Lãnh đạo doanh nghiệp và quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo điều này không xảy ra. Đây là những người chịu trách nhiệm triển khai và thực thi các chiến lược giải quyết xung đột của công ty, cũng như hòa giải các tranh chấp tại nơi làm việc khi cần thiết.
Vậy làm sao để giải quyết mâu thuẫn của nhân viên? Hãy thử xem qua tám mẹo sau đây!
1. Tạo chính sách mở cửa
Để sớm nắm bắt được xung đột, các nhà quản lý nên tạo ra một môi trường giao tiếp cởi mở để nhân viên cảm thấy thoải mái khi tìm đến với lãnh đạo để chia sẻ những mối quan tâm của họ. Một cách bạn có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc này là thực hiện chính sách mở cửa. Chính sách này khuyến khích nhân viên đến gặp cấp quản lý về bất kỳ vấn đề quan trọng nào mà không sợ bị ảnh hưởng. Nó liên quan đến việc lắng nghe tích cực, đặt câu hỏi và sử dụng tinh thần đồng đội. Điều này có thể giúp ngăn chặn xung đột hoặc giữ cho chúng không leo thang hơn nữa.
2. Xác định mức độ nghiêm trọng của tình huống
Khi giải quyết xung đột tại nơi làm việc, điều quan trọng là phải hiểu bản chất và nguyên nhân gốc rễ của xung đột. Đó có phải là vấn đề của thông tin sai lệch, các chi tiết được hiểu sai, tính cách không phù hợp hay sự cạnh tranh giữa các nhân viên không? Hay đó là điều gì đó nghiêm trọng hơn như quấy rối hoặc phân biệt đối xử? Xung đột tại nơi làm việc có thể xảy ra vì bất kỳ lý do nào, và thành thật mà nói thì xung đột là không thể tránh khỏi, mấu chốt là quyết định cách tốt nhất để giải quyết vấn đề và ngăn nó trở thành vấn đề liên tục.
3. Khuyến khích nhân viên tự giải quyết vấn đề
Bạn có thể dễ dàng tham gia vào giải quyết xung đột, nhưng sẽ có những trường hợp tốt nhất là để nhân viên tự xử lý. Hãy để họ làm việc cùng nhau để giải quyết xung đột, điều đó có thể giúp ích cho tất cả mọi người có liên quan. Nếu bất đồng không leo thang, những tình huống này có thể là cơ hội để họ tìm thấy điểm chung hoặc tham gia vào các cuộc trò chuyện mang tính xây dựng. Đôi khi việc bạn bước vào quá sớm có thể khiến tình hình leo thang vì nhân viên có thể coi đó là một việc không có lợi. Tuy nhiên, nếu bạn cho rằng xung đột có thể leo thang hoặc lên đến mức khiến bất kỳ ai cũng khó chịu, thì đã đến lúc bạn phải hành động.
4. Hành động khi cần thiết
Như đã đề cập, một số xung đột tại nơi làm việc có thể (và nên) được giải quyết giữa các nhân viên có liên quan. Tranh chấp chắc chắn sẽ xảy ra, nhưng nhiệm vụ của bạn là quan sát và quyết định xem bạn có nên hành động hay không. Vì vậy, làm thế nào để bạn biết khi nào đã đến lúc phải bước vào?
Dưới đây là một số tình huống khi hành động là cần thiết:
- Nếu trò đùa thân thiện chuyển sang bắt nạt
- Khi ngôn ngữ trở nên rõ ràng là đe dọa hoặc hung hăng
- Nếu có cáo buộc phân biệt đối xử hoặc quấy rối
- Khi xung đột làm gián đoạn năng suất của nhóm hoặc đe dọa tinh thần của nhóm
- Nếu một cuộc trò chuyện trêu chọc trở nên xúc phạm hoặc thiếu tôn trọng
5. Lắng nghe ý kiến của tất cả các bên tham gia
Hãy để mọi người tham gia vào cuộc xung đột trình bày góc nhìn của họ. Vai trò của bạn là tích cực lắng nghe, giữ thái độ trung lập và tập trung vào ý kiến của mỗi người. Mục tiêu ở đây là để nhân viên thực sự lắng nghe nhau để họ hiểu sâu hơn về phe đối lập. Thông thường, nhân viên sẽ có xu hướng đi đến một giải pháp hòa bình hơn khi họ cảm thấy được thừa nhận và lắng nghe.
6. Ghi lại sự cố
Khi giải quyết xung đột tại nơi làm việc, bạn muốn đảm bảo rằng mình theo dõi tất cả các cuộc trò chuyện, cuộc họp kỷ luật, v.v… Hãy lưu giữ các dữ kiện từ mọi sự việc liên quan đến nhân viên, cũng như cách giải quyết mà mỗi bên đã đồng ý. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi hành vi theo thời gian và xác định những nhân viên có thể “gây hại”.
7. Nhận insight từ sổ tay nhân viên của bạn
Cuốn sổ tay nhân viên của bạn nên dùng để tham khảo đầu tiên khi giải quyết xung đột văn phòng. Cuốn sổ tay này sẽ đóng vai trò như một hướng dẫn giúp bạn điều chỉnh các tranh chấp và các bước kỷ luật cần thực hiện. Đồng thời, các chính sách trong sổ tay của bạn cần phải đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng về những gì được coi là hành vi không được chấp nhận tại nơi làm việc. Bạn cũng nên cho nhân viên biết rõ rằng nếu các nguyên tắc không được đáp ứng, sẽ bị xử lý kỷ luật.
8. Tạo ra một giải pháp toàn diện
Là một nhà lãnh đạo, vai trò của bạn trong việc giải quyết xung đột tại nơi làm việc là giúp nhân viên làm rõ nhu cầu của họ và hướng họ đến một giải pháp công bằng mà cả hai bên đều sẽ chấp nhận. Khi tranh chấp phát sinh, hãy nhớ giải quyết ngay lập tức; tuy nhiên, đừng vội vàng khi cần tìm ra giải pháp.
Khi xung đột phát sinh tại nơi làm việc, hãy xem xét các bước sau:
- Hiểu rõ xung đột, nguyên nhân phát sinh và lý do căng thẳng
- Tìm ra mục tiêu chung của hai bên
- Động não giải pháp, xem xét ưu nhược điểm của tất cả giải pháp
- Đồng ý về một kế hoạch hành động
- Theo sát kế hoạch và đưa ra điều chỉnh nếu cần
- Vấn đề được giải quyết xong!
>> Xem thêm: Tìm người phù hợp văn hóa công ty, tưởng dễ mà khó
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
