Tổng hợp 7 mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn nhất 2025

Bạn đang cần mẫu đơn xin nghỉ phép để gửi đến công ty, nhà trường hay cơ quan hành chính? Việc chuẩn bị một lá đơn chỉn chu, đúng quy chuẩn không chỉ giúp bạn được phê duyệt nhanh chóng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp. Trong bài viết dưới đây, HR Insider đã tổng hợp 7 mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn nhất 2025, phù hợp với nhiều đối tượng như nhân viên công ty, giáo viên, học sinh, công chức nhà nước,… kèm theo hướng dẫn chi tiết cách viết đơn thuyết phục và những lưu ý quan trọng mà bạn không nên bỏ qua.

Đơn xin nghỉ phép là gì?

Trước khi tìm hiểu các mẫu đơn xin nghỉ phép cụ thể, bạn cần hiểu rõ: Đơn xin nghỉ phép là gì và vai trò của nó trong môi trường làm việc cũng như học tập.

Đơn xin nghỉ phép là một loại văn bản hành chính thể hiện yêu cầu tạm thời vắng mặt trong một khoảng thời gian nhất định vì lý do cá nhân, sức khỏe, công việc gia đình hoặc các lý do chính đáng khác. Đây là phương tiện giúp người lao động, học sinh, sinh viên hoặc cán bộ công chức thông báo chính thức với cấp trên hoặc nhà trường về nguyện vọng được nghỉ có kế hoạch.

Đơn xin nghỉ phép là gì?

Tùy vào từng đối tượng và môi trường, mẫu đơn xin nghỉ phép sẽ có hình thức khác nhau. Ví dụ:

• Trong doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng mẫu đơn nghỉ phép công ty theo mẫu quy định nội bộ.
• Với cán bộ công chức, sẽ có mẫu đơn nghỉ phép hành chính kèm biểu mẫu cụ thể từ đơn vị.
• Nếu bạn nghỉ vì lý do cá nhân, một mẫu đơn nghỉ phép cá nhân đơn giản nhưng đầy đủ nội dung vẫn được chấp nhận.

Một đơn xin nghỉ phép cơ bản thường bao gồm các thông tin: họ tên người làm đơn, bộ phận công tác, lý do xin nghỉ, thời gian xin nghỉ và cam kết bàn giao công việc. Trong một số trường hợp đặc biệt, người viết cần bổ sung giấy tờ minh chứng lý do nghỉ, ví dụ: giấy khám bệnh, thư mời sự kiện…

Tại HR Insider, chúng tôi nhận thấy rằng việc chuẩn bị một mẫu đơn xin nghỉ phép chỉn chu và đúng quy chuẩn sẽ giúp quá trình xét duyệt diễn ra suôn sẻ hơn, đồng thời thể hiện thái độ làm việc chuyên nghiệp và có trách nhiệm. Dù bạn làm trong môi trường doanh nghiệp hay là học sinh, sinh viên, đừng xem nhẹ tầm quan trọng của lá đơn nhỏ này!

Mục đích của đơn xin nghỉ phép

Nhiều người vẫn cho rằng viết đơn nghỉ phép chỉ là một thủ tục đơn giản, có cũng được – không có cũng chẳng sao. Tuy nhiên, trên thực tế, việc chuẩn bị mẫu đơn xin nghỉ phép đúng quy chuẩn lại đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp

Một lá đơn trình bày rõ ràng, đầy đủ lý do xin nghỉ phép, thời gian cụ thể và kế hoạch bàn giao công việc sẽ thể hiện thái độ tôn trọng quy trình nội bộ cũng như đồng nghiệp xung quanh của bạn. Đó là bước đầu tiên để xây dựng hình ảnh cá nhân có trách nhiệm trong mắt nhà quản lý.

Thể hiện thái độ tôn trọng quy trình nội bộ cũng như đồng nghiệp xung quanh của bạn

Đảm bảo tính minh bạch trong quản lý nhân sự

Đối với bộ phận nhân sự, quy trình nghỉ phép giúp họ kiểm soát được lịch làm việc, phân bổ nhân sự hợp lý cũng như lưu trữ hồ sơ nghỉ phép đúng quy định. Nhờ vậy, việc quản lý lao động trở nên hiệu quả và minh bạch hơn.

Là căn cứ để xét duyệt chế độ nghỉ phép

Tùy vào từng loại nghỉ, người lao động có thể được hưởng nghỉ phép có lương (như nghỉ phép năm theo luật) hoặc nghỉ phép không lương (vì lý do cá nhân). Một mẫu đơn xin nghỉ phép rõ ràng sẽ là căn cứ để cấp trên xét duyệt đúng chính sách áp dụng cho từng trường hợp.

Hạn chế rủi ro và tranh chấp

Trong trường hợp có vấn đề phát sinh liên quan đến ngày công, lương thưởng hay nghĩa vụ công việc, đơn nghỉ phép sẽ là minh chứng rõ ràng nhất. Đây cũng là một phần không thể thiếu trong hồ sơ lao động của mỗi nhân viên, giúp cả người lao động và người sử dụng lao động tránh được hiểu lầm hoặc tranh chấp không đáng có.

Giúp sắp xếp công việc thuận tiện hơn

Khi bạn báo trước ngày nghỉ bằng đơn, cấp trên có thời gian để lên kế hoạch điều phối lại công việc hoặc phân công người thay thế tạm thời. Điều này đặc biệt cần thiết với các vị trí quan trọng hoặc các giai đoạn cao điểm trong công việc.

Những lý do cần viết đơn xin nghỉ phép

Việc nghỉ phép là điều hoàn toàn bình thường trong quá trình học tập và làm việc. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết khi nào cần viết mẫu đơn xin nghỉ phép và tại sao phải làm như vậy. Dưới đây là các lý do viết đơn xin nghỉ phép phổ biến mà bạn nên nắm rõ.

Nghỉ phép theo chế độ của công ty hoặc luật lao động

Đây là trường hợp phổ biến nhất, áp dụng cho người lao động làm việc đủ thời gian và được hưởng nghỉ phép năm có lương theo quy định. Khi nghỉ, bạn cần nộp mẫu đơn xin nghỉ phép để công ty sắp xếp công việc, đồng thời lưu hồ sơ minh bạch. Các lý do thường gặp khi nghỉ phép theo chế độ công ty như sau:

• Nghỉ phép năm
• Nghỉ kết hôn
• Nghỉ thai sản
• Nghỉ để chăm sóc người thân.

Nghỉ phép kết hôn là nghỉ phép theo chế độ công ty và luật lao động

Nghỉ vì lý do cá nhân

Đôi khi, bạn cần vắng mặt vì những lý do cá nhân như: Có việc gia đình đột xuất; Đưa người thân đi khám bệnh; Dọn nhà, chuyển trọ; Du lịch, nghỉ dưỡng cá nhân. Dù những lý do này không thuộc chế độ bắt buộc nhưng bạn vẫn nên chuẩn bị đơn xin nghỉ phép vì lý do cá nhân để thể hiện sự tôn trọng với công ty và giúp cấp trên dễ dàng phê duyệt.

Nghỉ ốm, khám chữa bệnh

Trong trường hợp sức khỏe không đảm bảo để làm việc, bạn hoàn toàn có quyền xin nghỉ để khám chữa bệnh. Đây là một trong những lý do nghỉ phép phổ biến, đặc biệt trong môi trường áp lực cao. Việc có đơn nghỉ kèm theo giấy khám bệnh giúp bảo vệ quyền lợi cho bạn khi cần làm thủ tục bảo hiểm xã hội.

Bạn hoàn toàn có quyền xin nghỉ phép để khám chữa bệnh

Nghỉ việc riêng không lương

Khi lý do nghỉ không thuộc các trường hợp được trả lương theo quy định, bạn vẫn có thể xin nghỉ không lương nếu được công ty hoặc cơ quan đồng ý. Lúc này, mẫu đơn xin nghỉ phép cần ghi rõ thời gian nghỉ, lý do cụ thể và cam kết quay lại làm việc đúng thời hạn.

Nghỉ học có lý do chính đáng (với học sinh, sinh viên)

Đối với học sinh, sinh viên, nghỉ học đột xuất vì lý do gia đình, sức khỏe hoặc sự kiện cá nhân cần có đơn xin nghỉ phép gửi đến giáo viên chủ nhiệm hoặc nhà trường. Một mẫu đơn rõ ràng giúp thầy cô nắm được tình hình và hỗ trợ học tập kịp thời sau khi quay lại lớp.

Các mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản, chuẩn nhất

Dù bạn là nhân viên công ty, công chức nhà nước, giáo viên hay học sinh, việc chuẩn bị một mẫu đơn xin nghỉ phép chỉn chu sẽ giúp quá trình xét duyệt diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Dưới đây là tổng hợp các mẫu đơn thông dụng nhất mà HR Insider đã chọn lọc, phù hợp với từng đối tượng cụ thể:

Các mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn nhất

Mẫu đơn xin nghỉ phép năm Công ty

Đây là mẫu đơn nghỉ phép năm phổ biến dành cho nhân viên làm việc trong doanh nghiệp, dùng khi muốn nghỉ theo chế độ quy định (12 ngày/năm hoặc nhiều hơn tùy theo thâm niên).

Mẫu đơn nghỉ phép giáo viên

Áp dụng cho giáo viên các cấp khi cần nghỉ dạy vì lý do cá nhân, sức khỏe hoặc việc gia đình. Mẫu đơn xin nghỉ phép giáo viên cần rõ ràng, có xác nhận của hiệu trưởng hoặc ban giám hiệu.

Mẫu đơn xin phép nghỉ học của học sinh

Học sinh khi nghỉ học từ 1 ngày trở lên cần có mẫu đơn nghỉ học do phụ huynh hoặc chính học sinh viết.

Mẫu đơn xin nghỉ phép không lương

Khi bạn cần nghỉ dài ngày hoặc nghỉ ngoài quy định của công ty, hãy sử dụng mẫu đơn xin nghỉ phép không lương.

Mẫu đơn xin nghỉ phép của công chức nhà nước

Khác với môi trường doanh nghiệp, mẫu đơn xin nghỉ phép công chức cần tuân thủ đúng biểu mẫu hành chính. Mẫu đơn này thường bao gồm quốc hiệu – tiêu ngữ, trình bày theo chuẩn văn bản nhà nước.

Mẫu đơn xin phép thông thường

Đây là mẫu đơn nghỉ phép cơ bản, phù hợp với nhiều trường hợp như nghỉ đột xuất, nghỉ ngắn ngày hoặc dùng tạm khi chưa có mẫu chính thức từ công ty. 

Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Đối với những người làm việc trong môi trường quốc tế, việc chuẩn bị một mẫu đơn nghỉ phép bằng tiếng Anh là cần thiết. Mẫu đơn này cần lịch sự, chuyên nghiệp, rõ ràng về thời gian và lý do nghỉ.

Cách viết đơn xin nghỉ phép chuyên nghiệp và thuyết phục 

Việc viết một mẫu đơn xin nghỉ phép tưởng chừng đơn giản, nhưng nếu không cẩn thận về hình thức, ngữ pháp hay nội dung trình bày, bạn có thể khiến cấp trên cảm thấy thiếu tôn trọng hoặc đơn không được chấp thuận. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ HR Insider giúp bạn biết cách viết một đơn nghỉ phép chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp nhất.

Cách viết đơn xin nghỉ phép chuyên nghiệp và thuyết phục

Phần mở đầu

Phần mở đầu là nơi bạn nêu đối tượng tiếp nhận đơn (người nhận đơn) và giới thiệu thông tin cá nhân cơ bản. Những thông tin cần có trong phần mở đầu của mẫu đơn xin phép bao gồm: 

• Quốc hiệu, tiêu ngữ (nếu là mẫu hành chính)
• Tên đơn: “Đơn xin nghỉ phép” hoặc “Leave Application” (với mẫu tiếng Anh)
• Kính gửi: Ban giám đốc, quản lý trực tiếp hoặc phòng nhân sự
• Họ tên, chức vụ, bộ phận công tác (hoặc lớp học nếu là học sinh)

Phần nội dung

Đây là phần trọng tâm của mẫu đơn xin nghỉ phép. Ở phần này, bạn cần nêu rõ thời gian và lý do nghỉ. Một nội dung mạch lạc, đúng trọng tâm sẽ giúp bạn tạo thiện cảm và tăng khả năng được duyệt đơn.

Nội dung phần này bạn cần trình bày rõ ràng các ý sau:

• Thời gian xin nghỉ (từ ngày nào đến ngày nào, bao nhiêu ngày)
• Lý do xin nghỉ: cần hợp lý, ngắn gọn (ốm đau, việc gia đình, nghỉ phép năm…)
• Kế hoạch bàn giao công việc (nếu có)

Phần kết luận

Kết thúc đơn xin nghỉ phép, bạn hãy gửi lời cảm ơn và lời đề nghị xem xét phê duyệt đơn. Bạn cũng đừng quên ghi rõ ngày tháng làm đơn và ký tên đầy đủ.

Quy định mới nhất về nghỉ phép

Trước khi viết và nộp mẫu đơn xin nghỉ phép, người lao động nên nắm rõ các quy định pháp luật hiện hành để bảo vệ quyền lợi của mình cũng như tuân thủ quy trình nội bộ. Dưới đây là những quy định nghỉ phép cập nhật theo Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan mà HR Insider đã tổng hợp cho bạn.

Quy định mới nhất về chế độ nghỉ phép

Một năm người lao động được nghỉ phép bao nhiêu ngày?

Theo Điều 113, Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một doanh nghiệp được hưởng ít nhất 12 ngày phép năm có lương. Một số trường hợp đặc biệt được cộng thêm ngày phép như: Làm việc trong điều kiện nặng nhọc, độc hại được cộng thêm 1–2 ngày; Làm việc tại vùng có điều kiện khó khăn được cộng thêm 1–2 ngày; Thâm niên từ năm thứ 6 trở đi, mỗi 5 năm được cộng thêm 1 ngày phép

Người lao động khi nghỉ phép có được đóng BHXH không?

Theo quy định, nếu người lao động nghỉ phép vẫn được trả lương thì BHXH, BHYT, BHTN vẫn được đóng đầy đủ như bình thường. Tuy nhiên, nếu người lao động nghỉ không lương quá 14 ngày/tháng thì không thuộc đối tượng tham gia BHXH trong tháng đó.

Người lao động không nghỉ hết phép năm thì có được trả tiền không?

Theo khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động: “Trường hợp do thôi việc, mất việc hoặc lý do khác mà người lao động chưa nghỉ hết số ngày phép thì được thanh toán bằng tiền.” Do đó, nếu người lao động không nghỉ hết số ngày phép năm do nghỉ việc, chuyển công tác hoặc lý do khách quan khác thì được trả tiền.

Quy định về nghỉ cộng dồn ngày phép

Có thể cộng dồn tối đa trong 2 năm liên tiếp nếu người lao động không sử dụng hết ngày phép trong năm hiện tại. Tuy nhiên, quy định này cần có sự đồng ý bằng văn bản của người sử dụng lao động.

Những lưu ý chung khi viết mẫu đơn xin nghỉ phép

Một mẫu đơn xin nghỉ phép tuy ngắn gọn nhưng lại thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm và thái độ của bạn đối với công việc. Để đảm bảo đơn nghỉ phép được cấp trên xem xét và chấp thuận nhanh chóng, dưới đây là những lưu ý quan trọng từ HR Insider mà bạn không nên bỏ qua.

Tuân thủ đúng quy định của công ty

Mỗi doanh nghiệp có thể có quy trình xin nghỉ phép riêng. Có nơi yêu cầu nộp đơn bản cứng, có nơi dùng form nội bộ hoặc email. Do đó, trước khi viết đơn, hãy tìm hiểu xem đơn có cần trình ký từ cấp nào? Phải nộp trước bao nhiêu ngày? Hình thức gửi đơn ra sao? để mẫu đơn xin phép đạt quy trình, quy định của công ty.

Hãy tuân thủ quy định của công ty khi xin nghỉ phép

Lưu ý số ngày nghỉ phép công ty quy định

Dù bạn có lý do chính đáng, nhưng nếu số ngày nghỉ vượt quá quy định thì đơn cũng có thể bị từ chối. Do đó, trước khi viết và gửi đơn, bạn cần kiểm tra xem mình còn bao nhiêu ngày nghỉ phép, giới hạn số ngày công ty cho nghỉ liên tục là bao nhiêu. Những thông tin này, bạn có thể tham khảo từ các nhân viên nhân sự, họ sẽ hướng dẫn bạn cách viết đơn xin nghỉ phép chuẩn chỉnh nhất.

Gửi đơn xin nghỉ phép cho đúng người

Một sai lầm thường gặp là gửi đơn không đúng cấp xét duyệt, gây mất thời gian và dễ bị “treo” đơn. Do đó, bạn cần gửi đơn đúng người, đó có thể là trưởng phòng, quản lý trực tiếp, bộ phận nhân sự hay thậm chí là giám đốc nếu bạn nghỉ nhiều ngày. Bên cạnh đó, đối với trình tự duyệt đơn có nhiều cấp ký, bạn cần ghi rõ “Kính gửi” và trình ký đúng trình tự.

Bạn cần gửi đơn đúng người

Sử dụng lý do nghỉ phép thuyết phục

Lý do nghỉ cần trung thực, rõ ràng và phù hợp với quy định của công ty. Tránh viết những lý do mập mờ như: “việc cá nhân”, “có việc bận”. Bạn có thể tham khảo một số lý do như: việc gia đình (đám tang, cưới hỏi,…), nghỉ phép năm, sức khỏe, nghỉ phép không lương có kế hoạch từ trước.

Đảm bảo đơn xin nghỉ phép đúng quy chuẩn

Một mẫu đơn nghỉ phép đúng quy chuẩn là đơn không mắc lỗi chính tả, được trình bày một cách logic và rõ ràng, ngôn ngữ lịch sự, mạch lạc và có đầy đủ các phần của mẫu đơn theo quy phạm.

Việc viết mẫu đơn xin nghỉ phép không chỉ đơn giản là thủ tục hành chính mà còn phản ánh sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với quy trình công ty. Dù là nghỉ phép ngắn hạn hay dài hạn, việc hiểu rõ quy định, trình bày đơn hợp lý và chuẩn chỉnh sẽ giúp bạn dễ dàng nhận được sự chấp thuận từ cấp trên.

Qua bài viết này, HR Insider hy vọng đã cung cấp cho bạn những kiến thức cần thiết, giúp bạn nắm vững quyền lợi và dễ dàng xử lý những tình huống phát sinh liên quan đến nghỉ phép. Một mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn chỉnh sẽ không chỉ giúp bạn duy trì được sự chuyên nghiệp trong công việc mà còn giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với cấp trên và đồng nghiệp.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về cách viết đơn xin nghỉ phép hay muốn biết thêm về quy trình nghỉ phép tại công ty, đừng ngần ngại liên hệ với phòng Nhân sự hoặc tham khảo thêm các bài viết trên HR Insider.

— HR Insider —

VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam