Phương pháp xây dựng “bản thiết kế tổ chức phát triển bền vững”

1. Thuật ngữ thiết kế tổ chức là gì?

Thuật ngữ “thiết kế tổ chức” (organizational design) đề cập đến quá trình tạo ra hoặc điều chỉnh cấu trúc và cách tổ chức hoạt động của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Đây là một phần quan trọng của quản lý tổ chức, và nó đòi hỏi sự xem xét kỹ lưỡng về cách các bộ phận hoặc đơn vị trong tổ chức tương tác và tổ chức công việc để đảm bảo đạt được các mục tiêu và kế hoạch chiến lược của tổ chức.

Thiết kế tổ chức bao gồm việc quyết định về cấu trúc tổ chức (sự phân chia và sắp xếp các bộ phận, đơn vị và vai trò), quyền lực và trách nhiệm, cách thông tin và quy trình làm việc được truyền tải trong tổ chức, và cách các quy trình và tiêu chuẩn được thiết lập. Mục tiêu của thiết kế tổ chức là tạo ra một hệ thống hoạt động hiệu quả và hiệu suất tốt để đáp ứng các mục tiêu tổng thể của tổ chức

2. Tầm quan trọng của việc thiết kế tổ chức cho doanh nghiệp

Việc thiết kế tổ chức là một phần quan trọng của quản lý doanh nghiệp và có tầm quan trọng lớn đối với sự thành công và hiệu suất của một tổ chức. Dưới đây là một số lý do tại sao việc thiết kế tổ chức quan trọng đối với doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa hiệu suất: Thiết kế tổ chức giúp tối ưu hóa hiệu suất tổ chức bằng cách tạo ra cấu trúc và quy trình làm việc hiệu quả. Điều này giúp tổ chức làm việc một cách hiệu quả và đảm bảo tận dụng tối đa tài nguyên và nhân lực.
• Tạo sự linh hoạt: Một thiết kế tổ chức linh hoạt có thể thích nghi nhanh chóng với thay đổi trong môi trường kinh doanh. Nó giúp tổ chức đáp ứng các thách thức và cơ hội một cách hiệu quả.
• Điều chỉnh mục tiêu và chiến lược: Thiết kế tổ chức đảm bảo rằng cấu trúc tổ chức phù hợp với mục tiêu và chiến lược của tổ chức, giúp xác định phạm vi và phân phối trách nhiệm để đạt được các kế hoạch chiến lược.
• Tạo môi trường làm việc tích cực: Một thiết kế tổ chức cân đối và hợp lý có thể tạo ra môi trường làm việc tích cực và động viên nhân viên. Nó cung cấp cơ hội cho phát triển cá nhân và nghề nghiệp, đồng thời thúc đẩy sự hài lòng và cam kết của nhân viên.
• Đảm bảo tính trách nhiệm: Thiết kế tổ chức xác định rõ ràng trách nhiệm và quyền lực trong tổ chức. Điều này giúp ngăn chặn xung đột và đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng cách.
• Quản lý tài nguyên: Thiết kế tổ chức giúp quản lý tài nguyên của tổ chức, bao gồm con người, thời gian và nguồn lực tài chính. Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa sử dụng tài nguyên và giảm thiểu lãng phí nhờ thiết kế tổ chức hiệu quả.

3. Các nguyên tắc thiết kế tổ chức hiệu quả

Nguyên tắc chuyên môn hóa

Nguyên tắc này đòi hỏi mỗi bộ phận trong tổ chức cần được rõ ràng và rành mạch trong việc đảm nhiệm vai trò cũng như trách nhiệm của mình. Việc tạo ra cấu trúc tổ chức mà mỗi bộ phận hoặc đơn vị có khả năng tập trung vào chuyên môn và nhiệm vụ cụ thể của họ giúp tối ưu hóa sự chuyên môn hóa và hiệu suất công việc. Đồng thời tổ chức cũng sẽ được vận hành một cách trơn tru và hiệu quả nhất nhờ kỹ năng và kiến thức chuyên môn được thực hiện một cách thành thạo

Nguyên tắc phối hợp

Bản thiết kế tổ chức phát triển bền vững không thể nào thiếu đi yếu tố liên kết giữa các bộ phận. Nguyên tắc phối hợp này đảm bảo các bộ phận hoạt động cùng nhau một cách hài hòa để đạt được mục tiêu tổng thể của tổ chức. Sự phối hợp giữa các bộ phận đảm bảo rằng không có xung đột hoặc chồng chéo trong công việc và thông tin được truyền tải một cách hiệu quả.

Nguyên tắc phù hợp

Thiết kế cấu trúc tổ chức phù hợp với mục tiêu và chiến lược tổ chức đòi hỏi sự phân chia công việc và nhiệm vụ một cách hợp lý để đảm bảo rằng mọi người hoặc nhóm đều đảm nhận công việc mà họ có kiến thức và kỹ năng để thực hiện tốt. Ví dụ, bạn có thể giao cho nhóm phát triển phần mềm để xây dựng sản phẩm và cho nhóm tiếp thị để quảng cáo sản phẩm đến khách hàng. Qua việc phân chia công việc và nhiệm vụ một cách hợp lý và giao cho những người có kiến thức và kỹ năng phù hợp, bạn có thể tạo cấu trúc tổ chức linh hoạt và hiệu quả để đạt được mục tiêu cũng như chiến lược của tổ chức.

Nguyên tắc kiểm soát và cam kết

Nguyên tắc này nhằm đảm bảo tổ chức cần tạo ra sự cân bằng giữa việc duy trì sự cam kết của nhân viên và kiểm soát được chất lượng công việc của họ. Tạo cơ chế kiểm soát và cam kết để đảm bảo rằng mục tiêu và tiêu chuẩn của tổ chức được duy trì và theo dõi. Điều này bao gồm việc thiết lập các chỉ số hiệu suất, quy trình kiểm tra và quy định về trách nhiệm.

Nguyên tắc đổi mới và thích ứng

Thiết kế tổ chức phát triển bền vững cần phải linh hoạt và có khả năng thích ứng với thay đổi trong môi trường kinh doanh. Tổ chức cần có khả năng thích ứng nhanh chóng, tạo ra các cơ cấu và quy trình có khả năng đổi mới và cải tiến liên tục. Bởi vậy, trong quá trình xây dựng bản thiết kế này, nhà lãnh đạo cần xác định những bộ phận cốt lõi và bộ phận có thể linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi.

Để tồn tại và vượt qua thời kỳ kinh tế đầy đổi thay, xây dựng bản thiết kế tổ chức là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp thích ứng với sự thay đổi liên tục và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Việc xây dựng bản thiết kế tổ chức phát triển bền vững là một quá trình phức tạp, đòi hỏi nhà lãnh đạo cần nắm vững các nguyên tắc cũng như hiểu được cách thức tiến hành để đảm bảo doanh nghiệp vận hành một cách hiệu quả. Hy vọng qua bài viết trên, VietnamWorks đã giới thiệu đến bạn những thông tin cơ bản và nguyên tắc cần nắm trong quy trình xây dựng bản thiết kế cho tổ chức của mình. Chúc bạn thành công. 

Xem thêm: Đào tạo kỹ năng phỏng vấn cho nhân viên, liệu có cần thiết?

— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam