Kỹ năng đặt câu hỏi là một trong số những kỹ năng cần thiết trong công việc và cuộc sống. Bởi khi bạn đặt câu hỏi thông minh, bạn sẽ nhận được những thông tin hữu ích. Còn nếu đặt câu hỏi sai, không đúng trọng tâm, bạn sẽ nhận được câu trả lời không đúng, lan man và mơ hồ. Vậy kỹ năng đặt câu hỏi là gì? Làm thế nào để đặt câu hỏi chính xác và thông minh? Mời bạn tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé!
1. Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?
Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng đặt câu hỏi là cách bạn dẫn dắt cuộc trò chuyện bằng những câu hỏi để khai thác thông tin một cách tích cực, giúp cuộc trò chuyện được kéo dài và đảm bảo liền mạch theo dự kiến. Đặt câu hỏi là kỹ năng quan trọng trong giao tiếp, giúp bạn duy trì cuộc trò chuyện và khai thác được các thông tin hữu ích.
2. Kỹ năng đặt câu hỏi có tầm quan trọng như thế nào?
Đặt câu hỏi là kỹ năng quan trọng trong giao tiếp hiện nay. Lý do là bởi:
- Cải thiện và nâng tầm kỹ năng giao tiếp của bản thân.
- Khai thác nhiều thông tin bổ ích, cần thiết.
- Giúp người được hỏi định hình được mong muốn, ý định của bản thân.
- Duy trì cuộc giao tiếp hiệu quả và chất lượng.
3. Nguyên tắc, cách rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi
Để rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi, bạn cần lưu ý đến các nguyên tắc sau:
3.1 Xác định nội dung và mục đích câu hỏi
Khi đặt câu hỏi mà không xác định được nội dung và mục đích của vấn đề, bạn sẽ rất dễ đưa ra những câu hỏi không đúng trọng tâm hoặc gây khó chịu đối với người được hỏi. Vì thế, bạn cần có kế hoạch cho các câu hỏi của mình.
Sau khi xác định được nội dung và mục đích của các câu hỏi, bạn có thể lựa chọn hỏi thẳng vào vấn đề bằng cách sử dụng câu hỏi đóng hoặc hỏi theo kiểu thăm dò bằng các câu hỏi mở. Từ câu trả lời, bạn có thể thu thập được các thông tin cần thiết về vấn đề đang thắc mắc.
3.2 Đặt câu hỏi dựa trên mức độ mối quan hệ
Mức độ quan hệ sẽ quyết định đến việc bạn dùng đại từ nhân xưng nào trong câu hỏi. Vì thế, bạn hãy chú ý vào mối quan hệ với cấp trên, với đồng cấp hoặc với cấp dưới để thể hiện thái độ khi đặt câu hỏi.
3.3 Sử dụng ngôn từ, thái độ phù hợp
Kỹ năng đặt câu hỏi tốt là việc bạn biết cách sử dụng ngôn từ và thái độ khi đặt câu hỏi. Nếu hỏi kiến thức chuyên ngành với những người ngoài ngành, bạn nên sử dụng ngôn từ thông dụng để đối phương có thể hiểu vấn đề và trả lời lại bạn. Bên cạnh đó, bạn cũng cần tránh thái độ dồn dập, hỏi quá nhiều câu cùng một lúc.
3.4 Hỏi nhưng không quá tò mò
Mong muốn nhanh chóng có câu trả lời là hợp lý nhưng việc đặt câu hỏi khiến đối phương cảm thấy bạn đang quá tọc mạch vào đời tư của họ là sai lầm. Vì thế, khi đặt câu hỏi bạn hãy chú ý, chỉ nên đặt câu hỏi liên quan đến bản thân hoặc liên quan đến công việc mà bạn và đối phương đang cùng đảm nhận.
3.5 Lắng nghe chân thành và tôn trọng đối phương
Dù với mục đích gì thì khi được đối phương trả lời, bạn cần có thái độ lắng nghe chân thành, tôn trọng và thể hiện bản thân rất quan tâm đến câu chuyện của họ. Qua đó, họ sẽ cởi mở và chia sẻ nhiều hơn.
4. Các kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp hiệu quả
Để giao tiếp hiệu quả, bạn có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhuần nhuyễn các kỹ năng đặt câu hỏi dưới đây.
4.1. Câu hỏi đóng
Câu hỏi đóng thường kết thúc bằng “không” và câu trả lời nhận được là “có”, “không” hoặc một từ ngữ ngắn gọn khác. Ưu điểm của dạng câu hỏi này là tiết kiệm thời gian suy nghĩ, người hỏi sẽ nhận được câu trả lời nhanh chóng. Vì thế chúng thường được dùng trong các cuộc họp hoặc những câu hỏi mang tính biểu quyết. Còn trong giao tiếp thường ngày, bạn cần lưu ý khi sử dụng chúng. Bởi nếu sử dụng không đúng lúc, đúng chỗ, cuộc trò chuyện của bạn sẽ rơi vào trạng thái im lặng hoặc kết thúc.
4.2. Câu hỏi mở
Câu hỏi mở sẽ yêu cầu người được hỏi phải suy nghĩ nhiều hơn. Câu trả lời không thể là “có” hoặc “không” mà thay vào đó, bạn cần trình bày quan điểm, suy nghĩ của bản thân về vấn đề đang được hỏi đến.
4.3. Câu hỏi “hình nón”
Đặc trưng của câu hỏi “hình nón” là bắt đầu bằng một câu hỏi chung nhất. Sau đó sẽ khai thác thêm thông tin bằng các câu hỏi liên quan đến vấn đề đó.
4.4. Câu hỏi thăm dò
Sử dụng thành thạo câu hỏi thăm dò sẽ giúp bạn khai thác, đào sâu các vấn đề mà người được hỏi đang cố né tránh. Trong kỹ năng đặt câu hỏi này, người hỏi thường dùng đến cấu trúc “5 whys” để khám phá nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và ngăn vấn đề tái diễn lần kế tiếp.
4.5. Câu hỏi tu từ
Đây là dạng câu hỏi đặc biệt, không bắt buộc đối phương trả lời. Câu hỏi tu từ sẽ làm cuộc trò chuyện trở nên hấp dẫn hơn. Và người nghe cũng thoải mái hơn khi giao tiếp với bạn. Một số câu hỏi tu từ bạn thường gặp trong giao tiếp như: “Ai biết?”, “Tại sao không?”, “Bạn có ngốc không?”, “Bạn có nghe thấy tôi không?”,…
5. Kỹ năng đặt câu hỏi trong phỏng vấn tuyển dụng
Nếu là một HR hoặc làm trong lĩnh vực nhân sự thì kỹ năng đặt câu hỏi là cực kỳ cần thiết. Trong quá trình phỏng vấn, bạn sẽ cần sử dụng đến các câu hỏi mở, câu hỏi “hình nón” để khai thác các thông tin từ ứng viên, và sử dụng các câu hỏi tu từ để duy trì, tạo không khí cho cuộc trò chuyện. Còn nếu là ứng viên, kỹ năng đặt câu hỏi thông minh là cách để bạn khẳng định giá trị bản thân hoặc thể hiện giá trị tiềm năng của mình đến nhà tuyển dụng.
5.1 Câu hỏi truyền thống
Đây là dạng câu hỏi phổ biến trong buổi phỏng vấn tuyển dụng. Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ hỏi “Hãy giới thiệu về bản thân bạn” và ứng viên sẽ đưa ra các thông tin giúp nhà tuyển dụng có những đánh giá đầu tiên.
5.2 Câu hỏi tình huống
Trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng thường đưa ra các câu hỏi tình huống giả định có liên quan đến ngành nghề, vị trí đang ứng tuyển để thử thách kiến thức chuyên môn và các kỹ năng công việc của ứng viên. Câu trả lời của ứng viên là cơ sở để nhà tuyển dụng đánh giá được sự thông minh, nhạy bén của ứng viên.
5.3 Câu hỏi đuổi
Đây là dạng câu hỏi khó nhất, đòi hỏi nhà tuyển dụng phải có kiến thức chuyên sâu và hiểu biết đa dạng để có thể đặt câu hỏi đuổi theo câu trả lời của ứng viên.
5.4 Câu hỏi hành vi
Câu hỏi hành vi được đặt ra nhằm giúp nhà tuyển dụng đánh giá được tổng quan về kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng của ứng viên liệu có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và vị trí đang tuyển dụng hay không. Kỹ năng đặt câu hỏi này yêu cầu bạn cần có sự khéo léo và tinh tế khi đặt câu hỏi để khai thác tối đa các thông tin từ ứng viên.
6. Kỹ năng đặt câu hỏi trong nghệ thuật bán hàng
Thông thường, người mua mới là người đặt ra các câu hỏi và người bán sẽ trả lời. Tuy nhiên, bạn không biết rằng, nghệ thuật đặt câu hỏi trong bán hàng còn giúp nhân viên tương tác tốt với khách hàng, từ đó nắm được mong muốn và sở thích của họ để đưa ra gợi ý giải pháp phù hợp nhất.
6.1 Kỹ năng đặt câu hỏi đánh vào nhu cầu
Đây là cách hiệu quả và nhanh chóng nhất giúp bạn nắm bắt được nhu cầu của khách hàng để đưa ra tư vấn giải pháp phù hợp nhất.
6.2 Kỹ năng đặt câu hỏi đánh vào tâm lý
Để đặt được câu hỏi đánh vào tâm lý khách hàng bạn cần nắm được mong muốn của họ, khéo léo dẫn dắt câu chuyện đang nói đến với sản phẩm của bạn. Khi đã tìm được mối liên hệ giữa nhu cầu của khách hàng và sản phẩm, bạn sẽ tinh tế đưa ra gợi ý mua hàng. Áp dụng kỹ năng đặt câu hỏi này nhuần nhuyễn sẽ khiến khách hàng có thiện cảm với bạn, nhờ đó thúc đẩy quyết định mua hàng nhanh hơn.
6.3 Kỹ năng đặt câu hỏi định hướng mua hàng
Một nhân viên bán hàng xuất sắc sẽ biết cách dẫn dắt, lòng ghép thông điệp của sản phẩm vào vấn đề mà khách hàng đang gặp phải. Qua đó, chiếm được sự đồng cảm của khách hàng. Có thể nói rằng, sử dụng kỹ năng đặt câu hỏi này giúp người bán hàng bán được sản phẩm mà không gây khó chịu, áp lực với khách hàng.
6.4 Kỹ năng đặt câu hỏi quyết định mua hàng
Kỹ năng đặt câu hỏi này sẽ giúp bạn khéo léo trong việc thúc đẩy tâm lý muốn mua hàng của khách hàng. Những câu hỏi này sẽ khiến họ phân vân trong việc lựa chọn sản phẩm phù hợp, từ đó gia tăng quyết định mua hàng.
Kỹ năng đặt câu hỏi là yếu tố quan trọng trong giao tiếp. Vì thế, bạn cần nắm rõ các kỹ năng và cách đặt câu hỏi mà chúng tôi vừa cung cấp qua bài viết để làm chủ mọi tình huống giao tiếp. Chúc bạn thành công!
Xem thêm: Top 15+ Kỹ năng công việc cần có giúp bạn tiến xa hơn với mọi vị trí
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
