Làm thế nào để dừng việc ghi chú vô nghĩa trong công việc?

Tuy nhiên, liệu đã có bao giờ bản thân tự hỏi: Liệu mình đã ghi chú đúng cách, và liệu những ghi chú vô nghĩa trong công việc của mình có thực sự giúp bản thân hiệu quả hơn trong công việc?

Nhớ lại xem: bản thân mỗi người chúng ta đã từng áp dụng các kỹ năng ghi chú mà ta cứ nghĩ rằng sẽ giúp mình nhớ lâu hơn. Đọc lại nội dung 1 lần nữa, gạch dưới các ý chính, hoặc dung bút highlight để bôi lên các ý trọng tâm?

Sự thật là: Những cách trên đều hoàn toàn không mang lại hiệu quả gì cho bạn. Thậm chí, những kỹ năng mà chúng ta đã từng được chỉ dạy khi còn ngồi trên ghế nhà trường còn bị gán cho một cái tên “không mấy thiện cảm”: Kỹ năng ghi chú bị động, vì nó khiến bộ não của bạn bị động hơn trong việc ghi nhớ thông tin.

Thực tế rằng, việc ghi chú vô nghĩa trong công việc còn khiến bạn khó khăn trong việc ghi nhớ chúng hơn – vì việc đó chỉ khiến bạn tập trung vào duy nhất ý được đánh dấu mà không kết nối cùng những phần còn lại của nội dung tổng thể. Từ đó, bộ não sẽ gặp khó khăn trong việc liên kết chuỗi thông tin và lưu lại trong trí nhớ của bạn.

Ghi chú vô nghĩa trong công việc có thật sự hiệu quả

Các nghiên cứu đã chứng minh, thay vì phải bị động phụ thuộc vào những phương pháp bị động như ghi chú vô nghĩa trong công việc, hãy tìm đến cho mình những phương pháp ghi nhớ chủ động – khi bạn và nội dung cần được tương tác và xử lý nhiều hơn, qua đó giúp lưu trữ thông tin lâu hơn.

Tự tay viết lại ghi chú

Hạn chế tối đa việc ghi chú vô nghĩa trong công việc bằng laptop, máy tính bảng hoặc các thiết bị điện tử. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, các thiết bị điện tử thường dễ gây ra sự sao nhãng khiến người viết mất tập trung xuyên suốt quá trình ghi chú và xâu chuỗi thông tin.

Tuy nhiên, nếu bạn lo lắng việc ghi chú bằng tay sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian, hãy thử tập viết tốc ký. Cũng là một nội dung ấy, nhưng hãy sử dụng những ký hiệu, viết tắt, hoặc thậm chí vẽ ra 1 hình ảnh biểu tượng, miễn rằng bạn có thể hiểu được. Vừa hiệu quả, vừa giúp bạn bắt kịp với nội dung.

Xem thêm: Bật mí những phương pháp ghi chú hiệu quả bạn đã biết?

Ứng dụng phương pháp Bullet Journal

Kỹ thuật Bullet Journal, có thể tạm hiểu là “hệ thống hoá thông tin ghi chú” của bạn dưới dạng các biểu tượng, các gạch đầu dòng, các đề mục. Điều này rất hiệu quả trong việc giúp bạn phân bổ và hệ thống hoá lại khối lượng nội dung của mình theo từng danh mục riêng biệt, tương ứng với những ưu tiên xử lý riêng biệt, một cách rõ ràng và trực quan nhất. Qua đó, bạn có thể dễ dàng nắm bắt được tiến độ công việc của mình, mà không bao giờ bị rối nùi vì những bản thảo “dài dòng, lê thê”.

Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về phương pháp này tại website của Bullet Journal, nhưng về cơ bản cách thực hiện ghi chú vô nghĩa trong công việc sẽ như sau:

Làm thế nào để dừng việc ghi chú vô nghĩa trong công việc?

1. Dành một vài trang đầu quyển sổ ghi chép của bạn cho việc hệ thống lại mục lục của quyển sổ.
2. Ghi chép lại đề mục của nội dung mà bạn sắp thể hiện, có thể thêm ngày tháng, hoặc tên quyển sách mà bạn muốn ghi chú về nó.
3. Lật lại phần mục lục ở đầu quyển sổ và ghi chú lại phần đề mục đó.

Cách ghi chú vô nghĩa trong công việc này sử dụng những dấu hiệu để ghi chú các sự kiện và các tasks. Bạn có thể thêm những phân loại các theo cách của riêng mình hoặc có thể tạo ra những icon để ghi nhận lại những ý tưởng bất ngờ vụt qua.

Hãy vẽ lại ghi chú của mình

Nghe có vẻ tuy vô lý nhưng sự thật đã chứng minh thì lại vô cùng thuyết phục. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng: Việc vẽ lại ghi chú vô nghĩa trong công việc thực sự giúp bạn nhớ thông tin của mình lâu hơn rất nhiều. Nguyên nhân xuất phát từ việc: việc phác hoạ lại trí nhớ của bạn bao gồm rất nhiều công đoạn: Mường tượng nội dung, hình dáng của sự vật, sau đó vận dụng hết chất xám để vẽ lại trên giấy. Điều này giúp bộ não của bạn có cơ hội liên tục hoạt động và ghi nhớ nhiều khía cạnh của nội dung hơn là việc chỉ đơn thuần là viết.

Dù bạn kết hợp vẽ, viết tay hay phương pháp Bullet Journal hoặc một hệ thống phan loại ký hiệu tương tư, hoặc đơn giản là một phương pháp của tiêng bạn, hãy ghi nhớ và kiên trì với nó: hãy dừng việc dùng highlight và tốn thời gian cho việc ghi chú vô nghĩa trong công việc bằng laptop.

Xem thêm: Sketchnote: Phương pháp ghi chú và trình bày hiệu quả trong công việc

— HR Insider / Theo fastcompany —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam