Cần phân biệt email ứng tuyển và thư ứng tuyển
Email ứng tuyển là gì?
Email ứng tuyển là những nội dung được viết trực tiếp trên khung văn bản gửi đến nhà tuyển dụng. Trên thực tế, cách gửi mail xứng tuyển không đòi hỏi bạn phải hành văn cầu kỳ mà chỉ cần ngắn gọn và đầy đủ các ý khái quát để thể hiện sự chuyên nghiệp.
Thư ứng tuyển là gì?
Thư ứng tuyển (thư xin việc, đơn xin việc) là một tệp tin được đính kèm trong email ứng tuyển cùng với CV hay Portfolio.
Nội dung của thư ứng tuyển sẽ quyết định phần lớn đến cơ hội được phỏng vấn của ứng viên. Vì thế, nội dung của thư ứng tuyển gửi nhà tuyển dụng cần phải truyền tải được những giá trị mà bạn có thể mang lại cho doanh nghiệp nếu được nhận.
Lưu ý quan trọng khi gửi email xin việc
Email là một phần cần thiết trong hồ sơ xin việc gửi đến nhà tuyển dụng. Thông qua đó, nhà tuyển dụng sẽ nắm được những thông tin cơ bản nhất về ứng viên. Cách gửi mail ứng tuyển đang là phương pháp thay thế hữu hiệu thay cho cách làm truyền thống trước kia, ứng viên phải đến tận công ty để nộp CV, gửi thư tay.
Trong cách gửi CV qua email, bạn không cần thiết phải có lối hành văn quá cầu kỳ mà phải ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ ý khái quát. Có như thế, nhà tuyển dụng sẽ không phải mất nhiều thời gian xem hồ sơ xin việc của bạn. Để gửi mail xin việc thành công, bạn nên chú ý những điều sau đây:
Ghi rõ vị trí ứng tuyển
Bạn cần ghi tên vị trí công việc đang ứng tuyển. Nếu bạn ghi tiêu đề email xin việc càng rõ thì nhà tuyển dụng có thể sẽ chọn mail của bạn để check đầu tiên. Chắc chắn với một vị trí cần tuyển thì nhà tuyển dụng sẽ nhận được rất nhiều hồ sơ gửi đến. Nếu không có thông tin cụ thể, khả năng nhà tuyển dụng bạn sẽ loại ngay ở vòng sàng lọc.
Trình bày ấn tượng
Ở cách trình bày, bạn hãy hạn chế dùng dấu chấm than, các icon biểu cảm,… Bởi những điều này khiến nhà tuyển dụng đánh giá bạn là người trẻ con, không kiềm chế tốt cảm xúc. Giữa các ý và đoạn văn trong email, hãy nên cách chúng ra một dòng để trông vào gọn gàng, dễ đọc. Tuyệt đối, bạn không được phép sai chính tả, kể cả lỗi nhỏ nhất bởi sẽ thể hiện bạn thiếu cẩn thận, cẩu thả.
Đảm bảo nội dung đúng trọng tâm
Một cách gửi mail ứng tuyển thất bại là phôi trương quá nhiều về bản thân. Mục đích của nhà tuyển dụng là tìm kiếm ứng viên mang lại giá trị tốt nhất cho công ty và muốn biết ứng viên làm được gì nếu trúng tuyển. Chia sẻ kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn, thành tích đạt được là những yếu tố rất quan trọng nhưng mọi thứ sẽ vô nghĩa nếu không liên quan đến vị trí ứng tuyển. Cách tốt nhất, bạn nên chia sẻ thông tin mà nhà tuyển dụng đang cần tìm kiếm.
Xem kỹ lại nội dung email trước khi gửi đi
Bạn phải xem lại thật kỹ nội dung, cách trình bày email xin việc trước khi gửi đến nhà tuyển dụng. Đây là bước quan trọng, phần nào quyết định đến cơ hội việc làm của bạn và chỉ với một sai sót nhỏ vẫn có thể khiến bạn bị loại. Bạn cũng nên nhập cẩn thận địa chỉ email của nhà tuyển dụng để tránh trường hợp gõ sai tên người nhận hay vô tình gửi đến nhiều người.
Xem thêm: Hướng dẫn cách viết email xin việc bằng tiếng Anh chính xác, chuyên nghiệp
Hướng dẫn cách gửi email xin việc
Rất nhiều ứng viên hiện nay chủ động tìm kiếm việc làm nên tỷ lệ cạnh tranh một số vị trí công việc tuyển dụng vô cùng khốc liệt. Điều này cũng đồng nghĩa bạn phải xây dựng hình ảnh ấn tượng, chỉn chu ngay từ cách gửi mail ứng tuyển để ghi điểm với công ty ứng tuyển. Dưới đây là hướng dẫn cách gửi email xin việc chuẩn mà bạn có thể tham khảo:
Địa chỉ, tên hiển thị
Tên email phải có đầy đủ họ, tên. Nếu tài khoản đã được sử dụng thì thêm tên công việc ứng tuyển. Bạn không nên dùng cái tên từ nhân vật game, thần tượng, theo trend,… bởi những tên này không hợp với văn hóa doanh nghiệp, thiếu nghiêm túc. Chắc chắn, nhà tuyển dụng sẽ loại hồ sơ của bạn ngay từ lần đầu tiên.
Bạn cần tránh 2 lỗi liên quan đến tên hiển thị email thường mắc phải là: tên hiển thị không phải tên thật và tên hiển thị không được viết hoa. Dù những lỗi này không quá lớn nhưng vẫn ảnh hưởng đến ấn tượng từ ban đầu của nhà tuyển dụng.
Tiêu đề
Tiêu đề email phải xuất hiện đầu tiên, nằm bên cạnh tên ứng viên. Nếu email không có tiêu đề hay tiêu đề không liên quan thì nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bạn đang đi “rải” cho nhiều nơi, thiếu sự nghiêm túc nên có thể sẽ loại ngay. Hãy đặt tiêu đề email đúng trọng tâm, không dài dòng và nên tuân thủ cấu trúc: Họ tên – Vị trí công việc ứng tuyển – Tên công ty ứng tuyển. Ví dụ: Trần Anh Nam – Nhân viên truyền thông Marketing
Phần mở đầu
Đoạn mở đầu nội dung email xin việc, bạn nên dùng cụm từ “Kính gửi” để thể hiện được phép lịch sự và tôn trọng người nhận email. Về lời chào và cách xưng hô, bạn cũng không nên tỏ ra quá thân thiện, quá trịnh trọng, như: “Thân gửi”, “Thân ái”…
Có 2 trường hợp mà bạn cần lưu ý khi viết phần mở đầu trong cách gửi mail ứng tuyển:
- Trường hợp 1: Nếu biết rõ người nhận, bạn viết: “Kính gửi – Anh/chị – Tên – Chức vụ của họ”. Ví dụ: Kính gửi, chị Trần Thị Lan – Bộ phận tuyển dụng
- Trường hợp 2: Nếu không biết người tuyển dụng là ai, bạn viết: “Kính gửi Bộ phận nhân sự – Tên Công ty”. Ví dụ: Kính gửi bộ phận nhân sự Công ty Cổ phần ABC.
Phần nội dung chính
Ở phần nội dung của email xin việc, bạn phải cung cấp thông tin cá nhân nổi bật để gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Phần nội dung email xin việc bao gồm những thông tin sau đây:
- Giới thiệu sơ lược về bản thân
- Mục đích gửi email, ứng tuyển vào vị trí công việc gì
- Nêu sơ qua trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm làm phù hợp với vị trí ứng tuyển.
- Đính kèm CV, Portfolio.
Nội dung trình bày cần đầy đủ, súc tích vì nhà tuyển dụng sẽ không có quá nhiều thời gian để đọc những email dài dòng.
Phần kết
Trong phần kết thúc email, bạn đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem xét email. Đồng thời, hãy bày tỏ hy vọng nhận được phản hồi và mong muốn được làm việc, đóng góp tại công ty.
Tài liệu đính kèm
Hồ sơ ứng tuyển qua email sẽ bao gồm: Đơn xin việc, CV và các chứng chỉ đi kèm. Đồng thời, trong cách gửi mail ứng tuyển bạn cũng đừng quên đính kèm CV, Portfolio, thư giới thiệu,… trước khi bấm gửi mail. Những tài liệu này rất quan trọng để nhà tuyển dụng hiểu hơn về ứng viên.
Chữ ký email xin việc
Để email xin việc hoàn hảo hơn so với hàng loạt hồ sơ xin việc khác, bạn có thể tạo chữ ký điện tử. Thông tin cần có trong chữ ký email gồm có họ tên đầy đủ, chức vụ, chuyên môn, số điện thoại cá nhân, địa chỉ. Điều này vừa thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn và vừa giúp nhà tuyển dụng có thêm thông tin để dễ dàng liên hệ đến bạn.
Những lỗi cần tránh trong cách gửi mail ứng tuyển
Khi viết và trong cách gửi mail ứng tuyển, có một số lỗi sai thường gặp mà bạn nên tránh:
- Lỗi chính tả và ngữ pháp: Bạn cần kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi email. Bằng cách sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và đọc lại email trước khi nhấn nút “Gửi” để đảm bảo không có lỗi sai.
- Thiếu sự cá nhân hóa: Viết một email xin việc mẫu hoặc copy-paste từ một nguồn khác mà không cá nhân hóa nội dung đang là lỗi cơ bản mà nhiều ứng viên đang gặp phải. Do đó, bạn hãy tìm hiểu về doanh nghiệp và vị trí công việc đang tuyển dụng, sau đó viết một email mang hơi hướng cá nhân để thể hiện sự quan tâm và tương tác.
- Thiếu lịch sự và chuyên nghiệp: Trong cách viết mail xin việc, bạn cần tránh việc sử dụng ngôn ngữ không chính thức, biểu thị sự thiếu tôn trọng và chuyên môn.
- Email quá dài hoặc không cú pháp rõ ràng: Giữ email ngắn gọn và trình bày nội dung một cách rõ ràng để tránh làm mất đi sự chú ý của người đọc.
- Thiếu thông tin quan trọng: Bạn cần đảm bảo các thông tin quan trọng như tên, thông tin liên hệ, vị trí công việc bạn đang xin, và lý do bạn quan tâm đến công ty và vị trí đó được cung cấp đầy đủ trước khi nhấn nút “enter”.
- Thiếu sự chú ý đến chi tiết: Đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra lại các chi tiết như tên người nhận, địa chỉ email, và tiêu đề email trước khi gửi. Ngoài ra, bạn cũng nên chọn thời điểm gửi email xin việc phù hợp để tăng cơ hội được đọc và xem xét.
- Thiếu tệp đính kèm hoặc tệp đính kèm không đúng định dạng: Bạn cần kiểm tra xem các tệp đính kèm như CV, portfolio hoặc bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào cần thiết đã đúng định dạng và tên tệp đúng hay chưa.
- Thiếu lời cảm ơn: Đây cũng là một lỗi cơ bản mà nhiều người đang mắc phải. Do đó, bạn hãy nhớ kết thúc email bằng một lời cảm ơn ngắn gọn và lịch sự để thể hiện lòng biết ơn với nhà tuyển dụng đã dành thời gian để xem xét thư ứng tuyển của bạn.
Tạo CV xin việc chuyên nghiệp ở đâu?
Cách gửi email xin việc thành công không chỉ nằm ở việc ứng viên thể hiện năng lực, chuyên môn, kinh nghiệm mà còn phải có chiến lược tiếp cận đúng đắn. Gợi ý cho các ứng viên một cách nhanh chóng, dễ dàng, mang lại hiệu quả cao là tạo CV online trên VietnamWorks.
VietnamWorks sở hữu kho dữ liệu hàng trăm mẫu CV miễn phí, ấn tượng phù hợp với từng ngành nghề, công việc, số năm kinh nghiệm và tính cách khác nhau. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng gia nhập vào hệ sinh thái để kết nối với công ty tuyển dụng.
Khi đã có tài khoản và CV xin việc tại VietnamWorks, bạn có thể bật chế độ tìm việc rất thuận tiện. Với cách này, nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng nhìn thấy CV của bạn, giúp nâng cao cơ hội tìm kiếm việc làm hơn.
Cách tạo CV chuyên nghiệp trong email xin việc
Để tạo CV mới với WowCV, bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Truy cập WowCV tại WowCV.vietnamworks.com
Bước 2: Chọn mẫu CV thích hợp
WowCV có rất nhiều mẫu thiết kế đẹp và chuyên nghiệp. Tiếp tục lựa chọn mẫu CV bạn cảm thấy phù hợp và ưng ý nhất.
Bước 3: Cập nhật thông tin chi tiết
Có 2 cách để thực hiện bước này, bao gồm:
- Cách 1: Cập nhật thông tin thủ công. Bạn cung cấp thông tin đề xuất từ WowCV bằng cách nhập vào khung thông tin của WowCV.
- Cách 2: Đồng bộ thông tin từ hồ sơ trực tuyến tại VietnamWorks. Sau khi đăng nhập vào tài khoản VietnamWorks, bạn nhấp vào nút Tự động điền ở góc trên bên trái, tất cả thông tin trên hồ sơ trực tuyến của bạn trên VietnamWorks sẽ đồng bộ với WowCV.
Bước 4: Xem thử, tùy chỉnh CV
Xem thử hồ sơ của bạn ở cửa sổ xem trước ở bên phải, tiến hành điều chỉnh màu sắc, mẫu CV, ngôn ngữ trong CV và những thông tin khác sao cho phù hợp với nhu cầu của mình.
Bước 5: Tải về, lưu lại CV
Sau khi hoàn thành, bạn hãy lưu CV trong hồ sơ trực tuyến trên VietnamWorks hay tải xuống miễn phí dưới dạng PDF. Ở bước này, nếu muốn lưu các thay đổi của hồ sơ trên WowCV, bạn click chọn Đồng thời cập nhật thông tin trên hệ thống VietnamWorks ở trong hộp thoại tải xuống. Hồ sơ của bạn trên VietnamWorks sẽ được cập nhật với các thay đổi trên WowCV.
Hy vọng bài viết trên đây đã giúp nắm có thêm thông tin hữu ích về cách gửi mail ứng tuyển. Hãy truy cập vào vietnamworks.com để tận hưởng dịch vụ tạo CV online chuyên nghiệp và tìm việc làm uy tín để nhanh chóng có được công việc phù hợp nhất cho bản thân. Ngoài ra, tại danh mục HR Insider của vietnamworks.com cập nhật rất nhiều thông tin bổ ích về các ngành nghề hot, xu hướng thị trường lao động, bí quyết tuyển dụng, tips phỏng vấn,… cho nhà tuyển dụng lẫn ứng viên nên bạn đừng bỏ lỡ nhé!
Xem thêm: Cách làm CV xin việc trên máy tính đơn giản, đẹp mắt và chuyên nghiệp
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Bài viết dành riêng cho thành viên của HR Insider.
