận hành chỉ cần hiểu biết, có kiến thức và có kinh nghiệm vận hành.
Kỹ năng giao tiếp
Dù bạn là nhân viên hay quản lý thì cũng cần đến kỹ năng giao tiếp. Giao tiếp tốt sẽ giúp bạn dễ dàng trao đổi công việc và kết nối đến mọi người tốt hơn cũng như tự tin trong công việc. Hơn thế nữa, giỏi giao tiếp còn giúp bạn gặt hái được nhiều thành công trong sự nghiệp.
Kỹ năng làm việc nhóm
Trong công việc của bộ phận Operation, bạn không thể làm việc độc lập một mình mà phải cộng tác với người khác để đạt được kết quả như mong đợi. Mặt khác, làm việc nhóm còn giúp bạn tiết kiệm được thời gian làm việc và là cơ hội tuyệt vời để bạn thể hiện năng lực của mình.
Kỹ năng lập kế hoạch
Công việc của bộ phận vận hành rất nhiều. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao thì bạn phải lên kế hoạch công việc chi tiết. Điều này để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nhỏ nào và làm việc hiệu quả, khoa học hơn.
Với vị trí quản lý thì kỹ năng lập kế hoạch lại càng quan trọng hơn. Nguyên nhân là vì vị trí này cần phải hoạch định chiến lược và lập kế hoạch làm việc cụ thể để đạt được các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Quá trình hoạt động của doanh nghiệp luôn phát sinh nhiều vấn đề khác nhau. Bởi thế, trách nhiệm của người làm công việc vận hành là phải xử lý hiệu quả những vấn đề đó nên rất cần đến kỹ năng này.
Chịu được áp lực công việc
Lượng công việc của phòng ban Operation rất lớn. Thậm chí, có đôi lúc bạn không có đủ thời gian để nghỉ ngơi và phải chịu áp lực khi làm việc trong bộ phận này. Hãy tập cho mình kỹ năng chịu áp lực cao trong công việc để theo đuổi nghề lâu dài.
Bộ phận Operation trong các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau
Operation trong doanh nghiệp bán lẻ
Mục tiêu của doanh nghiệp bán lẻ chính là dự trữ đầy đủ mặt hàng mà khách hàng mong muốn với giá thành phù hợp với năng lực chi trả của họ. Vì thế, nhiệm vụ của Operation ở trong lĩnh vực bán lẻ sẽ là quản lý tối ưu hàng tồn kho.
Bằng việc xem lại lượng hàng hóa bán ra từ những đợt trước đó, mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào không được người dùng ưa chuộng hay thương lượng giá thành tốt hơn, thay đổi điều khoản mua hàng,… từ nhà cung cấp nhằm tăng lợi nhuận.
Operation trong lĩnh vực sản xuất
Trong lĩnh vực sản xuất, điều quan trọng nhất là cần có ý tưởng sáng tạo để đổi mới sản phẩm. Bộ phận Operation chịu trách nhiệm xem xét về cách nhập hàng, lưu trữ, quy trình sản xuất, vận chuyển hàng hóa hiệu quả.
Bộ phận Operation phải trả lời các vấn đề như:
- Có cách sản xuất các đơn hàng lớn nào giúp tiết kiệm thời gian?
- Có giải pháp giải quyết vấn đề phức tạp trong quá trình sản xuất không?
- Phương thức vận chuyển nào là đơn giản, tiết kiệm chi phí?
- Liệu có nên đàm phán với nhà cung cấp để cải thiện chất lượng sản phẩm không?
Operation trong lĩnh vực dịch vụ
Công ty dịch vụ chia bộ phận Operation thành một nhóm phụ trách khách hàng và một nhóm phụ trách vấn đề kinh doanh.
Operation phải trả lời những vấn đề như:
- Khách hàng có gặp vấn đề rắc rối không?
- Làm sao để đáp ứng sự hài lòng của mọi khách hàng?
Operation trong lĩnh vực nhà hàng
Lĩnh vực nhà hàng thường bị tồn kho hơn so với lĩnh vực bán lẻ, vì thực phẩm là mặt hàng dễ hư hỏng và khó bảo quản. Trong lĩnh vực nhà hàng, hoạt động vừa tập trung vào sản phẩm và liên quan quá trình đến thu mua, chuẩn bị thực phẩm, đồ uống. Đồng thời, đảm bảo dịch vụ trải nghiệm của khách hàng luôn tốt.
Bộ phận Operation phải tìm cách hợp lý hóa hoạt động ký kết hợp đồng với nhà cung cấp, đảm bảo độ an toàn và tươi ngon của thực phẩm, đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên làm việc chuyên nghiệp.
Operation trong doanh nghiệp kỹ thuật số
Vấn đề quan trọng của doanh nghiệp kỹ thuật số là nhân sự. Bộ phận Operation phải có phương thức tối ưu trong công tác tuyển dụng, đào tạo, tư vấn cho nhân sự trong doanh nghiệp.
Với doanh nghiệp kỹ thuật số thì yếu tố hợp tác luôn được đánh giá cao. Các website hay ứng dụng đều hoạt động bình thường mà không phải cần sự trợ giúp. Khâu giám sát và cập nhật phần mềm để hợp lý hóa hợp tác là yếu tố rất cần thiết đối với người làm trong Operation.
Bên cạnh đó, Operation cũng cần xác định nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên của doanh nghiệp. Qua đó, tối ưu hóa chi phí liên quan tới nguồn nhân lực nhưng vẫn đảm bảo mức độ hiệu quả kinh doanh.
Qua thông tin trong bài viết trên đây, bạn đọc đã biết rõ Operation là gì cũng như vai trò quan trọng của Operation. Bạn phải tích lũy kiến thức chuyên môn cần thiết và rèn luyện nhiều kỹ năng quan trọng để đạt được thành công trong nghề này. Theo dõi HR Insider thường xuyên hơn để biết có được thông tin hữu ích khác nhé!
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
