Trợ lý là gì? sự khác nhau thư ký và trợ lý
Trợ lý là gì?
Trợ lý là người làm việc trực tiếp với giám đốc hay quản lý công ty. Vị trí này chịu trách nhiệm xử lý các mối quan hệ đối nội – đối ngoại, giải quyết vấn đề liên quan đến tài chính, gặp gỡ và đàm phán với khách hàng, truyền đạt thông tin xuống cấp dưới,… Trợ lý là vị trí quan trọng, đòi hỏi bạn phải có năng lực và nhiều kỹ năng, phẩm chất để hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Phân biệt thư ký và trợ lý?
Có không ít ứng viên vẫn nghĩ rằng trợ lý và thư ký là một vị trí. Tuy nhiên, điều này là hoàn toàn sai. Điểm giống và khác nhau của hai vị trí này như sau:
Giống nhau:
- Đều chịu trách nhiệm xử lý công việc trong thời gian cấp quản lý không có mặt.
- Quản lý tài liệu, văn phòng phẩm, văn thư, bao gồm công việc lưu trữ, tìm kiếm và chuẩn bị những loại giấy tờ lãnh đạo cần.
- Nhận và gửi đi các loại thư liên quan đến công việc.
- Tổ chức các buổi họp, hội nghị lớn nhỏ của công ty.
- Thiết lập kế hoạch, theo dõi và sắp xếp lịch trình làm việc, công tác cho lãnh đạo,…
Khác nhau:
Trợ lý sẽ có quyền hạn, vai trò lãnh đạo cao cấp hơn hơn thư ký. Một trợ lý có thể đảm đương toàn bộ công việc của thư ký nhưng trách nhiệm sẽ nhiều hơn.
Trợ lý là người được cấp trên trao quyền phân công, giám sát, nghiệm thu công việc của các phòng ban. Sau đó, trợ lý sẽ thực hiện báo cáo lên ban lãnh đạo. Ở một số công ty, trợ lý sẽ kiêm việc quản lý ngân sách, khoản thu chi, công nợ, và làm việc với vai trò như một kế toán. Nhờ thế, trợ lý là vị trí liên kết, tương tác với hầu hết phòng ban trong một công ty.
Có thể nói, trợ lý là vị trí “dưới một người trên vạn người” với khối lượng công việc, quyền hạn, trách nhiệm cao hơn so với thư ký.
Xem thêm:
- Trợ lý giám đốc là gì? Bí quyết để làm một trợ lý giám đốc
- Thư ký là gì? Mô tả chi tiết công việc của vị trí
- Giải đáp chi tiết Account là gì?
5 Vị trí trợ lý được hot nhất hiện nay
Trợ lý hành chính
Trợ lý hành chính chịu trách nhiệm tất cả công việc hành chính, văn thư của một công ty. Công việc cụ thể bao gồm soạn thảo văn bản, tiếp đón khách hàng, nhận điện thoại, chuẩn bị phòng họp, tài liệu họp, hỗ trợ nhân sự khác trong công ty, … Mức thu nhập của trợ lý hành chính hiện nay khoảng 7 – 12 triệu đồng/tháng.
Trợ lý kinh doanh
Trợ lý kinh doanh trực tiếp tham gia, hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của công ty. Vị trí này sẽ phải phối hợp với bộ phận khác để phát triển, thực hiện kế hoạch, chiến lược kinh doanh để nâng cao doanh số cho đơn vị. Mức lương khởi điểm của trợ lý kinh doanh khoảng 3 – 7 triệu/tháng, lương trung bình từ 8 – 10 triệu/tháng,… Bên cạnh lương cứng, vị trí này còn nhận được tiền hoa hồng, thưởng doanh số,…
Trợ lý giám đốc
Trợ lý giám đốc là người hỗ trợ trực tiếp cho Giám đốc công ty với công việc chính là lên kế hoạch làm việc, quản lý phòng ban, giám sát dự án,… Trong nhiều trường hợp, vị trí này cũng thay mặt cho Giám đốc đưa ra quyết định cần thiết. Thu nhập của trợ lý giám đốc khoảng từ 7 – 15 triệu đồng/ tháng. Mức lương có sự chênh lệch tùy thuộc vào năng lực chuyên môn, hiệu quả công việc, quy mô hoạt động của công ty,…
Trợ lý sản xuất
Trợ lý sản xuất là vị trí hỗ trợ đắc lực cho Giám đốc sản xuất hay Quản lý sản xuất. Họ trực tiếp giám sát quy trình hoạt động, sản xuất, quản lý nhân viên,… để đảm bảo mọi hoạt động trong nhà máy luôn diễn ra theo đúng kế hoạch đề ra. Đây là công việc áp lực và đòi hỏi kiến thức chuyên môn vững vàng. Mức thu nhập hiện nay của trợ lý sản xuất từ 6 – 10 triệu đồng/tháng,
Trợ lý dự án
Trợ lý dự án là người trực tiếp hỗ trợ cho Giám đốc dự án hay Quản lý dự án. Công việc của vị trí này là điều hành toàn bộ dự án như giám sát tiến độ, lưu giữ hồ sơ, công tác hành chính, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên tham gia dự án, chất lượng dự án,… Trợ lý dự án cũng cố vấn, tham mưu cho quản lý dự án trong việc hoạch định kế hoạch chiến lược. Mức lương hiện nay của trợ lý dự án dao động từ 7 – 14 triệu đồng/tháng.
Mô tả công việc trợ lý
Nhiệm vụ của trợ lý là gì? Tùy thuộc vào tính chất riêng của từng doanh nghiệp, công việc chi tiết của trợ lý có thể khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản thì vị trí này sẽ đảm nhận các công việc sau đây:
- Lưu trữ, tìm kiếm, chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho các sự kiện, hội họp,…
- Lên lịch cuộc họp định kỳ hay phát sinh, chuẩn bị phòng họp, phòng hội nghị.
- Hỗ trợ sắp xếp, lưu trữ hồ sơ của đội ngũ nhân sự trong các phòng ban.
- Hợp tác với nhân viên ở các phòng ban để hoàn thành công việc.
- Cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ.
- Giải đáp thắc mắc cho nhân viên phòng ban khác hoặc liên hệ bộ phận nhân sự để giải đáp.
- Quản lý vật dụng, thiết bị văn phòng và mua mới khi cần.
- Sắp xếp lịch trình công tác, di chuyển của cấp trên.
- Phân phát tài liệu, thông báo, chỉ dẫn từ phía công ty đến đội ngũ nhân viên.
- Trong trường hợp cấp trên vắng mặt, trợ lý sẽ thay mặt để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Học ngành gì để trở thành trợ lý?
Hiện nay, chưa có chuyên ngành đào tạo dành riêng cho trợ lý. Nhưng để ứng tuyển thành công vị trí này và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, bạn có thể lựa chọn theo học chuyên ngành Hành chính nhân sự, Quản trị kinh doanh, Marketing, Kinh tế, Luật,…
4 Kỹ năng quan trọng nhất đối với vị trí trợ lý
Khi đã hiểu rõ công việc của trợ lý là gì, bạn cần nắm rõ những yêu cầu của công việc này. Bên cạnh năng lực chuyên môn và kinh nghiệm làm việc, để chinh phục nhà tuyển dụng trợ lý, bạn còn phải tích lũy nhiều kỹ năng như:
Kỹ năng giao tiếp
Vị trí trợ lý yêu cầu kỹ năng giao tiếp tốt, đàm phán đỉnh cao và nắm bắt được tâm lý đối phương. Kỹ năng này giúp bạn thu hút, tạo thiện cảm tốt với đối tác, khách hàng cũng như truyền tải nội dung công việc xuống cấp dưới, báo cáo công việc lên cấp trên một cách rõ ràng.
Kỹ năng tin học
Tính chất công việc của trợ lý là gì? Đó là liên quan đến tài liệu, giấy tờ nên người làm vị trí này phải thành thạo kỹ năng tin học. Đồng thời, am hiểu về thiết bị công nghệ mới cũng góp phần giúp công việc của trợ lý trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn cũng như tiết kiệm thời gian cho những nhiệm vụ khác.
Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc
Vị trí này thường phải sắp xếp lịch trình công tác, di chuyển cho cấp trên và các thành viên khác trong công ty. Vì vậy, kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức rất quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn trở thành một trợ lý chuyên nghiệp và luôn hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
Bạn cũng cần biết cách phân chia thời gian, sắp xếp công việc hợp lý, ưu tiên việc đầu việc quan trọng,… để đảm bảo tiến độ luôn diễn ra theo đúng kế hoạch.
Kỹ năng ra quyết định
Trong nhiều trường hợp, bạn phải thay mặt quản lý giải quyết một số vấn đề phát sinh hay khắc phục hậu quả nhanh chóng. Kỹ năng ra quyết định chính xác sẽ giúp bạn làm tốt công việc này.
Ngoài ra, một người trợ lý cần phải biết nắm bắt, học hỏi từ lãnh đạo. Từ đó, bạn mới có thể nhanh chóng phát triển toàn diện và thăng tiến trong công việc.
Tìm việc làm trợ lý ở đâu?
Để tìm kiếm việc làm trợ lý giám đốc, trợ lý kinh doanh, trợ lý dự án,… hay bất kỳ một công việc nào khác, kênh tuyển dụng VietnamWorks chính là lựa chọn hoàn hảo, đáng tin cậy cho bạn.
Những thông tin đăng tuyển tại danh mục việc làm của Vietnamworks.com luôn được cập nhật liên tục và độ chính xác cao, giúp ứng viên tìm việc dễ dàng lựa chọn được những công việc phù hợp, nhanh chóng.
Là một trong những website tuyển dụng hàng đầu Việt Nam, VietnamWorks hỗ trợ ứng viên tìm kiếm hàng ngàn công việc đến từ những doanh nghiệp, công ty, tập đoàn hàng đầu. Các vị trí việc làm tại đây luôn được cập nhật liên tục, mang đến sự lựa chọn đa dạng cho ứng viên. Trải nghiệm tìm việc thông qua kênh tuyển dụng VietnamWorks, chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian lẫn công sức và mang lại hiệu quả cao.
Ngoài ra, tại danh mục WowCV của Vietnamworks.com, các bạn cũng có thể tự tạo cho mình bản CV xin việc chuyên nghiệp, hoàn hảo và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng để nâng cao cơ hội trúng tuyển.
Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu rõ trợ lý là gì và những thông tin quan trọng về công việc này. Chúc bạn sớm chinh phục được vị trí trợ lý và gặt hái nhiều thành công trong nghề này. Đừng quên chia sẻ bài viết cũng như theo dõi VietnamWorks thường xuyên hơn để không bỏ lỡ các thông tin bổ ích khác nhé.
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
