Event là gì? Mô tả chi tiết công việc nhân viên event

Event là gì?

Event (sự kiện) là hoạt động tập hợp số lượng lớn người tham gia tại một thời điểm và địa điểm cụ thể. Event có thể bao gồm nhiều loại hoạt động khác nhau, từ hội chợ, triển lãm, buổi biểu diễn nghệ thuật, đến các hội thảo, buổi họp, đến các sự kiện giải trí như âm nhạc, thể thao, văn hóa, du lịch, và giáo dục.

Event được tổ chức để thu hút và tạo cơ hội giao lưu, kết nối, quảng bá sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu đến công chúng. Các sự kiện cũng có thể được sử dụng để giới thiệu các sản phẩm mới, công nghệ mới, hoặc để giới thiệu các ý tưởng và thông tin trong một lĩnh vực cụ thể.

Với sự phát triển của công nghệ số như hiện nay, các sự kiện trực tuyến cũng đang trở nên ngày càng phổ biến, cho phép khán giả tham gia từ xa thông qua các nền tảng truyền thông xã hội và trang web hội thảo trực tuyến.

Xem thêm :

• PR sản phẩm là gì? 6 hình thức nổi bật để PR sản phẩm hiệu quả
• Event là gì? Mô tả chi tiết công việc nhân viên event
• Khủng hoảng truyền thông là gì? Cách nhận biết và xử lý
• Ý nghĩa chi tiết các yếu tố trong mô hình 5W1H là gì?
• Các yếu tố cấu thành và ý nghĩa của 8P là gì?
• Khám phá Brand Awareness là gì – Chìa khóa tạo dấu ấn thương hiệu
• Brand Identity là gì? Quy trình xây dựng brand identity

Các thuật ngữ liên quan đến event

Dưới đây là một số thuật ngữ liên quan đến event:

• Sự kiện (Event): Là một hoạt động được tổ chức hoặc xảy ra tại một thời điểm và địa điểm cụ thể có số lượng người tham gia lớn.
• Tổ chức sự kiện (Event organization): Là quá trình lên kế hoạch và chuẩn bị cho sự kiện, bao gồm: lựa chọn địa điểm, thiết kế trang trí, xây dựng kế hoạch chương trình và quản lý các hoạt động trong sự kiện.
• Đại lý tổ chức sự kiện (Event agency): Là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, bao gồm các khâu từ lập kế hoạch, thiết kế, sản xuất cho đến quản lý sự kiện.
• Khách mời (Attendee): Là người tham dự sự kiện.
• Đối tác (Partner): Là những tổ chức hoặc cá nhân hỗ trợ hoặc đồng hành với sự kiện, bao gồm nhà tài trợ, nhà sản xuất, đại lý và các nhà cung cấp dịch vụ.
• Chương trình sự kiện (Event program): Là lịch trình chi tiết của sự kiện, bao gồm các hoạt động, diễn giả, thời gian và địa điểm.
• Trình diễn (Performance): Là một phần của chương trình sự kiện, bao gồm các hoạt động biểu diễn ca nhạc, vũ đạo, hài kịch hoặc các chương trình nghệ thuật khác.
• Triển lãm (Exhibition): Là sự kiện thường được tổ chức để giới thiệu sản phẩm, công nghệ hoặc dịch vụ mới cho công chúng hoặc các nhà kinh doanh.
• Hội thảo (Conference): Là một sự kiện được tổ chức để thảo luận về các chủ đề chuyên môn hoặc chia sẻ kinh nghiệm.
• Gala (Gala): Là một loại sự kiện chuyên nghiệp được tổ chức để tôn vinh các thành tựu.

Mục đích của việc tổ chức event là gì?

Việc tổ chức event có nhiều mục đích khác nhau tùy thuộc vào loại sự kiện và mục tiêu của đơn vị tổ chức. Một số mục đích chính của việc tổ chức event như sau:

• Quảng bá thương hiệu: Event là một cách hiệu quả để quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của doanh nghiệp. Tổ chức event giúp tạo cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình đến đông đảo khách hàng tiềm năng.
• Tạo mối quan hệ: Event là giải pháp để tạo mối quan hệ với khách hàng, đối tác hoặc nhà tài trợ. Tổ chức event giúp cho các bên có cơ hội gặp gỡ, trao đổi và tạo dựng mối quan hệ thân thiết.
• Tạo niềm vui: Các sự kiện giải trí như hội chợ, triển lãm, biểu diễn nghệ thuật và các sự kiện thể thao đều có thể tạo ra niềm vui và giải trí cho khách hàng, nhân viên.
• Tạo mạng lưới: Event là một cơ hội để kết nối và tạo ra một mạng lưới các chuyên gia trong một lĩnh vực cụ thể. Tổ chức event giúp cho các chuyên gia trong cùng một lĩnh vực có cơ hội giao lưu, học hỏi và chia sẻ kiến thức.

Công việc của nhân viên event là gì?

Lập kế hoạch

Nhân viên event cần lập kế hoạch trước khi tổ chức sự kiện. Họ cần xác định được các vấn đề liên quan đến sự kiện, bao gồm mục tiêu, ý tưởng, chủ đề, thời gian, địa điểm, khách tham dự, kinh phí, chương trình, đơn vị hỗ trợ và các hoạt động khác liên quan.

Sau đó, họ sẽ gửi kế hoạch để lãnh đạo và khách hàng xem xét và góp ý chỉnh sửa. Sau khi xét duyệt và chốt phương án cuối cùng sẽ đi vào triển khai tổ chức.

Gặp gỡ và đàm phán với đối tác, nhà tài trợ

Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ tiến hành liên lạc và gặp gỡ các đối tác, trình bày để họ thấy được ý tưởng và sức lan tỏa của chương trình sẽ tổ chức nhằm nhận được cơ hội hợp tác và tài trợ. Sau khi kêu gọi thành công, người làm event sẽ tiến hành đàm phán các điều kiện hợp tác, quy định các yêu cầu của đối tác và đảm bảo sự hợp tác diễn ra suôn sẻ.

Dự trù kinh phí

Một sự kiện sẽ bao gồm nhiều hạng mục khác nhau nên việc dự trù kinh phí là vô cùng quan trọng. Nhân viên tổ chức sự kiện cần dự trù kinh phí được cho sự kiện, bao gồm: chi phí cho địa điểm, trang thiết bị, âm thanh ánh sáng, trang phục, thức ăn và các chi phí khác liên quan. Việc dự trù kinh phí chính xác sẽ giúp cho việc chuẩn bị sự kiện chu đáo, tránh được tình trạng vượt quá tài chính tổ chức sự kiện.

Xác định đối tượng khách mời

Tùy thuộc vào quy mô và mục đích của sự kiện mà số số lượng và thành phần tham dự sẽ khác nhau. Do đó, người làm event cần xác định được đối tượng khách mời phù hợp, đồng thời làm việc với quản lý và các bên liên quan để tránh bỏ sót những khách mời quan trọng.

Xây dựng kịch bản chương trình

Để sự kiện diễn ra theo đúng lộ trình và kế hoạch đã đề ra, bạn cần xây dựng được kịch bản chương trình bao gồm các thông tin như: lịch trình, nội dung, thời gian, nhiệm vụ được phân công và các hoạt động khác.

Kịch bản chương trình cũng là cơ sở để MC hoặc người điều phối nắm được nội dung xuyên suốt sự kiện. Bên cạnh đó, mỗi bộ phận cũng sẽ chủ động thực hiện công việc của mình theo kịch bản.

Phân công công việc

Do khối lượng công việc lớn nên nhân viên tổ chức sự kiện cần phân công trách nhiệm cho các thành viên trong đội ngũ. Việc phân công công việc sẽ giúp mỗi thành viên nắm vững công việc và ý thức được trách nhiệm của mình. Bên cạnh đó, người quản lý sự kiện cũng có thể theo dõi tiến độ chuẩn bị và tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện

Thời điểm chương trình được diễn ra là khâu quan trọng nhất trong một event. Lúc này người làm event cần giám sát và điều phối toàn bộ các hoạt động diễn ra trong chương trình, đảm bảo cho sự kiện diễn ra suôn sẻ. Bên cạnh đó, họ cũng là người giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.

Yêu cầu và kỹ năng của một người làm event

Kiến thức

Để làm tốt vai trò của mình, ngoài việc am hiểu về sản phẩm dịch vụ cùng tâm lý khách hàng và kiến thức Marketing, người làm event cần chuẩn bị cho mình một số kiến thức dưới đây:

• Kiến thức về lập kế hoạch và tổ chức sự kiện: Bao gồm định vị, mục tiêu, thời gian, địa điểm, chương trình và các hoạt động khác liên quan đến sự kiện.
• Kiến thức về các khía cạnh kỹ thuật của sự kiện: Bao gồm âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị, trang phục, vật liệu quảng cáo và các công nghệ mới nhất.
• Kiến thức về quản lý ngân sách và dự trù kinh phí cho sự kiện.
• Kiến thức về quản lý đội ngũ tổ chức sự kiện và các nhân viên hỗ trợ.

Do đó, các nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành: Truyền thông, tổ chức sự kiện, marketing và các ngành xã hội khác.

Kỹ năng

Ngoài việc nắm vững các kiến thức về event là gì, nhân viên tổ chức sự kiện cần trau dồi cho mình các kỹ năng dưới đây để thành công trong nghề.

• Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức sự kiện, bao gồm khả năng định vị, lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá sự kiện.
• Kỹ năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc.
• Kỹ năng giao tiếp và đàm phán với đối tác, nhà tài trợ, khách hàng và các thành viên trong đội ngũ tổ chức sự kiện.
• Kỹ năng phân tích và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.
• Kỹ năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
• Kỹ năng sử dụng các công cụ và phần mềm hỗ trợ tổ chức sự kiện, bao gồm các công cụ quản lý dự án, các phần mềm thiết kế và các nền tảng truyền thông xã hội.
• Kỹ năng sáng tạo và khả năng tìm kiếm ý tưởng mới nhằm tạo ra các sự kiện độc đáo và thu hút người tham gia.

Tìm công việc tổ chức sự kiện ở đâu?

Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội việc làm tổ chức sự kiện hãy truy cập ngay danh mục việc làm của VietnamWorks. Tại đây, tin tuyển dụng luôn được sàng lọc chặt chẽ, nguồn gốc rõ ràng, đầy đủ thông tin và luôn được cập nhật nhanh chóng nên bạn không mất nhiều thời gian cũng như không bỏ lỡ bất cứ cơ hội việc làm hấp dẫn nào.

Ngoài ra, tại WowCV của VietnamWorks còn hỗ trợ ứng viên tạo CV trực tuyến chuyên nghiệp và tìm việc làm theo tiêu chí của bạn. Với giao diện dễ nhìn, thiết kế khoa học, hiện đại, chắc chắn bạn sẽ có được những trải nghiệm tuyệt vời nhất khi tìm việc tại kênh tuyển dụng VietnamWorks.

Bên cạnh đó, VietnamWorks.com còn là nơi chia sẻ rất nhiều kinh nghiệm quý báu về tuyển dụng nhân sự cho nhà tuyển dụng lẫn ứng viên tìm việc. Mọi thông tin chia sẻ đều đến từ chuyên gia tuyển dụng và những người lâu năm trong nghề nhân sự đều được tổng hợp trên hạng mục HR Insider có trên website VietnamWorks.com. Bạn đừng bỏ lỡ nhé!

Hi vọng với những thông tin cung cấp trên đây, bài viết đã giúp bạn đọc giải đáp được câu hỏi event là gì cũng như các tố chất cần có để trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Chúc bạn thành công tìm được công việc phù hợp nhất với bản thân!

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam