Đàm phán giảm trừ – Cách đối diện với sự thất vọng của nhân viên

Các nhà tuyển dụng nên cân nhắc kỹ lưỡng xem liệu một sự hạ bậc có thể thực sự đạt được mục đích mong muốn hay không. Hãy bắt đầu với những câu hỏi: Nhân viên sẽ thành công ở chức vụ đã bị cắt giảm? Liệu “giáng chức” một nhân viên sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến những người khác?  Nếu việc cắt giảm liên quan đến hiệu suất công việc thì quyết định này sẽ thực sự cải thiện được tình hình?

Các quyết định giảm trừ liên quan đến hiệu suất luôn “đơn giản một cách vô cùng phức tạp”. Nếu đó là một nhân viên lâu năm đã thành công trong vai trò trước đây  và chỉ thiếu kỹ năng để đảm nhiệm công việc ở vị trí mới, việc đưa nhân viên trở lại vị trí ban đầu sẽ là một quyết định đáng cân nhắc. Tuy nhiên, lựa chọn này có thể phải đối mặt với những thách thức như sau:

• Vị trí trước đây có thể đã được thay thế được bị loại bỏ trong cơ cấu doanh nghiệp.
• Việc hạ bậc trong hầu hết các trường hợp sẽ dẫn đến việc giảm lương nhưng điều này đôi lúc sẽ tạo nên sự bất hợp lý với thâm niên của nhân viên.
• Nếu vị trí nhân viên đã từng đảm nhiệm vị trí có trách nhiệm giám sát, xung đột có thể phát sinh khi họ trở thành nhân viên của những người trước đây dưới quyền mình.
• Nếu nhân viên vi phạm những vấn đề liên quan đến đạo đức thì việc hạ lương hay hạ cấp không những không mang tính răn đe với những người khác mà còn làm họ lầm tưởng rằng hành vi sai trái nghiễm nhiên được tha thứ và không bị xử phạt đến mức cao nhất.

Khi một cuộc giảm trừ được quyết định chắc chắn, bạn có thể tuân các bước này có thể để nó trở nên “mượt” hơn và giảm thiểu sự thất vọng với nhân viên của mình: 

1. Luôn tôn trọng nhân viên trong cuộc thảo luận về quyết định giảm trừ, hãy cho họ thấy rằng doanh nghiệp đang thực hiện bước này vì mong muốn giữ chân nhân viên và mong đợi họ sẽ thành công.
2. Rõ ràng và trung thực trong khâu truyền đạt các lý do liên quan đến hiệu suất công việc – nguyên nhân của việc hạ cấp và lý do tại sao doanh nghiệp thực hiện hành động chứ không phải là chấn dứt hợp đồng với nhân viên đó. Hành động này giúp nhân viên cảm thấy công bằng và có thể dẫn đến phản ứng tích cực hơn với quyết định của ban giám đốc.
3. Rõ ràng phác thảo vị trí mới và kế hoạch chuyển đổi (ví dụ: ngày cuối cùng trong vai trò cũ, ngày đầu tiên trong vai trò mới, người mà nhân viên sẽ báo cáo). Nếu buộc phải trừ lương thì hãy đề cập trực tiếp và rõ ràng vấn đề này với nhân viên của bạn.
4. Sẵn sàng để trả lời các câu hỏi và yêu cầu như:

• “Tôi có thể có thêm một chút thời gian để cải thiện không?”
• “Tôi có thể di chuyển đến một vị trí / bộ phận / địa điểm khác không?”
• “Tôi có thể có một vài ngày để suy nghĩ về nó?”
• “Nếu tôi không muốn đảm nhận vị trí thì sao?”

5. Chuẩn bị sẵn sàng nếu nhân viên có những cảm xúc hoặc thái độ tiêu cực. Thậm chí, hãy bố trí vài người để có thể giúp nhân viên đó ổn định trở lại hoặc “hộ tống” họ ra khỏi văn phòng nếu cần thiết.Có thể cần phải hộ tống người lao động ra khỏi văn phòng nếu phản ứng quá tiêu cực hoặc chống đối.
6. Nếu nhân viên chấp nhận việc bị giảm trừ, hãy có những thông cáo rõ ràng đến bộ phận liên quan. Và hãy chắc chắn rằng nhân viên vẫn giữ được danh dự củ họ. Điều này sẽ làm những bước bàn giao công việc sau đó thành công và suôn sẻ hơn.
7. Một nguy cơ khác là giữ lại một nhân viên có thể có thái độ tiêu cực đối với công ty và sẽ không còn toàn tâm công hiến nữa. Thái độ tiêu cực có thể lây lan nhanh chóng và ảnh hưởng đến nhân viên khác. Do đó, các nhà quản lý nên theo dõi quá trình chuyển đổi và nhanh chóng xử lý bất kỳ sự phiền hà nào có thể xảy ra theo đó.