Vậy nên, trong bài viết dưới đây, HR Insider sẽ giải đáp cho bạn thư ký là gì, công việc và kỹ năng cần có trong công việc. Cùng theo dõi ngay nhé!
Thư ký là gì?
Thư ký là người hỗ trợ quản lý và điều hành công việc trong văn phòng. Các công việc của thư ký bao gồm thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc.
Ban đầu, thư ký chỉ thực hiện các chức năng ghi chép biên bản hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền. Tuy nhiên, với sự phát triển của xã hội hiện đại, công việc và nhiệm vụ của thư ký đã được mở rộng, trở thành một nghề phổ biến. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày chi tiết về vai trò và công việc của thư ký trong môi trường văn phòng hiện đại.
Xem thêm:
- Trợ lý là gì? Top 5 Vị trí trợ lý tốt nhất lương khủng hiện nay
- Giải đáp chi tiết Account là gì?
- Trợ lý giám đốc là gì? Mô tả chi tiết công việc trợ lý giám đốc
Mô tả công việc của thư ký
Sau khi hiểu rõ khái niệm thư ký là gì, dưới đây là chi tiết công việc mà thư ký cần làm bạn nên nắm rõ.
Sắp xếp lịch trình, lịch làm việc
- Lên lịch làm việc, họp và các chuyến công tác.
- Tổ chức các cuộc họp và ghi chép lại nội dung cuộc họp để phục vụ cho công tác quản lý.
- Tổ chức hội ý để các bộ phận liên quan có cơ hội báo cáo trực tiếp và nêu ra quan điểm cá nhân của mình.
- Ghi chép lại ý kiến của các cấp quản lý, lãnh đạo và chuyển thông tin đó xuống cho các đơn vị/cá nhân có liên quan.
Tiếp nhận, xử lý thông tin
- Tổng hợp và phân loại các văn bản từ các phòng ban một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Hỗ trợ cấp lãnh đạo giải quyết các văn bản không quan trọng.
- Đảm bảo tính chính xác và bảo mật của các loại văn bản và giấy tờ.
- Thu thập các thông tin liên quan đến số liệu.
- Truy cứu và tra tìm tài liệu tham khảo khi cần thiết.
- Hỗ trợ biên dịch và phiên dịch tài liệu khi có nhu cầu.
Mô tả công việc của thư ký
Đón tiếp khách hàng
- Tiếp đón và giải quyết các việc liên quan đến khách hàng trong khả năng và mức độ hiểu biết của mình.
- Sắp xếp nơi chờ đợi và hỗ trợ khách hàng trong việc gặp mặt người cần gặp.
- Hỗ trợ chuẩn bị các phương tiện di chuyển cho khách hàng khi cần thiết.
- Chuẩn bị những thức ăn nhẹ và nước uống cho khách hàng trước khi bước vào cuộc gặp mặt chính thức.
Sắp xếp chuyến đi công tác cho cấp trên
- Phác thảo và chuẩn bị các thông tin cần thiết cho chuyến đi, bao gồm mục đích, điểm đến, thời gian, các điểm dừng, phương tiện di chuyển, và các yêu cầu khác.
- Viết và chuẩn bị bản chương trình gặp mặt, bao gồm ngày, giờ, đối tượng gặp mặt, nơi chốn, và tài liệu cần mang theo.
- Đặt vé phương tiện di chuyển cho các cấp quản lý.
- Đặt khách sạn và chuẩn bị các thông tin liên quan, bao gồm vị trí, loại phòng, giá cả, và phương thức thanh toán.
- Thực hiện tạm ứng và quyết toán chi phí liên quan đến chuyến đi.
Làm thư ký học ngành gì?
Trên thực tế tại Việt Nam hiện chưa có một ngành đào tạo đặc thù nào dành riêng cho công việc thư ký văn phòng. Tuy nhiên, đây không phải là một công việc quá đặc thù, mà đòi hỏi bạn phải có nhiều kỹ năng mềm để áp dụng trong công việc, bao gồm tính nhanh nhạy, linh hoạt, khả năng sắp xếp và quản lý, tính cẩn thận và tỉ mỉ.
Nếu bạn muốn trở thành một thư ký văn phòng, bạn có thể học hỏi các kỹ năng mềm từ nhiều ngành khác nhau, rồi áp dụng chúng vào công việc thư ký một cách dễ dàng.
Kỹ năng cần thiết để trở thành thư ký là gì?
Sau khi nắm rõ các công việc mà một thư ký cần làm, và để thực hiện được điều đó, bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết dưới đây:
Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống
Khả năng phân tích là một kỹ năng vô cùng quan trọng đối với nhân viên thư ký. Trong những trường hợp nhất định, thư ký sẽ được giao nhiệm vụ đại diện cho sếp giải quyết các công việc. Vì vậy, thư ký cần có khả năng phân tích vấn đề, xác định điểm mấu chốt để đưa ra các quyết định giải quyết công việc một cách phù hợp.
Một nhân viên thư ký giỏi không chỉ có khả năng phân tích tốt, mà còn phải có khả năng hỗ trợ sếp tối đa trong công việc. Bằng cách đó, thư ký sẽ trở thành một trợ lý đắc lực, giúp sếp hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Kỹ năng giao tiếp
Vị trí thư ký hiện nay không chỉ yêu cầu thực hiện các công việc trong văn phòng mà còn là cánh tay đắc lực của cấp trên trong việc giao tiếp và trao đổi với đối tác. Vì vậy, bạn cần có khả năng giao tiếp tốt, ngoại giao tốt, đàm phán linh hoạt và khéo léo.
Ngoài ra, để trở thành một nhân viên thư ký giỏi, bạn cần có sự hiểu biết về xã hội và khả năng thích ứng nhanh trong mọi hoàn cảnh cũng là yếu tố cần thiết. Nếu bạn có khả năng giao tiếp bằng nhiều ngôn ngữ, đó sẽ là một lợi thế lớn trong công việc thư ký, giúp bạn phục vụ cho nhiều khách hàng và đối tác quốc tế.
Kỹ năng sắp xếp công việc
Là một nhân viên thư ký văn phòng, bạn cần có kỹ năng lập kế hoạch và sắp xếp công việc để hỗ trợ cấp trên. Để đạt được mục tiêu này, bạn cần liên tục học hỏi và nghiên cứu về lĩnh vực của công ty. Ngoài ra, trí nhớ tốt và khả năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn xây dựng lịch trình làm việc cho sếp một cách khoa học.
Kỹ năng tin học văn phòng
Mặc dù không bắt buộc phải giỏi về máy tính, nhưng để hoàn thành tốt công việc thì thư ký cần nắm được các kỹ năng cơ bản về sử dụng Word, Excel, PowerPoint để thực hiện các nhiệm vụ như soạn thảo văn bản, làm hợp đồng, thuyết trình, lập hồ sơ,…
Kỹ năng cần thiết để trở thành thư ký
Việc sử dụng máy tính một cách thành thạo sẽ giúp bạn tránh được tình trạng lúng túng, giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Bạn không cần phải trở thành chuyên gia về máy tính, nhưng nên trang bị cho mình kiến thức tối thiểu để làm việc hiệu quả và để giữ được sự đánh giá cao từ giám đốc và đồng nghiệp.
Kỹ năng quản lý
Kỹ năng cần thiết cho một nhân viên thư ký bao gồm việc lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình công việc, tổ chức các nhiệm vụ cá nhân và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thành công trong vai trò này, bạn cũng cần có khả năng phối hợp tốt với các phòng ban trong công ty và sử dụng tư duy logic, phán đoán và linh hoạt trong quá trình làm việc. Ngoài ra, kỹ năng quản lý thời gian cũng rất quan trọng để bạn có thể lên kế hoạch công việc và phân bổ thời gian một cách hợp lý.
Tìm việc làm thư ký tại VietnamWorks
Với nhu cầu tuyển dụng cao và mức lương hấp dẫn, công việc thư ký đang là một trong những vị trí được nhiều người lựa chọn hiện nay. Nếu bạn đang tìm kiếm công việc thư ký thì hãy tham khảo ngay VietnamWorks. Đây là một trong những trang web tuyển dụng uy tín nhất hiện nay, cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết về công việc, hướng dẫn tạo CV chuyên nghiệp, cách nộp hồ sơ và chuẩn bị cho phỏng vấn.
Đồng thời, VietnamWorks còn là nơi chia sẻ nhiều kinh nghiệm quý báu về tuyển dụng nhân sự và ứng viên tìm kiếm việc làm, mang đến những thông tin thực sự hữu ích. Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, tốc độ tối ưu, Vietnamworks.com xứng đáng là trang tuyển dụng uy tín hàng đầu cho bạn lựa chọn.
Hy vọng với thông tin chi tiết về thư ký là gì đã giúp bạn có một hướng đi đúng trong quá trình xây dựng sự nghiệp.
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
