Trợ lý giám đốc là gì?
Assistant Manager – một từ tiếng Anh vô cùng phổ biến dành cho các bạn làm việc với chức danh là trợ lý giám đốc. Đây là một cánh tay đắc lực của giám đốc, là thư ký cấp cao khi có mặt mọi lúc để hỗ trợ cho hoạt động công việc của giám đốc được diễn ra một cách khoa học, tiết kiệm thời gian và hiệu quả nhất.
Làm trợ lý giám đốc thì học ngành gì? Ngành nghề không phải là yếu tố quá quan trọng trong việc quyết định bạn có thể làm trợ lý giám đốc hay không. Tuy nhiên, bạn cần phải đảm bảo có được một số điều cần thiết như tích lũy đủ kinh nghiệm nghề nghiệp, kỹ năng trong ngành, khả năng chủ động trong mọi tình huống, chu toàn trong mọi việc, đặc biệt là khi giám đốc vắng mặt.
Trợ lý giám đốc chủ động xử lý tình huống khi giám đốc vắng mặt
- CEO là gì? 5 tố chất quan trọng để trở thành CEO
- CFO là gì? Vai trò công việc, tố chất thành công?
- Giám đốc là gì? 5 tố chất để thành công
- CMO là gì? 7 Vai trò chính của CMO trong công ty
- Giám đốc sáng tạo là gì? Thu nhập và 7 kĩ năng cần có của giám đốc sáng tạo
- Giám đốc dự án là gì? Vai trò, trách nhiệm và kỹ năng
Mô tả công việc của trợ lý giám đốc
Nếu chỉ đơn giản tìm hiểu trợ lý giám đốc là gì thì có lẽ câu trả lời trên khiến cho nhiều bạn nghĩ rằng công việc này khá đơn giản, chỉ cần biết các sắp xếp lịch họp, tạo cuộc hẹn, xử lý các chứng từ, giấy tờ,… Nhưng khi tìm hiểu sâu hơn, bạn sẽ thấy công việc này khá khó khăn khi đòi hỏi không ít kiến thức và kỹ năng. Dưới đây sẽ là mô tả chi tiết về công việc trợ lý giám đốc:
- Yêu cầu khả năng quan sát, quản lý và giám sát các công việc được giao bởi cấp trên.
- Thay mặt giám đốc tiếp cận và triển khai các công việc được giao xuống cho các phòng ban.
- Là người nắm giữ công việc làm báo cáo định kỳ cho giám đốc hoặc trưởng các phòng ban.
- Tất cả các công việc liên quan đến nhân sự hoặc ngân sách của công ty đều cần được theo dõi và giám sát tiến độ thực hiện một cách chặt chẽ.
- Trong trường hợp giám đốc vắng mặt, trợ lý giám đốc có khả năng ra quyết định trong quyền hạn cho phép.
- Sẵn sàng thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
Vị trí trợ lý giám đốc thực hiện đa nhiệm vụ
Những kỹ năng cần có của trợ lý giám đốc giỏi
Nhiều bạn thắc mắc trợ lý giám đốc là gì và mong muốn được làm ở vị trí này nhưng quên rằng đây là một công việc khó và đòi hỏi rất nhiều kỹ năng tích hợp. Bài viết sẽ liệt kê một số kỹ năng quan trọng mà một trợ lý giám đốc cần có.
- Kỹ năng ứng xử: Vì cần thay mặt giám đốc, kết nối với các phòng ban và đối tác nên giao tiếp cường độ cao là điều không thể tránh khỏi. Do đó, biết cách ứng xử khéo léo là một điểm cộng để bạn có thể hoàn thành công việc tốt nhất.
- Kỹ năng máy tính: Không chỉ trợ lý giám đốc mà bất kỳ nhân viên văn phòng nào cũng đều cần đến kỹ năng này. Việc thành thạo sử dụng máy tính văn phòng sẽ giúp bạn nhanh chóng giải quyết được các loại báo cáo, lịch trình, sắp xếp kế hoạch,…
- Kỹ năng tổ chức quản lý: Là cánh tay hỗ trợ cho giám đốc, tổ chức quản lý là một kỹ năng cần thiết để lên lịch trình công việc cho giám đốc, song song đó thì bạn cũng cần phải hoàn thành công việc của chính mình, kết hợp cả việc triển khai kế hoạch cho các phòng ban.
- Khả năng làm việc độc lập: Đây là kỹ năng mà bất kỳ giám đốc nào cũng mong muốn trợ lý mình có được bởi trợ lý giám đốc cần phải có thể tham mưu cho giám đốc, quản lý các phòng ban và thay mặt giám đốc đưa ra các quyết định cần thiết. Do đó, làm việc độc lập là yếu tố rất quan trọng mỗi khi tuyển trợ lý cho giám đốc.
Trợ lý giám đốc yêu cầu khả năng làm việc độc lập
- Khả năng làm việc theo nhóm: Làm việc độc lập là điều cần thiết nhưng cũng không thể bỏ qua khả năng làm việc theo nhóm bởi trợ lý giám đốc cần phải phối hợp làm việc với nhiều phòng ban khác nhau. Vì thế mà biết cách làm việc nhóm sẽ giúp bạn xúc tiến công việc một cách hiệu quả hơn.
- Khả năng thích nghi cao: Với một vị trí cao và vai trò quan trọng thì việc đối mặt với nhiều tình huống khó khăn là điều không thể tránh khỏi. Khả năng thích nghi sẽ giúp bạn linh hoạt xử lý các vấn đề lớn nhỏ khác nhau, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Có kiến thức về kinh doanh: Đa số các giám đốc sẽ tập trung vào mảng kinh doanh và điều quan tâm hàng đầu là làm thể nào để thúc đẩy doanh số, mang lại lợi nhuận tốt nhất. Do đó, trợ lý cũng cần có kiến thức trong lĩnh vực này để nắm bắt được tình huống, phối hợp và hỗ trợ cho công việc của giám đốc.
- Tinh tế và cẩn trọng: Cho dù là giám đốc hay vị trí gì thì khuyết điểm và cảm xúc cá nhân vẫn tồn tại đâu đó. Là một trợ lý giám đốc, bạn cần phải tinh tế trong việc dự đoán nhu cầu, thói quen, phong cách của sếp để giúp sếp phát huy tốt công việc và giúp bạn thuận lợi hơn trong quá trình quản lý và sắp xếp công việc.
- Ngoại hình: Bởi vì công việc này đòi hỏi bạn phải gặp đối tác, giao tiếp một cách thường xuyên nên ngoại hình sáng được xem là một lợi thế mà bạn có được. Ngoại hình không đòi hỏi quá cao như phải xinh đẹp lộng lẫy nhưng điều chắc chắn cần có là sự chỉn chu, gọn gàng, sạch sẽ, gương mặt ưa nhìn và tác phong nhanh nhẹn.
Ngoại hình là ưu thế cần có đối với một trợ lý giám đốc
Mức lương của trợ lý giám đốc bao nhiêu?
Trợ lý giám đốc lương bao nhiêu? Đây chắc chắn là câu hỏi mà bất kỳ bạn nào cũng quan tâm đến. Thực tế, mức thu nhập của một trợ lý giám đốc sẽ phụ thuộc vào kinh nghiệm làm việc cũng như trình độ chuyên môn của người đó. Bởi vì đây là kinh nghiệm đòi hỏi nhiều kiến thức và kỹ năng nên lương cũng có phần cao hơn so với mặt bằng chung.
Đối với một trợ lý giám đốc mới, mức thu nhập trung bình sẽ trong khoảng 9-16 triệu và con số này sẽ tăng dần theo số năm kinh nghiệm tích lũy được. Hơn nữa, nếu bạn đảm bảo được tốt vai trò của mình cũng như trở thành cánh tay đắc lực của sếp thì mức thu nhập có thể lên đến 45 triệu mỗi tháng.
Có thể thấy, mức lương của một trợ lý giám đốc cao gấp đôi so với trợ lý thông thường.
Làm trợ lý giám đốc thường đạt được mức lương trung bình cao
Muốn làm trợ lý giám đốc nên học ngành gì?
Như đã đề cập trước đó, nhiều bạn sẽ quan tâm rằng làm trợ lý giám đốc thì học ngành gì. Hiện này vẫn chưa có trường nào tại Việt Nam đào tạo chuyên sâu ngành trợ lý hay thư ký và có thể coi trợ lý giám đốc là ngành chưa quan đào tạo.
Tuy nhiên, để đảm nhiệm được vị trí này, người trợ lý nên xem xét lĩnh vực kinh doanh của nơi làm việc để lựa chọn một số ngành đào tạo như quản trị văn phòng, marketing, quản trị kinh doanh, quản lý nhân sự, cử nhân ngoại ngữ… Những kiến thức được đào tạo trong các ngành này lại là những kiến thức cần thiết nên trang bị để có thể xử lý nhiều yêu cầu công việc của lãnh đạo.
Những câu hỏi phỏng vấn công việc trợ lý giám đốc
Để chuẩn bị tốt cho việc ứng tuyển vào vị trí trợ lý giám đốc, ngoài việc chuẩn bị tốt các kiến thức và kỹ năng cần có, bạn cũng cần phải chú ý đến một số câu hỏi mà nhà tuyển dụng hay tập trung vào.
Những câu hỏi thường gặp phải mỗi khi phỏng vấn vị trí trợ lý giám đốc
Bên dưới là một số câu hỏi mà nhà tuyển dụng hay dành cho các ứng viên mỗi khi phỏng vấn vị trí trợ lý giám đốc:
- Bạn hãy giới thiệu bản thân mình cho chúng tôi biết một cách ngắn gọn nhất.
- Những phần mềm tin học nào mà bạn biết sử dụng?
- Theo bạn, những tố chất nào là cần thiết cho một vị trí trợ lý giám đốc?
- Nếu được tuyển làm trợ lý giám đốc, mục tiêu trong năm đầu tiên của bạn là gì?
- Khi có tình huống phát sinh bất ngờ và cần điều chỉnh lịch trình của giám đốc, bạn sẽ xử lý như thế nào? Bạn biết đến công cụ hỗ trợ nào giúp cho việc sắp xếp lịch trình hay không?
- Hãy chia sẻ kỉ niệm đáng nhớ của bạn khi phải điều chỉnh lịch trình phát sinh không mong muốn.
- Nếu phát sinh mâu thuẫn với giám đốc thì bạn làm gì để giải quyết mâu thuẫn đó?
- Bạn nghĩ thử thách nào lớn nhất khi làm trợ lý giám đốc?
- Trong trường hợp giám đốc vắng mặt và cần phải đưa ra quyết định quan trọng thì bạn sẽ làm gì?
- Mỗi khi có áp lực công việc, bạn sẽ đối phó như thế nào?
- Bạn có sẵn sàng làm việc tăng ca bất kể ngày đêm khi có yêu cầu hay không?
- Bạn có câu hỏi nào dành cho hội đồng tuyển dụng hay không?
là một công việc không hề dễ dàng. Tuy nhiên, mọi việc đều bớt đi phần khó khăn khi bạn biết cách sắp xếp và có kế hoạch thực hiện hợp lý. Khi đã chuẩn bị mọi thứ và sẵn sàng ứng tuyển cho vị trí trợ lý giám đốc, bạn có thể tìm hiểu các bài tuyển dụng tại VietnamWorks để tìm kiếm cơ hội cho mình.
Bài viết trên đây có lẽ đã giải thích khá chi tiết công việc trợ lý giám đốc là gì, cũng như giúp các bạn có thể hình dung rõ hơn về công việc này. Hy vọng rằng đây sẽ là bài tham khảo có giá trị để các bạn có được quyết định đúng đắn cũng như thành công cao trên con đường sự nghiệp của mình.
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
